Como criar um grupo de contactos no Gmail

TLDR: Existem duas formas de criar grupos de contactos nos produtos Gmail, uma das quais é utilizar Etiquetas e outra é criar um endereço de correio eletrónico de grupo em Grupos do Google (apenas para utilizadores do Google Workspace).

Antes de entrarmos num manual passo-a-passo do primeiro método do Gmail (uma vez que está disponível nas versões paga e gratuita), vamos considerar cenários de como este conhecimento pode ajudá-lo a poupar tempo e a conseguir mais com menos cliques todos os dias. Por outras palavras, porque é que se deve preocupar em criar grupos no Gmail?

Porque é que a criação de um grupo no Gmail é útil para a sua produtividade?

Embora saber como criar um grupo de correio eletrónico no Gmail possa ser mais útil antes das redes sociais, o correio eletrónico continua a ser mais eficiente para manter as coisas organizadas e à mão. Os grupos nos messengers podem ficar desorganizados, enquanto os e-mails são muito mais organizados e fáceis de pesquisar.

Digamos que é membro de um comité parental na escola. Poderá querer criar três grupos de correio eletrónico no Gmail:

1. outros membros do comité (para organizar o fluxo de trabalho)
2. para a administração da escola e os professores (para atualizar os eventos e assegurar uma colaboração harmoniosa)
3. todos os pais das crianças da turma (para comunicar as iniciativas do comité).

Ou, se gosta de pescar e se reúne com os seus amigos para um fim de semana num lago de vez em quando. Um grupo de contactos de pescadores ajudaria a enviar convites e a reservar tempo nos seus calendários do Gmail.

Muitos utilizadores do Gmail têm uma etiqueta chamada "Família". Esta permite-lhes enviar rapidamente um lembrete sobre um jantar de Ação de Graças ou recomendar uma nova abertura na cidade aos seus entes queridos.

Num ambiente empresarial, os grupos poupam imenso tempo aos utilizadores por uma razão: dificilmente se lembra dos nomes das pessoas do marketing, dos RH ou da sua lista de fornecedores, quanto mais procurar os seus e-mails espalhados pela caixa de entrada e pela Internet. Ter o hábito de agrupar os seus contactos no Workspace pode poupar-lhe muito tempo.

Quando cria um grupo de correio eletrónico no Gmail, também pode utilizá-lo para calendários e para partilhar documentos, o que permite poupar muito tempo. 

Vamos agora explicar este método em pormenor.

Como criar um grupo de contactos no Gmail 

Utilizar etiquetas nos contactos do Google para criar um grupo do Gmail

1. Ir para Google Apps (procure o ícone quadrado de 3 x 3 pontos no canto superior direito do Gmail)
2. Encontrar Contactos do Google
3. Na barra lateral esquerda, clique em "+ Criar etiqueta"
   
4. Dê um nome descritivo a um Grupo na janela pop-up e clique em Guardar. No nosso exemplo, criámos uma "Equipa de RH".
   

Coisas a saber ao criar um grupo no Gmail

Agora que já sabe como criar grupos no e-mail, os guias abaixo irão ajudá-lo a aplicar este conhecimento na prática. Vamos ver como adicionar ou remover um novo contacto a um grupo, bem como renomear e eliminar uma etiqueta no Gmail.

Como adicionar pessoas ao grupo de contactos no Gmail

Para adicionar um contacto a um grupo, é necessário ir a: 

1. Ir para Google Apps
2. Ir para Contactos
3. Localize o contacto que pretende adicionar a um grupo e clique nos três pontos na extremidade direita da linha para ver Mais acções.
   
4. Assinale ao lado do nome do grupo a que pretende atribuir o contacto em Alterar etiquetas
   

Como adicionar vários contactos a um grupo

Basta seguir estes passos:

1. Ir para os contactos do Google
2. Assinale todos os contactos que pretende unir sob a mesma etiqueta
3. Clicar Gerir etiquetas Ícone
   
4. Criar uma nova etiqueta ou verificar a existente.
   

Tão fácil como isso, todos os contactos verificados estão agora no grupo da sua escolha. Pode enviar-lhes um e-mail em massa, um convite para o calendário ou partilhar ficheiros.

Como remover pessoas de grupos de contactos no Gmail

Para remover uma pessoa de um grupo no seu Gmail, siga o mesmo algoritmo acima, mas desta vez desmarque a marca em Alterar etiquetas.

Como mudar o nome do grupo de contactos do Gmail

Para mudar o nome de um grupo de contactos do Gmail, deve seguir os passos seguintes:

1. Ir para Contactos do Google
2. Na barra lateral esquerda, em Etiquetas passe o rato sobre o grupo que pretende mudar o nome
3. Clique no ícone do lápis Mudar o nome da etiqueta.
   
4. Digite um novo nome de grupo numa janela pop-up e clique em Guardar.
   

Como eliminar o grupo de contactos no Gmail

1. Ir para Contactos do Google
2. Na barra lateral esquerda, em Etiquetas passe o rato sobre o grupo que pretende eliminar
3. Clique no ícone do caixote do lixo Eliminar etiqueta.
   
4. O sistema sugerirá opções para manter todos os contactos e eliminar a etiqueta ou para eliminar a etiqueta juntamente com os contactos a ela associados. Escolha a opção mais adequada para si:
   • Manter todos os contactos e eliminar esta etiqueta
   • Apagar todos os contactos e apagar esta etiqueta
     
5. Clicar Eliminar.

Como é que envio um e-mail para o meu novo grupo do Gmail?

Enviar uma mensagem de correio eletrónico a um grupo de contactos marcados com uma etiqueta comum é bastante fácil:

1. Clicar Compor da caixa de entrada do Gmail
2. Na barra de endereço, comece a escrever o nome do grupo - aparecerá como uma opção de sugestão, clique nela para selecionar
3. Escreva e envie uma mensagem de correio eletrónico como habitualmente.

Importante:

Se não se importar que todos os destinatários saibam para quem a mensagem foi enviada, escreva o nome do grupo na barra de endereço que diz Para:

No entanto, se precisar de ocultar a lista dos destinatários do grupo: 

• Clicar Compor 
• Clique no botão Bcc na extremidade direita da barra de endereço
• Um novo Bcc da barra de endereço aparece
• Comece a escrever o nome do grupo e clique nele quando aparecer
• Escreva a mensagem como habitualmente.

Parabéns! Desta forma, nenhuma das pessoas da lista poderá ver para quem foi enviado.

Conclusão

Embora a criação de um grupo no Gmail seja simples e intuitiva, muitos utilizadores não sabem que a funcionalidade de grupo está escondida na secção Etiquetas caraterística.

Assim que as pessoas tomam conhecimento da sua existência e do seu potencial de poupança de tempo, não há como parar de criar mais e mais grupos ou de adicionar o mesmo contacto a meia dúzia deles. Este truque de gestão de tempo é especialmente apreciado por pessoas mais velhas, que podem demorar algum tempo a concentrar-se e a lembrar-se dos nomes das pessoas a quem estão a tentar enviar uma mensagem.

Já sabe quais as etiquetas que precisa de criar nos seus contactos do Gmail?