Συγχρονισμός και κοινή χρήση των επαφών Apptivo με το Google και ελαχιστοποίηση των λογαριασμών CRM 

Όλοι γνωρίζουμε τα κύρια πλεονεκτήματα των συστημάτων CRM. Το Apptivo είναι ένα από αυτά τα CRM. Πρόκειται για ένα λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων που βασίζεται στο cloud και έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες. Ωστόσο, έχουν επίσης σημαντικά μειονεκτήματα, κυρίως τα κόστος των αδειών τους. Μόνο οι μεγάλες εταιρείες μπορούν συνήθως να αντέξουν αυτά τα έξοδα. Ένα άλλο ζήτημα είναι ότι για πολλές μεσαίες και μικρές επιχειρήσεις, η χρήση πολύπλοκων συστημάτων CRM δεν είναι μόνο δαπανηρή αλλά συχνά και αδικαιολόγητη. Αυτές οι επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται να μοιράζονται τις επαφές τους σε ολόκληρο τον οργανισμό καταλήγουν να πληρώνουν πολλά για λειτουργίες που δεν χρειάζονται. Ως αποτέλεσμα, οι εταιρείες που αναζητούν μια αποτελεσματική λύση διαχείρισης επαφών συχνά αντιμετωπίζουν μια δύσκολη επιλογή.

Ωστόσο, υπάρχει πλέον μια αποτελεσματική λύση που αντιμετωπίζει αυτά τα ζητήματα και έχει ελάχιστο κόστος. Το Shared Contacts Manager είναι μια εξαιρετική επιλογή για εταιρείες που επιδιώκουν να μεγιστοποιήσουν την αποδοτικότητα μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης και διανομής πληροφοριών πελατών. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι ενσωματώστε το το σύστημα CRM που έχετε επιλέξει με το λογαριασμό σας στο Google, δημιουργήστε μια ομάδα των απαραίτητων επαφών και μοιραστείτε την αμέσως με συναδέλφους εντός του τομέα σας ή με οποιονδήποτε εκτός αυτού.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να συγχρονίσετε γρήγορα το λογαριασμό σας Apptivo με τη Google και να μοιραστείτε επαφές χρησιμοποιώντας το Shared Contacts Manager.

Πριν ξεκινήσετε Κοινή χρήση επαφών

Για να συγχρονίσετε τις επαφές σας στο Apptivo με το λογαριασμό σας στο Google, ακολουθήστε τα παρακάτω προπαρασκευαστικά βήματα:

1. Πρέπει να έχετε ενεργή συνδρομή επί πληρωμή στην Apptivo. Οποιοδήποτε πρόγραμμα θα λειτουργήσει.
2. Το Εφαρμογή Apptivo πρέπει να εγκατασταθεί από το Google Workspace Marketplace.
3. Επιπλέον, η Apptivo Εφαρμογή κοινής χρήσης επαφών πρέπει επίσης να εγκατασταθεί από το Google Workspace Marketplace.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει αυτά τα βήματα πριν διαβάσετε περαιτέρω αυτόν τον οδηγό. Διαφορετικά, δεν θα μπορέσετε να ενσωματώσετε τις επαφές του Apptivo με τη Google. 

Αν έχετε κάνει τα πάντα σωστά, και οι δύο εφαρμογές θα πρέπει να εμφανίζονται στις εφαρμογές του Google Workspace Marketplace. 

Λάβετε υπόψη ότι το λογισμικό ενημερώνεται και αλλάζει συχνά. Εάν έχετε οποιεσδήποτε δυσκολίες, επικοινωνήστε με την υποστήριξη πελατών της Apptivo για βοήθεια.

Συγχρονισμός των επαφών σας στο Apptivo CRM με τις επαφές Google 

Μόλις ολοκληρώσετε τα απαραίτητα προπαρασκευαστικά βήματα, μπορείτε να ξεκινήσετε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Apptivo και μεταβείτε στην ενότητα "Επαφές".

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο 'Περισσότερα' που βρίσκεται στη γραμμή κεφαλίδας.
2. Επιλέξτε 'Ρυθμίσεις'

Κάτω από τις "Επαφές" στον αριστερό πίνακα πλοήγησης, βρείτε και κάντε κλικ στην επιλογή "G Suite Integration".

