Comment créer un groupe de contacts dans Gmail

TLDR : Il existe deux façons de créer des groupes de contacts dans les produits Gmail, l'une d'entre elles consiste à utiliser la fonction Étiquettes et une autre consiste à créer une adresse électronique de groupe dans Google Groups (uniquement pour les utilisateurs de Google Workspace).

Avant de nous plonger dans un manuel étape par étape de la première méthode Gmail (qui est disponible pour les versions payante et gratuite), examinons les scénarios dans lesquels ces connaissances peuvent vous aider à gagner du temps et à obtenir plus avec moins de clics au quotidien. En d'autres termes, pourquoi devriez-vous créer des groupes dans Gmail ?

Pourquoi la création d'un groupe dans Gmail est-elle utile à votre productivité ?

Bien que savoir comment créer un groupe de messagerie dans Gmail puisse être plus utile avant les médias sociaux, les courriels sont toujours plus efficaces pour garder les choses organisées et à portée de main. Les groupes dans les messageries peuvent être encombrés, alors que les courriels sont beaucoup mieux organisés et facilitent la recherche.

Supposons que vous soyez membre d'un comité parental à l'école. Vous souhaitez peut-être créer trois groupes de messagerie dans Gmail :

1. d'autres membres du comité (pour organiser le déroulement des opérations)
2. pour l'administration de l'école et les enseignants (pour mettre à jour les événements et assurer une bonne collaboration)
3. tous les parents des enfants de la classe (pour communiquer sur les initiatives du comité).

Ou encore, vous aimez la pêche et vous vous retrouvez tous les deux mois pour un week-end au bord d'un lac avec vos amis. Un groupe de contacts de pêcheurs vous aiderait à envoyer des invitations et à réserver du temps dans vos calendriers Gmail.

De nombreux utilisateurs de Gmail disposent d'une étiquette intitulée "Famille". Il leur permet d'envoyer rapidement un rappel concernant un dîner de Thanksgiving ou de recommander à leurs proches une nouvelle ouverture sympa dans la ville.

Dans un environnement professionnel, les groupes permettent aux utilisateurs de gagner un temps considérable pour une raison bien précise : vous avez du mal à vous souvenir des noms des personnes chargées du marketing, des ressources humaines ou de votre liste de fournisseurs, sans parler de la recherche de leurs courriers électroniques éparpillés dans la boîte de réception et sur Internet. Prendre l'habitude de regrouper vos contacts dans Workspace peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Lorsque vous créez un groupe de messagerie dans Gmail, vous pouvez également l'utiliser pour les calendriers et pour partager des documents, ce qui représente un véritable gain de temps. 

Expliquons maintenant cette méthode en détail.

Comment créer un groupe de contacts dans Gmail 

Utiliser les libellés dans Google Contacts pour créer un groupe Gmail

1. Aller à Google Apps (recherchez l'icône carrée de 3 x 3 points dans le coin supérieur droit de Gmail)
2. Trouver Contacts Google
3. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur "+ Créer une étiquette"
   
4. Donnez un nom descriptif à un groupe dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur Économiser. Dans notre exemple, nous avons créé une "équipe RH".
   

Ce qu'il faut savoir lors de la création d'un groupe dans Gmail

Maintenant que vous savez comment créer des groupes dans la messagerie électronique, les guides ci-dessous vous aideront à mettre ces connaissances en pratique. Voyons comment ajouter ou supprimer un nouveau contact dans un groupe, ainsi que comment renommer et supprimer un libellé dans Gmail.

Comment ajouter des personnes à un groupe de contacts dans Gmail

Pour ajouter un contact à un groupe, vous devez vous rendre à l'adresse suivante : 

1. Aller à Google Apps
2. Aller à Contacts
3. Recherchez le contact que vous souhaitez ajouter à un groupe et cliquez sur les trois points à l'extrémité droite de la ligne pour afficher les informations suivantes Plus d'actions.
   
