Hur man delar Google Sheets: En komplett guide till samarbete om kalkylblad

Att arbeta med ett kalkylblad innebär ofta att man samarbetar med andra, t.ex. lagkamrater, klasskamrater eller vänner. Google Sheets gör det enkelt att dela med sig av sitt arbete, så att alla kan bidra och hålla sig uppdaterade. Från att planera projekt till att organisera evenemang eller sammanställa siffror är det ett verktyg som förenklar gruppinsatser och gör det möjligt för användare att redigera filen tillsammans. För att göra det ännu enklare att hantera åtkomst kan Shared Contacts Manager hjälpa dig att organisera och dela dina Google Kontakter, så att rätt personer alltid är inkluderade och uppdaterade.

I den här guiden visar vi dig alla sätt du kan dela Google Kalkylark på, justera behörigheter efter dina behov och till och med samarbeta med personer som inte har ett Google-konto. Låt oss lära oss alla hemligheter och göra teamarbetet problemfritt. 

Varför dela ett Google-ark?

Att dela ett Google Sheet är ett av de enklaste sätten att samarbeta med andra om ett kalkylblad. I stället för att mejla filer fram och tillbaka eller kämpa för att hålla reda på uppdateringar kan alla arbeta med samma fil samtidigt. Det innebär inga missade redigeringar, inga föråldrade versioner och ingen förvirring.

Google Sheets lanserades 2006, och dess delningsfunktioner har varit en central del av verktyget från början. Under årens lopp har Google utökat funktionaliteten för alla produkter, bland annat Google Dokument och Sheets. Nya alternativ som redigering i realtid, detaljerade behörighetskontroller och möjligheten att dela med användare som inte är Google-användare har lagts till med tiden. Dessa uppdateringar har gjort det till ett av de mest populära verktygen för teamarbete, med över 3 miljarder Google Workspace-användare världen över dra nytta av funktioner som delade ark.

Inom näringslivet är delningsalternativen i Google Sheets perfekta för team som hanterar budgetar, spårar projekt eller analyserar data. Lärare och studenter kan använda delade ark för att samla in uppgifter, spåra framsteg eller planera grupprojekt. Även för personligt bruk, som att planera ett bröllop eller hantera hushållsutgifter, håller delning av ett Google Sheet alla på samma sida och hjälper till att få saker att fungera smidigt.

Samarbetet blir snabbare, enklare och mer organiserat när du använder Google Sheets för att dela och arbeta tillsammans.

Hur man delar Googles kalkylblad: Alla delningsalternativ förklarade

Google Sheets gör det enkelt att samarbeta med olika och flexibla delningsalternativ. Oavsett om du arbetar med några familjemedlemmar, delar ett dokument med en större grupp eller ger åtkomst via en länk, görs allt med bara några få klick.

Så här använder du Share-knappen

Den här knappen är din startpunkt för att ge andra tillgång till ditt kalkylblad. Så här fungerar det:

1. I det övre högra hörnet av ditt Google Sheet letar du efter den blå Aktie knappen. Klicka på den för att öppna delningsalternativen.
2. Justera delningsinställningarna. I popup-fönstret ser du ett fält märkt Lägga till personer, grupper och kalenderhändelser. Skriv in e-postadresserna till de personer som du vill dela med. Du kan lägga till så många adresser som du behöver.
3. Ange behörigheter. Bredvid varje e-postmeddelande väljer du åtkomstnivå:

• Visare: kan bara visa dokumentet.
• Kommentator: kan se och lämna kommentarer.
• Redaktör: kan visa, kommentera och göra ändringar. 

Kom ihåg att du alltid kan redigera behörigheter, ändra inställningar, lägga till nya medarbetare eller ta bort dem från kalkylbladet. 

4. Skicka inbjudan. När allt är klart klickar du på Skicka. De utvalda personerna kommer att få ett e-postmeddelande med en länk till kalkylbladet och de behörigheter du har tilldelat. Det är inte obligatoriskt, men du kan också lägga till ett meddelande till din kontaktperson med extra information eller förtydliganden.

Den här metoden fungerar bäst för att dela med vissa personer eller grupper när du vill kontrollera vem som kan redigera, kommentera eller visa filen.

Så här delar du Google Sheets med hjälp av en delningsbar länk

Om du behöver dela ditt kalkylblad med en större grupp eller inte har allas e-postadresser är det ett bra alternativ att skapa en speciell länk:

1. Öppna delningsmenyn genom att klicka på Aktie knapp. Under Allmän åtkomstser du möjligheten att kopiera en delningsbar länk.
2. Innan du delar länken ska du ange dess åtkomstnivå:

• Någon med länken - "Viewer": Tillåter att personer endast ser kalkylbladet.
• Den som har länken - "Kommentator": Låter människor lämna kommentarer men inte göra ändringar.
• Någon med länken - "Redaktör": Ger full redigeringsåtkomst till alla som har länken.
  

