Dela Capsule-kontakter via Google Workspace, spara på CRM-kostnader och öka samarbetet

Capsule CRM är ett utmärkt verktyg för att hantera kundrelationer. Men som alla komplexa CRM-system är det inte utan sina svagheter. Det kanske inte är den bästa lösningen för team som främst är intresserade av kontakthanteringsfunktionerna i detta CRM-system. Capsule kräver en separat licens för varje teammedlem, och när det främst används för kontakthantering kan CRM-kostnaderna snabbt skjuta i höjden.

Men det finns en annan mycket billigare och mer lämplig lösning för företag som letar efter en bra programvara för kontakthantering. Shared Contact Manager, som är integrerat med Capsule CRM, är verktyget som tar itu med dessa utmaningar. Shared Contact Management inom Google Workspace gör det möjligt för organisationer att effektivt hantera och dela kontakter utan branta kostnader som är kopplade till flera CRM-licenser. Denna integration erbjuder ett enkelt, flexibelt och kostnadseffektivt tillvägagångssätt som gör det möjligt för alla teammedlemmar att komma åt, uppdatera och samarbeta om kontakter individuellt och tillsammans som ett team.

Med Shared Contact Management kan team njuta av det bästa av två världar: de avancerade funktionerna i Capsule CRM och det enkla samarbetet i Google Workspace. Det tar bara några minuter att börja använda den här appen och få belöningar för ditt företag.

Synkronisera kontakter från Capsule CRM och Google Kontakter

Först konfigurerar du Capsule så att den automatiskt skapar en mapp med dina kontakter och integrerar den i ditt Google-konto.

Logga in på ditt Capsule-konto, klicka på ditt namn i det övre högra hörnet av skärmen och välj "My Preferences".

Välj "Google-inställningar" bland tillgängliga inställningar.

Under "Google Contacts Integration" klickar du på knappen "Kom igång".

Nu måste du tillåta Capsule CRM att skapa en etikett för alla befintliga kontakter. I fortsättningen kommer alla nya kontakter som läggs till i ditt Google-konto automatiskt att inkluderas i den här etiketten.

För att göra detta klickar du på "Använd Capsule Contacts". I nästa fönster kommer CRM att uppmana dig att logga in på ditt Google-konto och informera dig om de åtgärder som det kan utföra med din kontaktlista.

Dela Capsule-kontakter med Shared Contacts Manager-appen 

Allt är klart för att du ska kunna dela dina kunddata med kollegor, anställda eller partners. För att göra detta loggar du in på ditt Shared Contacts Manager-konto. Om du inte har installerat appen ännu klickar du på här.

 I menyn till vänster ser du en ny kontaktgrupp som är integrerad med Capsule och som innehåller alla kontaktuppgifter till dina leads, kunder, leverantörer och andra användare. För att dela den här gruppen klickar du på "Share". Det kan du göra på två sätt: antingen håller du muspekaren över etikettnamnet och klickar på ikonen "Share" eller så trycker du på den stora knappen till höger i gränssnittet Shared Contacts Manager.

Nu ser du fönstret med delningsinställningar framför dig. Följ dessa steg för att ge dina kollegor tillgång:

1. Ange de personer som du vill ge åtkomst till. Det kan du göra på flera sätt: ange e-postadresserna manuellt, välj personer i rullgardinsmenyn eller skriv in deras namn. Klicka i fältet "Add email" och lägg till personer med någon av dessa metoder.

2. När du har valt ut alla teammedlemmar tilldelar du dem lämpliga behörigheter. Behörighetsnivån "Kan redigera" är den mest funktionella, eftersom den gör det möjligt för alla att uppdatera kontaktuppgifterna och se till att listan är aktuell. Klicka på "Permissions" och välj ett av de tillgängliga alternativen.

3. Klicka på "Share Label" när alla inställningar är klara.

Slutord om integrationen mellan Google och Capsule CRM

Nu är det klart! Det tar bara några minuter att konfigurera Capsules gränssnitt med Share Contacts Manager, och du kommer att spara tid i det långa loppet. Nu kan alla som du har delat etiketten med - inte bara domänadministratören - använda och redigera kontaktuppgifterna efter behov. Detta främjar samarbete, ökar produktiviteten och säkerställer att processen är konsekvent i hela teamet eller avdelningens ansvarsområden. Det bästa av allt är att det kostar nästan ingenting jämfört med att köpa en fullständig CRM-licens för varje anställd.