Udostępniaj kontakty Capsule za pośrednictwem Google Workspace, oszczędzając na wydatkach CRM i usprawniając współpracę

Capsule CRM to doskonałe narzędzie do zarządzania relacjami z klientami. Jednak, jak każdy złożony system CRM, nie jest pozbawiony słabości. Może nie być najlepszym rozwiązaniem dla zespołów zainteresowanych głównie funkcjami zarządzania kontaktami w tym systemie CRM. Capsule wymaga osobnej licencji dla każdego członka zespołu, a gdy jest używany głównie do obsługi kontaktów, wydatki na CRM mogą szybko wzrosnąć.

Istnieje jednak inne, znacznie tańsze i bardziej odpowiednie rozwiązanie dla firm poszukujących doskonałego oprogramowania do obsługi kontaktów. Shared Contact Manager, zintegrowany z Capsule CRM, jest narzędziem, które odpowiada na te wyzwania. Shared Contact Management w ramach Google Workspace pozwala organizacjom na efektywne zarządzanie i udostępnianie kontaktów bez konieczności wysokie koszty powiązanych z wieloma licencjami CRM. Ta integracja oferuje proste, elastyczne i opłacalne podejście, umożliwiające wszystkim członkom zespołu dostęp, aktualizację i współpracę nad kontaktami indywidualnie i razem jako zespół.

Dzięki Shared Contact Management zespoły mogą cieszyć się tym, co najlepsze z obu światów: zaawansowanymi możliwościami Capsule CRM i łatwością współpracy Google Workspace. Wystarczy kilka minut, aby zacząć korzystać z tej aplikacji i uzyskać nagrody dla swojej firmy.

Synchronizacja kontaktów z Capsule CRM i Kontaktów Google

Najpierw skonfiguruj Capsule, aby automatycznie tworzył folder z kontaktami i integrował go z kontem Google.

Zaloguj się na swoje konto Capsule, kliknij swoją nazwę w prawym górnym rogu ekranu i wybierz "Moje preferencje".

Z dostępnych ustawień wybierz "Ustawienia Google".

W sekcji "Integracja z Kontaktami Google" kliknij przycisk "Rozpocznij".

Teraz należy zezwolić Capsule CRM na utworzenie etykiety dla wszystkich istniejących kontaktów. W przyszłości wszelkie nowe kontakty dodane do konta Google będą automatycznie uwzględniane w tej etykiecie.

Aby to zrobić, kliknij "Use Capsule Contacts". W następnym oknie CRM poprosi o zalogowanie się na konto Google i poinformuje o działaniach, które może wykonać z listą kontaktów.

Udostępnianie kontaktów Capsule za pomocą aplikacji Shared Contacts Manager 

Wszystko jest gotowe do udostępniania danych klientów współpracownikom, pracownikom lub partnerom. Aby to zrobić, zaloguj się na swoje konto Shared Contacts Manager. Jeśli aplikacja nie została jeszcze zainstalowana, kliknij przycisk tutaj.

 W menu po lewej stronie zobaczysz nową grupę kontaktów zintegrowaną z Capsule, zawierającą wszystkie dane kontaktowe potencjalnych klientów, klientów, dostawców i innych użytkowników. Aby udostępnić tę grupę, kliknij "Udostępnij". Można to zrobić na dwa sposoby: najechać kursorem myszy na nazwę etykiety i kliknąć ikonę "Udostępnij" lub nacisnąć duży przycisk po prawej stronie interfejsu Shared Contacts Manager.

Teraz zobaczysz przed sobą okno ustawień udostępniania. Aby udzielić dostępu współpracownikom, wykonaj następujące kroki:

1. Wprowadź osoby, którym chcesz zapewnić dostęp. Możesz to zrobić na kilka sposobów: wprowadzić ich adresy e-mail ręcznie, wybrać osoby z listy rozwijanej lub wpisać ich imiona i nazwiska. Kliknij pole "Dodaj adres e-mail" i dodaj osoby przy użyciu jednej z tych metod.

2. Po wybraniu wszystkich członków zespołu, przypisz im odpowiednie uprawnienia. Poziom dostępu "Może edytować" jest najbardziej funkcjonalny, ponieważ umożliwia każdemu aktualizację danych kontaktowych, zapewniając aktualność listy. Kliknij "Uprawnienia" i wybierz jedną z dostępnych opcji.

3. Kliknij "Udostępnij etykietę" po zakończeniu wszystkich ustawień.

Ostatnie słowa na temat integracji Google i Capsule CRM

To wszystko! Zaledwie kilka minut poświęconych na konfigurację interfejsu Capsule z Share Contacts Manager pozwoli zaoszczędzić czas w dłuższej perspektywie. Teraz każdy, komu udostępniłeś etykietę - nie tylko administrator domeny - może używać i edytować dane kontaktowe zgodnie z potrzebami. Promuje to współpracę, zwiększa produktywność i zapewnia spójność procesów w całym zespole lub dziale. A co najważniejsze kosztuje prawie nic w porównaniu do zakupu pełnej licencji CRM dla każdego pracownika.