Mengerjakan spreadsheet sering kali melibatkan kolaborasi dengan orang lain, seperti rekan satu tim, teman sekelas, atau teman. Google Spreadsheet memudahkan untuk membagikan pekerjaan Anda, sehingga semua orang dapat berkontribusi dan tetap mendapatkan informasi terbaru. Mulai dari merencanakan proyek hingga mengatur acara atau menghitung angka, ini adalah alat yang menyederhanakan upaya kelompok dan memungkinkan pengguna untuk mengedit file secara kolaboratif. Untuk mempermudah pengelolaan akses, Shared Contacts Manager dapat membantu Anda mengatur dan membagikan Kontak Google, sehingga orang yang tepat selalu disertakan dan mendapatkan informasi terbaru.
Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan semua cara untuk berbagi Google Spreadsheet, menyesuaikan izin sesuai kebutuhan, dan bahkan berkolaborasi dengan orang yang tidak memiliki akun Google. Mari pelajari semua rahasianya dan jadikan kerja tim tidak merepotkan.
Mengapa Membagikan Google Sheet?
Berbagi Google Sheet adalah salah satu cara termudah untuk berkolaborasi pada spreadsheet dengan orang lain. Daripada mengirim file melalui email bolak-balik atau kesulitan melacak pembaruan, semua orang dapat mengerjakan file yang sama pada waktu yang sama. Ini berarti tidak ada pengeditan yang terlewat, tidak ada versi yang ketinggalan zaman, dan tidak ada kebingungan.
Google Spreadsheet diluncurkan pada tahun 2006, dan fitur berbagi telah menjadi bagian inti dari alat ini sejak awal. Selama bertahun-tahun, Google telah memperluas fungsionalitasnya untuk semua produk, termasuk Google Docs dan Spreadsheet. Opsi baru seperti pengeditan waktu nyata, kontrol izin yang mendetail, dan kemampuan untuk berbagi dengan pengguna non-Google telah ditambahkan dari waktu ke waktu. Pembaruan ini menjadikannya salah satu alat paling populer untuk kerja tim, dengan lebih dari 3 miliar pengguna Google Workspace di seluruh dunia mendapatkan manfaat dari fitur-fitur seperti Spreadsheet bersama.
Dalam bisnis, opsi berbagi di Google Spreadsheet sangat cocok untuk tim yang mengelola anggaran, melacak proyek, atau menganalisis data. Pendidik dan siswa dapat menggunakan lembar bersama untuk mengumpulkan tugas, melacak kemajuan, atau merencanakan proyek kelompok. Bahkan untuk penggunaan pribadi, seperti merencanakan pernikahan atau mengelola pengeluaran rumah tangga, berbagi Google Spreadsheet membuat semua orang mengetahui informasi yang sama dan membantu segala sesuatunya berjalan dengan lancar.
Kolaborasi menjadi lebih cepat, sederhana, dan terorganisir saat Anda menggunakan Google Spreadsheet untuk berbagi dan bekerja bersama.
Cara Membagikan Lembar Kerja Google: Semua Opsi Berbagi Dijelaskan
Google Spreadsheet memudahkan kolaborasi dengan berbagai opsi berbagi yang fleksibel. Tidak masalah jika Anda bekerja dengan beberapa anggota keluarga, berbagi dokumen dengan grup yang lebih besar, atau memberikan akses melalui tautan, semuanya dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik.
Cara Menggunakan Tombol Bagikan
Tombol ini adalah titik awal Anda untuk memberikan akses kepada orang lain ke spreadsheet Anda. Berikut cara kerjanya:
- Di sudut kanan atas Google Sheet Anda, cari warna biru Bagikan tombol. Klik untuk membuka opsi berbagi.
- Sesuaikan Pengaturan Berbagi. Pada jendela pop-up, Anda akan melihat bidang berlabel Menambahkan orang, grup, dan acara kalender. Ketik alamat email orang yang ingin Anda bagikan. Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin alamat di sana sesuai kebutuhan.
- Atur Izin. Di samping setiap email, pilih tingkat akses:
- Penampilhanya dapat melihat dokumen.
- Komentatordapat melihat dan memberikan komentar.
