Cómo crear un grupo de contactos en Gmail

TLDR: Hay dos maneras de hacer grupos de contactos en los productos de Gmail, una de ellas es utilizar Etiquetas y otra es crear una dirección de correo electrónico de grupo en Grupos de Google (sólo para usuarios de Google Workspace).

Antes de entrar de lleno en el manual paso a paso del primer método de Gmail (ya que está disponible tanto para la versión de pago como para la gratuita), vamos a plantearnos cómo estos conocimientos pueden ayudarte a ahorrar tiempo y a conseguir más con menos clics cada día. En otras palabras, ¿por qué debería importarte crear grupos en Gmail?

¿Por qué es útil para tu productividad crear un grupo en Gmail?

Aunque saber cómo crear un grupo de correo electrónico en Gmail podría ser más útil antes que las redes sociales, los correos electrónicos siguen siendo más eficientes para mantener las cosas organizadas y a mano. Los grupos en messengers pueden quedar desordenados, mientras que los correos electrónicos son mucho más organizados y fáciles de buscar.

Supongamos que eres miembro de un comité de padres en el colegio. Es posible que desee crear tres grupos de correo electrónico en Gmail:

1. otros miembros del comité (para organizar el flujo de trabajo)
2. para la administración escolar y los profesores (para poner al día los acontecimientos y garantizar una colaboración fluida)
3. todos los padres de los niños de la clase (para comunicarles las iniciativas del comité).

O te encanta pescar y quedas un fin de semana en un lago con tus amigos cada pocos meses. Un grupo de contactos de pescadores ayudaría a enviar invitaciones y reservar tiempo en los calendarios de Gmail.

Muchos usuarios de Gmail tienen una etiqueta llamada "Familia". Les permite enviar rápidamente a sus allegados un recordatorio sobre una cena de Acción de Gracias o recomendarles una nueva apertura interesante en la ciudad.

En un entorno empresarial, los grupos ahorran mucho tiempo a los usuarios por una razón: apenas recuerdas los nombres de las personas de marketing, RR.HH. o de tu lista de proveedores, por no hablar de buscar sus correos electrónicos desperdigados por la bandeja de entrada e Internet. Tener el hábito de agrupar tus contactos en Workspace puede ahorrarte mucho tiempo.

Cuando creas un grupo de correo electrónico en Gmail, también puedes utilizarlo para los calendarios y para compartir documentos, así que es un auténtico ahorro de tiempo. 

Ahora vamos a explicar este método en detalle.

Cómo crear un grupo de contactos en Gmail 

Utilizar etiquetas en los contactos de Google para crear un grupo de Gmail

1. Ir a Google Apps (busca el icono cuadrado de 3 x 3 puntos en la esquina superior derecha de Gmail)
2. Encuentre Contactos de Google
3. En la barra lateral izquierda, haga clic en "+ Crear etiqueta"
   
4. Asigne un nombre descriptivo a un Grupo en la ventana emergente y haga clic en Guardar. En nuestro ejemplo, creamos un "Equipo de RRHH".
   

Aspectos a tener en cuenta al crear un grupo en Gmail

Ahora que ya sabes cómo hacer grupos en el correo electrónico, las guías siguientes te ayudarán a aplicar estos conocimientos en la práctica. Veamos cómo añadir o eliminar un nuevo contacto a un grupo, así como cómo renombrar y eliminar una etiqueta en Gmail.

Cómo añadir personas a un grupo de contactos en Gmail

Para añadir un contacto a un grupo, tienes que ir a: 

1. Ir a Google Apps
2. Ir a Contactos
3. Busque el contacto que desea añadir a un grupo y haga clic en los tres puntos del extremo derecho de la fila para ver Más acciones.
   
4. Marque la casilla situada junto al nombre del grupo al que desea asignar el contacto en Cambiar etiquetas
   

Cómo añadir varios contactos a un grupo

Sólo tienes que seguir estos pasos:

1. Ir a los contactos de Google
2. Marca todos los contactos que necesites unir bajo la misma etiqueta
3. Haga clic en Gestionar etiquetas Icono
   
4. Cree una nueva etiqueta o compruebe la existente.
   

Tan fácil como eso, todos los contactos verificados están ahora en el grupo que elijas. Puedes enviarles un correo masivo, una invitación al calendario o compartir archivos.

Cómo eliminar personas de los grupos de contactos en Gmail

Para eliminar a una persona de un grupo de tu cuenta de Gmail, sigue el mismo algoritmo que en el caso anterior, pero esta vez desmarca la marca que aparece debajo de Cambiar etiquetas.

Cómo cambiar el nombre de un grupo de contactos de Gmail

Para cambiar el nombre de un grupo de contactos de Gmail, sigue estos pasos:

1. Ir a Contactos de Google
2. En la barra lateral izquierda, en Etiquetas sitúe el cursor sobre el grupo cuyo nombre desea cambiar
3. Haga clic en el icono del lápiz Renombrar etiqueta.
   
4. Escriba un nuevo nombre de grupo en una ventana emergente y haga clic en Guardar.
   

Cómo eliminar un grupo de contactos en Gmail

1. Ir a Contactos de Google
2. En la barra lateral izquierda, en Etiquetas sitúe el cursor sobre el grupo que desea eliminar
3. Haga clic en el icono de la papelera Eliminar etiqueta.
   
4. El sistema te sugerirá las opciones de conservar todos los contactos y eliminar la etiqueta o eliminar la etiqueta junto con los contactos asociados a ella. Elige la opción que más te convenga:
   • Mantener todos los contactos y eliminar esta etiqueta
   • Borrar todos los contactos y eliminar esta etiqueta
     
5. Haga clic en Borrar.

¿Cómo envío un correo electrónico a mi nuevo grupo de Gmail?

Enviar un correo electrónico a un grupo de contactos etiquetados bajo una etiqueta común es bastante fácil:

1. Haga clic en Componga de la bandeja de entrada de Gmail
2. En la barra de direcciones, empiece a escribir el nombre del grupo - aparecerá como una opción de sugerencia, haga clic en ella para seleccionarlo
3. Escriba y envíe un correo electrónico como de costumbre.

Importante:

Si no te importa que todos los destinatarios sepan a quién se envió el mensaje, escribe el nombre del grupo en la barra de direcciones que dice Para:

Sin embargo, si necesitas ocultar la lista de los destinatarios del grupo: 

• Haga clic en Componga 
• Haga clic en el botón CCO en el extremo derecho de la barra de direcciones
• Un nuevo CCO de la barra de direcciones
• Empieza a escribir el nombre del grupo y haz clic en él cuando aparezca
• Redacta el mensaje como de costumbre.

Felicidades. Así ninguna de las personas de la lista podrá ver a quién se envió.

Conclusión

Aunque crear un grupo en Gmail es sencillo e intuitivo, muchos usuarios no saben que la funcionalidad de grupo se esconde bajo la etiqueta Etiquetas característica.

Una vez que la gente se entera de su existencia y de su potencial para ahorrar tiempo, no hay quien pare de crear más y más grupos o de añadir el mismo contacto a media docena de ellos. Este truco de gestión del tiempo es especialmente apreciado por las personas mayores, que pueden tardar algún tiempo en concentrarse y recordar los nombres de las personas a las que intentan enviar un mensaje.

¿Ya sabes qué etiquetas tienes que crear en tus Contactos de Gmail?