Sincronizzazione e condivisione dei contatti Salesforce con gli account Google del team e riduzione dei costi del CRM

Salesforce è una piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) basata su cloud. Fornisce una suite di strumenti e servizi per aiutare le aziende a gestire le relazioni e le interazioni con i clienti e i potenziali clienti.

Sebbene Salesforce sia una piattaforma CRM potente ed estremamente versatile, alcuni svantaggi considerevoli possono impedire ad alcune aziende di utilizzarla. 

Salesforce è costososoprattutto per le piccole imprese e le startup. I costi di abbonamento, insieme ai costi aggiuntivi per i componenti aggiuntivi, le integrazioni e le personalizzazioni, possono aumentare rapidamente. La struttura dei prezzi è spesso complessa, con varie edizioni e moduli che possono confondere e rendere difficile prevedere i costi totali.

Soprattutto, per le piccole imprese con semplici esigenze di CRM, come la gestione dei contatti, le ampie funzionalità di Salesforce potrebbero essere più che necessarie, rendendola una scelta inefficiente e costosa, poiché alcune aziende potrebbero non avere le risorse necessarie per sfruttare appieno le capacità di Salesforce.

Esiste quindi una soluzione per le aziende che cercano una soluzione efficiente per la gestione dei contatti senza costi elevati per utente e funzioni non necessarie? La risposta è sì! Strumenti come Google e Shared Contacts Manager offrono un'opzione conveniente per la gestione e la condivisione dei contatti tra colleghi o reparti, a un costo quasi nullo rispetto alle licenze individuali di Salesforce. Basta collegare l'account Salesforce a Google, installare Shared Contacts Manager e in pochi minuti tutto il team può accedere, visualizzare e modificare i contatti del CRM Salesforce.

Per collegare l'account Google a Salesforce, è necessario installare e configurare il file Cattura attività Einstein (EAC). Permette agli utenti di Salesforce di sincronizzare i loro account Google con Salesforce, consentendo la sincronizzazione di e-mail, eventi di calendario e contatti tra le due piattaforme.

L'impostazione di Einstein Activity Capture per la prima volta richiede un'attenzione particolare e comporta diversi passaggi. Tuttavia, una volta impostato lo strumento, tutti i successivi aggiornamenti dei dati dei contatti saranno automaticamente sincronizzati con il vostro account Google. Seguite questi passaggi dettagliati per iniziare:

1. Assegnazione della licenza utente per Einstein Activity Capture 
2. Assegnazione delle autorizzazioni in Einstein Activity Capture 
3. Configurazione delle impostazioni di Einstein Activity Capture 
4. Collegamento di un account Google 
5. Condividere i contatti di Salesforce con i membri del team 

1. Assegnazione della licenza utente per la cattura delle attività di Einstein

Innanzitutto, è necessario concedere all'utente una licenza per l'uso di EAC. Procedere come segue:

1. Nel pannello sinistro del "menu Amministrazione", individuare il sottomenu "Utenti".
2. Fare clic su "Utenti" nel menu a discesa
3. Nell'elenco di tutti gli utenti, selezionare la persona da collegare all'EAC e i cui contatti saranno sincronizzati con l'account Google.

Ora è necessario assegnare le licenze all'utente selezionato. Fare clic su "Assegnazione licenze" associata all'utente selezionato. 

Nella finestra successiva, fare clic su "Modifica incarichi".

Scorrete l'elenco delle licenze disponibili, trovate la licenza di cui avete bisogno: "Standard Einstein Activity Capture User", mettete un segno di spunta accanto ad essa (1) e premete il pulsante "Salva" (2).

Il primo passo è terminato. Avete appena selezionato l'utente e assegnato la sua licenza Einstein Activity Capture. 

2. Assegnazione dei permessi in Einstein Activity Capture 

La cosa successiva da fare è assegnare un set di permessi. Questo permetterà all'utente scelto di configurare e utilizzare le funzionalità di Einstein Activity Capture. 

Nel noto menu "Utente", individuate la sezione "Assegnazioni set di autorizzazioni" e fate clic su "Modifica assegnazioni".

1. Salesforce visualizzerà ora tutti i set di autorizzazioni disponibili. Selezionate "Acquisizione attività Einstein standard" dall'elenco dei permessi e fate clic sull'icona "Aggiungi" per spostare il set di permessi nel campo di destra con i set abilitati.

2. Premere "Salva" una volta abilitato il set di autorizzazioni "Cattura attività Einstein standard".

A questo punto, avete completato la fornitura all'utente di tutte le licenze e le autorizzazioni necessarie per utilizzare EAC. Ora si può procedere alle impostazioni dello strumento stesso.

3. Configurazione delle impostazioni di cattura dell'attività Einstein

Il processo di impostazione dell'EAC si articola in diverse fasi:

3.1 Collegamento a Google G Suite

3.2 Impostazioni di sincronizzazione

3.3 Aggiunta di utenti

3.1 Collegamento a Google G Suite

1. Cominciamo a collegare EAC a Google. Nel menu di sinistra, trovare la sottovoce "Einstein".
2. Fare clic su "Cattura attività Einstein" e selezionare "Impostazioni" dall'elenco a discesa.

Il sistema vi condurrà attraverso due schermate di benvenuto in cui dovrete premere il pulsante "Inizia", dimostrare di essere autorizzati ad accettare i termini e le condizioni selezionando la casella corrispondente e premere "Prova Einstein".

