Como partilhar folhas de cálculo do Google: Um guia completo para a colaboração em folhas de cálculo

Working on a spreadsheet often involves collaborating with others, like teammates, classmates, or friends. Google Sheets makes it easy to share your work, allowing everyone to contribute and stay updated. From planning projects to organizing events or crunching numbers, it’s a tool that simplifies group efforts and enables users to edit the file collaboratively.  To make managing access even easier, Shared Contacts Manager pode ajudá-lo a organizar e partilhar os seus contactos do Google, para que as pessoas certas estejam sempre incluídas e actualizadas.

Neste guia, vamos mostrar-lhe todas as formas de partilhar as Folhas de cálculo do Google, ajustar as permissões de acordo com as suas necessidades e até colaborar com pessoas que não têm uma conta Google. Vamos aprender todos os segredos e tornar o trabalho em equipa sem complicações. 

Porquê partilhar uma folha do Google?

Partilhar uma Folha de cálculo do Google é uma das formas mais fáceis de colaborar numa folha de cálculo com outras pessoas. Em vez de enviar ficheiros por correio eletrónico para trás e para a frente ou de se esforçar por acompanhar as actualizações, todos podem trabalhar no mesmo ficheiro ao mesmo tempo. Isto significa que não há edições perdidas, versões desactualizadas ou confusão.

O Google Sheets foi lançado em 2006 e as suas funcionalidades de partilha têm sido uma parte essencial da ferramenta desde o início. Ao longo dos anos, a Google expandiu a sua funcionalidade para todos os produtos, incluindo Google Docs e Folhas. Ao longo do tempo, foram adicionadas novas opções, como a edição em tempo real, controlos de permissão detalhados e a capacidade de partilhar com utilizadores que não são da Google. Estas actualizações tornaram-na uma das ferramentas mais populares para o trabalho em equipa, com mais de 3 mil milhões de utilizadores do Google Workspace em todo o mundo beneficiando de funcionalidades como as Folhas partilhadas.

Nas empresas, as opções de partilha no Google Sheets são perfeitas para equipas que gerem orçamentos, acompanham projectos ou analisam dados. Os educadores e os alunos podem utilizar folhas partilhadas para recolher tarefas, acompanhar o progresso ou planear projectos de grupo. Mesmo para uso pessoal, como planear um casamento ou gerir despesas domésticas, a partilha de uma Folha de cálculo do Google mantém toda a gente na mesma página e ajuda a que tudo corra bem.

A colaboração torna-se mais rápida, mais simples e mais organizada quando utiliza o Google Sheets para partilhar e trabalhar em conjunto.

Como partilhar folhas de cálculo do Google: Todas as opções de partilha explicadas

O Planilhas Google facilita a colaboração com várias e flexíveis opções de partilha. Independentemente de estar a trabalhar com alguns membros da família, a partilhar um documento com um grupo maior ou a fornecer acesso através de um link, tudo isto é feito com apenas alguns cliques.

Como utilizar o botão Partilhar

Este botão é o ponto de partida para dar a outras pessoas acesso à sua folha de cálculo. Eis como funciona:

1. No canto superior direito da sua Folha de cálculo do Google, procure o símbolo azul Partilhar botão. Clique nele para abrir as opções de partilha.
2. Ajuste as Definições de partilha. Na janela pop-up, verá um campo com a designação Adicionar pessoas, grupos e eventos do calendário. Escreva os endereços de correio eletrónico das pessoas com quem pretende partilhar. Pode adicionar tantos endereços quantos os necessários.
3. Definir permissões. Ao lado de cada e-mail, selecione o nível de acesso:

• Visualizador: só pode visualizar o documento.
• Comentador: pode ver e deixar comentários.
• Editor: pode ver, comentar e fazer alterações. 

Lembre-se de que pode sempre editar as permissões, alterar as definições, adicionar novos colaboradores ou removê-los da sua folha de cálculo. 

4. Enviar o convite. Quando tudo estiver definido, clique em Enviar. As pessoas selecionadas receberão um e-mail com uma ligação para a folha de cálculo e as permissões que atribuiu. Não é obrigatório, mas também pode adicionar uma mensagem ao seu contacto com detalhes ou esclarecimentos adicionais.

This method works best for sharing with certain people or groups when you want to control who can edit, comment, or view the file.

