Freigeben von Google Sheets: Ein vollständiger Leitfaden für die Zusammenarbeit an Tabellenkalkulationen

Die Arbeit an einer Kalkulationstabelle erfordert oft die Zusammenarbeit mit anderen, wie Teamkollegen, Klassenkameraden oder Freunden. Mit Google Sheets können Sie Ihre Arbeit ganz einfach mit anderen teilen, so dass jeder seinen Beitrag leisten kann und immer auf dem neuesten Stand ist. Ob es um die Planung von Projekten, die Organisation von Veranstaltungen oder die Berechnung von Zahlen geht - Google Sheets ist ein Tool, das die Arbeit in der Gruppe vereinfacht und es den Nutzern ermöglicht, die Datei gemeinsam zu bearbeiten. Um die Verwaltung des Zugriffs noch einfacher zu gestalten, kann Shared Contacts Manager Ihnen helfen, Ihre Google-Kontakte zu organisieren und freizugeben, so dass die richtigen Personen immer einbezogen und auf dem neuesten Stand sind.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen alle Möglichkeiten, wie Sie Google Sheets freigeben, die Berechtigungen an Ihre Bedürfnisse anpassen und sogar mit Personen zusammenarbeiten können, die kein Google-Konto haben. Lernen Sie alle Geheimnisse kennen und machen Sie Teamarbeit zum Kinderspiel. 

Warum ein Google Sheet freigeben?

Die gemeinsame Nutzung einer Google-Tabelle ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um mit anderen an einer Tabelle zusammenzuarbeiten. Anstatt Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken oder mühsam den Überblick über Aktualisierungen zu behalten, können alle gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Das bedeutet keine verpassten Bearbeitungen, keine veralteten Versionen und keine Verwirrung.

Google Sheets wurde 2006 auf den Markt gebracht, und die Freigabefunktionen waren von Anfang an ein zentraler Bestandteil des Tools. Im Laufe der Jahre hat Google seine Funktionalität für alle Produkte erweitert, darunter Google Docs und Sheets. Im Laufe der Zeit wurden neue Optionen wie die Bearbeitung in Echtzeit, detaillierte Berechtigungskontrollen und die Möglichkeit der Freigabe für Nicht-Google-Nutzer hinzugefügt. Diese Aktualisierungen machten es zu einem der beliebtesten Tools für die Teamarbeit, mit über 3 Milliarden Google Workspace-Nutzer weltweit die von Funktionen wie gemeinsam genutzten Blättern profitieren.

Im Geschäftsleben sind die Freigabeoptionen in Google Sheets ideal für Teams, die Budgets verwalten, Projekte verfolgen oder Daten analysieren. Pädagogen und Studenten können gemeinsam genutzte Blätter verwenden, um Aufgaben zu sammeln, Fortschritte zu verfolgen oder Gruppenprojekte zu planen. Auch im privaten Bereich, z. B. bei der Planung einer Hochzeit oder der Verwaltung von Haushaltsausgaben, sorgt die gemeinsame Nutzung von Google Sheets dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die Dinge reibungslos ablaufen.

Die Zusammenarbeit wird schneller, einfacher und besser organisiert, wenn Sie Google Sheets für die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit verwenden.

Freigeben von Google Spreadsheets: Alle Freigabeoptionen werden erklärt

Google Sheets macht die Zusammenarbeit mit verschiedenen und flexiblen Freigabeoptionen einfach. Egal, ob Sie mit ein paar Familienmitgliedern arbeiten, ein Dokument für eine größere Gruppe freigeben oder den Zugriff über einen Link ermöglichen, alles ist mit nur wenigen Klicks erledigt.

Verwendung der Schaltfläche "Freigeben

Diese Schaltfläche ist Ihr Ausgangspunkt, um anderen den Zugang zu Ihrer Tabelle zu ermöglichen. So funktioniert es:

1. Suchen Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Google Sheets nach dem blauen Teilen Sie Schaltfläche. Klicken Sie darauf, um die Freigabeoptionen zu öffnen.
2. Passen Sie die Freigabeeinstellungen an. In dem Pop-up-Fenster sehen Sie ein Feld mit der Bezeichnung Personen, Gruppen und Kalenderereignisse hinzufügen. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Daten freigeben möchten. Sie können dort so viele Adressen hinzufügen, wie Sie benötigen.
3. Berechtigungen festlegen. Wählen Sie neben jeder E-Mail die Zugriffsebene aus:

• Betrachter: kann das Dokument nur ansehen.
• Kommentator: kann eingesehen werden und Kommentare hinterlassen.
• Herausgeber: können eingesehen, kommentiert und geändert werden. 