3. Premere su "Aggiungi contatto e sincronizzazione evento".

Successivamente, verrà richiesto di scegliere il provider di servizi di posta elettronica. Poiché abbiamo intenzione di collegare i nostri contatti Google, scegliete "Google G Suite" tra le opzioni disponibili e premete il pulsante "Avanti" per continuare. 

Per il "Metodo di autenticazione" selezionare "Livello utente" (1) e fare clic su "Avanti" (2). 

Per comodità, il sistema chiederà di inserire il nome della configurazione corrente. Si consiglia di scegliere un nome chiaro per la configurazione. Assicurarsi che il nome sia descrittivo per evitare confusione in futuro quando si modificano le configurazioni esistenti o se ne aggiungono di nuove. Inoltre, è possibile descrivere le impostazioni nel campo "Descrizione", ma non è obbligatorio.

1. Digitare il nome della configurazione
2. Fare clic su "Avanti".

3.2 Impostazioni di sincronizzazione

Continuiamo impostando gli oggetti di sincronizzazione desiderati tra l'account Google e Salesforce. È possibile attivare la sincronizzazione per le e-mail, gli eventi del calendario e i contatti in diverse direzioni: da Salesforce a Google, da Google a Salesforce o in entrambe le direzioni contemporaneamente. 

Per i contatti, selezionare "Entrambe le direzioni" (1) e premere "Avanti" (2).

La finestra successiva, "Impostazioni avanzate", si riferisce solo alla sincronizzazione delle e-mail e degli eventi. È possibile lasciare le impostazioni predefinite se si desidera sincronizzare le e-mail più vecchie o cambiarle in "0" giorni. In questo caso, solo le e-mail in arrivo saranno sincronizzate con Salesforce.

Fare clic su "Avanti" per passare alla sezione "Aggiungi utenti e profili".

3.3 Aggiunta di utenti

Qui è necessario selezionare le persone a cui si applica la configurazione corrente. La applicheremo all'utente selezionato che ha già la licenza e i set di permessi forniti in precedenza. Ricordate che tutti gli utenti che useranno lo strumento devono avere le licenze e i set di autorizzazioni di Einstein Activity Capture.    

1. Selezionare l'utente e fare clic sull'icona della freccia destra per spostarlo nel campo "Selezionato". 
2. Al termine, premere "Avanti".

Einstein Activity Capture è ora configurato. Il passo successivo consiste nell'integrare un account Google specifico in EAC e lanciare tutte le impostazioni di sincronizzazione.   

4. Collegamento di un account Google

1. Nell'angolo superiore destro dello schermo, fate clic sull'icona del vostro account Salesforce.
2. Selezionare "Impostazioni" dal menu.

1. Nella barra di ricerca a sinistra, iniziare a digitare EAC per accedere rapidamente al menu desiderato.

2. Fare clic su "Impostazioni di condivisione".

Qui si collega il proprio account. Premete il pulsante e accettate i termini e le condizioni proposti. Premete su "Connetti account".

Nella finestra successiva, scegliete il vostro account e consentite a Salesforce di accedervi. 

Avete impostato l'acquisizione delle attività di Einstein, configurato le impostazioni necessarie per l'integrazione di Salesforce e Google e collegato il vostro account Google. Ora tutti i vostri contatti in Salesforce e Google sono sincronizzati tra loro e pronti per essere condivisi con i vostri colleghi.

5. Condividere i contatti di Salesforce con l'app Shared Contacts Manager 

Accedere al proprio account Shared Contacts Manager. Se non avete mai utilizzato l'applicazione, fate clic su qui per installarlo.

Nella barra laterale sinistra si trova l'etichetta "Salesforce Sync" creata dopo l'integrazione di Salesforce con Google.

Selezionare questa etichetta per visualizzare tutti i dati dei contatti del CRM nella dashboard Shared Contacts Manager, pronti per essere condivisi con i membri del team, e fare clic su "Condividi etichetta".

Nella finestra successiva, è possibile selezionare le persone a cui si vuole dare accesso ai contatti e impostare i loro livelli di autorizzazione. 

1. Aggiungere i collaboratori. Ci sono diversi modi per aggiungere i membri del team: digitando i loro nomi e le loro e-mail, oppure sfogliando l'elenco a discesa.

Fare clic sul campo "Aggiungi e-mail" e utilizzare uno dei modi per aggiungere i colleghi. 

2. Impostare un livello di autorizzazione. Selezionate una delle scelte disponibili nel menu "Autorizzazioni".

Si consiglia di fornire ai colleghi l'accesso "Può modificare", per consentire loro una maggiore flessibilità nell'uso dell'elenco dei contatti. I loro aggiornamenti saranno sincronizzati tra tutti i membri del team e mostreranno le informazioni più aggiornate.

3. Condividere l'etichetta.

Cliccando su "Condividi etichetta", tutti coloro a cui avete dato accesso a questo gruppo di contatti potranno interagire con i contatti dell'etichetta in base alle vostre autorizzazioni. 

Parole finali sull'integrazione di Salesforce e Google Contacts

Google Workspace e Shared Contacts Manager offrono un'ottima soluzione per la gestione dei contatti. È semplice, comodo, veloce, intuitivo e molto conveniente rispetto alle licenze complete di Salesforce. Provate oggi stesso questa integrazione e scopritene i numerosi vantaggi.