Αν δεν το βλέπετε εκεί, είναι πιθανό να μην έχετε αναβαθμίσει το τρέχον πρόγραμμά σας σε ένα από τα μοντέλα συνδρομής επί πληρωμή.  

Το επόμενο παράθυρο θα σας προτείνει να ενεργοποιήσετε την κοινή χρήση επαφών. Μετακινήστε το κουμπί εναλλαγής στη θέση "Ενεργό" για να ολοκληρώσετε τη διαμόρφωση της ενσωμάτωσης της G Suite. 

Σημαντικό: Μετά τη ρύθμιση του συγχρονισμού, όλες οι νέες επαφές που προστίθενται είτε στις Επαφές Google είτε στο Apptivo CRM θα συγχρονίζονται αυτόματα και προς τις δύο κατευθύνσεις. Ωστόσο, αυτό δεν ισχύει για επαφές που υπήρχαν στους λογαριασμούς σας πριν από την ενεργοποίηση της ενοποίησης. Για να συγχρονίσετε επαφές που είχαν προστεθεί προηγουμένως, θα πρέπει να εξάγετε και να επαναφέρετε τα δεδομένα σε μορφή .csv. Εναλλακτικά, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη πελατών για βοήθεια.

Μοιραστείτε τις επαφές σας στο Apptivo χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Shared Contacts Manager 

Στον αριστερό πίνακα του ταμπλό του Shared Contacts Manager, θα βρείτε όλες τις ομάδες επαφών σας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είναι ενσωματωμένες με το Apptivo. Το σύστημα СRM δημιουργεί και ονομάζει αυτόματα την ετικέτα του, καθιστώντας εύκολη την αναγνώρισή του.

1. Επιλέξτε την ετικέτα 'Apptivo Contacts' για να δείτε τις επαφές της.
2. Κάντε κλικ στο 'Share label'

Τώρα θα εμφανιστεί το παράθυρο ρυθμίσεων κοινής χρήσης. Για να δώσετε πρόσβαση στους συναδέλφους σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Εισάγετε τα άτομα στα οποία θέλετε να παρέχετε πρόσβαση. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με διάφορους τρόπους:

• Εισάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους χειροκίνητα.
• Επιλέξτε άτομα από την αναπτυσσόμενη λίστα.
• Πληκτρολογήστε τα ονόματά τους.
  

Κάντε κλικ στο πεδίο "Προσθήκη email" και προσθέστε άτομα χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις μεθόδους.

2. Αφού επιλέξετε όλα τα μέλη της ομάδας, εκχωρήστε τους τα κατάλληλα δικαιώματα. Το επίπεδο πρόσβασης "Μπορεί να επεξεργαστεί" είναι το πιο λειτουργικό, καθώς επιτρέπει σε οποιονδήποτε να ενημερώνει τα στοιχεία επικοινωνίας, διασφαλίζοντας ότι η λίστα παραμένει επίκαιρη. Κάντε κλικ στην επιλογή "Δικαιώματα" και επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Share Label" μόλις ολοκληρωθούν όλες οι ρυθμίσεις.

Τελικά λόγια για τον αμφίδρομο συγχρονισμό μεταξύ Google και Apptivo CRM

Αυτό είναι! Με λίγα μόλις λεπτά εγκατάστασης, έχετε ενσωματώσει τις επαφές του Apptivo με τη Google και αυτό σας έδωσε πρόσβαση σε νέες δυνατότητες. Το Share Contacts Manager μπορεί πλέον να χρησιμοποιήσει την ετικέτα του Apptivo σας και να βελτιώσει τη ροή εργασίας σας. Τώρα, όλοι όσοι έχετε μοιραστεί την ετικέτα μπορούν να έχουν πρόσβαση και να ενημερώνουν τις πληροφορίες των επαγγελματικών επαφών, όπως απαιτείται. Αυτό προάγει τη συνεργασία, ενισχύει την παραγωγικότητα και παρέχει συνοχή σε όλη την ομάδα ή το τμήμα σας. Επιπλέον, είναι μια ιδιαίτερα φιλική προς τον προϋπολογισμό λύση σε σύγκριση με την αγορά μιας πλήρους άδειας CRM για κάθε εργαζόμενο. Απολαύστε τη βελτιωμένη αποδοτικότητα και την ομαδική εργασία!