4. Cochez la case à côté du nom du groupe auquel le contact doit être assigné. Modifier les étiquettes
   

Comment ajouter plusieurs contacts à un groupe

Il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Aller dans les contacts Google
2. Cochez tous les contacts que vous souhaitez réunir sous une même étiquette
3. Cliquez sur Gérer les étiquettes Icône
   
4. Créez une nouvelle étiquette ou vérifiez l'étiquette existante.
   

En un tour de main, tous les contacts vérifiés se retrouvent dans le groupe de votre choix. Vous pouvez leur envoyer un message de masse, une invitation au calendrier ou partager des fichiers.

Comment supprimer des personnes des groupes de contacts dans Gmail ?

Pour supprimer une personne d'un groupe dans votre Gmail, suivez le même algorithme que ci-dessus, mais cette fois-ci, décochez la case sous Modifier les étiquettes.

Comment renommer un groupe de contacts Gmail

Pour renommer un groupe de contacts Gmail, procédez comme suit :

1. Aller à Contacts Google
2. Dans la barre latérale gauche, sous Étiquettes survolez le groupe que vous souhaitez renommer
3. Cliquez sur l'icône du crayon Renommer l'étiquette.
   
4. Saisissez un nouveau nom de groupe dans une fenêtre contextuelle et cliquez sur Économiser.
   

Comment supprimer un groupe de contacts dans Gmail

1. Aller à Contacts Google
2. Dans la barre latérale gauche, sous Étiquettes survolez le groupe à supprimer
3. Cliquez sur l'icône de la corbeille Supprimer l'étiquette.
   
4. Le système vous proposera de conserver tous les contacts et de supprimer l'étiquette ou de supprimer l'étiquette ainsi que les contacts qui y sont associés. Choisissez l'option qui vous convient le mieux :
   • Conserver tous les contacts et supprimer cette étiquette
   • Supprimer tous les contacts et supprimer cette étiquette
     
5. Cliquez sur Supprimer.

Comment envoyer un e-mail à mon nouveau groupe Gmail ?

Il est très facile d'envoyer un courrier électronique à un groupe de contacts qui sont étiquetés sous un label commun :

1. Cliquez sur Composer de la boîte de réception de Gmail
2. Dans la barre d'adresse, commencez à taper le nom du groupe - il apparaîtra comme une option de suggestion, cliquez dessus pour le sélectionner.
3. Rédigez et envoyez un courriel comme d'habitude.

Important :

Si vous ne voulez pas que tous les destinataires sachent à qui le message a été envoyé, tapez le nom du groupe dans la barre d'adresse qui indique A :

Toutefois, si vous devez dissimuler la liste des destinataires du groupe : 

• Cliquez sur Composer 
• Cliquez sur le bouton Cci dans la partie droite de la barre d'adresse
• Une nouvelle Cci de la barre d'adresse apparaît
• Commencez à taper le nom du groupe et cliquez dessus lorsqu'il apparaît.
• Rédigez le message comme d'habitude.

Félicitations ! De cette façon, aucune des personnes figurant sur la liste ne pourra savoir à qui elle a été envoyée.

Conclusion

Si la création d'un groupe dans Gmail est simple et intuitive, de nombreux utilisateurs ne savent pas que la fonctionnalité de groupe se cache sous le nom de "groupe". Étiquettes caractéristiques.

Une fois que les gens ont pris connaissance de son existence et de son potentiel de gain de temps, ils n'arrêtent pas de créer de plus en plus de groupes ou d'ajouter le même contact à une demi-douzaine d'entre eux. Cette astuce de gestion du temps est particulièrement appréciée des personnes âgées, qui peuvent avoir besoin de temps pour se concentrer et se souvenir des noms des personnes à qui elles essaient d'envoyer un message.

Savez-vous déjà quels libellés vous devez créer dans vos contacts Gmail ?