Πώς μπορώ να μοιράζομαι αυτόματα τις ετικέτες επαφών με όλα τα μέλη του οργανισμού μου, ώστε να μην χρειάζεται να τις μοιράζομαι χειροκίνητα κάθε φορά που προστίθεται ένας νέος υπάλληλος;

Όταν ένας νέος χρήστης εντάσσεται στον τομέα, δεν προστίθεται αυτόματα σε καμία ομάδα. Για να επιτευχθεί αυτό, ο διαχειριστής σας πρέπει να δημιουργήσει ομάδες στο Google Workspace. Αυτές οι ομάδες διαχειρίζονται αυτόματα τα μέλη προσθέτοντας ή αφαιρώντας χρήστες με βάση τα κριτήρια που ορίζετε. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη για τη διατήρηση των ομάδων ενημερωμένων, ειδικά σε οργανισμούς με συχνές αλλαγές στην ομάδα.

Πώς να ρυθμίσετε μια ομάδα χρηστών ώστε να συμπεριλαμβάνει αυτόματα νέους χρήστες 

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε την υπάρχουσα ομάδα σας:

1. Στο δικό σας Πίνακας διαχειριστή του Google Workspace, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάλογος.
2. Επιλέξτε Ομάδες.
3. Βρείτε την ομάδα στην οποία θέλετε να προσθέσετε αυτόματα νέους χρήστες του τομέα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη μελών.
4. Κάντε κλικ στο Προχωρημένο.
5. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Προσθήκη όλων των σημερινών και μελλοντικών χρηστών του domain@yourdomain.com σε αυτή την ομάδα με ρύθμιση Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".
6. Κάντε κλικ στο Προσθήκη σε ομάδα.

Με αυτές τις ρυθμίσεις, κάθε φορά που νέοι χρήστες εντάσσονται στον τομέα σας, θα προστίθενται αυτόματα σε αυτή την ομάδα. Αν δεν έχετε ομάδα χρηστών, μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια.

Πώς να μοιραστείτε επαφές με την ομάδα χρηστών

Τώρα, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αυτής της ομάδας τομέα χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση κοινών επαφών. Κάθε χρήστης στον τομέα σας, συμπεριλαμβανομένων των νεοπροστιθέμενων υπαλλήλων, θα έχει αυτόματα αυτή την ετικέτα στις Επαφές Google.

1. Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από την ετικέτα επαφής που θέλετε να μοιραστείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Ετικέτα κοινής χρήσης εικονίδιο.
2. Στο Ηλεκτρονικά μηνύματα πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας.
3. Επιλέξτε το επίπεδο δικαιωμάτων.
4. Κάντε κλικ στο Μοιραστείτε την ετικέτα.