Μοιραστείτε τις επαφές της Capsule μέσω του Google Workspace, εξοικονομώντας έξοδα CRM και ενισχύοντας τη συνεργασία

Το Capsule CRM είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διαχείριση των πελατειακών σχέσεων. Ωστόσο, όπως κάθε σύνθετο σύστημα CRM, δεν στερείται των αδυναμιών του. Μπορεί να μην είναι η καλύτερη λύση για ομάδες που ενδιαφέρονται κυρίως για τα χαρακτηριστικά διαχείρισης επαφών αυτού του συστήματος CRM. Το Capsule απαιτεί ξεχωριστή άδεια χρήσης για κάθε μέλος της ομάδας, και όταν χρησιμοποιείται κυρίως για τη διαχείριση επαφών, τα έξοδα του CRM μπορούν γρήγορα να εκτοξευθούν στα ύψη.

Ωστόσο, υπάρχει μια άλλη πολύ φθηνότερη και πιο κατάλληλη λύση για εταιρείες που αναζητούν εξαιρετικό λογισμικό συντήρησης επαφών. Το Shared Contact Manager, ενσωματωμένο στο Capsule CRM, είναι το εργαλείο που αντιμετωπίζει αυτές τις προκλήσεις. Η κοινή διαχείριση επαφών στο πλαίσιο του Google Workspace επιτρέπει στους οργανισμούς να διαχειρίζονται και να μοιράζονται αποτελεσματικά τις επαφές χωρίς να έντονο κόστος που σχετίζονται με πολλαπλές άδειες CRM. Αυτή η ενσωμάτωση προσφέρει μια απλή, ευέλικτη και οικονομικά αποδοτική προσέγγιση, επιτρέποντας σε όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση, να ενημερώνουν και να συνεργάζονται σε επαφές μεμονωμένα και μαζί ως ομάδα.

Με την Κοινή Διαχείριση Επαφών, οι ομάδες μπορούν να απολαμβάνουν το καλύτερο και από τους δύο κόσμους: τις προηγμένες δυνατότητες του Capsule CRM και την ευκολία συνεργασίας του Google Workspace. Χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή την εφαρμογή και να ανταμείψετε την επιχείρησή σας.

Συγχρονισμός επαφών από το Capsule CRM και το Google Contacts

Αρχικά, ρυθμίστε το Capsule ώστε να δημιουργεί αυτόματα έναν φάκελο με τις επαφές σας και να τον ενσωματώνει στον λογαριασμό σας στο Google.

Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Capsule, κάντε κλικ στο όνομά σας στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και επιλέξτε "Οι προτιμήσεις μου".

Από τις διαθέσιμες ρυθμίσεις, επιλέξτε "Ρυθμίσεις Google".

Στην ενότητα "Ενσωμάτωση επαφών Google", κάντε κλικ στο κουμπί "Ξεκινήστε".

Τώρα, πρέπει να επιτρέψετε στο Capsule CRM να δημιουργήσει μια ετικέτα για όλες τις υπάρχουσες επαφές. Προχωρώντας προς τα εμπρός, όλες οι νέες επαφές που προστίθενται στο λογαριασμό σας Google θα περιλαμβάνονται αυτόματα σε αυτή την ετικέτα.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Χρήση επαφών κάψουλας". Στο επόμενο παράθυρο, το CRM θα σας ζητήσει να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Google και θα σας ενημερώσει για τις ενέργειες που μπορεί να εκτελέσει με τη λίστα επαφών σας.

Μοιραστείτε επαφές Capsule με την εφαρμογή Shared Contacts Manager 

Όλα είναι έτοιμα για να μοιραστείτε τα δεδομένα των πελατών σας με συναδέλφους, υπαλλήλους ή συνεργάτες. Για να το κάνετε αυτό, συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Shared Contacts Manager. Εάν δεν έχετε εγκαταστήσει ακόμη την εφαρμογή, κάντε κλικ στο εδώ.

 Στο αριστερό μενού, θα δείτε μια νέα ομάδα επαφών ενσωματωμένη στο Capsule, η οποία περιέχει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των πελατών, των προμηθευτών και άλλων χρηστών σας. Για να μοιραστείτε αυτή την ομάδα, κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση". Αυτό μπορείτε να το κάνετε με δύο τρόπους: είτε περνάτε το ποντίκι σας πάνω από το όνομα της ετικέτας και κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Κοινή χρήση" είτε πατάτε το μεγάλο κουμπί στη δεξιά πλευρά του περιβάλλοντος εργασίας Shared Contacts Manager.

Τώρα βλέπετε μπροστά σας το παράθυρο ρυθμίσεων κοινής χρήσης. Για να δώσετε πρόσβαση στους συναδέλφους σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Εισάγετε τα άτομα στα οποία θέλετε να παρέχετε πρόσβαση. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με διάφορους τρόπους: να εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους χειροκίνητα, να επιλέξετε άτομα από την αναπτυσσόμενη λίστα ή να πληκτρολογήσετε τα ονόματά τους. Κάντε κλικ στο πεδίο "Προσθήκη email" και προσθέστε άτομα χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις μεθόδους.

2. Αφού επιλέξετε όλα τα μέλη της ομάδας, εκχωρήστε τους τα κατάλληλα δικαιώματα. Το επίπεδο πρόσβασης "Μπορεί να επεξεργαστεί" είναι το πιο λειτουργικό, καθώς επιτρέπει σε οποιονδήποτε να ενημερώνει τα στοιχεία επικοινωνίας, διασφαλίζοντας ότι η λίστα παραμένει επίκαιρη. Κάντε κλικ στην επιλογή "Δικαιώματα" και επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Share Label" μόλις ολοκληρωθούν όλες οι ρυθμίσεις.

Τελικά λόγια για την ενσωμάτωση του Google και του Capsule CRM

Αυτό είναι! Λίγα μόνο λεπτά που θα αφιερώσετε για να ρυθμίσετε τη διασύνδεση του Capsule με το Share Contacts Manager θα σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα. Τώρα, όλοι όσοι έχετε μοιραστεί την ετικέτα - όχι μόνο ο διαχειριστής του τομέα σας - μπορούν να χρησιμοποιούν και να επεξεργάζονται τα δεδομένα της επαφής όπως απαιτείται. Αυτό προάγει τη συνεργασία, αυξάνει την παραγωγικότητα και διασφαλίζει τη συνοχή των διαδικασιών στις αρμοδιότητες της ομάδας ή του τμήματός σας. Το καλύτερο από όλα, είναι ότι δεν κοστίζει σχεδόν τίποτα σε σύγκριση με την αγορά μιας πλήρους άδειας CRM για κάθε εργαζόμενο.