Jak utworzyć grupę kontaktów w Gmailu?

TLDR: Istnieją dwa sposoby tworzenia grup kontaktów w produktach Gmail, jednym z nich jest użycie Etykiety a innym jest utworzenie grupowego adresu e-mail w aplikacji Grupy Google (tylko dla użytkowników Google Workspace).

Zanim przejdziemy do instrukcji krok po kroku pierwszej metody Gmaila (ponieważ jest ona dostępna zarówno w wersji płatnej, jak i bezpłatnej), rozważmy scenariusze, w jaki sposób ta wiedza może pomóc zaoszczędzić czas i osiągnąć więcej przy mniejszej liczbie kliknięć każdego dnia. Innymi słowy, dlaczego warto tworzyć grupy w Gmailu?

Dlaczego tworzenie grup w Gmailu pomaga zwiększyć produktywność?

Chociaż wiedza o tym, jak utworzyć grupę e-mail w Gmailu może być bardziej przydatna przed mediami społecznościowymi, e-maile są nadal bardziej wydajne w utrzymywaniu porządku i pod ręką. Grupy w komunikatorach mogą się zagracać, podczas gdy e-maile są znacznie lepiej zorganizowane i łatwiejsze do wyszukiwania.

Załóżmy, że jesteś członkiem komitetu rodzicielskiego w szkole. Możesz utworzyć trzy grupy e-mail w Gmailu:

1. inni członkowie komitetu (w celu organizacji pracy)
2. dla administracji szkolnej i nauczycieli (w celu aktualizacji wydarzeń i zapewnienia płynnej współpracy)
3. wszystkich rodziców dzieci w klasie (w celu informowania o inicjatywach komitetu).

A może uwielbiasz łowić ryby i co kilka miesięcy spotykasz się z przyjaciółmi na weekend nad jeziorem. Grupa kontaktów wędkarzy pomogłaby wysyłać zaproszenia i rezerwować czas w kalendarzach Gmail.

Wielu użytkowników Gmaila ma etykietę o nazwie "Rodzina". Pozwala im ona szybko wysłać przypomnienie o kolacji z okazji Święta Dziękczynienia lub polecić swoim bliskim nowe fajne otwarcie w mieście.

W środowisku biznesowym grupy oszczędzają użytkownikom mnóstwo czasu z jednego powodu: trudno jest zapamiętać nazwiska osób z działu marketingu, HR lub listy dostawców, nie mówiąc już o wyszukiwaniu ich e-maili rozproszonych po całej skrzynce odbiorczej i Internecie. Nawyk grupowania kontaktów w Workspace może zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Po utworzeniu grupy e-mail w Gmailu można jej również używać do kalendarzy i udostępniania dokumentów, więc jest to prawdziwa oszczędność czasu. 

Wyjaśnijmy teraz szczegółowo tę metodę.

Jak utworzyć grupę kontaktów w Gmailu 

Używanie etykiet w Kontaktach Google do tworzenia grup Gmaila

1. Przejdź do Google Apps (poszukaj kwadratowej ikony składającej się z 3 x 3 kropek w prawym górnym rogu Gmaila.)
2. Znajdź Kontakty Google
3. Na pasku po lewej stronie kliknij "+ Utwórz etykietę"
   
4. Nazwij opisowo grupę w wyskakującym okienku i kliknij przycisk Zapisz. W naszym przykładzie utworzyliśmy "Zespół HR".
   

Rzeczy, które należy wiedzieć podczas tworzenia grupy w Gmailu

Teraz, gdy już wiesz, jak tworzyć grupy w wiadomościach e-mail, poniższe przewodniki pomogą Ci zastosować tę wiedzę w praktyce. Zobaczmy, jak dodać lub usunąć nowy kontakt do grupy, a także jak zmienić nazwę i usunąć etykietę w Gmailu.

Jak dodać osoby do grupy kontaktów w Gmailu

Aby dodać kontakt do grupy, należy przejść dalej: 

1. Przejdź do Google Apps
2. Przejdź do Kontakty
3. Znajdź kontakt, który chcesz dodać do grupy i kliknij trzy kropki na prawym końcu wiersza, aby zobaczyć Więcej działań.
   