- Editordapat melihat, mengomentari, dan membuat perubahan.
Ingat, Anda selalu bisa mengedit izin, mengubah pengaturan, menambahkan kolaborator baru, atau menghapusnya dari spreadsheet Anda.
4. Kirim Undangan. Setelah semuanya diatur, klik Kirim. Orang yang dipilih akan menerima email berisi tautan ke spreadsheet dan izin yang telah Anda tetapkan. Ini tidak wajib, tetapi Anda juga dapat menambahkan pesan ke kontak Anda dengan detail tambahan atau klarifikasi.
Metode ini bekerja paling baik untuk berbagi dengan orang atau grup tertentu ketika Anda ingin mengontrol siapa yang dapat mengedit, mengomentari, atau melihat file.
Cara Membagikan Google Spreadsheet Menggunakan Tautan yang Dapat Dibagikan
Jika Anda perlu berbagi spreadsheet dengan grup yang lebih besar atau tidak memiliki alamat email semua orang, membuat tautan khusus adalah pilihan yang bagus:
- Buka menu berbagi dengan mengeklik tombol Bagikan tombol. Di bawah Akses umumAnda akan melihat opsi untuk menyalin tautan yang dapat dibagikan.
- Sebelum membagikan tautan, atur tingkat aksesnya:
- Siapa pun yang memiliki tautan - "Penampil": Memungkinkan orang hanya melihat spreadsheet.
- Siapa pun yang memiliki tautan - "Pemberi komentar": Memungkinkan orang meninggalkan komentar tetapi tidak dapat mengedit.
- Siapa pun yang memiliki tautan - "Editor": Memberikan akses pengeditan penuh kepada siapa pun yang memiliki tautan.
Ada juga dua opsi tambahan yang dapat Anda gunakan untuk berbagi file: akses terbatas dan umum. Jika Anda memilih Dibatasi, hanya orang tertentu yang Anda undang yang dapat menggunakan tautan tersebut. Siapa pun yang memiliki tautan tersebut, namun, membuka akses kepada siapa saja yang memiliki tautan tersebut, meskipun mereka bukan pengguna Google.
3. Membagikan tautan ke file: Salin tautan dan kirimkan melalui email, aplikasi perpesanan, atau ke mana pun tautan tersebut diperlukan.
Cara ini berfungsi untuk berbagi spreadsheet dengan tim, kolaborator eksternal, atau siapa pun yang tidak memiliki akun Google. Dengan opsi ini, berbagi Google Spreadsheet menjadi fleksibel dan aman, sehingga Anda dapat menentukan siapa saja yang dapat mengakses file Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengan file tersebut.
Pengaturan Berbagi Tingkat Lanjut
Google Spreadsheet menawarkan konfigurasi berbagi tingkat lanjut yang dirancang untuk menangani berbagai skenario kolaborasi. Mulai dari memberikan akses kepada pengguna non-Google hingga menyesuaikan pengaturan privasi untuk peran tertentu, opsi ini memungkinkan Anda berbagi file dengan aman dan efektif sambil mempertahankan kontrol atas informasi sensitif.
Cara Membagikan Spreadsheet dengan Pengguna Non-Google
Anda dapat berbagi Google Sheet bahkan dengan orang yang tidak memiliki akun Gmail. Berbagi dengan pengguna non-Google merupakan opsi praktis untuk kolaborator eksternal, klien, atau siapa pun yang tidak memiliki akun Google. Ini menghilangkan batasan dan memungkinkan kolaborasi untuk semua orang.
Ada beberapa cara untuk melakukan ini:
- Gunakan Tautan yang Dapat Dibagikan
Buat tautan dengan mengeklik tanda biru Bagikan tombol dan memilih Siapa pun yang memiliki tautan. Pastikan untuk mengatur tingkat izin yang diinginkan-lihat, komentar, atau edit. Hal ini memungkinkan pengguna non-Google untuk mengakses lembar tanpa perlu masuk.
2. Kirim Salinan File
Jika Anda merasa berbagi tautan tidak akan berhasil, Anda dapat mengirim salinan file. Buka lembar tersebut, buka Mengajukan > Unduhdan pilih format seperti Excel atau PDF. Bagikan file ini melalui email atau platform lainnya.
