Freigabe von Capsule-Kontakten über Google Workspace, Einsparung von CRM-Kosten und Verbesserung der Zusammenarbeit

Capsule CRM ist ein hervorragendes Instrument zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Wie jedes komplexe CRM-System ist es jedoch nicht ohne Schwächen. Es ist möglicherweise nicht die beste Lösung für Teams, die in erster Linie an den Kontaktverwaltungsfunktionen dieses CRM-Systems interessiert sind. Capsule erfordert für jedes Teammitglied eine eigene Lizenz, und wenn es hauptsächlich für die Kontaktverwaltung eingesetzt wird, können die CRM-Kosten schnell in die Höhe schnellen.

Es gibt jedoch eine andere, viel billigere und geeignetere Lösung für Unternehmen, die auf der Suche nach einer guten Software zur Kontaktpflege sind. Shared Contact Manager, integriert mit Capsule CRM, ist das Tool, das diese Herausforderungen angeht. Shared Contact Management innerhalb von Google Workspace ermöglicht es Unternehmen, Kontakte effizient zu verwalten und zu teilen, ohne die hohe Kosten die mit mehreren CRM-Lizenzen verbunden sind. Diese Integration bietet einen einfachen, flexiblen und kosteneffizienten Ansatz, der es allen Teammitgliedern ermöglicht, auf Kontakte einzeln und gemeinsam als Team zuzugreifen, sie zu aktualisieren und zusammenzuarbeiten.

Mit Shared Contact Management können Teams das Beste aus beiden Welten nutzen: die erweiterten Funktionen von Capsule CRM und die einfache Zusammenarbeit mit Google Workspace. Es dauert nur ein paar Minuten, um diese App zu nutzen und die Vorteile für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Kontakte von Capsule CRM und Google Contacts synchronisieren

Konfigurieren Sie Capsule zunächst so, dass es automatisch einen Ordner mit Ihren Kontakten erstellt und diesen in Ihr Google-Konto integriert.

Log in to your Capsule account, click your name in the upper right corner of the screen, and select My Preferences.

From available settings, select Google Settings.

Under Google Contacts Integration, click the Get Started Taste.

Nun müssen Sie Capsule CRM erlauben, ein Label für alle bestehenden Kontakte zu erstellen. In Zukunft werden alle neuen Kontakte, die zu Ihrem Google-Konto hinzugefügt werden, automatisch in dieses Label aufgenommen.

To do this, click Use Capsule Contacts. In the next window, CRM will prompt you to log in to your Google account and inform you about the actions it can perform with your contact list.

Teilen Sie Capsule-Kontakte mit der Shared Contacts Manager-App 

Es ist alles vorbereitet, damit Sie Ihre Kundendaten mit Kollegen, Mitarbeitern oder Partnern teilen können. Melden Sie sich dazu bei Ihrem Shared Contacts Manager-Konto an. Wenn Sie die App noch nicht installiert haben, klicken Sie auf hier.

 In the left-hand menu, you will see a new group of contacts integrated with Capsule, containing all the contact details of your leads, customers, suppliers, and other users. To share this group, click Teilen Sie. You can do this in two ways: either hover your mouse over the label name and click the Teilen Sie icon or press the large button on the right side of the Shared Contacts Manager interface.

Nun sehen Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen vor sich. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihren Kollegen Zugang zu gewähren:

1. Enter the people you want to provide access to. You can do this in several ways: enter their email addresses manually, select people from the drop-down list, or type their names. Click in the Add email field and add people using one of these methods.
2. After selecting all the team members, assign them the appropriate permissions. The Can edit access level is the most functional, as it allows anyone to update the contact details, ensuring the list remains current. Click Permissions and choose one of the available options.
3. Click Share Label once all settings are complete.

Abschließende Worte zur Integration von Google und Capsule CRM

Das war's! Nur ein paar Minuten, die Sie für die Einrichtung der Capsule-Schnittstelle mit dem Share Contacts Manager aufwenden müssen, werden Ihnen langfristig Zeit sparen. Jetzt kann jeder, für den Sie das Label freigegeben haben - nicht nur der Administrator Ihrer Domäne - die Kontaktdaten nach Bedarf nutzen und bearbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit, steigert die Produktivität und gewährleistet die Konsistenz der Prozesse in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung. Und das Beste daran ist, dass kostet so gut wie nichts im Vergleich zum Kauf einer vollständigen CRM-Lizenz für jeden Mitarbeiter.