Sådan deler du Google Sheets: En komplet guide til samarbejde om regneark

Arbejdet med et regneark involverer ofte samarbejde med andre, f.eks. holdkammerater, klassekammerater eller venner. Google Sheets gør det nemt at dele dit arbejde, så alle kan bidrage og holde sig opdateret. Fra planlægning af projekter til organisering af begivenheder eller beregning af tal er det et værktøj, der forenkler gruppearbejde og gør det muligt for brugerne at redigere filen i fællesskab. For at gøre det endnu nemmere at styre adgangen kan Shared Contacts Manager hjælpe dig med at organisere og dele dine Google-kontakter, så de rigtige personer altid er inkluderet og opdateret.

I denne vejledning viser vi dig alle de måder, du kan dele Google Sheets på, justere tilladelser, så de passer til dine behov, og endda samarbejde med folk, der ikke har en Google-konto. Lad os lære alle hemmelighederne og gøre teamwork problemfrit. 

Hvorfor dele et Google-ark?

At dele et Google-ark er en af de nemmeste måder at samarbejde med andre om et regneark på. I stedet for at sende filer frem og tilbage eller kæmpe for at holde styr på opdateringer, kan alle arbejde på den samme fil på samme tid. Det betyder ingen glemte redigeringer, ingen forældede versioner og ingen forvirring.

Google Sheets blev lanceret i 2006, og dets delingsfunktioner har været en central del af værktøjet lige fra begyndelsen. I årenes løb har Google udvidet funktionaliteten for alle produkter, herunder Google Dokumenter og Sheets. Nye muligheder som redigering i realtid, detaljeret kontrol af tilladelser og muligheden for at dele med ikke-Google-brugere er blevet tilføjet med tiden. Disse opdateringer har gjort det til et af de mest populære værktøjer til teamwork, med over 3 milliarder Google Workspace-brugere på verdensplan og nyder godt af funktioner som delte ark.

I erhvervslivet er delingsmulighederne i Google Sheets perfekte til teams, der administrerer budgetter, sporer projekter eller analyserer data. Undervisere og studerende kan bruge delte ark til at indsamle opgaver, spore fremskridt eller planlægge gruppeprojekter. Selv til personlig brug, som f.eks. planlægning af et bryllup eller styring af husholdningsudgifter, holder deling af et Google Sheet alle på samme side og hjælper med at få tingene til at køre glat.

Samarbejdet bliver hurtigere, enklere og mere organiseret, når I bruger Google Sheets til at dele og arbejde sammen.

Sådan deler du Google-regneark: Alle delingsmuligheder forklaret

Google Sheets gør det nemt at samarbejde med forskellige og fleksible delingsmuligheder. Uanset om du arbejder med et par familiemedlemmer, deler et dokument med en større gruppe eller giver adgang via et link, er det hele klaret med nogle få klik.

Sådan bruger du Share-knappen

Denne knap er dit udgangspunkt for at give andre adgang til dit regneark. Sådan her fungerer det:

1. I øverste højre hjørne af dit Google-ark skal du kigge efter den blå Del knap. Klik på den for at åbne delingsmulighederne.
2. Juster delingsindstillingerne. I pop op-vinduet vil du se et felt mærket Tilføj personer, grupper og kalenderbegivenheder. Skriv e-mailadresserne på de personer, du vil dele med. Du kan tilføje så mange adresser, som du har brug for.
3. Indstil tilladelser. Vælg adgangsniveauet ud for hver e-mail:

• Fremviser: kan kun se dokumentet.
• Kommentator: kan se og skrive kommentarer.
• Redaktør: kan se, kommentere og foretage ændringer. 

Husk, at du altid kan redigere tilladelser, ændre indstillinger, tilføje nye samarbejdspartnere eller fjerne dem fra dit regneark. 

4. Send invitationen. Når alt er indstillet, skal du klikke på Send. De udvalgte personer vil modtage en e-mail med et link til regnearket og de tilladelser, du har tildelt. Det er ikke nødvendigt, men du kan også tilføje en besked til din kontaktperson med ekstra detaljer eller forklaringer.

Denne metode fungerer bedst til deling med bestemte personer eller grupper, når du vil kontrollere, hvem der kan redigere, kommentere eller se filen.

Sådan deler du Google Sheets ved hjælp af et delbart link

Hvis du har brug for at dele dit regneark med en større gruppe eller ikke har alles e-mailadresser, er det en god mulighed at generere et særligt link:

1. Åbn delingsmenuen ved at klikke på Del knap. Under Generel adgangser du muligheden for at kopiere et delbart link.
2. Før du deler linket, skal du indstille dets adgangsniveau:

• Nogen med linket - "Viewer": Giver folk mulighed for kun at se regnearket.
• Enhver med linket - "Kommentator": Lader folk skrive kommentarer, men ikke redigere.
• Nogen med linket - "Redaktør": Giver fuld redigeringsadgang til alle med linket.
  