Membatasi Akses dan Pengaturan Privasi
Mengelola akses dan privasi selalu penting, apalagi saat berbagi informasi sensitif. Google Spreadsheet memungkinkan Anda untuk menyesuaikan tingkat akses dan membuat perubahan pada file yang ingin Anda bagikan ketika atau jika diperlukan:
1. Mengatur Tingkat Akses
Saat berbagi lembar kerja, tetapkan peran untuk mengontrol apa yang dapat dilakukan oleh orang lain:
- Penampil: Hanya dapat melihat data tanpa melakukan perubahan.
- Komentator: Dapat melihat dan memberikan komentar tanpa mengedit.
- Editor: Memiliki akses penuh untuk melakukan perubahan.
2. Membatasi Akses
Secara default, hanya orang yang Anda undang atau bagikan tautan yang dapat mengakses lembar tersebut. Untuk kontrol lebih lanjut, gunakan Dibatasi berbagi dalam Dapatkan tautan bagian.
3. Mencabut Izin
Untuk menghapus akses:
- Buka aplikasi Bagikan di sudut kanan atas.
- Di bawah Orang-orang dengan aksesklik menu tarik-turun di samping nama seseorang.
- Pilih Menghapus akses.
Fitur-fitur ini membantu Anda melindungi data sekaligus memberikan akses kepada orang yang tepat untuk melihat atau mengedit spreadsheet Anda.
Berbagi Google Spreadsheet di Google Workspace
Google Workspace membawa kolaborasi dengan Google Spreadsheet ke tingkat yang lebih tinggi, dengan menawarkan alat bantu yang dirancang untuk kerja tim yang lancar dan bebas masalah di lingkungan profesional. Fitur-fitur ini menjadikan Google Spreadsheet sebagai alat bantu yang kuat untuk organisasi, mendorong kolaborasi secara real-time, dan membantu semua orang untuk tetap terhubung.
Berbagi di Dalam Ruang Kerja
Tim yang menggunakan dapat dengan mudah berbagi lembar kerja agar proyek tetap berjalan. Karena akun Workspace dikelola dalam sebuah organisasi, opsi berbagi sangat cocok untuk kolaborasi internal.
- Pengaturan Berbagi yang Disederhanakan
Google memungkinkan Anda berbagi Google Sheet dengan siapa pun di organisasi Anda menggunakan fitur Menambahkan orang, grup, dan acara kalender di menu berbagi. Cukup ketik nama atau email, tetapkan peran (pemirsa, pemberi komentar, atau editor), dan klik kirim untuk berbagi file.
2. Pembagian Khusus Domain
Anda bisa membatasi akses hanya pada mereka yang berada di dalam domain organisasi Anda, sehingga menambah keamanan. Hal ini terutama berguna untuk data bersama yang sensitif seperti anggaran, jadwal tim, atau laporan proyek.
3. Integrasi Dorongan Tim
File yang disimpan di drive bersama secara otomatis dapat diakses oleh anggota tim berdasarkan izin yang diberikan, sehingga tidak perlu berbagi ulang file berulang kali.
Berkolaborasi dalam Waktu Nyata
Google Workspace meningkatkan kerja sama dengan fitur-fitur yang membuat kerja sama tim menjadi lebih lancar, lebih beragam, dan lebih efisien:
Mengobrol di Google Spreadsheet: menggunakan fitur obrolan bawaan untuk mendiskusikan perubahan atau berbagi ide secara langsung di dalam lembar kerja. Cukup klik ikon obrolan di sudut kanan atas untuk membuka obrolan grup dengan semua orang yang sedang mengerjakan file.
Dasbor Aktivitas: dasbor aktivitas memberikan wawasan tentang bagaimana lembar Anda digunakan. Anda dapat melihat siapa saja yang telah melihat file, melacak pengeditan terbaru, dan memantau aktivitas kolaborasi. Hal ini membantu tim tetap mendapat informasi dan selaras dengan pembaruan proyek.
Cara Membagikan Lembar atau Data Tertentu
Terkadang, Anda tidak ingin membagikan seluruh spreadsheet-hanya lembar tertentu atau sebagian data. Google Spreadsheet menyediakan opsi untuk memungkinkan Anda membagikan hanya apa yang diperlukan.
