Sincronizar e partilhar contactos da Salesforce com as contas Google da sua equipa e reduzir os custos de CRM

A Salesforce é uma plataforma de gestão das relações com os clientes (CRM) baseada na nuvem. Fornece um conjunto de ferramentas e serviços para ajudar as empresas a gerir as suas relações e interacções com clientes e potenciais clientes.

Embora a Salesforce seja uma plataforma de CRM poderosa e extremamente versátil, existem vários inconvenientes consideráveis que podem impedir algumas empresas de a utilizarem. 

O Salesforce é dispendiosoespecialmente para as pequenas empresas e as empresas em fase de arranque. As taxas de subscrição, juntamente com os custos adicionais de suplementos, integrações e personalizações, podem aumentar rapidamente. A estrutura de preços é frequentemente complexa, com várias edições e módulos que podem ser confusos e dificultar a previsão dos custos totais.

Mais importante ainda, para as pequenas empresas com necessidades simples de CRM, como a gestão de contactos, as vastas funcionalidades do Salesforce podem ser mais do que necessárias, tornando-o uma escolha ineficaz e dispendiosa, uma vez que algumas empresas podem não ter os recursos necessários para tirar o máximo partido das capacidades do Salesforce.

Então, existe uma solução para as empresas que procuram uma solução de gestão de contactos eficiente sem os elevados custos por utilizador e funcionalidades desnecessárias? A resposta é sim! Ferramentas como o Google e o Shared Contacts Manager oferecem uma opção acessível para gerir e partilhar contactos entre colegas ou departamentos, custando quase nada em comparação com as licenças individuais do Salesforce. Basta ligar a sua conta Salesforce ao Google, instalar o Shared Contacts Manager e, em poucos minutos, toda a sua equipa pode aceder, ver e editar os contactos do Salesforce CRM.

Para ligar a sua conta Google ao Salesforce, terá de instalar e configurar o Captura de atividade do Einstein (EAC). Esta ferramenta permite que os utilizadores do Salesforce sincronizem as suas contas Google com o Salesforce, permitindo a sincronização de e-mails, eventos do calendário e contactos entre as duas plataformas.

A configuração do Einstein Activity Capture pela primeira vez requer atenção cuidadosa e envolve várias etapas. No entanto, assim que a ferramenta estiver configurada, todas as actualizações subsequentes dos dados de contacto serão automaticamente sincronizadas com a sua conta Google. Siga estas etapas detalhadas para começar:

1. Atribuição de licença de utilizador para o Einstein Activity Capture 
2. Atribuição de permissão no Einstein Activity Capture 
3. Configurando as definições da Captura de Atividade do Einstein 
4. Ligar uma conta Google 
5. Partilhar contactos do Salesforce com membros da equipa 

1. Atribuição de licença de utilizador para o Einstein Activity Capture

Primeiro, é necessário conceder ao utilizador uma licença para utilizar o EAC. Siga estes passos:

1. No painel esquerdo do "Menu de administração", localize o submenu "Utilizadores
2. Clique em "Utilizadores" no menu pendente
3. Na lista de todos os utilizadores, seleccione a pessoa que vai ligar ao EAC e cujos contactos serão sincronizados com a conta Google.

Agora, é necessário atribuir licenças ao utilizador selecionado. Clique em "Permission Set License Assignments" (Atribuição de licenças definidas por permissões) associado ao utilizador selecionado. 

Na janela seguinte, clique em "Editar atribuições".

Percorra a lista de licenças disponíveis, encontre a licença de que necessita - 'Standard Einstein Activity Capture User', coloque uma marca de verificação junto à mesma (1) e prima o botão 'Save' (2).

A primeira etapa foi concluída. Você acabou de selecionar o usuário e atribuir sua licença do Einstein Activity Capture. 

2. Atribuição de permissões no Einstein Activity Capture 

A próxima coisa que você precisa fazer é atribuir um conjunto de permissões. Isto permitirá que o utilizador escolhido configure e utilize as funcionalidades do Einstein Activity Capture. 

No menu familiar "Utilizador", localize a secção "Atribuições de conjuntos de permissões" e clique em "Editar atribuições".

1. O Salesforce agora exibirá todos os conjuntos de permissões disponíveis. Seleccione "Captura de atividade padrão do Einstein" na lista de permissões e clique no ícone "Adicionar" para mover o conjunto de permissões para o campo direito com os conjuntos activados.

2. Prima "Guardar" quando o conjunto de permissões "Captura de atividade padrão do Einstein" estiver ativado.

Neste ponto, já forneceu ao utilizador todas as licenças e permissões necessárias para utilizar o EAC. Agora, pode avançar para as definições da própria ferramenta.

3. Configurando as definições de captura de atividade do Einstein

O processo de configuração da EAC é composto por várias fases:

3.1 Ligar o Google G Suite

3.2 Definições de sincronização

3.3 Adicionar utilizadores

3.1 Ligar o Google G Suite

1. Comecemos por ligar o EAC ao Google. No menu do lado esquerdo, encontre o sub-item "Einstein".
2. Clique em "Captura de atividade do Einstein" e seleccione "Definições" na lista pendente.

O sistema conduzi-lo-á através de dois ecrãs de boas-vindas, onde deverá premir o botão "Começar", provar que está autorizado a aceitar os termos e condições, assinalando a caixa correspondente, e premir "Experimentar o Einstein".

