Sådan opretter du en gruppe af kontakter i Gmail

TLDR: Der er to måder at lave grupper af kontakter på i Gmail-produkter, den ene er at bruge Etiketter og en anden er at oprette en gruppe-e-mail-adresse i Google-grupper (kun for Google Workspace-brugere).

Før vi går i gang med en trinvis vejledning i den første Gmail-metode (som findes i både betalte og gratis versioner), så lad os se på scenarier for, hvordan denne viden kan hjælpe dig med at spare tid og opnå mere med færre klik hver dag. Med andre ord, hvorfor skulle du være interesseret i at oprette grupper i Gmail?

Hvorfor er det nyttigt for din produktivitet at oprette en gruppe i Gmail?

Selvom det kunne være mere nyttigt at vide, hvordan man opretter en e-mailgruppe i Gmail før de sociale medier, er e-mails stadig mere effektive til at holde tingene organiseret og ved hånden. Grupper i messengers kan blive rodede, mens e-mails er meget mere organiserede og søgevenlige.

Lad os sige, at du er medlem af et forældreudvalg på skolen. Du vil måske gerne oprette tre e-mailgrupper i Gmail:

1. andre medlemmer af udvalget (til at organisere arbejdsgangen)
2. for skoleledelse og lærere (for at opdatere begivenheder og sikre et smidigt samarbejde)
3. alle forældre til børn i klassen (for at kommunikere om udvalgets initiativer).

Eller du elsker at fiske og mødes til en weekend på en sø med dine venner hver anden måned. En kontaktgruppe for fiskere ville hjælpe med at sende invitationer og booke tid i jeres Gmail-kalendere.

Mange Gmail-brugere har en label, der hedder "Familie". Det giver dem mulighed for hurtigt at sende en påmindelse om en Thanksgiving-middag eller anbefale en ny cool åbning i byen til deres nærmeste.

I et forretningsmiljø sparer grupper brugerne for masser af tid af én grund: Du kan næsten ikke huske navnene på folkene i marketing, HR eller din leverandørliste, og slet ikke slå deres e-mails op, som ligger spredt ud over hele indbakken og internettet. Hvis du har for vane at gruppere dine kontakter i Workspace, kan du spare masser af tid.

Når du opretter en e-mailgruppe i Gmail, kan du også bruge den til kalendere og til at dele dokumenter, så det er virkelig tidsbesparende. 

Lad os nu forklare denne metode i detaljer.

Sådan opretter du en kontaktgruppe i Gmail 

Brug etiketter i Google Kontakter til at oprette en Gmail-gruppe

1. Gå til Google Apps (se efter det firkantede ikon med 3 x 3 prikker i øverste højre hjørne af Gmail)
2. Find Google Kontakter
3. Klik på i venstre side "+ Opret etiket"
   
4. Giv en gruppe et beskrivende navn i popup-vinduet, og klik på Gemme. I vores eksempel oprettede vi et "HR-team".
   

Det skal du vide, når du opretter en gruppe i Gmail

Nu hvor du ved, hvordan man opretter grupper i e-mail, vil vejledningerne nedenfor hjælpe dig med at anvende denne viden i praksis. Lad os se, hvordan man tilføjer eller fjerner en ny kontakt til en gruppe, samt hvordan man omdøber og sletter en label i Gmail.

Sådan tilføjer du folk til kontaktgruppen i Gmail

For at tilføje en kontakt til en gruppe skal du gå til: 

1. Gå til Google Apps
2. Gå til Kontaktpersoner
3. Find den kontakt, du vil føje til en gruppe, og klik på de tre prikker i højre ende af rækken for at se Flere handlinger.
   
4. Sæt kryds ud for navnet på den gruppe, du vil tildele kontakten til under Skift etiketter
   

Sådan tilføjer du flere kontakter til en gruppe

Du skal bare følge disse trin:

1. Gå til Google-kontakter
2. Sæt kryds ved alle kontakter, som du vil samle under samme etiket
3. Klik på Administrer etiketter Ikon
   
4. Opret en ny etiket, eller tjek den eksisterende.
   

Så nemt er det, og alle markerede kontakter er nu i den gruppe, du vælger. Du kan sende dem en massemail, en invitation til kalenderen eller dele filer.

Sådan fjerner du folk fra kontaktgrupper i Gmail

For at fjerne en person fra en gruppe i din Gmail skal du følge den samme algoritme som ovenfor, men denne gang skal du fjerne markeringen under Skift etiketter.

Sådan omdøber du en Gmail-kontaktgruppe

For at omdøbe en Gmail-kontaktgruppe skal du udføre følgende trin:

1. Gå til Google Kontakter
2. I venstre sidepanel under Etiketter Hold musen over den gruppe, du vil omdøbe
3. Klik på blyant-ikonet Omdøb etiketten.
   
4. Skriv et nyt gruppenavn i et popup-vindue, og klik på Gemme.
   

Sådan sletter du en kontaktgruppe i Gmail

1. Gå til Google Kontakter
2. I venstre sidepanel under Etiketter Hold musen over den gruppe, du vil slette
3. Klik på skraldespandsikonet Slet etiketten.
   
4. Systemet vil foreslå muligheder for at beholde alle kontakter og slette etiketten eller for at slette etiketten sammen med de kontakter, der er knyttet til den. Vælg den mulighed, der passer bedst til dig:
   • Behold alle kontakter og slet denne label
   • Slet alle kontakter og slet denne label
     
5. Klik på Sletning.

Hvordan sender jeg en e-mail til min nye Gmail-gruppe?

Det er ret nemt at sende en e-mail til en gruppe af kontakter, som er tagget under en fælles etiket:

1. Klik på Sammensæt fra Gmails indbakke
2. Begynd at skrive gruppenavnet i adresselinjen - det vises som en forslagsmulighed, klik på det for at vælge
3. Skriv og send en e-mail, som du plejer.

Det er vigtigt:

Hvis du ikke har noget imod, at alle modtagere ved, hvem beskeden er sendt til, skal du skrive gruppenavnet i adresselinjen, hvor der står Til:

Men hvis du har brug for at skjule listen over modtagerne i gruppen: 

• Klik på Sammensæt 
• Klik på Bcc i adresselinjens højre ende
• En ny Bcc linje i adresselinjen vises
• Begynd at skrive navnet på gruppen, og klik på det, når det vises
• Skriv beskeden, som du plejer.

Tillykke med det! På den måde kan ingen af personerne på listen se, hvem den er sendt til.

Konklusion

Det er enkelt og intuitivt at oprette en gruppe i Gmail, men mange brugere ved ikke, at gruppefunktionaliteten gemmer sig under Etiketter funktion.

Når folk først har hørt om dens eksistens og tidsbesparende potentiale, kan de ikke lade være med at oprette flere og flere grupper eller tilføje den samme kontakt til et halvt dusin af dem. Dette tidsbesparende trick er især værdsat af ældre mennesker, som kan bruge lidt tid på at koncentrere sig og huske navnene på de mennesker, de forsøger at sende en besked til.

Ved du allerede, hvilke etiketter du skal oprette i dine Gmail-kontakter?