Det finns också två ytterligare alternativ som du kan använda för att dela din fil: begränsad och allmän åtkomst. Om du väljer Begränsad, endast utvalda personer som du har bjudit in kan använda länken.  Någon som har länken, dock, öppnar åtkomst för alla som har länken, även om de inte är Google-användare.

3. Dela länken till filen: Kopiera länken och skicka den via e-post, meddelandeappar eller var det nu behövs.

Det här sättet fungerar för att dela kalkylblad med team, externa medarbetare eller någon som inte har ett Google-konto. Med dessa alternativ är det flexibelt och säkert att dela Google Kalkylark, och du kan bestämma vem som ska ha åtkomst till din fil och vad de ska göra med den.

Avancerade delningsinställningar

Google Sheets erbjuder avancerade delningskonfigurationer som är utformade för att hantera en mängd olika samarbetsscenarier. Med de här alternativen kan du dela dina filer på ett säkert och effektivt sätt och samtidigt behålla kontrollen över känslig information, från att bevilja åtkomst till användare som inte är Google-användare till att anpassa sekretessinställningar för specifika roller.

Så här delar du ett kalkylblad med användare som inte är Google-användare

Du kan dela ett Google Sheet även med personer som inte har ett Gmail-konto. Att dela med andra än Google-användare är ett praktiskt alternativ för externa medarbetare, kunder eller andra som inte har ett Google-konto. Det tar bort gränser och gör samarbete möjligt för alla.

Det finns några olika sätt att göra detta på:

1. Använd den delbara länken

Skapa en länk genom att klicka på den blå Aktie knappen och välj Någon som har länken. Se till att ange önskad behörighetsnivå - visa, kommentera eller redigera. Detta gör att användare som inte är Google-användare kan komma åt arket utan att behöva logga in.

2. Skicka en kopia av filen

Om du tror att det inte fungerar att dela en länk kan du skicka en kopia av filen. Öppna arket, gå till Fil > Nedladdningaroch välj ett format som Excel eller PDF. Dela den här filen via e-post eller andra plattformar.

Begränsning av åtkomst och sekretessinställningar

Det är alltid viktigt att hantera åtkomst och sekretess, särskilt när man delar känslig information. Med Google Sheets kan du anpassa åtkomstnivåer och göra ändringar i den fil du vill dela när eller om de blir nödvändiga:

1. Ange åtkomstnivåer

När du delar ditt ark ska du tilldela roller för att kontrollera vad folk kan göra:

• Visare: Kan bara titta på data utan att göra ändringar.
• Kommentator: Kan se och lämna kommentarer utan att redigera.
• Redaktör: Har full tillgång till att göra ändringar.

2. Begränsa åtkomst

Som standard är det bara de personer som du bjuder in eller delar en länk med som har åtkomst till arket. För mer kontroll använder du Begränsad delning i Hämta länk avsnitt.

3. Återkalla behörigheter

För att ta bort åtkomst:

• Öppna Aktie menyn i det övre högra hörnet.
• Under Personer med tillgångklickar du på rullgardinsmenyn bredvid en persons namn.
• Välj Ta bort åtkomst.

Dessa funktioner hjälper dig att skydda dina data samtidigt som du ger rätt personer tillgång till att visa eller redigera kalkylbladet.

Dela Google Sheets i Google Workspace

Google Workspace tar samarbetet med Google Kalkylark till nästa nivå och erbjuder verktyg som är utformade för smidigt och problemfritt teamarbete i professionella miljöer. De här funktionerna gör Google Sheets till ett kraftfullt verktyg för organisationer som främjar samarbete i realtid och hjälper alla att hålla kontakten.

Delning inom arbetsytan

Team som använder kan enkelt dela ark för att hålla projekten igång. Eftersom Workspace-konton hanteras inom en organisation är delningsalternativen perfekta för internt samarbete.

1. Förenklade delningsinställningar

Med Google kan du dela ett Google-ark med vem som helst i din organisation med hjälp av Lägga till personer, grupper och kalenderhändelser i menyn för delning. Skriv bara in ett namn eller en e-postadress, tilldela en roll (tittare, kommentator eller redaktör) och klicka på skicka för att dela filen.

