Partilhe contactos Capsule através do Google Workspace, poupando nas despesas de CRM e aumentando a colaboração

O Capsule CRM é uma excelente ferramenta para gerir as relações com os clientes. No entanto, como qualquer sistema CRM complexo, tem os seus pontos fracos. Pode não ser a melhor solução para equipas interessadas principalmente nas funcionalidades de gestão de contactos deste sistema CRM. O Capsule requer uma licença separada para cada membro da equipa e, quando utilizado principalmente para a gestão de contactos, as despesas de CRM podem aumentar rapidamente.

No entanto, existe outra solução muito mais barata e mais adequada para as empresas que procuram um excelente software de manutenção de contactos. O Shared Contact Manager, integrado no Capsule CRM, é a ferramenta que responde a estes desafios. A Gestão de contactos partilhados no Google Workspace permite às organizações gerir e partilhar contactos de forma eficiente sem a necessidade de custos elevados associados a várias licenças de CRM. Esta integração oferece uma abordagem simples, flexível e económica, permitindo que todos os membros da equipa acedam, actualizem e colaborem nos contactos individualmente e em conjunto como uma equipa.

Com a Gestão de contactos partilhada, as equipas podem desfrutar do melhor de dois mundos: as capacidades avançadas do Capsule CRM e a facilidade de colaboração do Google Workspace. Bastam apenas alguns minutos para começar a utilizar esta aplicação e obter recompensas para a sua empresa.

Sincronizar contactos do Capsule CRM e dos contactos do Google

Primeiro, configure o Capsule para criar automaticamente uma pasta com os seus contactos e integrá-la na sua conta Google.

Inicie sessão na sua conta Capsule, clique no seu nome no canto superior direito do ecrã e seleccione "As minhas preferências".

Nas definições disponíveis, seleccione "Definições do Google".

Em "Integração dos contactos do Google", clique no botão "Começar a utilizar".

Agora, tem de permitir que o Capsule CRM crie uma etiqueta para todos os contactos existentes. A partir daí, todos os novos contactos adicionados à sua conta Google serão automaticamente incluídos nesta etiqueta.

Para tal, clique em "Utilizar contactos do Capsule". Na janela seguinte, o CRM irá solicitar-lhe que inicie sessão na sua conta Google e informá-lo-á sobre as acções que pode executar com a sua lista de contactos.

Partilhar contactos do Capsule com a aplicação Shared Contacts Manager 

Está tudo pronto para partilhar os dados dos seus clientes com colegas, funcionários ou parceiros. Para o fazer, inicie sessão na sua conta Shared Contacts Manager. Se ainda não tiver instalado a aplicação, clique em aqui.

 No menu do lado esquerdo, verá um novo grupo de contactos integrado no Capsule, contendo todos os detalhes de contacto dos seus contactos, clientes, fornecedores e outros utilizadores. Para partilhar este grupo, clique em "Partilhar". Pode fazê-lo de duas maneiras: passar o rato sobre o nome da etiqueta e clicar no ícone "Partilhar" ou premir o botão grande do lado direito da interface Shared Contacts Manager.

Agora vê a janela de definições de partilha à sua frente. Para dar acesso aos seus colegas, siga estes passos:

1. Introduza as pessoas a quem pretende dar acesso. Pode fazê-lo de várias formas: introduzir manualmente os endereços de correio eletrónico, selecionar pessoas na lista pendente ou escrever os nomes. Clique no campo "Adicionar e-mail" e adicione pessoas utilizando um destes métodos.

2. Depois de selecionar todos os membros da equipa, atribua-lhes as permissões adequadas. O nível de acesso "Pode editar" é o mais funcional, uma vez que permite a qualquer pessoa atualizar os detalhes do contacto, garantindo que a lista se mantém actualizada. Clique em "Permissões" e escolha uma das opções disponíveis.

3. Clique em "Partilhar etiqueta" quando todas as definições estiverem concluídas.

Palavras finais sobre a integração do Google e do Capsule CRM

É isso mesmo! Apenas alguns minutos gastos na configuração da interface do Capsule com o Share Contacts Manager irão poupar-lhe tempo a longo prazo. Agora, todas as pessoas com quem partilhou a etiqueta - e não apenas o administrador do seu domínio - podem utilizar e editar os dados de contacto conforme necessário. Isto promove a cooperação, aumenta a produtividade e assegura a consistência do processo entre as responsabilidades da sua equipa ou departamento. O melhor de tudo é que não custa quase nada em comparação com a aquisição de uma licença CRM completa para cada funcionário.