Google Sheetsin jakaminen: Google Google Google -selaimet: Täydellinen opas taulukkolaskentataulukoiden yhteistoimintaan

Taulukkolaskentataulukon työstäminen edellyttää usein yhteistyötä muiden, kuten joukkuetovereiden, luokkatovereiden tai ystävien kanssa. Google Sheets helpottaa työn jakamista, jolloin kaikki voivat osallistua ja pysyä ajan tasalla. Se on työkalu, joka helpottaa ryhmätyötä aina projektien suunnittelusta tapahtumien järjestämiseen tai numeroiden laskemiseen ja antaa käyttäjille mahdollisuuden muokata tiedostoa yhteistyössä. Jotta käyttöoikeuksien hallinta olisi entistäkin helpompaa, Shared Contacts Manager voi auttaa sinua järjestämään ja jakamaan Google-yhteystietosi, jotta oikeat henkilöt ovat aina mukana ja ajan tasalla.

Tässä oppaassa näytämme kaikki tavat, joilla voit jakaa Google Sheets -taulukoita, säätää käyttöoikeuksia tarpeisiisi sopiviksi ja tehdä yhteistyötä sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole Google-tiliä. Opetellaan kaikki salaisuudet ja tehdään ryhmätyöstä vaivatonta. 

Miksi jakaa Google Sheet?

Google Sheet -taulukon jakaminen on yksi helpoimmista tavoista tehdä yhteistyötä muiden kanssa. Sen sijaan, että lähetät tiedostoja sähköpostitse edestakaisin tai ponnistelet päivitysten seuraamiseksi, kaikki voivat työskennellä saman tiedoston parissa samaan aikaan. Tämä tarkoittaa, että muokkauksia ei jää tekemättä, versiot eivät ole vanhentuneita eikä sekaannuksia synny.

Google Sheets lanseerattiin vuonna 2006, ja sen jakamisominaisuudet ovat olleet alusta asti keskeinen osa työkalua. Vuosien mittaan Google on laajentanut sen toimintoja kaikkiin tuotteisiin, kuten Google Docs ja lakanat. Ajan mittaan on lisätty uusia vaihtoehtoja, kuten reaaliaikainen muokkaus, yksityiskohtainen käyttöoikeuksien hallinta ja mahdollisuus jakaa muiden kuin Google-käyttäjien kanssa. Nämä päivitykset tekivät siitä yhden suosituimmista ryhmätyön välineistä, ja yli 3 miljardia Google Workspace -käyttäjää maailmanlaajuisesti hyötyvät ominaisuuksista, kuten jaetuista arkeista.

Liiketoiminnassa Google Sheetsin jakamismahdollisuudet sopivat erinomaisesti budjettien hallinnointiin, projektien seurantaan ja tietojen analysointiin. Opettajat ja opiskelijat voivat käyttää jaettuja arkkeja tehtävien keräämiseen, edistymisen seurantaan tai ryhmäprojektien suunnitteluun. Jopa henkilökohtaisessa käytössä, kuten häiden suunnittelussa tai kotitalouden menojen hallinnassa, Google Sheet -taulukon jakaminen pitää kaikki samalla sivulla ja auttaa sujuvasti.

Yhteistyö on nopeampaa, yksinkertaisempaa ja organisoidumpaa, kun Google Sheetsin avulla voit jakaa ja työskennellä yhdessä.

Google-taulukoiden jakaminen: Kaikki jakamisvaihtoehdot selitetty

Google Sheets tekee yhteistyöstä helppoa erilaisilla ja joustavilla jakovaihtoehdoilla. Riippumatta siitä, työskenteletkö muutaman perheenjäsenen kanssa, jaatko asiakirjan suuremmalle ryhmälle tai annatko siihen pääsyn linkin kautta, se onnistuu muutamalla napsautuksella.

Jaa-painikkeen käyttäminen

Tämä painike on lähtökohta, josta käsin voit antaa muille pääsyn laskentataulukkoosi. Näin se toimii:

1. Etsi Google Sheet -arkkisi oikeasta yläkulmasta sininen Jaa nappi. Avaa jakamisvaihtoehdot napsauttamalla sitä.
2. Säädä jakamisasetuksia. Ponnahdusikkunassa näet kentän, jossa lukee Lisää henkilöitä, ryhmiä ja kalenteritapahtumia. Kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa. Voit lisätä sinne niin monta osoitetta kuin tarvitset.
3. Aseta käyttöoikeudet. Valitse kunkin sähköpostiviestin vierestä käyttöoikeustaso:

• Katseluohjelma: voi vain tarkastella asiakirjaa.
• Kommentoija: voi tarkastella ja jättää kommentteja.
• Toimittaja: voi tarkastella, kommentoida ja tehdä muutoksia. 

Muista, että voit aina muokata käyttöoikeuksia, muuttaa asetuksia, lisätä uusia yhteistyökumppaneita tai poistaa heidät taulukosta. 

4. Lähetä kutsu. Kun kaikki on asetettu, napsauta Lähetä. Valitut henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki laskentataulukkoon ja antamasi oikeudet. Se ei ole pakollista, mutta voit myös lisätä yhteystiedolle viestin, jossa on lisätietoja tai selvennyksiä.

Tämä menetelmä sopii parhaiten jaettaessa tiedostoa tietyille henkilöille tai ryhmille, kun haluat valvoa, kuka voi muokata, kommentoida tai tarkastella tiedostoa.

