Erstellen einer Gruppe von Kontakten in Google Mail

TLDR: Es gibt zwei Möglichkeiten, Gruppen von Kontakten in Gmail-Produkten zu erstellen, eine davon ist die Verwendung von Etiketten und eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung einer Gruppen-E-Mail-Adresse in Google Gruppen (nur für Google Workspace-Nutzer).

Bevor wir uns in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung der ersten Gmail-Methode stürzen (da sie sowohl für die kostenpflichtige als auch für die kostenlose Version verfügbar ist), sollten wir uns Szenarien überlegen, wie dieses Wissen Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und mit weniger Klicks jeden Tag mehr zu erreichen. Mit anderen Worten: Warum sollten Sie Gruppen in Google Mail erstellen?

Warum ist das Erstellen einer Gruppe in Google Mail hilfreich für Ihre Produktivität?

Obwohl das Wissen, wie man eine E-Mail-Gruppe in Google Mail erstellt, vor sozialen Medien nützlicher sein könnte, sind E-Mails immer noch effizienter, um Dinge zu organisieren und zur Hand zu haben. Gruppen in Messengern können unübersichtlich werden, während E-Mails viel organisierter und suchfreundlicher sind.

Nehmen wir an, Sie sind Mitglied eines Elternausschusses an Ihrer Schule. Sie möchten vielleicht drei E-Mail-Gruppen in Google Mail erstellen:

1. andere Mitglieder des Ausschusses (zur Organisation des Arbeitsablaufs)
2. für die Schulverwaltung und die Lehrer (zur Aktualisierung der Ereignisse und zur Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit)
3. alle Eltern der Kinder in der Klasse (um über die Initiativen des Ausschusses zu informieren).

Oder Sie lieben das Angeln und treffen sich alle paar Monate für ein Wochenende an einem See mit Ihren Freunden. Eine Angler-Kontaktgruppe würde Ihnen helfen, Einladungen zu versenden und Termine in Ihren Google Mail-Kalendern zu buchen.

Viele Google Mail-Nutzer haben ein Label namens "Familie". Damit können sie ihren Angehörigen schnell eine Erinnerung an das Thanksgiving-Essen schicken oder ihnen eine neue coole Neueröffnung in der Stadt empfehlen.

In einem geschäftlichen Umfeld sparen Gruppen den Benutzern aus einem Grund viel Zeit: Sie können sich kaum an die Namen der Personen im Marketing, in der Personalabteilung oder in der Liste Ihrer bevorzugten Lieferanten erinnern, geschweige denn deren E-Mails nachschlagen, die über den Posteingang und das Internet verstreut sind. Wenn Sie sich angewöhnen, Ihre Kontakte in Workspace zu gruppieren, können Sie eine Menge Zeit sparen.

Wenn Sie eine E-Mail-Gruppe in Google Mail erstellen, können Sie diese auch für Kalender und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwenden, was eine echte Zeitersparnis darstellt. 

Lassen Sie uns diese Methode nun im Detail erklären.

Wie man eine Kontaktgruppe in Google Mail erstellt 

Verwendung von Etiketten in Google-Kontakten zur Erstellung einer Gmail-Gruppe

1. Gehe zu Google Apps (Suchen Sie nach dem quadratischen Symbol mit 3 x 3 Punkten in der oberen rechten Ecke von Google Mail)
2. finden. Google-Kontakte
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "+ Etikett erstellen"
   
4. Geben Sie der Gruppe im Popup-Fenster einen beschreibenden Namen und klicken Sie auf Speichern Sie. In unserem Beispiel haben wir ein "HR-Team" erstellt.
   

Wissenswertes beim Erstellen einer Gruppe in Google Mail

Da Sie nun wissen, wie man Gruppen in E-Mail erstellt, werden Ihnen die folgenden Anleitungen helfen, dieses Wissen in der Praxis anzuwenden. Sehen wir uns an, wie man einen neuen Kontakt zu einer Gruppe hinzufügt oder entfernt und wie man ein Label in Google Mail umbenennt oder löscht.

Hinzufügen von Personen zur Kontaktgruppe in Google Mail

Um einen Kontakt zu einer Gruppe hinzuzufügen, müssen Sie zu gehen: 

1. Gehe zu Google Apps
2. Gehe zu Kontakte
3. Suchen Sie den Kontakt, den Sie zu einer Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile, um Folgendes anzuzeigen Weitere Aktionen.
   
