Synchronizacja i udostępnianie kontaktów Salesforce z kontami Google zespołu przy jednoczesnym obniżeniu kosztów CRM

Salesforce to oparta na chmurze platforma do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Zapewnia pakiet narzędzi i usług, które pomagają firmom zarządzać relacjami i interakcjami z klientami i potencjalnymi klientami.

Choć Salesforce jest potężną i niezwykle wszechstronną platformą CRM, kilka istotnych wad może uniemożliwić niektórym firmom korzystanie z niej. 

Salesforce to drogizwłaszcza dla małych firm i startupów. Opłaty subskrypcyjne, wraz z dodatkowymi kosztami dodatków, integracji i dostosowań, mogą szybko się sumować. Struktura cenowa jest często złożona, z różnymi wersjami i modułami, które mogą być mylące i utrudniać przewidywanie całkowitych kosztów.

Co najważniejsze, dla małych firm z prostymi potrzebami CRM, takimi jak zarządzanie kontaktami, szerokie funkcje Salesforce mogą być więcej niż konieczne, co czyni go nieefektywnym i kosztownym wyborem, ponieważ niektóre firmy mogą nie mieć zasobów potrzebnych do pełnego wykorzystania możliwości Salesforce.

Czy istnieje więc rozwiązanie dla firm poszukujących wydajnego rozwiązania do zarządzania kontaktami bez wysokich kosztów na użytkownika i niepotrzebnych funkcji? Odpowiedź brzmi: tak! Narzędzia takie jak Google i Shared Contacts Manager oferują niedrogą opcję zarządzania i udostępniania kontaktów między współpracownikami lub działami, kosztując prawie nic w porównaniu z indywidualnymi licencjami Salesforce. Wystarczy połączyć swoje konto Salesforce z Google, zainstalować Shared Contacts Manager i w ciągu kilku minut cały zespół może uzyskać dostęp, przeglądać i edytować kontakty Salesforce CRM.

Aby połączyć konto Google z Salesforce, należy zainstalować i skonfigurować aplikację Przechwytywanie aktywności Einstein (EAC). Pozwala ono użytkownikom Salesforce synchronizować swoje konta Google z Salesforce, umożliwiając synchronizację wiadomości e-mail, wydarzeń kalendarza i kontaktów między dwiema platformami.

Konfiguracja Einstein Activity Capture po raz pierwszy wymaga starannej uwagi i obejmuje kilka kroków. Jednak po skonfigurowaniu narzędzia wszystkie kolejne aktualizacje danych kontaktowych będą automatycznie synchronizowane z kontem Google. Wykonaj te szczegółowe kroki, aby rozpocząć:

1. Przypisywanie licencji użytkownika dla usługi Einstein Activity Capture 
2. Przypisanie uprawnień w usłudze Einstein Activity Capture 
3. Konfigurowanie ustawień przechwytywania aktywności Einstein 
4. Podłączanie konta Google 
5. Udostępnianie kontaktów Salesforce członkom zespołu 

1. Przypisywanie licencji użytkownika dla usługi Einstein Activity Capture

Najpierw należy udzielić użytkownikowi licencji na korzystanie z EAC. Wykonaj następujące kroki:

1. W lewym panelu menu "Administracja" znajdź podmenu "Użytkownicy".
2. Kliknij "Użytkownicy" na liście rozwijanej
3. Na liście wszystkich użytkowników wybierz osobę, którą połączysz z EAC i której kontakty zostaną zsynchronizowane z kontem Google.

Teraz należy przypisać licencje do wybranego użytkownika. Kliknij "Permission Set License Assignments" powiązane z wybranym użytkownikiem. 

W następnym oknie kliknij "Edytuj przypisania".

Przewiń listę dostępnych licencji, znajdź potrzebną licencję - "Standard Einstein Activity Capture User", umieść obok niej znacznik wyboru (1) i naciśnij przycisk "Zapisz" (2).

