Yhteystietoryhmän luominen Gmailissa

TLDR: Gmail-tuotteissa on kaksi tapaa tehdä yhteystietoryhmiä, joista toinen on käyttää Tarrat ja toinen on luoda ryhmän sähköpostiosoite osoitteessa Google-ryhmät (vain Google Workspace -käyttäjille).

Ennen kuin hyppäämme ensimmäisen Gmail-menetelmän vaiheittaiseen ohjeeseen (koska se on saatavilla sekä maksulliseen että ilmaiseen versioon), tarkastellaan skenaarioita siitä, miten tämä tieto voi auttaa säästämään aikaa ja saavuttamaan enemmän vähemmillä napsautuksilla joka päivä. Toisin sanoen, miksi sinun pitäisi välittää ryhmien luomisesta Gmailissa?

Miksi ryhmän luominen Gmailissa on hyödyllistä tuottavuutesi kannalta?

Vaikka Gmailin sähköpostiryhmän luominen voisi olla hyödyllisempää ennen sosiaalista mediaa, sähköpostit ovat silti tehokkaampia asioiden järjestämisen ja käsillä pitämisen kannalta. Messengerissä olevat ryhmät saattavat sotkeutua, kun taas sähköpostit ovat paljon järjestäytyneempiä ja hakuystävällisempiä.

Oletetaan, että olet koulun vanhempaintoimikunnan jäsen. Haluat ehkä luoda kolme sähköpostiryhmää Gmailiin:

1. muut komitean jäsenet (työnkulun organisoimiseksi)
2. koulun hallinnolle ja opettajille (tapahtumien päivittämiseksi ja sujuvan yhteistyön varmistamiseksi).
3. kaikille luokan lasten vanhemmille (tiedottaa komitean aloitteista).

Tai rakastat kalastusta ja tapaat ystäväsi kanssa viikonlopun järvellä muutaman kuukauden välein. Kalastajien yhteysryhmä auttaisi lähettämään kutsuja ja varaamaan aikaa Gmail-kalentereihinne.

Monilla Gmail-käyttäjillä on nimike "Perhe". Sen avulla he voivat lähettää nopeasti muistutuksen kiitospäivän illallisesta tai suositella läheisilleen uutta hienoa avajaispaikkaa kaupungissa.

Yritysympäristössä ryhmät säästävät käyttäjiltä valtavasti aikaa yhdestä syystä: tuskin muistat markkinointi- ja henkilöstöhallinnon henkilöiden nimiä tai toimittajaluetteloasi, puhumattakaan siitä, että muistaisit etsiä heidän sähköpostejaan, jotka ovat hajallaan postilaatikossa ja internetissä. Jos sinulla on tapana ryhmitellä yhteystietosi Workspacessa, voit säästää paljon aikaa.

Kun luot Gmailiin sähköpostiryhmän, voit käyttää sitä myös kalentereihin ja asiakirjojen jakamiseen, joten se säästää aikaa. 

Selitetään nyt tämä menetelmä yksityiskohtaisesti.

Yhteystietoryhmän luominen Gmailissa 

Tarrojen käyttäminen Google-yhteystiedoissa Gmail-ryhmän muodostamiseen

1. Siirry osoitteeseen Google Apps (etsi Gmailin oikeassa yläkulmassa olevaa 3 x 3 pisteen neliön muotoista kuvaketta.)
2. Etsi Google Yhteystiedot
3. Napsauta vasemmassa sivupalkissa "+ Luo etiketti"
   
4. Nimeä ryhmä kuvailevasti ponnahdusikkunassa ja napsauta sitten Tallenna. Esimerkissämme loimme "HR-tiimin".
   

Asiat, jotka on hyvä tietää luodessasi ryhmää Gmailissa

Nyt kun tiedät, miten ryhmiä muodostetaan sähköpostissa, alla olevat oppaat auttavat sinua soveltamaan tätä tietoa käytännössä. Katsotaan, miten voit lisätä tai poistaa uuden yhteystiedon ryhmään ja miten voit nimetä uudelleen ja poistaa tunnisteen Gmailissa.

Kuinka lisätä ihmisiä yhteyshenkilöryhmään Gmailissa

Jos haluat lisätä yhteystiedon ryhmään, sinun on mentävä: 

1. Siirry osoitteeseen Google Apps
2. Siirry osoitteeseen Yhteystiedot
3. Etsi yhteystieto, jonka haluat lisätä ryhmään, ja napsauta kolmea pistettä rivin oikeassa reunassa, jolloin näyttöön tulee Lisää toimia.
   