Der er også to andre muligheder, du kan bruge til at dele din fil: begrænset og generel adgang. Hvis du vælger Begrænset, Kun udvalgte personer, som du har inviteret, kan bruge linket.  Er der nogen, der har et link? men, åbner adgang for alle, der har linket, også selvom de ikke er Google-brugere.

3. Del linket til filen: Kopier linket, og send det via e-mail, messaging-apps, eller hvor der nu er brug for det.

Denne måde fungerer til deling af regneark med teams, eksterne samarbejdspartnere eller andre uden en Google-konto. Med disse muligheder er det fleksibelt og sikkert at dele Google Sheets, så du kan bestemme, hvem der har adgang til din fil, og hvad de kan gøre med den.

Avancerede delingsindstillinger

Google Sheets tilbyder avancerede delingskonfigurationer, der er designet til at håndtere en række forskellige samarbejdsscenarier. Fra at give adgang til ikke-Google-brugere til at tilpasse privatlivsindstillinger for specifikke roller giver disse muligheder dig mulighed for at dele dine filer sikkert og effektivt, samtidig med at du bevarer kontrollen over følsomme oplysninger.

Sådan deler du et regneark med ikke-Google-brugere

Du kan dele et Google Sheet selv med folk, der ikke har en Gmail-konto. Deling med ikke-Google-brugere er en praktisk mulighed for eksterne samarbejdspartnere, kunder eller andre uden en Google-konto. Det fjerner grænser og gør samarbejde muligt for alle.

Der er et par måder at gøre det på:

1. Brug det delbare link

Generer et link ved at klikke på den blå Del knappen, og vælg Er der nogen, der har linket?. Sørg for at indstille det ønskede tilladelsesniveau - visning, kommentar eller redigering. Dette gør det muligt for ikke-Google-brugere at få adgang til arket uden at skulle logge ind.

2. Send en kopi af filen

Hvis du tror, at det ikke vil fungere for dig at dele et link, kan du sende en kopi af filen. Åbn arket, gå til Fil > Downloadog vælg et format som Excel eller PDF. Del denne fil via e-mail eller andre platforme.

Begrænsning af adgang og privatlivsindstillinger

Det er altid vigtigt at styre adgang og privatliv, især når man deler følsomme oplysninger. Google Sheets giver dig mulighed for at tilpasse adgangsniveauer og foretage ændringer i den fil, du vil dele, når eller hvis det bliver nødvendigt:

1. Indstil adgangsniveauer

Når du deler dit ark, skal du tildele roller for at kontrollere, hvad folk kan gøre:

• Fremviser: Kan kun se på data uden at foretage ændringer.
• Kommentator: Kan se og skrive kommentarer uden at redigere.
• Redaktør: Har fuld adgang til at foretage ændringer.

2. Begræns adgang

Som standard er det kun de personer, du inviterer eller deler et link med, der har adgang til arket. For mere kontrol kan du bruge Begrænset deling i Hent link afsnit.

3. Tilbagekald tilladelser

For at fjerne adgang:

• Åbn den Del menuen i øverste højre hjørne.
• Under Mennesker med adgangKlik på rullemenuen ud for en persons navn.
• Vælg Fjern adgang.

Disse funktioner hjælper dig med at beskytte dine data, samtidig med at du giver de rigtige personer adgang til at se eller redigere dit regneark.

Deling af Google Sheets i Google Workspace

Google Workspace tager samarbejdet med Google Sheets til det næste niveau og tilbyder værktøjer, der er designet til gnidningsløst og problemfrit teamwork i professionelle miljøer. Disse funktioner gør Google Sheets til et stærkt værktøj for organisationer, der fremmer samarbejde i realtid og hjælper alle med at holde forbindelsen.

Deling inden for arbejdsområdet

Teams, der bruger Workspace, kan nemt dele ark for at holde gang i projekterne. Da Workspace-konti administreres inden for en organisation, er delingsmulighederne perfekte til internt samarbejde.

1. Forenklede delingsindstillinger

Google giver dig mulighed for at dele et Google-ark med alle i din organisation ved hjælp af Tilføj personer, grupper og kalenderbegivenheder i delingsmenuen. Du skal blot skrive et navn eller en e-mail, tildele en rolle (seer, kommentator eller redaktør) og klikke på send for at dele filen.