Pierwszy krok jest zakończony. Właśnie wybrałeś użytkownika i przypisałeś mu licencję Einstein Activity Capture. 

2. Przypisywanie uprawnień w usłudze Einstein Activity Capture 

Następną rzeczą, którą należy zrobić, jest przypisanie zestawu uprawnień. Umożliwi to wybranemu użytkownikowi konfigurowanie i korzystanie z funkcji Einstein Activity Capture. 

W znanym menu "Użytkownik" znajdź sekcję "Przypisania zestawu uprawnień" i kliknij "Edytuj przypisania".

1. Salesforce wyświetli teraz wszystkie dostępne zestawy uprawnień. Wybierz "Standard Einstein Activity Capture" z listy uprawnień i kliknij ikonę "Add", aby przenieść zestaw uprawnień do prawego pola z włączonymi zestawami.

2. Naciśnij "Zapisz" po włączeniu zestawu uprawnień "Standardowe przechwytywanie aktywności Einsteina".

W tym momencie zakończyłeś dostarczanie użytkownikowi wszystkich niezbędnych licencji i uprawnień do korzystania z EAC. Teraz można przejść do ustawień samego narzędzia.

3. Konfigurowanie ustawień przechwytywania aktywności Einstein

Proces ustawień EAC składa się z kilku etapów:

3.1 Podłączanie Google G Suite

3.2 Ustawienia synchronizacji

3.3 Dodawanie użytkowników

3.1 Podłączanie Google G Suite

1. Zacznijmy od połączenia EAC z Google. W menu po lewej stronie znajdź podpunkt "Einstein".
2. Kliknij na "Einstein Activity Capture" i wybierz "Ustawienia" z rozwijanej listy.

System poprowadzi cię przez dwa ekrany powitalne, na których powinieneś nacisnąć przycisk "Rozpocznij", udowodnić, że jesteś upoważniony do zaakceptowania warunków, zaznaczając odpowiednie pole i nacisnąć "Wypróbuj Einstein".

3. Naciśnij przycisk "Dodaj kontakt i synchronizację zdarzeń

Następnie zostaniesz poproszony o wybranie dostawcy usług e-mail. Ponieważ planujemy podłączyć nasze kontakty Google, wybierz "Google G Suite" z dostępnych opcji i naciśnij przycisk "Dalej", aby kontynuować. 

Dla "Metody uwierzytelniania" wybierz "Poziom użytkownika" (1) i kliknij "Dalej" (2). 

Dla wygody użytkownika system wyświetli monit o wprowadzenie nazwy bieżącej konfiguracji. Zalecamy wprowadzenie jasnej nazwy konfiguracji. Upewnij się, że nazwa jest opisowa, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości podczas edycji istniejących konfiguracji lub dodawania nowych. Dodatkowo można opisać ustawienia w polu "Opis", ale nie jest to wymagane.

1. Wpisz nazwę konfiguracji
2. Kliknij "Dalej".

3.2 Ustawienia synchronizacji

Kontynuujmy, konfigurując żądane obiekty synchronizacji między kontem Google a Salesforce. Synchronizację wiadomości e-mail, wydarzeń kalendarza i kontaktów można aktywować w różnych kierunkach: z Salesforce do Google, z Google do Salesforce lub w obu kierunkach jednocześnie. 

W przypadku kontaktów wybierz "Oba kierunki" (1) i naciśnij "Dalej" (2).

Następne okno, "Ustawienia zaawansowane", odnosi się tylko do synchronizacji wiadomości e-mail i wydarzeń. Możesz pozostawić je domyślnie, jeśli chcesz zsynchronizować starsze wiadomości e-mail lub zmienić je na "0" dni. W takim przypadku tylko nadchodzące wiadomości e-mail będą synchronizowane z Salesforce.

Kliknij "Dalej", aby przejść do "Dodaj użytkowników i profile".