4. Rastita sen ryhmän nimen vieressä, johon yhteyshenkilö halutaan määrittää kohdassa Vaihda etiketit
   

Useiden yhteystietojen lisääminen ryhmään

Seuraa vain näitä ohjeita:

1. Siirry Googlen yhteystietoihin
2. Rastita kaikki yhteystiedot, jotka haluat yhdistää saman nimikkeen alle.
3. Klikkaa Tarrojen hallinta Kuvake
   
4. Luo uusi etiketti tai tarkista olemassa oleva etiketti.
   

Kaikki tarkistetut yhteystiedot ovat nyt valitsemassasi ryhmässä. Voit lähettää heille joukkoviestin, kutsun kalenteriin tai jakaa tiedostoja.

Kuinka poistaa ihmisiä Gmailin yhteystietoryhmistä?

Jos haluat poistaa henkilön Gmailin ryhmästä, noudata samaa algoritmia kuin edellä, mutta tällä kertaa poista rasti kohdasta "Ryhmä". Vaihda etikettejä.

Kuinka nimetä uudelleen Gmailin yhteystietoryhmä

Jos haluat nimetä Gmail-yhteysryhmän uudelleen, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:

1. Siirry osoitteeseen Google Yhteystiedot
2. Vasemmassa sivupalkissa kohdassa Tarrat Vie hiiren kursori sen ryhmän päälle, jonka haluat nimetä uudelleen.
3. Napsauta kynäkuvaketta Nimeä etiketti uudelleen.
   
4. Kirjoita uusi ryhmän nimi ponnahdusikkunaan ja napsauta sitten Tallenna.
   

Yhteystietoryhmän poistaminen Gmailissa

1. Siirry osoitteeseen Google Yhteystiedot
2. Vasemmassa sivupalkissa kohdassa Tarrat Vie hiiren osoitin sen ryhmän päälle, jonka haluat poistaa
3. Napsauta roskakori-kuvaketta Poista etiketti.
   
4. Järjestelmä ehdottaa vaihtoehtoja, että kaikki yhteystiedot säilytetään ja etiketti poistetaan tai että etiketti ja siihen liittyvät yhteystiedot poistetaan. Valitse sinulle sopiva vaihtoehto:
   • Pidä kaikki yhteystiedot ja poista tämä merkintä
   • Poista kaikki yhteystiedot ja poista tämä etiketti
     
5. Klikkaa Poista.

Miten lähetän sähköpostin uudelle Gmail-ryhmälleni?

Sähköpostin lähettäminen ryhmälle yhteystietoja, jotka on merkitty yhteisen tunnisteen alle, on melko helppoa:

1. Klikkaa Laadi Gmailin postilaatikosta
2. Kirjoita osoitepalkkiin ryhmän nimi - se tulee näkyviin ehdotusvaihtoehtona, valitse se napsauttamalla sitä.
3. Kirjoita ja lähetä sähköpostia tavalliseen tapaan.

Tärkeää:

Jos sinua ei haittaa, että kaikki vastaanottajat tietävät, kenelle viesti on lähetetty, kirjoita ryhmän nimi osoiteriville, jossa lukee To:

Jos kuitenkin haluat salata ryhmään kuuluvien vastaanottajien luettelon: 

• Klikkaa Laadi 
• Napsauta Bcc osoitepalkin oikeassa päässä
• Uusi Bcc osoitepalkin riville ilmestyy
• Aloita ryhmän nimen kirjoittaminen ja napsauta sitä, kun se tulee näkyviin.
• Laadi viesti tavalliseen tapaan.

Onneksi olkoon! Näin kukaan listan henkilöistä ei näe, kenelle se on lähetetty.

Päätelmä

Vaikka ryhmän luominen Gmailissa on yksinkertaista ja intuitiivista, monet käyttäjät eivät tiedä, että ryhmätoiminnot ovat piilossa Gmailin alla. Tarrat ominaisuus.

Kun ihmiset ovat oppineet sen olemassaolosta ja ajan säästöpotentiaalista, ei ole mitään estettä sille, että luodaan yhä uusia ryhmiä tai lisätään sama yhteyshenkilö puoli tusinaa ryhmää. Tätä ajanhallintatemppua arvostavat erityisesti vanhemmat ihmiset, joilla saattaa kestää jonkin aikaa keskittyä ja muistaa niiden ihmisten nimet, joille he yrittävät lähettää viestin.

Tiedätkö jo, mitä tarroja sinun on luotava Gmailin yhteystietoihin?