Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Gmail

TLDR: Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ομάδες επαφών στα προϊόντα του Gmail, ο ένας από αυτούς είναι να χρησιμοποιήσετε Ετικέτες και μια άλλη είναι να δημιουργήσετε μια ομαδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Ομάδες Google (μόνο για χρήστες του Google Workspace).

Πριν περάσουμε σε ένα βήμα προς βήμα εγχειρίδιο της πρώτης μεθόδου του Gmail (καθώς είναι διαθέσιμη τόσο για την επί πληρωμή όσο και για την δωρεάν έκδοση), ας εξετάσουμε σενάρια για το πώς αυτή η γνώση μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να πετύχετε περισσότερα με λιγότερα κλικ καθημερινά. Με άλλα λόγια, γιατί θα πρέπει να σας ενδιαφέρει η δημιουργία ομάδων στο Gmail;

Γιατί η δημιουργία μιας ομάδας στο Gmail είναι χρήσιμη για την παραγωγικότητά σας;

Παρόλο που η γνώση του πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail θα μπορούσε να είναι πιο χρήσιμη πριν από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να είναι πιο αποτελεσματικά για τη διατήρηση των πραγμάτων οργανωμένων και διαθέσιμων. Οι ομάδες στα messengers μπορεί να γίνουν ακατάστατες, ενώ τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ πιο οργανωμένα και φιλικά προς την αναζήτηση.

Ας πούμε ότι είστε μέλος μιας επιτροπής γονέων στο σχολείο. Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε τρεις ομάδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail:

1. άλλα μέλη της επιτροπής (για την οργάνωση της ροής εργασιών)
2. για τη διοίκηση του σχολείου και τους εκπαιδευτικούς (για την ενημέρωση των εκδηλώσεων και τη διασφάλιση της ομαλής συνεργασίας)
3. όλους τους γονείς των παιδιών της τάξης (για την επικοινωνία σχετικά με τις πρωτοβουλίες της επιτροπής).

Ή, σας αρέσει το ψάρεμα και συναντιέστε για ένα Σαββατοκύριακο σε μια λίμνη με τους φίλους σας κάθε λίγους μήνες. Μια ομάδα επαφών ψαράδων θα σας βοηθούσε να στέλνετε προσκλήσεις και να κλείνετε χρόνο στα ημερολόγιά σας στο Gmail.

Πολλοί χρήστες του Gmail έχουν μια ετικέτα που ονομάζεται "Οικογένεια". Τους επιτρέπει να στείλουν γρήγορα μια υπενθύμιση για το δείπνο των Ευχαριστιών ή να προτείνουν ένα νέο δροσερό άνοιγμα στην πόλη στους κοντινούς τους ανθρώπους.

Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, οι ομάδες εξοικονομούν στους χρήστες τόνους χρόνου για έναν λόγο: δύσκολα θυμάστε τα ονόματα των ανθρώπων του μάρκετινγκ, του ανθρώπινου δυναμικού ή της λίστας των προμηθευτών σας, πόσο μάλλον να αναζητήσετε τα email τους που είναι διάσπαρτα σε όλα τα εισερχόμενα και το διαδίκτυο. Η συνήθεια να ομαδοποιείτε τις επαφές σας στο Workspace μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

Όταν δημιουργείτε μια ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, μπορείτε επίσης να τη χρησιμοποιήσετε για ημερολόγια και για να μοιράζεστε έγγραφα, οπότε είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου. 

Τώρα ας εξηγήσουμε αυτή τη μέθοδο λεπτομερώς.

Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Gmail 

Χρήση ετικετών στις επαφές Google για τη δημιουργία μιας ομάδας Gmail

1. Πηγαίνετε στο Google Apps (αναζητήστε το τετράγωνο εικονίδιο με τις 3 x 3 τελείες στην επάνω δεξιά γωνία του Gmail.)
2. Βρείτε το Επαφές Google
3. Στην αριστερή πλαϊνή μπάρα κάντε κλικ στο "+ Δημιουργία ετικέτας"
   
4. Ονομάστε περιγραφικά μια ομάδα στο αναδυόμενο παράθυρο και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Στο παράδειγμά μας, δημιουργήσαμε μια "Ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού".
   

Πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν δημιουργείτε μια ομάδα στο Gmail

Τώρα που γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε ομάδες στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι παρακάτω οδηγοί θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε αυτές τις γνώσεις στην πράξη. Ας δούμε πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια νέα επαφή σε μια ομάδα, καθώς και πώς να μετονομάσετε και να διαγράψετε μια ετικέτα στο Gmail.

Πώς να προσθέσετε άτομα σε ομάδα επαφών στο Gmail

Για να προσθέσετε μια επαφή σε μια ομάδα, πρέπει να μεταβείτε: 

1. Πηγαίνετε στο Google Apps
2. Πηγαίνετε στο Επαφές
3. Βρείτε την επαφή που θέλετε να προσθέσετε σε μια ομάδα και κάντε κλικ στις τρεις τελείες στο δεξί άκρο της γραμμής για να δείτε Περισσότερες ενέργειες.
   