3.3 Dodawanie użytkowników

W tym miejscu należy wybrać osoby, do których ma zastosowanie bieżąca konfiguracja. Zastosujemy ją do wybranego użytkownika, który ma już licencję i zestawy uprawnień, które podaliśmy wcześniej. Pamiętaj, że wszyscy użytkownicy, którzy będą korzystać z narzędzia, muszą mieć licencje i zestawy uprawnień Einstein Activity Capture.    

1. Wybierz użytkownika i kliknij ikonę strzałki w prawo, aby przenieść go do pola "Wybrany". 
2. Po zakończeniu naciśnij "Dalej".

Aplikacja Einstein Activity Capture jest już skonfigurowana. Następnym krokiem jest zintegrowanie określonego konta Google z EAC i uruchomienie wszystkich tych ustawień synchronizacji.   

4. Podłączanie konta Google

1. W prawym górnym rogu ekranu kliknij ikonę swojego konta Salesforce.
2. Wybierz "Ustawienia" z menu.

1. W pasku wyszukiwania po lewej stronie wpisz EAC, aby uzyskać szybki dostęp do wybranego menu.

2. Kliknij "Ustawienia udostępniania".

W tym miejscu należy połączyć swoje konto. Naciśnij przycisk i zaakceptuj sugerowane warunki. Naciśnij przycisk "Połącz konto".

W następnym oknie wybierz swoje konto i zezwól Salesforce na dostęp do niego. 

Skonfigurowałeś przechwytywanie aktywności Einstein, skonfigurowałeś ustawienia niezbędne do integracji Salesforce i Google oraz połączyłeś swoje konto Google. Teraz wszystkie kontakty w Salesforce i Google są zsynchronizowane dwukierunkowo i gotowe do udostępnienia współpracownikom.

5. Udostępnianie kontaktów Salesforce za pomocą aplikacji Shared Contacts Manager 

Zaloguj się na swoje konto Shared Contacts Manager. Jeśli nie korzystałeś wcześniej z aplikacji, kliknij przycisk tutaj aby go zainstalować.

W lewym pasku bocznym znajdziesz etykietę "Salesforce Sync" utworzoną po integracji Salesforce z Google.

Wybierz tę etykietę, aby wyświetlić wszystkie dane kontaktowe CRM na pulpicie nawigacyjnym Shared Contacts Manager, gotowe do udostępnienia członkom zespołu, a następnie kliknij "Udostępnij etykietę".

W następnym oknie możesz wybrać, komu chcesz przyznać dostęp do kontaktów i ustawić ich poziomy uprawnień. 

1. Dodawanie współpracowników. Członków zespołu można dodać na kilka sposobów: wpisując ich imiona i nazwiska oraz adresy e-mail lub przeglądając listę rozwijaną.

Kliknij pole "Dodaj e-mail" i skorzystaj z jednego ze sposobów dodawania współpracowników. 

2. Ustaw poziom uprawnień. Wybierz jedną z opcji dostępnych w menu "Uprawnienia".

Zaleca się zapewnienie współpracownikom dostępu "Może edytować", co pozwoli im na większą elastyczność podczas korzystania z listy kontaktów. Ich aktualizacje będą synchronizowane między wszystkimi członkami zespołu i będą wyświetlać najbardziej aktualne informacje.

3. Udostępnij etykietę.

Kliknij "Udostępnij etykietę", a każdy, komu dałeś dostęp do tej grupy kontaktów, będzie mógł wchodzić w interakcje z kontaktami w ramach etykiety zgodnie z Twoimi uprawnieniami. 

Ostatnie słowa na temat integracji Salesforce i Kontaktów Google

Google Workspace i Shared Contacts Manager to doskonałe rozwiązanie do zarządzania kontaktami. Jest proste, wygodne, szybkie, intuicyjne i bardzo opłacalne w porównaniu do pełnych licencji Salesforce. Wypróbuj tę integrację już dziś i odkryj jej liczne zalety.