Denken Sie daran, dass Sie jederzeit die Berechtigungen bearbeiten, die Einstellungen ändern, neue Mitwirkende hinzufügen oder sie aus Ihrer Tabelle entfernen können. 

4. Senden Sie die Einladung. Sobald alles eingestellt ist, klicken Sie auf Senden Sie. Die ausgewählten Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Kalkulationstabelle und den von Ihnen zugewiesenen Berechtigungen. Es ist nicht erforderlich, aber Sie können Ihrem Kontakt auch eine Nachricht mit zusätzlichen Details oder Klarstellungen hinzufügen.

Diese Methode eignet sich am besten für die Freigabe an bestimmte Personen oder Gruppen, wenn Sie steuern möchten, wer die Datei bearbeiten, kommentieren oder anzeigen darf.

Freigeben von Google Sheets über einen freigebbaren Link

Wenn Sie Ihre Kalkulationstabelle für eine größere Gruppe freigeben müssen oder nicht die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer haben, ist die Erstellung eines speziellen Links eine gute Option:

1. Öffnen Sie das Freigabemenü, indem Sie auf die Schaltfläche Teilen Sie Taste. Unter Allgemeiner Zugangsehen Sie die Option, einen teilbaren Link zu kopieren.
2. Bevor Sie den Link freigeben, legen Sie die Zugriffsstufe fest:

• Jeder mit dem Link - "Betrachter": Ermöglicht es, nur die Tabelle zu sehen.
• Jeder mit dem Link - "Kommentator": Erlaubt das Hinterlassen von Kommentaren, aber nicht das Ändern.
• Jeder mit dem Link - "Editor": Ermöglicht jedem, der den Link hat, den vollen Bearbeitungszugang.
  

Außerdem gibt es zwei zusätzliche Optionen für die Freigabe Ihrer Datei: eingeschränkter und allgemeiner Zugriff. Wenn Sie wählen Eingeschränkt, Nur ausgewählte Personen, die Sie eingeladen haben, können den Link verwenden.  Jeder, der den Link hat, jedoch, öffnet den Zugang für jeden, der den Link hat, auch wenn er kein Google-Nutzer ist.

3. Geben Sie den Link zur Datei weiter: Kopieren Sie den Link und versenden Sie ihn per E-Mail, über Messaging-Apps oder wo immer er benötigt wird.

Diese Methode eignet sich für die Freigabe von Tabellenkalkulationen für Teams, externe Mitarbeiter oder Personen ohne Google-Konto. Mit diesen Optionen ist die Freigabe von Google Sheets flexibel und sicher. Sie entscheiden, wer auf Ihre Datei zugreifen kann und was er damit tun kann.

Erweiterte Freigabeeinstellungen

Google Sheets bietet erweiterte Freigabekonfigurationen, die für eine Vielzahl von Szenarien der Zusammenarbeit entwickelt wurden. Von der Gewährung des Zugriffs für Nicht-Google-Nutzer bis hin zur Anpassung der Datenschutzeinstellungen für bestimmte Rollen - mit diesen Optionen können Sie Ihre Dateien sicher und effektiv freigeben und gleichzeitig die Kontrolle über sensible Informationen behalten.

Freigeben einer Kalkulationstabelle für Nicht-Google-Benutzer

Sie können ein Google Sheet auch für Personen freigeben, die kein Google Mail-Konto haben. Die Freigabe für Nicht-Google-Nutzer ist eine praktische Option für externe Mitarbeiter, Kunden oder Personen ohne Google-Konto. Es hebt Grenzen auf und macht die Zusammenarbeit für alle möglich.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun:

1. Verwenden Sie den teilbaren Link

Erzeugen Sie einen Link, indem Sie auf die blaue Teilen Sie Taste und Auswahl von Jeder, der den Link. Vergewissern Sie sich, dass Sie die gewünschte Berechtigungsstufe einstellen - Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten. So können auch Nicht-Google-Nutzer auf das Blatt zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen.

2. Eine Kopie der Datei senden

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Freigabe eines Links für Sie nicht in Frage kommt, können Sie eine Kopie der Datei senden. Öffnen Sie das Blatt, gehen Sie zu Datei > Herunterladenund wählen Sie ein Format wie Excel oder PDF. Geben Sie diese Datei per E-Mail oder über andere Plattformen weiter.