4. Επιλέξτε δίπλα στο όνομα της ομάδας στην οποία θέλετε να αναθέσετε την επαφή στο πλαίσιο Αλλαγή ετικετών
   

Πώς να προσθέσετε πολλές επαφές σε μια ομάδα

Απλά ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Μεταβείτε στις επαφές Google
2. Μαρκάρετε όλες τις επαφές που θέλετε να ενοποιήσετε κάτω από την ίδια ετικέτα.
3. Κάντε κλικ στο Διαχείριση ετικετών Εικονίδιο
   
4. Δημιουργήστε μια νέα ετικέτα ή ελέγξτε την υπάρχουσα.
   

Τόσο εύκολα, όλες οι επαφές που έχουν ελεγχθεί βρίσκονται τώρα στην ομάδα της επιλογής σας. Μπορείτε να τους στείλετε ένα μαζικό μήνυμα, μια πρόσκληση στο ημερολόγιο ή να μοιραστείτε αρχεία.

Πώς να αφαιρέσετε άτομα από ομάδες επαφών στο Gmail

Για να αφαιρέσετε ένα άτομο από μια ομάδα στο Gmail σας, ακολουθήστε τον ίδιο αλγόριθμο όπως παραπάνω, αλλά αυτή τη φορά καταργήστε το σημάδι στο πεδίο Αλλαγή ετικετών.

Πώς να μετονομάσετε την ομάδα επαφών του Gmail

Για να μετονομάσετε μια ομάδα επαφών του Gmail θα πρέπει να ολοκληρώσετε τα ακόλουθα βήματα:

1. Πηγαίνετε στο Επαφές Google
2. Στην αριστερή πλαϊνή μπάρα κάτω από Ετικέτες περάστε το ποντίκι πάνω από την ομάδα που θέλετε να μετονομάσετε
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του μολυβιού Μετονομασία ετικέτας.
   
4. Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα ομάδας σε ένα αναδυόμενο παράθυρο και πατήστε Αποθήκευση.
   

Πώς να διαγράψετε την ομάδα επαφών στο Gmail

1. Πηγαίνετε στο Επαφές Google
2. Στην αριστερή πλαϊνή μπάρα κάτω από Ετικέτες περάστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την ομάδα που θέλετε να διαγράψετε
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων Διαγραφή ετικέτας.
   
4. Το σύστημα θα σας προτείνει τις επιλογές να διατηρήσετε όλες τις επαφές και να διαγράψετε την ετικέτα ή να διαγράψετε την ετικέτα μαζί με τις επαφές που σχετίζονται με αυτήν. Επιλέξτε την επιλογή που σας ταιριάζει:
   • Κρατήστε όλες τις επαφές και διαγράψτε αυτή την ετικέτα
   • Διαγραφή όλων των επαφών και διαγραφή αυτής της ετικέτας
     
5. Κάντε κλικ στο Διαγραφή.

Πώς μπορώ να στείλω ένα email στη νέα μου ομάδα Gmail;

Η αποστολή ενός email σε μια ομάδα επαφών που έχουν ετικέτες με μια κοινή ετικέτα είναι αρκετά εύκολη:

1. Κάντε κλικ στο Σύνθεση από τα εισερχόμενα του Gmail
2. Στη γραμμή διευθύνσεων, αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα της ομάδας - θα εμφανιστεί ως επιλογή πρότασης, κάντε κλικ σε αυτήν για να την επιλέξετε.
3. Γράψτε και στείλτε ένα email ως συνήθως.

Σημαντικό:

Αν δεν σας πειράζει που όλοι οι παραλήπτες θα γνωρίζουν σε ποιον στάλθηκε το μήνυμα, πληκτρολογήστε το όνομα της ομάδας στη γραμμή διευθύνσεων που λέει Προς:

Ωστόσο, αν πρέπει να αποκρύψετε τη λίστα των παραληπτών της ομάδας: 

• Κάντε κλικ στο Σύνθεση 
• Κάντε κλικ στο Bcc στο δεξί άκρο της γραμμής διευθύνσεων
• Μια νέα Bcc γραμμή της γραμμής διευθύνσεων εμφανίζεται
• Αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα της ομάδας και κάντε κλικ όταν εμφανιστεί.
• Συντάξτε το μήνυμα ως συνήθως.

Συγχαρητήρια! Με αυτόν τον τρόπο κανείς από τους ανθρώπους στη λίστα δεν θα μπορεί να δει σε ποιον στάλθηκε.

Συμπέρασμα

Ενώ η δημιουργία μιας ομάδας στο Gmail είναι απλή και διαισθητική, πολλοί χρήστες δεν γνωρίζουν ότι η λειτουργία της ομάδας κρύβεται κάτω από το Ετικέτες χαρακτηριστικό.

Μόλις οι άνθρωποι μάθουν για την ύπαρξή του και τις δυνατότητες εξοικονόμησης χρόνου, δεν υπάρχει κανένα εμπόδιο στη δημιουργία όλο και περισσότερων ομάδων ή στην προσθήκη της ίδιας επαφής σε μισή ντουζίνα από αυτές. Αυτό το τέχνασμα διαχείρισης χρόνου εκτιμάται ιδιαίτερα από τους ηλικιωμένους, οι οποίοι μπορεί να χρειάζονται κάποιο χρόνο για να συγκεντρωθούν και να θυμηθούν τα ονόματα των ανθρώπων στους οποίους προσπαθούν να στείλουν ένα μήνυμα.

Γνωρίζετε ήδη ποιες ετικέτες πρέπει να δημιουργήσετε στις επαφές σας στο Gmail;