Synkronoi ja jaa Salesforce-yhteystietoja tiimisi Google-tilien kanssa ja vähennä CRM-kustannuksia.

Salesforce on pilvipohjainen asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (CRM). Se tarjoaa valikoiman työkaluja ja palveluja, joiden avulla yritykset voivat hallita suhteitaan ja vuorovaikutustaan asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

Vaikka Salesforce on tehokas ja erittäin monipuolinen CRM-alusta, useat huomattavat haitat saattavat estää joitakin yrityksiä käyttämästä sitä. 

Salesforce on kalliserityisesti pienille yrityksille ja aloittaville yrityksille. Tilausmaksut sekä lisäosien, integraatioiden ja räätälöintien lisäkustannukset voivat nousta nopeasti. Hinnoittelurakenne on usein monimutkainen ja sisältää erilaisia versioita ja moduuleja, jotka voivat olla hämmentäviä ja vaikeuttavat kokonaiskustannusten ennustamista.

Mikä tärkeintä, pienille yrityksille, joilla on yksinkertaisia CRM-tarpeita, kuten yhteystietojen hallinta, Salesforcen laajat ominaisuudet saattavat olla enemmän kuin tarpeen, mikä tekee siitä tehottoman ja kalliin valinnan, sillä joillakin yrityksillä ei välttämättä ole resursseja hyödyntää Salesforcen ominaisuuksia täysimääräisesti.

Onko siis olemassa ratkaisua yrityksille, jotka etsivät tehokasta yhteyksienhallintaratkaisua ilman korkeita käyttäjäkohtaisia kustannuksia ja turhia ominaisuuksia? Vastaus on kyllä! Googlen ja Shared Contacts Manager:n kaltaiset työkalut tarjoavat edullisen vaihtoehdon yhteystietojen hallintaan ja jakamiseen kollegoiden tai osastojen kesken, eivätkä ne maksa Salesforcen yksittäisiin lisensseihin verrattuna juuri mitään. Yhdistä vain Salesforce-tilisi Googleen, asenna Shared Contacts Manager, ja muutamassa minuutissa koko tiimisi voi käyttää, tarkastella ja muokata Salesforce CRM -yhteystietoja.

Jos haluat yhdistää Google-tilisi Salesforceen, sinun on asennettava ja määritettävä seuraavat tiedot Einstein Activity Capture (EAC) -työkalu. Sen avulla Salesforce-käyttäjät voivat synkronoida Google-tilinsä Salesforceen, jolloin sähköpostit, kalenteritapahtumat ja yhteystiedot voidaan synkronoida näiden kahden alustan välillä.

Einstein Activity Capture -ohjelman määrittäminen ensimmäistä kertaa vaatii huolellisuutta ja sisältää useita vaiheita. Kun työkalu on kuitenkin otettu käyttöön, kaikki myöhemmät yhteystietojen päivitykset synkronoidaan automaattisesti Google-tilisi kanssa. Seuraa näitä yksityiskohtaisia vaiheita aloittaaksesi:

1. Käyttäjälisenssin määrittäminen Einstein Activity Capturea varten 
2. Lupien määrittäminen Einstein Activity Capture -ohjelmassa 
3. Einstein Activity Capture -asetusten määrittäminen 
4. Google-tilin yhdistäminen 
5. Salesforce-yhteystietojen jakaminen tiimin jäsenten kanssa 

1. Käyttäjälisenssin määrittäminen Einstein Activity Capturea varten

Ensin sinun on myönnettävä käyttäjälle EAC:n käyttöoikeus. Noudata seuraavia ohjeita:

1. Etsi 'Hallinta'-valikon vasemmasta paneelista 'Käyttäjät'-alavalikko.
2. Napsauta 'Users' (Käyttäjät) pudotusvalikosta
3. Valitse kaikkien käyttäjien luettelosta henkilö, jonka haluat yhdistää EAC:hen ja jonka yhteystiedot synkronoidaan Google-tilin kanssa.

Nyt sinun on määritettävä lisenssit valitulle käyttäjälle. Napsauta valittuun käyttäjään liittyvää 'Permission Set License Assignments' -kohtaa. 

Napsauta seuraavassa ikkunassa "Muokkaa tehtäviä".