Zugriffsbeschränkung und Datenschutzeinstellungen

Die Verwaltung des Zugriffs und des Datenschutzes ist immer wichtig, ganz zu schweigen von der Freigabe sensibler Informationen. Mit Google Sheets können Sie die Zugriffsebenen anpassen und Änderungen an der freizugebenden Datei vornehmen, wenn diese notwendig werden:

1. Zugriffsebenen festlegen

Wenn Sie Ihr Blatt freigeben, weisen Sie Rollen zu, um zu kontrollieren, was die Leute tun können:

• Betrachter: Sie können sich die Daten nur ansehen, ohne Änderungen vorzunehmen.
• Kommentator: Sie können Kommentare ansehen und hinterlassen, ohne sie zu bearbeiten.
• Herausgeber: Hat vollen Zugriff, um Änderungen vorzunehmen.

2. Zugang einschränken

Standardmäßig können nur die Personen, die Sie einladen oder für die Sie einen Link freigeben, auf das Blatt zugreifen. Für mehr Kontrolle, verwenden Sie Eingeschränkt Beteiligung an der Link abrufen Abschnitt.

3. Berechtigungen entziehen

Um den Zugang zu entfernen:

• Öffnen Sie die Teilen Sie Menü in der oberen rechten Ecke.
• Unter Menschen mit Zugangklicken Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Namen einer Person.
• Wählen Sie Zugang entfernen.

Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihre Daten zu schützen und gleichzeitig den richtigen Personen Zugriff auf Ihre Tabelle zu gewähren.

Gemeinsame Nutzung von Google Sheets in Google Workspace

Google Workspace hebt die Zusammenarbeit mit Google Sheets auf die nächste Stufe und bietet Tools für eine reibungslose und problemlose Teamarbeit in professionellen Umgebungen. Diese Funktionen machen Google Sheets zu einem leistungsstarken Tool für Unternehmen, das die Zusammenarbeit in Echtzeit fördert und allen Beteiligten hilft, in Verbindung zu bleiben.

Freigabe im Arbeitsbereich

Teams, die Workspace nutzen, können problemlos Blätter austauschen, um Projekte voranzutreiben. Da Workspace-Konten innerhalb einer Organisation verwaltet werden, sind die Freigabeoptionen perfekt für die interne Zusammenarbeit.

1. Vereinfachte Freigabeeinstellungen

Google ermöglicht es Ihnen, ein Google Sheet mit jedem in Ihrem Unternehmen zu teilen, indem Sie die Personen, Gruppen und Kalenderereignisse hinzufügen im Freigabemenü. Geben Sie einfach einen Namen oder eine E-Mail ein, weisen Sie eine Rolle zu (Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter) und klicken Sie auf Senden, um die Datei freizugeben.

2. Domänenspezifische Freigabe

Sie können den Zugang auf Personen innerhalb der Domäne Ihres Unternehmens beschränken, um die Sicherheit zu erhöhen. Dies ist vor allem bei sensiblen gemeinsamen Daten wie Budgets, Teamplänen oder Projektberichten sinnvoll.

3. Team Drive Integration

Auf Dateien, die in freigegebenen Laufwerken gespeichert sind, können die Teammitglieder je nach den ihnen zugewiesenen Berechtigungen automatisch zugreifen, so dass eine wiederholte Freigabe von Dateien nicht erforderlich ist.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Google Workspace verbessert die Zusammenarbeit mit Funktionen, die eine reibungslosere, vielfältigere und effizientere Teamarbeit ermöglichen:

Chat in Google Sheets: Nutzen Sie die integrierte Chat-Funktion, um Änderungen zu besprechen oder Ideen direkt in der Zeichnung auszutauschen. Klicken Sie einfach auf das Chat-Symbol in der oberen rechten Ecke, um einen Gruppenchat mit allen zu öffnen, die gerade an der Datei arbeiten.

Aktivitäts-Dashboard: Das Aktivitäts-Dashboard gibt Aufschluss darüber, wie Ihr Blatt genutzt wird. Sie können sehen, wer die Datei angesehen hat, die letzten Bearbeitungen verfolgen und die Aktivitäten der Zusammenarbeit überwachen. So bleiben die Teams über Projektaktualisierungen informiert und abgestimmt.