Berbagi Lembar Terpisah
Google Spreadsheet tidak mengizinkan berbagi langsung tab individual dalam file, tetapi Anda bisa menyiasatinya:
1. Membuat Salinan Lembar Tertentu
2. Klik kanan tab lembar yang ingin Anda bagikan.
3. Pilih Salin ke > Spreadsheet baru untuk membuat file mandiri.
4. Buka file baru dan gunakan tombol berbagi untuk berbagi file dengan orang lain.
2. Membatasi Akses ke Lembar Lain
Jika membuat salinan terdengar terlalu merepotkan, Anda dapat menyembunyikan lembar lain untuk membatasi visibilitas. Klik kanan tab lembar yang ingin Anda sembunyikan dan pilih Sembunyikan lembar. Meskipun ini tidak mencegah akses sepenuhnya, namun hal ini membuat data yang tidak relevan tidak terlihat.
Berbagi Data Spesifik
Jika Anda hanya perlu berbagi sebagian lembar, Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara:
1. Menyalin dan Menempelkan Data ke dalam File Baru
- Sorot data yang ingin Anda bagikan.
- Salin (Ctrl+C atau Command+C) dan tempelkan ke Google Sheet baru.
- Bagikan file baru dengan orang-orang yang diperlukan.
2. Menggunakan Filter untuk Membagikan Tampilan
- Menerapkan filter pada data, hanya menampilkan baris atau kolom yang relevan.
- Bagikan lembar yang telah difilter sehingga penerima hanya dapat melihat data seperti yang ditampilkan.
3. Unduh Data yang Dipilih
- Sorot data dan buka File > Unduh untuk mengekspornya sebagai Excel, CSV, atau PDF.
- Kirim file melalui email atau platform lainnya.
Berbagi lembar atau bagian data tertentu memastikan bahwa kolaborator hanya melihat apa yang relevan, sehingga membantu menjaga fokus dan privasi.
Berbagi Kontak Google dan Berkolaborasi dengan Lebih Cerdas
Berkolaborasi di Google Spreadsheet merupakan bagian dari pekerjaan sehari-hari, namun kerja sama tim yang sesungguhnya tidak hanya berhenti di spreadsheet. Seberapa sering Anda merasa perlu berbagi informasi kontak dengan tim atau klien untuk mengoordinasikan tugas, menindaklanjuti item tindakan, atau memberi informasi terbaru kepada semua orang? Kemungkinannya adalah, hal ini lebih sering daripada yang Anda sadari, dan Anda bahkan mungkin sedang membaca artikel ini sekarang untuk mencari tahu bagaimana cara berbagi spreadsheet kontak dengan rekan kerja Anda.
Contoh lain: Anda telah membagikan Google Sheet yang telah dibuat dengan baik dengan tenggat waktu proyek, penugasan tugas, atau data klien. Namun, apa yang terjadi jika anggota tim tidak memiliki akses ke kontak yang relevan? Kolaborasi terhenti, dan Anda harus berperan sebagai perantara. Di sinilah Shared Contacts Manager dapat membantu. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk berbagi dan mengelola Kontak Google dengan kemudahan yang sama seperti berbagi Google Sheet.
Shared Contacts Manager memberi semua orang di tim Anda akses ke informasi kontak yang mereka perlukan berdasarkan tugas profesional atau tujuan perusahaan lainnya. Dengan berbagi kontak, Anda bisa menghilangkan proses bolak-balik yang tidak perlu dan meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi Anda - tidak hanya untuk spreadsheet, tetapi juga untuk semua hal yang membuat kolaborasi berhasil.
Ingin meningkatkan kerja sama tim Anda ke tingkat yang lebih tinggi? Cobalah Shared Contacts Manager gratis selama 14 hari dan rasakan bagaimana berbagi kontak bisa semudah - dan sekuat - berbagi Google Spreadsheet.
Indonesian 
English 
Spanish 
Portuguese 
French 
Italian 
Swedish 
German 
Korean 
Japanese 
Danish 
Turkish 
Greek 
Finnish 
Polish