4. Markieren Sie neben dem Namen der Gruppe, der Sie den Kontakt zuordnen möchten, unter Etiketten ändern
   

Hinzufügen mehrerer Kontakte zu einer Gruppe

Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Zu den Google-Kontakten gehen
2. Markieren Sie alle Kontakte, die Sie unter demselben Label zusammenfassen möchten
3. Klicken Sie auf Etiketten verwalten Icon
   
4. Erstellen Sie ein neues Etikett oder überprüfen Sie das vorhandene.
   

So einfach ist das: Alle markierten Kontakte befinden sich jetzt in der Gruppe Ihrer Wahl. Sie können ihnen eine Massenmail schicken, sie in den Kalender einladen oder Dateien freigeben.

So entfernen Sie Personen aus Kontaktgruppen in Google Mail

Um eine Person aus einer Gruppe in Google Mail zu entfernen, folgen Sie demselben Algorithmus wie oben, aber deaktivieren Sie diesmal das Häkchen unter Etiketten ändern.

Umbenennen einer Gmail-Kontaktgruppe

Um eine Google Mail-Kontaktgruppe umzubenennen, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehe zu Google-Kontakte
2. In der linken Seitenleiste unter Etiketten Bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe, die Sie umbenennen möchten
3. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Etikett umbenennen.
   
4. Geben Sie einen neuen Gruppennamen in ein Popup-Fenster ein und klicken Sie auf Speichern Sie.
   

Kontaktgruppe in Google Mail löschen

1. Gehe zu Google-Kontakte
2. In der linken Seitenleiste unter Etiketten Bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe, die Sie löschen möchten
3. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol Etikett löschen.
   
4. Das System schlägt vor, entweder alle Kontakte zu behalten und das Etikett zu löschen oder das Etikett zusammen mit den zugehörigen Kontakten zu löschen. Wählen Sie die für Sie passende Option:
   • Alle Kontakte behalten und dieses Etikett löschen
   • Alle Kontakte löschen und dieses Etikett löschen
     
5. Klicken Sie auf Löschen.

Wie sende ich eine E-Mail an meine neue Google Mail-Gruppe?

Es ist ganz einfach, eine E-Mail an eine Gruppe von Kontakten zu senden, die mit einem gemeinsamen Label gekennzeichnet sind:

1. Klicken Sie auf Komponieren Sie aus dem Posteingang von Google Mail
2. Beginnen Sie in der Adressleiste mit der Eingabe des Gruppennamens - er wird als Vorschlag angezeigt, klicken Sie darauf, um ihn auszuwählen
3. Schreiben und senden Sie wie gewohnt eine E-Mail.

Das ist wichtig:

Wenn es Ihnen nichts ausmacht, dass alle Empfänger wissen, an wen die Nachricht gesendet wurde, geben Sie den Gruppennamen in die Adressleiste ein, auf der steht An:

Wenn Sie jedoch die Liste der Empfänger in der Gruppe verbergen müssen: 

• Klicken Sie auf Komponieren Sie 
• Klicken Sie auf die Bcc am rechten Ende der Adressleiste
• Eine neue Bcc Zeile der Adressleiste erscheint
• Geben Sie den Namen der Gruppe ein und klicken Sie darauf, wenn er erscheint.
• Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt.

Herzlichen Glückwunsch! Auf diese Weise kann keine der Personen auf der Liste sehen, an wen sie gesendet wurde.

Schlussfolgerung

Obwohl das Erstellen einer Gruppe in Google Mail einfach und intuitiv ist, wissen viele Nutzer nicht, dass sich die Gruppenfunktionalität unter dem Menüpunkt Etiketten Funktion.

Wenn die Leute erst einmal von seiner Existenz und seinem zeitsparenden Potenzial erfahren haben, gibt es kein Halten mehr, immer mehr Gruppen zu erstellen oder denselben Kontakt zu einem halben Dutzend Gruppen hinzuzufügen. Dieser Zeitmanagement-Trick wird besonders von älteren Menschen geschätzt, die einige Zeit brauchen, um sich zu konzentrieren und sich die Namen der Personen zu merken, denen sie eine Nachricht zukommen lassen wollen.

Wissen Sie bereits, welche Labels Sie in Ihren Google Mail-Kontakten erstellen müssen?