4. Zaznacz obok nazwy grupy, do której chcesz przypisać kontakt w sekcji Zmiana etykiet
   

Jak dodać kilka kontaktów do grupy

Wystarczy wykonać następujące kroki:

1. Przejdź do kontaktów Google
2. Zaznacz wszystkie kontakty, które chcesz połączyć pod tą samą etykietą.
3. Kliknij Zarządzanie etykietami Ikona
   
4. Utwórz nową etykietę lub sprawdź istniejącą.
   

Wszystkie zaznaczone kontakty znajdują się teraz w wybranej grupie. Możesz wysłać do nich wiadomość masową, zaproszenie do kalendarza lub udostępnić pliki.

Jak usunąć osoby z grup kontaktów w Gmailu?

Aby usunąć osobę z grupy w Gmailu, postępuj zgodnie z tym samym algorytmem, co powyżej, ale tym razem usuń zaznaczenie w sekcji Zmień etykiety.

Jak zmienić nazwę grupy kontaktów w Gmailu

Aby zmienić nazwę grupy kontaktów Gmail, należy wykonać następujące kroki:

1. Przejdź do Kontakty Google
2. Na lewym pasku bocznym w sekcji Etykiety najedź kursorem na grupę, której nazwę chcesz zmienić
3. Kliknij ikonę ołówka Zmiana nazwy etykiety.
   
4. Wpisz nową nazwę grupy w wyskakującym okienku i kliknij przycisk Zapisz.
   

Jak usunąć grupę kontaktów w Gmailu

1. Przejdź do Kontakty Google
2. Na lewym pasku bocznym w sekcji Etykiety najedź kursorem na grupę, którą chcesz usunąć
3. Kliknij ikonę kosza Usuń etykietę.
   
4. System zasugeruje opcje zachowania wszystkich kontaktów i usunięcia etykiety lub usunięcia etykiety wraz z powiązanymi z nią kontaktami. Wybierz odpowiednią dla siebie opcję:
   • Zachowaj wszystkie kontakty i usuń tę etykietę
   • Usuń wszystkie kontakty i usuń tę etykietę
     
5. Kliknij Usuń.

Jak wysłać wiadomość e-mail do nowej grupy Gmail?

Wysyłanie wiadomości e-mail do grupy kontaktów oznaczonych wspólną etykietą jest dość proste:

1. Kliknij Komponować ze skrzynki odbiorczej Gmaila
2. W pasku adresu zacznij wpisywać nazwę grupy - pojawi się ona jako opcja sugestii, kliknij ją, aby wybrać
3. Napisz i wyślij wiadomość e-mail w zwykły sposób.

Ważne:

Jeśli nie masz nic przeciwko temu, aby wszyscy odbiorcy wiedzieli, do kogo została wysłana wiadomość, wpisz nazwę grupy w pasku adresu z napisem Do:

Jeśli jednak chcesz ukryć listę odbiorców w grupie: 

• Kliknij Komponować 
• Kliknij przycisk Bcc na prawym końcu paska adresu
• Nowy Bcc pojawi się wiersz paska adresu
• Zacznij wpisywać nazwę grupy i kliknij ją, gdy się pojawi.
• Skomponuj wiadomość w zwykły sposób.

Gratulacje! W ten sposób żadna z osób na liście nie będzie mogła zobaczyć, do kogo została wysłana.

Wnioski

Podczas gdy tworzenie grupy w Gmailu jest proste i intuicyjne, wielu użytkowników nie wie, że funkcje grupowe kryją się pod adresem Etykiety funkcja.

Gdy ludzie dowiedzą się o jego istnieniu i potencjale oszczędzania czasu, nie powstrzymają się przed tworzeniem coraz większej liczby grup lub dodawaniem tego samego kontaktu do pół tuzina z nich. Ta sztuczka zarządzania czasem jest szczególnie doceniana przez osoby starsze, które mogą potrzebować trochę czasu, aby skoncentrować się i zapamiętać nazwiska osób, do których próbują wysłać wiadomość.

Czy wiesz już, jakie etykiety musisz utworzyć w Kontaktach Gmail?