Selaa käytettävissä olevien lisenssien luetteloa, etsi tarvitsemasi lisenssi - 'Standard Einstein Activity Capture User', laita valintamerkki sen viereen (1) ja paina 'Tallenna' -painiketta (2).

Ensimmäinen vaihe on ohi. Olet juuri valinnut käyttäjän ja osoittanut hänelle Einstein Activity Capture -lisenssin. 

2. Käyttöoikeuksien määrittäminen Einstein Activity Capture -ohjelmassa 

Seuraavaksi sinun on määritettävä käyttöoikeusjoukko. Näin valittu käyttäjä voi määrittää ja käyttää Einstein Activity Capture -toimintoja. 

Etsi tutusta 'Käyttäjä'-valikosta kohta 'Käyttöoikeusjoukkojen määritykset' ja napsauta 'Muokkaa määrityksiä'.

1. Salesforce näyttää nyt kaikki käytettävissä olevat käyttöoikeusasetukset. Valitse "Standard Einstein Activity Capture" lupaluettelosta ja napsauta "Add"-kuvaketta siirtääksesi lupasarjan oikeaan kenttään, jossa on käytössä olevat sarjat.

2. Paina 'Tallenna', kun 'Standard Einstein Activity Capture' -oikeus on otettu käyttöön.

Tässä vaiheessa olet antanut käyttäjälle kaikki tarvittavat lisenssit ja oikeudet EAC:n käyttöön. Nyt voit siirtyä itse työkalun asetuksiin.

3. Einstein Activity Capture -asetusten määrittäminen

EAC:n asetusprosessi koostuu useista vaiheista:

3.1 Google G Suite -palvelun yhdistäminen

3.2 Synkronointiasetukset

3.3 Käyttäjien lisääminen

3.1 Google G Suite -palvelun yhdistäminen

1. Aloitetaan yhdistämällä EAC ja Google. Etsi vasemmanpuoleisesta valikosta alaotsikko "Einstein".
2. Napsauta "Einstein Activity Capture" ja valitse "Settings" (Asetukset) avattavasta luettelosta.

Järjestelmä ohjaa sinut kahden tervetuliaisnäytön läpi, joissa sinun on painettava "Aloita" -painiketta, todistettava, että sinulla on valtuudet hyväksyä ehdot ja edellytykset ruksaamalla vastaava ruutu ja painettava "Kokeile Einsteinia".

3. Paina 'Lisää yhteystiedot ja tapahtumasynkronointi'.

Tämän jälkeen sinua pyydetään valitsemaan sähköpostipalvelun tarjoaja. Koska aiomme yhdistää Google-yhteystietomme, valitse "Google G Suite" käytettävissä olevista vaihtoehdoista ja jatka painamalla Seuraava-painiketta. 

Valitse 'Authentication Method' (Tunnistusmenetelmä) -kohdasta 'User level' (1) ja napsauta 'Next' (Seuraava) (2). 

Järjestelmä pyytää sinua syöttämään nykyisen kokoonpanon nimen. Suosittelemme keksimään kokoonpanolle selkeän nimen. Varmista, että nimi on kuvaava, jotta vältät sekaannukset tulevaisuudessa, kun muokkaat olemassa olevia kokoonpanoja tai lisäät uusia. Lisäksi voit kuvailla asetuksia Kuvaus-kentässä, mutta se ei ole pakollinen.

1. Kirjoita kokoonpanon nimi
2. Napsauta 'Seuraava'.

3.2 Synkronointiasetukset

Jatketaan asettamalla halutut synkronointikohteet Google-tilisi ja Salesforcen välille. Voit aktivoida sähköpostien, kalenteritapahtumien ja yhteystietojen synkronoinnin eri suuntiin: Salesforcesta Googleen, Googlesta Salesforceen tai molempiin suuntiin samanaikaisesti. 

Valitse yhteystietojen osalta "Molempiin suuntiin" (1) ja paina "Seuraava" (2).

Seuraava ikkuna, Lisäasetukset, koskee vain sähköpostin ja tapahtumien synkronointia. Voit jättää ne oletusarvoisiksi, jos haluat synkronoida vanhempia sähköposteja, tai muuttaa ne 0-päiviksi. Tässä tapauksessa vain tulevat sähköpostit synkronoidaan Salesforceen.

