Come creare un gruppo di contatti in Gmail

TLDR: Ci sono due modi per creare gruppi di contatti nei prodotti Gmail, uno dei quali consiste nell'utilizzo di Etichette e un altro è quello di creare un indirizzo e-mail di gruppo in Gruppi Google (solo per gli utenti di Google Workspace).

Prima di addentrarci in un manuale passo-passo del primo metodo di Gmail (disponibile sia per la versione a pagamento che per quella gratuita), consideriamo gli scenari di come questa conoscenza possa aiutarvi a risparmiare tempo e a ottenere di più con meno clic ogni giorno. In altre parole, perché dovrebbe interessarvi creare gruppi in Gmail?

Perché creare un gruppo in Gmail è utile per la produttività?

Anche se sapere come creare un gruppo di e-mail in Gmail potrebbe essere più utile prima dei social media, le e-mail sono comunque più efficienti per tenere le cose organizzate e a portata di mano. I gruppi nei messenger possono essere ingombranti, mentre le e-mail sono molto più organizzate e facili da cercare.

Supponiamo che siate membri di un comitato di genitori a scuola. Potreste voler creare tre gruppi e-mail in Gmail:

1. altri membri del comitato (per organizzare il flusso di lavoro)
2. per l'amministrazione scolastica e gli insegnanti (per aggiornare gli eventi e garantire una collaborazione senza intoppi)
3. tutti i genitori dei ragazzi della classe (per comunicare le iniziative del comitato).

Oppure, amate la pesca e ogni tanto vi incontrate per un fine settimana su un lago con i vostri amici. Un gruppo di contatti per pescatori potrebbe aiutare a inviare inviti e a prenotare il tempo nei calendari di Gmail.

Molti utenti di Gmail hanno un'etichetta chiamata "Famiglia". Questa etichetta consente di inviare rapidamente un promemoria per la cena del Ringraziamento o di consigliare ai propri cari una nuova apertura in città.

In un ambiente aziendale, i gruppi fanno risparmiare tempo agli utenti per un motivo: difficilmente si ricordano i nomi delle persone del marketing, delle risorse umane o dell'elenco dei fornitori, per non parlare della ricerca delle loro e-mail sparse nella casella di posta e su Internet. L'abitudine di raggruppare i contatti in Workspace può far risparmiare molto tempo.

Quando si crea un gruppo di e-mail in Gmail, è possibile utilizzarlo anche per i calendari e per condividere documenti, il che rappresenta un vero e proprio risparmio di tempo. 

Ora spieghiamo questo metodo in dettaglio.

Come creare un gruppo di contatti in Gmail 

Utilizzare le etichette nei Contatti Google per creare un gruppo Gmail

1. Vai a Applicazioni di Google (cercate l'icona quadrata di 3 x 3 punti nell'angolo in alto a destra di Gmail)
2. Trova Contatti Google
3. Nella barra laterale sinistra fare clic su "+ Crea etichetta"
   
4. Assegnare un nome descrittivo al gruppo nella finestra a comparsa e fare clic su Risparmiare. Nel nostro esempio, abbiamo creato un "Team HR".
   

Cose da sapere quando si crea un gruppo in Gmail

Ora che sapete come creare gruppi nella posta elettronica, le guide che seguono vi aiuteranno ad applicare queste conoscenze nella pratica. Vediamo come aggiungere o rimuovere un nuovo contatto a un gruppo e come rinominare ed eliminare un'etichetta in Gmail.

Come aggiungere persone al gruppo di contatti in Gmail

Per aggiungere un contatto a un gruppo, è necessario andare su: 

1. Vai a Applicazioni di Google
2. Vai a Contatti
3. Individuare il contatto che si desidera aggiungere a un gruppo e fare clic su tre punti all'estremità destra della riga per visualizzare Altre azioni.
   
4. Spuntare accanto al nome del gruppo a cui assegnare il contatto in base a Modifica delle etichette
   

Come aggiungere più contatti a un gruppo

Basta seguire questi passaggi:

1. Vai ai contatti di Google
2. Spuntare tutti i contatti che si desidera unire sotto la stessa etichetta.
3. Cliccare Gestione delle etichette Icona
   
4. Creare una nuova etichetta o controllare quella esistente.
   

Con la stessa facilità, tutti i contatti controllati sono ora nel gruppo di vostra scelta. È possibile inviare loro una e-mail di massa, un invito al calendario o condividere file.

Come rimuovere le persone dai gruppi di contatti in Gmail

Per rimuovere una persona da un gruppo in Gmail, seguite lo stesso algoritmo di cui sopra, ma questa volta togliete il segno di spunta alla voce Cambiare le etichette.

Come rinominare il gruppo di contatti Gmail

Per rinominare un gruppo di contatti Gmail è necessario eseguire i seguenti passaggi:

1. Vai a Contatti Google
2. Nella barra laterale sinistra, sotto Etichette passare il mouse sul gruppo da rinominare
3. Fare clic sull'icona della matita Rinominare l'etichetta.
   
4. Digitare il nome di un nuovo gruppo in una finestra a comparsa e fare clic su Risparmiare.
   

Come eliminare un gruppo di contatti in Gmail

1. Vai a Contatti Google
2. Nella barra laterale sinistra, sotto Etichette passate il mouse sul gruppo da eliminare
3. Fare clic sull'icona del cestino Cancellare l'etichetta.
   
4. Il sistema suggerirà le opzioni per mantenere tutti i contatti ed eliminare l'etichetta o per eliminare l'etichetta insieme ai contatti ad essa associati. Scegliete l'opzione che fa al caso vostro:
   • Mantenere tutti i contatti ed eliminare questa etichetta
   • Eliminare tutti i contatti e cancellare questa etichetta
     
5. Cliccare Cancellare.

Come si invia un'e-mail al nuovo gruppo Gmail?

L'invio di un'e-mail a un gruppo di contatti etichettati con un'etichetta comune è piuttosto semplice:

1. Cliccare Comporre dalla casella di posta di Gmail
2. Nella barra degli indirizzi, iniziare a digitare il nome del gruppo: apparirà come un'opzione di suggerimento, fare clic su di essa per selezionarlo.
3. Scrivete e inviate un'e-mail come di consueto.

Importante:

Se non vi interessa che tutti i destinatari sappiano a chi è stato inviato il messaggio, digitate il nome del gruppo nella barra degli indirizzi che dice A:

Tuttavia, se avete bisogno di nascondere l'elenco dei destinatari del gruppo: 

• Cliccare Comporre 
• Fare clic sul pulsante Bcc nella parte destra della barra degli indirizzi
• Un nuovo Bcc della barra degli indirizzi
• Iniziare a digitare il nome del gruppo e fare clic su di esso quando viene visualizzato.
• Comporre il messaggio come di consueto.

Congratulazioni! In questo modo nessuno dei partecipanti alla lista potrà vedere a chi è stato inviato il messaggio.

Conclusione

Sebbene la creazione di un gruppo su Gmail sia semplice e intuitiva, molti utenti non sanno che la funzionalità di gruppo si nasconde sotto la dicitura Etichette caratteristica.

Una volta appresa la sua esistenza e il suo potenziale di risparmio di tempo, le persone non smettono di creare sempre più gruppi o di aggiungere lo stesso contatto a una mezza dozzina di essi. Questo trucco di gestione del tempo è particolarmente apprezzato dalle persone anziane, che possono avere bisogno di tempo per concentrarsi e ricordare i nomi delle persone a cui stanno cercando di inviare un messaggio.

Sapete già quali etichette dovete creare nei vostri Contatti Gmail?