2. Domänspecifik delning

Du kan begränsa åtkomsten till personer inom din organisations domän, vilket ökar säkerheten. Detta är främst användbart för känsliga delade data som budgetar, teamscheman eller projektrapporter.

3. Integration av Team Drive

Filer som lagras på delade enheter är automatiskt tillgängliga för teammedlemmar baserat på deras tilldelade behörigheter, vilket eliminerar behovet av att dela filer upprepade gånger.

Samarbete i realtid

Google Workspace förbättrar samarbetet med funktioner som gör teamarbetet smidigare, mer mångsidigt och mer effektivt:

Chatta i Google Sheets: använda den inbyggda chattfunktionen för att diskutera ändringar eller dela idéer direkt i arket. Klicka bara på chatt-ikonen i det övre högra hörnet för att öppna en gruppchatt med alla som för närvarande arbetar med filen.

Aktivitetspanel: Aktivitetspanelen ger insikter om hur ditt ark används. Du kan se vem som har tittat på filen, spåra de senaste ändringarna och övervaka samarbetsaktiviteter. Detta hjälper teamen att hålla sig informerade om projektuppdateringar.

Hur man delar specifika ark eller data

Ibland vill du inte dela hela kalkylbladet, utan bara ett visst ark eller en del av data. Google Kalkylark innehåller alternativ som gör att du bara kan dela det som är nödvändigt.

Delning av ett separat ark

Google Sheets tillåter inte direkt delning av enskilda flikar i en fil, men det går att komma runt detta:

1. Gör en kopia av det specifika bladet

2. Högerklicka på fliken för det ark som du vill dela.

3. Välj Kopia till > Nytt kalkylblad för att skapa en fristående fil.

4. Öppna den nya filen och använd delningsknappen för att dela filen med andra.

2. Begränsa åtkomst till andra blad

Om du tycker att det är för krångligt att göra en kopia kan du dölja andra ark för att begränsa synligheten. Högerklicka på flikarna för de ark som du vill dölja och välj Dölj ark. Även om detta inte helt förhindrar åtkomst, håller det icke-relevanta data utom synhåll.

Delning av specifika uppgifter

Om du bara behöver dela en del av ett ark kan du göra det på ett par olika sätt:

1. Kopiera och klistra in data i en ny fil

• Markera de data som du vill dela.
• Kopiera den (Ctrl+C eller Command+C) och klistra in den i ett nytt Google Sheet.
• Dela den nya filen med de personer som behövs.

2. Använd filter för att dela åsikter

• Tillämpa ett filter på data så att endast relevanta rader eller kolumner visas.
• Dela det filtrerade arket så att mottagarna bara kan se de data som visas.

3. Ladda ner utvalda data

• Markera data och gå till Fil > Ladda ner för att exportera den som Excel, CSV eller PDF.
• Skicka filen via e-post eller andra plattformar.

Genom att dela specifika ark eller delar av data säkerställer du att medarbetarna bara ser det som är relevant, vilket bidrar till att bibehålla fokus och integritet.

Dela Google-kontakter och samarbeta ännu smartare

Att samarbeta i Google Sheets är en del av det dagliga arbetet, men riktigt teamwork stannar inte vid kalkylblad. Hur ofta behöver du dela kontaktinformation med ditt team eller dina kunder för att samordna uppgifter, följa upp åtgärder eller hålla alla uppdaterade? Chansen är stor att det är oftare än du tror, och du kanske till och med läser den här artikeln just nu och försöker lista ut hur du ska dela dina kontaktkalkylblad med dina medarbetare.

Ett annat exempel: du har delat ett väl utformat Google Sheet med deadlines för projekt, arbetsuppgifter eller kunddata. Men vad händer när teammedlemmarna inte har tillgång till de relevanta kontakterna? Samarbetet stannar av och du blir kvar som mellanhand. Det är där Shared Contacts Manager kan hjälpa till. Det gör att du kan dela och hantera dina Google-kontakter med samma lätthet som att dela ett Google-ark.

Shared Contacts Manager ger alla i ditt team tillgång till den kontaktinformation de behöver baserat på deras yrkesuppgifter eller andra företagsmål. Genom att dela kontakter kan du eliminera onödiga diskussioner fram och tillbaka och förbättra kommunikationen i hela organisationen - inte bara för kalkylblad, utan för allt som gör samarbete framgångsrikt.

Vill du ta ditt teamarbete till nästa nivå? Prova Shared Contacts Manager gratis i 14 dagar och upplev hur delning av kontakter kan vara lika enkelt - och lika kraftfullt - som att dela dina Google Sheets.