Klikkaa 'Seuraava' siirtyäksesi kohtaan 'Lisää käyttäjiä ja profiileja'.

3.3 Käyttäjien lisääminen

Tässä kohdassa sinun on valittava henkilöt, joita tämä nykyinen kokoonpano koskee. Sovellamme sitä valittuun käyttäjään, jolla on jo aiemmin antamamme lisenssi- ja käyttöoikeussarjat. Muista, että kaikilla käyttäjillä, jotka käyttävät työkalua, on oltava Einstein Activity Capture -lisenssit ja käyttöoikeusryhmät.    

1. Valitse käyttäjä ja siirrä hänet "Valitut"-kenttään napsauttamalla oikeaa nuolikuvaketta. 
2. Kun olet valmis, paina 'Seuraava'.

Einstein Activity Capture on nyt määritetty. Seuraava vaihe on integroida tietty Google-tili EAC:hen ja käynnistää kaikki nämä synkronointiasetukset.   

4. Google-tilin yhdistäminen

1. Napsauta näytön oikeassa yläkulmassa Salesforce-tilisi kuvaketta.
2. Valitse valikosta 'Asetukset'.

1. Kirjoita vasemmalla olevaan hakupalkkiin EAC, niin pääset nopeasti haluamaasi valikkoon.

2. Napsauta 'Jakamisasetukset'.

Tässä yhdistät tilisi. Paina painiketta ja hyväksy ehdotetut ehdot. Paina 'Yhdistä tili'.

Valitse seuraavassa ikkunassa tilisi ja anna Salesforcen käyttää sitä. 

Olet määrittänyt Einstein-toimintojen tallentamisen, määrittänyt Salesforce- ja Google-integraation edellyttämät asetukset ja yhdistänyt Google-tilisi. Nyt kaikki yhteystietosi Salesforcessa ja Googlessa ovat kaksisuuntaisesti synkronoituina ja valmiina jaettavaksi työtovereidesi kanssa.

5. Jaa Salesforce-yhteystietoja Shared Contacts Manager-sovelluksen avulla. 

Kirjaudu Shared Contacts Manager-tilillesi. Jos et ole aiemmin käyttänyt sovellusta, valitse täällä asentaa sen.

Vasemmassa sivupalkissa on "Salesforce Sync" -merkki, joka on luotu Salesforcen ja Googlen integroinnin jälkeen.

Valitsemalla tämän tunnisteen näet kaikki CRM-yhteystietosi Shared Contacts Manager-kojelaudassa valmiina jaettavaksi tiimisi jäsenten kanssa ja napsauta "Jaa tunniste".

Seuraavassa ikkunassa voit valita, kenelle haluat antaa yhteystietojen käyttöoikeudet, ja määrittää heidän käyttöoikeustasonsa. 

1. Lisää yhteistyökumppaneita. Voit lisätä tiimin jäseniä usealla eri tavalla: kirjoittamalla heidän nimensä ja sähköpostinsa tai selaamalla avattavaa luetteloa.

Napsauta "Lisää sähköpostiosoite" -kenttää ja käytä jotakin tapaa lisätä kollegoita. 

2. Aseta käyttöoikeustaso. Valitse jokin 'Käyttöoikeudet'-valikossa olevista vaihtoehdoista.

On suositeltavaa antaa kollegoillesi "Voi muokata" -oikeudet, jotta he voivat käyttää yhteystietoluetteloa joustavammin. Heidän päivityksensä synkronoituvat kaikkien tiimin jäsenten kesken ja näyttävät ajantasaisimmat tiedot.

3. Jaa etiketti.

Napsauta "Jaa etiketti", ja kaikki, joille olet antanut käyttöoikeuden tähän yhteystietoryhmään, voivat olla vuorovaikutuksessa etiketissä olevien yhteystietojen kanssa käyttöoikeuksiesi mukaisesti. 

Loppusanat Salesforcen ja Google Contactsin integroinnista

Google Workspace ja Shared Contacts Manager tarjoavat erinomaisen ratkaisun yhteyksien hallintaan. Se on suoraviivainen, kätevä, nopea, intuitiivinen ja erittäin kustannustehokas verrattuna Salesforce-lisensseihin. Kokeile tätä integraatiota jo tänään ja tutustu sen lukuisiin etuihin omakohtaisesti.