2. Domænespecifik deling

Du kan begrænse adgangen til dem, der er inden for din organisations domæne, og dermed øge sikkerheden. Dette er primært nyttigt for følsomme delte data som budgetter, teamskemaer eller projektrapporter.

3. Integration af Team Drive

Filer, der er gemt på delte drev, er automatisk tilgængelige for teammedlemmer baseret på deres tildelte tilladelser, hvilket eliminerer behovet for at dele filer igen og igen.

Samarbejde i realtid

Google Workspace forbedrer samarbejdet med funktioner, der gør teamwork mere smidigt, mere mangfoldigt og mere effektivt:

Chat i Google Sheets: Brug den indbyggede chatfunktion til at diskutere ændringer eller dele ideer direkte i arket. Du skal blot klikke på chat-ikonet i øverste højre hjørne for at åbne en gruppechat med alle, der arbejder på filen.

Aktivitetsdashboard: Aktivitetsdashboardet giver indsigt i, hvordan dit ark bliver brugt. Du kan se, hvem der har set filen, spore de seneste redigeringer og overvåge samarbejdsaktiviteter. Det hjælper teams med at holde sig informeret og på linje med projektopdateringer.

Sådan deler du specifikke ark eller data

Nogle gange ønsker man ikke at dele hele regnearket - kun et bestemt ark eller en del af dataene. Google Sheets giver dig mulighed for kun at dele det, der er nødvendigt.

Deling af et separat ark

Google Sheets tillader ikke direkte deling af individuelle faner i en fil, men det kan man komme uden om:

1. Lav en kopi af det specifikke ark

2. Højreklik på fanen for det ark, du vil dele.

3. Vælg en Kopier til > Nyt regneark for at oprette en selvstændig fil.

4. Åbn den nye fil, og brug deleknappen til at dele filen med andre.

2. Begræns adgang til andre ark

Hvis det lyder som for meget besvær at lave en kopi, kan du skjule andre ark for at begrænse synligheden. Højreklik på fanerne på de ark, du vil skjule, og vælg Skjul ark. Det forhindrer ikke helt adgang, men det holder ikke-relevante data ude af syne.

Deling af specifikke data

Hvis du kun har brug for at dele en del af et ark, kan du gøre det på et par måder:

1. Kopier og indsæt data i en ny fil

• Fremhæv de data, du vil dele.
• Kopier det (Ctrl+C eller Command+C), og sæt det ind i et nyt Google-ark.
• Del den nye fil med de nødvendige personer.

2. Brug filtre til at dele synspunkter

• Anvend et filter på dataene, så kun de relevante rækker eller kolonner vises.
• Del det filtrerede ark, så modtagerne kun kan se de data, der vises.

3. Download udvalgte data

• Fremhæv dataene, og gå til Filer > Download for at eksportere den som Excel, CSV eller PDF.
• Send filen via e-mail eller andre platforme.

Deling af specifikke ark eller dele af data sikrer, at samarbejdspartnere kun ser, hvad der er relevant, og hjælper med at bevare fokus og privatliv.

Del Google-kontakter og samarbejd endnu smartere

Samarbejde på Google Sheets er en del af hverdagen, men ægte teamwork stopper ikke ved regneark. Hvor ofte har du brug for at dele kontaktoplysninger med dit team eller dine kunder for at koordinere opgaver, følge op på handlinger eller holde alle orienteret? Det sker sandsynligvis oftere, end du er klar over, og måske læser du endda denne artikel lige nu og prøver at finde ud af, hvordan du kan dele dine kontaktregneark med dine kolleger.

Et andet eksempel: Du har delt et veludformet Google Sheet med projektdeadlines, opgaveopgaver eller kundedata. Men hvad sker der, når teammedlemmerne ikke har adgang til de relevante kontakter? Samarbejdet går i stå, og du står tilbage som mellemmand. Det er her, Shared Contacts Manager kan hjælpe. Det giver dig mulighed for at dele og administrere dine Google-kontakter med samme lethed som at dele et Google-ark.

Shared Contacts Manager giver alle i dit team adgang til de kontaktoplysninger, de har brug for, baseret på deres professionelle opgaver eller andre virksomhedsmål. Ved at dele kontakter kan du eliminere unødvendig snak frem og tilbage og forbedre kommunikationen i hele organisationen - ikke kun for regneark, men for alt det, der gør samarbejde til en succes.

Vil du tage dit teamwork til næste niveau? Prøv Shared Contacts Manager gratis i 14 dage, og oplev, hvordan deling af kontakter kan være lige så nemt - og effektivt - som at dele dine Google Sheets.