3. Prima o botão "Add Contact and Event Sync" (Adicionar contacto e sincronização de eventos)

Depois disso, ser-lhe-á pedido que escolha o seu fornecedor de serviços de correio eletrónico. Uma vez que pretendemos ligar os nossos contactos Google, escolha "Google G Suite" entre as opções disponíveis e prima o botão "Seguinte" para continuar. 

Para o "Authentication Method" (Método de autenticação) seleccione "User level" (Nível de utilizador) (1) e clique em "Next" (Seguinte) (2). 

Para sua conveniência, o sistema pede-lhe que introduza o nome da configuração atual. Recomendamos a criação de um nome claro para a configuração. Certifique-se de que o nome é descritivo para evitar confusões no futuro quando editar configurações existentes ou adicionar novas configurações. Além disso, pode descrever as definições no campo "Descrição", mas tal não é obrigatório.

1. Introduza o nome da sua configuração
2. Clique em "Seguinte".

3.2 Definições de sincronização

Vamos continuar a configurar os objectos de sincronização desejados entre a sua conta Google e o Salesforce. Pode ativar a sincronização para os seus emails, eventos de calendário e contactos em várias direcções: do Salesforce para o Google, do Google para o Salesforce ou em ambas as direcções simultaneamente. 

Para os contactos, seleccione "Ambas as direcções" (1) e prima "Seguinte" (2).

A janela seguinte, "Definições avançadas", refere-se apenas à sincronização de correio eletrónico e eventos. Pode deixá-las como estão por defeito se pretender sincronizar emails mais antigos ou alterá-las para "0" dias. Neste caso, apenas os seus próximos emails serão sincronizados com o Salesforce.

Clique em "Next" (Seguinte) para avançar para a secção "Add Users and Profiles" (Adicionar utilizadores e perfis).

3.3 Adicionar utilizadores

Aqui é necessário selecionar os indivíduos aos quais se aplica esta configuração atual. Vamos aplicá-la ao utilizador selecionado que já tem a licença e os conjuntos de permissões que fornecemos anteriormente. Lembre-se de que todos os usuários que usarão a ferramenta devem ter as licenças e os conjuntos de permissões do Einstein Activity Capture.    

1. Seleccione o utilizador e clique no ícone da seta para a direita para o mover para o campo "Selecionado". 
2. Quando terminar, prima "Seguinte".

O Einstein Activity Capture está agora configurado. O próximo passo é integrar uma conta Google específica no EAC e lançar todas estas definições de sincronização.   

4. Ligar uma conta Google

1. No canto superior direito do ecrã, clique no ícone da sua conta Salesforce.
2. Seleccione "Definições" no menu.

1. Na barra de pesquisa à esquerda, comece a escrever EAC para ter acesso rápido ao menu que pretende.

2. Clique em "Definições de partilha".

É aqui que liga a sua conta. Prima o botão e aceite os termos e condições sugeridos. Prima em "Ligar conta".

Na janela seguinte, escolha a sua conta e permita que o Salesforce aceda à mesma. 

Você configurou a captura de atividades do Einstein, definiu as configurações necessárias para a integração do Salesforce e do Google e conectou sua conta do Google. Agora, todos os seus contactos no Salesforce e no Google estão sincronizados em duas vias e prontos para serem partilhados com os seus colegas de trabalho.

5. Partilhar contactos do Salesforce com a aplicação Shared Contacts Manager 

Inicie sessão na sua conta Shared Contacts Manager. Se ainda não utilizou a aplicação, clique em aqui para o instalar.

Na barra lateral esquerda, encontrará a etiqueta "Salesforce Sync" criada após a integração do Salesforce com o Google.

Seleccione esta etiqueta para ver todos os seus dados de contacto CRM no painel de controlo Shared Contacts Manager, prontos a serem partilhados com os membros da sua equipa, e clique em "Partilhar etiqueta".

Na janela seguinte, pode selecionar quem pretende dar acesso aos contactos e definir os respectivos níveis de permissão. 

1. Adicionar colaboradores. Existem várias formas de adicionar membros da sua equipa: escrevendo os seus nomes e e-mails ou navegando na lista pendente.

Clique no campo "Adicionar e-mail" e utilize uma das formas de adicionar colegas. 

2. Definir um nível de permissão. Seleccione uma das opções disponíveis no menu "Permissões".

Recomenda-se que forneça aos seus colegas o acesso "Pode editar", permitindo-lhes maior flexibilidade na utilização da lista de contactos. As suas actualizações serão sincronizadas entre todos os membros da equipa e apresentarão as informações mais actualizadas.

3. Partilhar a etiqueta.

Clique em "Partilhar etiqueta" e todas as pessoas a quem deu acesso a este grupo de contactos poderão interagir com os contactos da etiqueta de acordo com as suas permissões. 

Palavras finais sobre a integração da Salesforce e dos contactos do Google

O Google Workspace e o Shared Contacts Manager fornecem uma excelente solução para a gestão de contactos. É simples, cómodo, rápido, intuitivo e altamente rentável em comparação com as licenças completas do Salesforce. Experimente esta integração hoje mesmo e descubra os seus inúmeros benefícios em primeira mão.