Como partilhar folhas de cálculo do Google utilizando um link partilhável

Se precisar de partilhar a sua folha de cálculo com um grupo maior ou não tiver os endereços de correio eletrónico de todos, gerar uma ligação especial é uma excelente opção:

1. Abra o menu de partilha clicando no botão Partilhar botão. Em Acesso geralverá a opção de copiar uma ligação partilhável.
2. Antes de partilhar a ligação, defina o seu nível de acesso:

• Quem tiver a ligação - "Viewer": Allows people to only see the spreadsheet.
• Quem tiver a ligação - "Comentador": Permite que as pessoas deixem comentários mas não façam edições.
• Quem tiver o link - "Editor": Dá acesso total à edição a qualquer pessoa com a ligação.
  

Existem também duas opções adicionais que pode utilizar para partilhar o seu ficheiro: acesso restrito e acesso geral. Se escolher Restrito, apenas as pessoas selecionadas que convidou podem utilizar a ligação.  Quem tiver o link, no entanto, abre o acesso a qualquer pessoa que tenha a ligação, mesmo que não seja um utilizador do Google.

3. Partilhar a ligação ao ficheiro: Copie a ligação e envie-a por correio eletrónico, aplicações de mensagens ou para onde for necessário.

This way works for sharing spreadsheets with teams, external collaborators, or anyone without a Google account. With these options, sharing Google Sheets is flexible and secure, letting you decide who can access your file and what they can do with it.

Definições avançadas de partilha

O Planilhas Google oferece configurações de partilha avançadas concebidas para lidar com uma variedade de cenários de colaboração. Desde a concessão de acesso a utilizadores não pertencentes ao Google até à personalização de definições de privacidade para funções específicas, estas opções permitem-lhe partilhar os seus ficheiros de forma segura e eficaz, mantendo o controlo sobre informações confidenciais.

Como partilhar uma folha de cálculo com utilizadores que não são do Google

É possível partilhar uma Folha do Google mesmo com pessoas que não tenham uma conta Gmail. A partilha com utilizadores não-Google é uma opção prática para colaboradores externos, clientes ou qualquer pessoa sem uma conta Google. Elimina as fronteiras e torna a colaboração possível para todos.

Existem algumas formas de o fazer:

1. Utilizar o link partilhável

Gerar uma ligação clicando no botão azul Partilhar e selecionar Quem tiver a ligação. Certifique-se de que define o nível de permissão pretendido: ver, comentar ou editar. Isto permite que os utilizadores não-Google acedam à folha sem terem de iniciar sessão.

2. Enviar uma cópia do ficheiro

Se achar que a partilha de uma ligação não funciona, pode enviar uma cópia do ficheiro. Abra a folha, vá a Ficheiro > Descarregare escolha um formato como Excel ou PDF. Partilhe este ficheiro por correio eletrónico ou outras plataformas.

Restrição do acesso e definições de privacidade

Gerir o acesso e a privacidade é sempre importante, quanto mais quando se partilha informação sensível. O Google Sheets permite-lhe personalizar os níveis de acesso e fazer alterações ao ficheiro que pretende partilhar quando ou se forem necessárias:

1. Definir níveis de acesso

Ao partilhar a sua folha, atribua funções para controlar o que as pessoas podem fazer:

• Visualizador: Só pode olhar para os dados sem efetuar alterações.
• Comentador: Pode ver e deixar comentários sem editar.
• Editor: Tem acesso total para efetuar alterações.

2. Restringir o acesso

Por predefinição, apenas as pessoas que convidou ou com quem partilhou uma ligação podem aceder à folha. Para obter mais controlo, utilize Restrito partilha no Obter ligação secção.

3. Revogar permissões

Para remover o acesso:

• Abrir o Partilhar no canto superior direito.
• Abaixo de Pessoas com acesso, clique no menu pendente junto ao nome de uma pessoa.
• Selecionar Remover o acesso.

Estas funcionalidades ajudam-no a proteger os seus dados, dando simultaneamente às pessoas certas acesso para ver ou editar a sua folha de cálculo.

Partilhar o Google Sheets no Google Workspace

Google Workspace takes collaboration with Google Sheets to the next level, offering tools designed for smooth and trouble-free teamwork in professional environments. These features make Google Sheets a powerful tool for organizations, fostering real-time collaboration and helping everyone to stay connected.

