Hur man skapar en grupp av kontakter i Gmail

TLDR: Det finns två sätt att skapa grupper av kontakter i Gmail-produkter, ett av dem är att använda Etiketter och en annan är att skapa en gruppmejladress i Google Grupper (endast för Google Workspace-användare).

Innan vi hoppar in i en steg-för-steg-manual för den första Gmail-metoden (eftersom den finns tillgänglig för både betalda och gratisversioner), låt oss överväga scenarier för hur denna kunskap kan hjälpa dig att spara tid och uppnå mer med färre klick varje dag. Med andra ord, varför ska du bry dig om att skapa grupper i Gmail?

Varför är det bra för produktiviteten att skapa en grupp i Gmail?

Även om det kan vara mer användbart att veta hur man skapar en e-postgrupp i Gmail före sociala medier, är e-post fortfarande mer effektivt för att hålla saker organiserade och till hands. Grupper i messengers kan bli röriga, medan e-postmeddelanden är mycket mer organiserade och sökvänliga.

Anta att du är medlem i en föräldrakommitté på skolan. Du kanske vill skapa tre e-postgrupper i Gmail:

1. andra medlemmar i kommittén (för att organisera arbetsflödet)
2. för skoladministration och lärare (för att uppdatera händelser och säkerställa ett smidigt samarbete)
3. alla föräldrar till barn i klassen (för att informera om kommitténs initiativ).

Eller så älskar du att fiska och träffas för en helg på en sjö med dina vänner varannan månad. En kontaktgrupp för fiskare skulle hjälpa till att skicka inbjudningar och boka tid i era Gmail-kalendrar.

Många Gmail-användare har en etikett som heter "Familj". Det gör att de snabbt kan skicka en påminnelse om en Thanksgiving-middag eller rekommendera en ny cool öppning i staden till sina nära och kära.

I en affärsmiljö sparar grupper massor av tid av en anledning: du kommer knappast ihåg namnen på personerna på marknadsavdelningen, HR-avdelningen eller din leverantörslista, än mindre leta upp deras e-postmeddelanden som är utspridda över hela inkorgen och internet. Om du har för vana att gruppera dina kontakter i Workspace kan du spara massor av tid.

När du skapar en e-postgrupp i Gmail kan du också använda den för kalendrar och för att dela dokument, så det är en riktig tidsbesparing. 

Låt oss nu förklara denna metod i detalj.

Så här skapar du en kontaktgrupp i Gmail 

Använd etiketter i Google Kontakter för att skapa en Gmail-grupp

1. Gå till Google Apps (leta efter den fyrkantiga ikonen med 3 x 3 prickar i det övre högra hörnet av Gmail)
2. Hitta Google Kontakter
3. I den vänstra sidofältet klickar du på "+ Skapa etikett"
   
4. Ange ett beskrivande namn på en grupp i popup-fönstret och klicka på Spara. I vårt exempel skapade vi ett "HR-team".
   

Viktigt att veta när du skapar en grupp i Gmail

Nu när du vet hur man skapar grupper i e-post hjälper guiderna nedan dig att tillämpa denna kunskap i praktiken. Låt oss se hur man lägger till eller tar bort en ny kontakt till en grupp, samt hur man byter namn på och tar bort en etikett i Gmail.

Så här lägger du till personer i kontaktgruppen i Gmail

Om du vill lägga till en kontakt i en grupp måste du gå till 

1. Gå till Google Apps
2. Gå till Kontaktpersoner
3. Hitta den kontakt du vill lägga till i en grupp och klicka på tre prickar till höger i raden för att se Fler åtgärder.
   
4. Kryssa i bredvid namnet på den grupp som kontakten ska tilldelas under Ändra etiketter
   

Så här lägger du till flera kontakter i en grupp

Följ bara dessa steg:

1. Gå till Google-kontakter
2. Kryssa i alla kontakter som du behöver för att samla under samma etikett
3. Klicka på Hantera etiketter Ikon
   
4. Skapa en ny etikett eller kontrollera den befintliga.
   

Så enkelt är det, alla kontrollerade kontakter finns nu i den grupp du väljer. Du kan skicka dem ett massmail, en inbjudan till kalendern eller dela filer.

Så här tar du bort personer från kontaktgrupper i Gmail

För att ta bort en person från en grupp i din Gmail följer du samma algoritm som ovan, men den här gången avmarkerar du markeringen under Ändra etiketter.

Hur man byter namn på Gmail-kontaktgruppen

Om du vill byta namn på en Gmail-kontaktgrupp ska du utföra följande steg:

1. Gå till Google Kontakter
2. I det vänstra sidofältet under Etiketter håll muspekaren över den grupp du vill byta namn på
3. Klicka på pennikonen Byt namn på etiketten.
   
4. Skriv in ett nytt gruppnamn i ett popup-fönster och klicka på Spara.
   

Hur man tar bort kontaktgrupp i Gmail

1. Gå till Google Kontakter
2. I det vänstra sidofältet under Etiketter håll muspekaren över den grupp du vill ta bort
3. Klicka på papperskorgsikonen Ta bort etikett.
   
4. Systemet kommer att föreslå alternativ för att behålla alla kontakter och ta bort etiketten eller för att ta bort etiketten tillsammans med de kontakter som är kopplade till den. Välj det alternativ som passar dig bäst:
   • Behåll alla kontakter och radera denna etikett
   • Ta bort alla kontakter och ta bort den här etiketten
     
5. Klicka på Radera.

Hur skickar jag ett e-postmeddelande till min nya Gmail-grupp?

Att skicka ett e-postmeddelande till en grupp kontakter som är taggade under en gemensam etikett är ganska enkelt:

1. Klicka på Komponera från Gmails inkorg
2. Börja skriva in gruppnamnet i adressfältet - det visas som ett förslagsalternativ, klicka på det för att välja
3. Skriv och skicka ett e-postmeddelande som vanligt.

Viktigt:

Om du inte vill att alla mottagare ska veta vem meddelandet skickades till skriver du in gruppnamnet i adressfältet där det står Till:

Men om du behöver dölja listan över mottagarna i gruppen: 

• Klicka på Komponera 
• Klicka på Bcc i adressfältets högra ände
• En ny Bcc raden i adressfältet visas
• Börja skriva namnet på gruppen och klicka på det när det visas
• Skriv meddelandet som vanligt.

Gratulerar! På så sätt kan ingen av personerna på listan se vem det skickades till.

Slutsats

Det är enkelt och intuitivt att skapa en grupp i Gmail, men många användare vet inte att gruppfunktionaliteten gömmer sig under Etiketter funktion.

När folk väl har fått reda på att det finns och att det är tidsbesparande, går det inte att stoppa skapandet av fler och fler grupper eller att lägga till samma kontakt i ett halvt dussin av dem. Detta tidsbesparande trick uppskattas särskilt av äldre personer, som kan behöva lite tid för att koncentrera sig och komma ihåg namnen på de personer som de försöker skicka ett meddelande till.

Vet du redan vilka etiketter du behöver skapa i dina Gmail-kontakter?