Freigabe von bestimmten Blättern oder Daten

Manchmal möchten Sie nicht das gesamte Tabellenblatt freigeben, sondern nur ein bestimmtes Blatt oder einen Teil der Daten. Google Sheets bietet Optionen, mit denen Sie nur das Nötigste freigeben können.

Gemeinsame Nutzung eines separaten Blattes

Google Sheets lässt die direkte Freigabe einzelner Registerkarten innerhalb einer Datei nicht zu, aber Sie können dies umgehen:

1. Erstellen Sie eine Kopie des spezifischen Blattes

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Blattes, das Sie freigeben möchten.

3. Wählen Sie . Kopie an > Neue Tabellenkalkulation um eine eigenständige Datei zu erstellen.

4. Öffnen Sie die neue Datei und verwenden Sie die Schaltfläche "Freigeben", um die Datei mit anderen zu teilen.

2. Zugang zu anderen Blättern einschränken

Wenn Ihnen das Erstellen einer Kopie zu viel Mühe macht, können Sie andere Blätter ausblenden, um die Sichtbarkeit einzuschränken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarten der Blätter, die Sie ausblenden möchten, und wählen Sie Blatt ausblenden. Dadurch wird der Zugriff zwar nicht vollständig verhindert, aber nicht relevante Daten werden aus dem Blickfeld gehalten.

Gemeinsame Nutzung bestimmter Daten

Wenn Sie nur einen Teil eines Blattes freigeben möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1. Kopieren und Einfügen von Daten in eine neue Datei

• Markieren Sie die Daten, die Sie weitergeben möchten.
• Kopieren Sie es (Strg+C oder Befehl+C) und fügen Sie es in ein neues Google Sheet ein.
• Geben Sie die neue Datei an die erforderlichen Personen weiter.

2. Verwenden von Filtern zur Freigabe von Ansichten

• Wenden Sie einen Filter auf die Daten an, um nur die relevanten Zeilen oder Spalten anzuzeigen.
• Geben Sie das gefilterte Blatt frei, damit die Empfänger nur die angezeigten Daten sehen können.

3. Ausgewählte Daten herunterladen

• Markieren Sie die Daten und gehen Sie zu Datei > Herunterladen um sie als Excel, CSV oder PDF zu exportieren.
• Senden Sie die Datei per E-Mail oder über andere Plattformen.

Die Freigabe bestimmter Blätter oder Teile von Daten stellt sicher, dass die Mitarbeiter nur das sehen, was relevant ist, und hilft, den Fokus und die Privatsphäre zu wahren.

Google-Kontakte freigeben und noch intelligenter zusammenarbeiten

Die Zusammenarbeit mit Google Sheets gehört zum Arbeitsalltag, aber echte Teamarbeit hört nicht bei Tabellenkalkulationen auf. Wie oft kommt es vor, dass Sie Kontaktinformationen mit Ihrem Team oder Ihren Kunden austauschen müssen, um Aufgaben zu koordinieren, Maßnahmen zu verfolgen oder alle auf dem Laufenden zu halten? Wahrscheinlich häufiger, als Ihnen bewusst ist, und vielleicht lesen Sie gerade diesen Artikel und überlegen, wie Sie Ihre Kontakt-Tabellen mit Ihren Kollegen gemeinsam nutzen können.

Ein anderes Beispiel: Sie haben ein gut ausgearbeitetes Google Sheet mit Projektterminen, Aufgabenzuweisungen oder Kundendaten freigegeben. Doch was passiert, wenn die Teammitglieder keinen Zugriff auf die entsprechenden Kontakte haben? Die Zusammenarbeit kommt zum Erliegen, und Sie bleiben in der Rolle des Vermittlers zurück. Genau hier kann Shared Contacts Manager helfen. Es ermöglicht Ihnen die gemeinsame Nutzung und Verwaltung Ihrer Google-Kontakte mit der gleichen Leichtigkeit wie die gemeinsame Nutzung eines Google Sheets.

Mit Shared Contacts Manager hat jeder in Ihrem Team Zugriff auf die Kontaktinformationen, die er aufgrund seiner beruflichen Aufgaben oder anderer Unternehmensziele benötigt. Durch die gemeinsame Nutzung von Kontakten können Sie unnötige Hin- und Herbewegungen vermeiden und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern - nicht nur für Tabellenkalkulationen, sondern für alles, was die Zusammenarbeit erfolgreich macht.

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