Partilha no espaço de trabalho

Teams using can easily share sheets to keep projects moving. Since Workspace accounts are managed within an organization, sharing options are perfect for internal collaboration.

1. Definições de partilha simplificadas

Google allows you to share a Google Sheet with anyone in your organization using the Adicionar pessoas, grupos e eventos do calendário no menu de partilha. Basta escrever um nome ou e-mail, atribuir uma função (visualizador, comentador ou editor) e clicar em enviar para partilhar o ficheiro.

2. Partilha específica do domínio

Pode restringir o acesso apenas às pessoas do domínio da sua organização, aumentando a segurança. Isto é útil principalmente para dados partilhados sensíveis, como orçamentos, horários de equipas ou relatórios de projectos.

3. Integração do Team Drive

Os ficheiros armazenados em unidades partilhadas são automaticamente acessíveis aos membros da equipa com base nas permissões que lhes foram atribuídas, eliminando a necessidade de voltar a partilhar ficheiros repetidamente.

Colaboração em tempo real

O Google Workspace melhora a cooperação com funcionalidades que tornam o trabalho em equipa mais fácil, mais diversificado e mais eficiente:

Chat no Google Sheets: utilize a funcionalidade de conversação incorporada para discutir alterações ou partilhar ideias diretamente na folha. Basta clicar no ícone de conversa no canto superior direito para abrir uma conversa de grupo com todos os que estão a trabalhar no ficheiro.

Painel de actividades: o painel de actividades fornece informações sobre a forma como a sua folha está a ser utilizada. Pode ver quem visualizou o ficheiro, acompanhar as edições recentes e monitorizar a atividade de colaboração. Isto ajuda as equipas a manterem-se informadas e alinhadas sobre as actualizações do projeto.

Como partilhar folhas ou dados específicos

Por vezes, não pretende partilhar a folha de cálculo completa, mas apenas uma folha específica ou uma parte dos dados. O Planilhas Google oferece opções que permitem compartilhar apenas o que é necessário.

Partilhar uma folha separada

O Google Sheets não permite a partilha direta de separadores individuais dentro de um ficheiro, mas é possível contornar esta situação:

1. Fazer uma cópia da folha específica

- Clique com o botão direito do rato no separador da folha que pretende partilhar.

- Selecionar Copiar para > Nova folha de cálculo para criar um ficheiro autónomo.

- Abra o novo ficheiro e utilize o botão de partilha para partilhar o ficheiro com outras pessoas.

2. Restringir o acesso a outras folhas

Se fazer uma cópia parecer demasiado trabalhoso, pode ocultar outras folhas para limitar a visibilidade. Clique com o botão direito do rato nos separadores das folhas que pretende ocultar e selecione Esconder a folha. Embora isto não impeça totalmente o acesso, mantém os dados não relevantes fora da vista.

Partilhar dados específicos

Se precisar de partilhar apenas uma parte de uma folha, pode fazê-lo de duas formas:

1. Copiar e colar dados num novo ficheiro

- Realce os dados que pretende partilhar.

- Copie-o (Ctrl+C ou Command+C) e cole-o numa nova Folha do Google.

- Partilhar o novo ficheiro com as pessoas necessárias.

2. Utilizar filtros para partilhar vistas

- Aplicar um filtro aos dados, mostrando apenas as linhas ou colunas relevantes.

- Partilhar a folha filtrada para que os destinatários só possam ver os dados tal como são apresentados.

3. Descarregar dados selecionados

- Realce os dados e vá para File > Download para o exportar como Excel, CSV ou PDF.

- Enviar o ficheiro por correio eletrónico ou outras plataformas.

A partilha de folhas ou partes específicas de dados garante que os colaboradores vêem apenas o que é relevante, ajudando a manter a concentração e a privacidade.

Conclusão

Sharing a Google Sheet is a powerful way to collaborate on a team project, coordinate personal plans, or manage data for your business. From using the share button to granting specific edit acesso, o Planilhas Google oferece opções flexíveis para atender a todas as necessidades.

Agora que já sabe como partilhar eficazmente as Folhas de cálculo do Google, porquê ficar por aqui? Explore outras funcionalidades, como as ferramentas de análise de dados, as integrações com o Google Workspace e as definições de partilha avançadas, para explorar ainda mais potencial. Com as Folhas de cálculo do Google, o trabalho em equipa ficou mais fácil.