Google Sheetsin jakaminen jaettavan linkin avulla

Jos haluat jakaa laskentataulukkosi suuremmalle ryhmälle tai sinulla ei ole kaikkien sähköpostiosoitteita, erityisen linkin luominen on hyvä vaihtoehto:

1. Avaa jakamisvalikko napsauttamalla Jaa nappi. Kohdassa Yleinen pääsynäet mahdollisuuden kopioida jaettavan linkin.
2. Aseta linkin käyttöoikeustaso ennen linkin jakamista:

• Kuka tahansa, jolla on linkki - "Viewer": Antaa ihmisten nähdä vain laskentataulukon.
• Kuka tahansa, jolla on linkki - "Kommentoija": Antaa ihmisten jättää kommentteja, mutta ei tehdä muokkauksia.
• Kuka tahansa, jolla on linkki - "Editor": Antaa täyden muokkausoikeuden kaikille, joilla on linkki.
  

Tiedoston jakamiseen on myös kaksi lisävaihtoehtoa: rajoitettu ja yleinen käyttöoikeus. Jos valitset Rajoitettu, vain kutsumasi valitut henkilöt voivat käyttää linkkiä.  Kuka tahansa, jolla on linkki, kuitenkin, avaa pääsyn kaikille, joilla on linkki, vaikka he eivät olisikaan Googlen käyttäjiä.

3. Jaa linkki tiedostoon: Kopioi linkki ja lähetä se sähköpostitse, viestisovelluksilla tai missä tahansa muualla.

Näin voit jakaa taulukkolaskentataulukoita tiimeille, ulkopuolisille yhteistyökumppaneille tai kaikille, joilla ei ole Google-tiliä. Näiden vaihtoehtojen avulla Google Sheets -taulukoiden jakaminen on joustavaa ja turvallista, ja voit päättää, kuka pääsee tiedostoosi käsiksi ja mitä he voivat tehdä sillä.

Jakoasetusten lisäasetukset

Google Sheets tarjoaa kehittyneitä jakomäärityksiä, jotka on suunniteltu erilaisiin yhteistyöskenaarioihin. Näillä vaihtoehdoilla voit jakaa tiedostoja turvallisesti ja tehokkaasti muiden kuin Google-käyttäjien käyttöön tai mukauttaa yksityisyysasetuksia tietyille rooleille, mutta samalla voit valvoa arkaluonteisia tietoja.

Laskentataulukon jakaminen muiden kuin Google-käyttäjien kanssa

Voit jakaa Google Sheet -arkiston myös sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole Gmail-tiliä. Jakaminen muiden kuin Google-käyttäjien kanssa on käytännöllinen vaihtoehto ulkopuolisille yhteistyökumppaneille, asiakkaille tai kaikille, joilla ei ole Google-tiliä. Se poistaa rajoja ja mahdollistaa yhteistyön kaikille.

Tämä voidaan tehdä muutamalla tavalla:

1. Käytä jaettavaa linkkiä

Luo linkki napsauttamalla sinistä Jaa painiketta ja valitsemalla Kuka tahansa, jolla on linkki. Varmista, että asetat haluamasi käyttöoikeustaso - katselu, kommentointi tai muokkaus. Näin muut kuin Google-käyttäjät pääsevät arkistoon kirjautumatta sisään.

2. Lähetä kopio tiedostosta

Jos luulet, että linkin jakaminen ei onnistu, voit lähettää kopion tiedostosta. Avaa arkki, siirry osoitteeseen Tiedosto > Lataaja valitse muoto, kuten Excel tai PDF. Jaa tämä tiedosto sähköpostitse tai muilla alustoilla.

Pääsyn rajoittaminen ja yksityisyysasetukset

Pääsyn ja yksityisyyden hallinta on aina tärkeää, varsinkin kun jaetaan arkaluonteisia tietoja. Google Sheetsin avulla voit mukauttaa käyttöoikeustasoja ja tehdä muutoksia jaettavaan tiedostoon, kun tai jos ne tulevat tarpeellisiksi:

1. Aseta käyttöoikeustasot

Kun jaat arkkiasi, määritä roolit, jotta voit hallita, mitä ihmiset voivat tehdä:

• Katseluohjelma: Voi vain tarkastella tietoja tekemättä muutoksia.
• Kommentoija: Voi katsella ja jättää kommentteja ilman muokkausta.
• Toimittaja: Täydet oikeudet tehdä muutoksia.

2. Rajoita pääsyä

Oletusarvoisesti vain kutsumasi tai linkin jakamasi henkilöt voivat käyttää arkistoa. Jos haluat enemmän valvontaa, käytä Rajoitettu jakaminen Hanki linkki jakso.

3. Peruuta käyttöoikeudet

Pääsyn poistaminen:

• Avaa Jaa valikko oikeassa yläkulmassa.
• osoitteessa Ihmiset, joilla on pääsy, napsauta henkilön nimen vieressä olevaa pudotusvalikkoa.
• Valitse Poista pääsy.

Näiden ominaisuuksien avulla voit suojata tietojasi ja antaa oikeille henkilöille pääsyn tarkastella tai muokata laskentataulukkoa.

Google Sheets -taulukoiden jakaminen Google Workspacessa

Google Workspace vie Google Sheetsin kanssa tehtävän yhteistyön seuraavalle tasolle ja tarjoaa työkaluja, jotka on suunniteltu sujuvaan ja ongelmattomaan tiimityöskentelyyn ammatillisissa ympäristöissä. Nämä ominaisuudet tekevät Google Sheetsistä tehokkaan työkalun organisaatioille, edistävät reaaliaikaista yhteistyötä ja auttavat kaikkia pysymään yhteydessä.

Jakaminen työtilassa

Käyttävät tiimit voivat helposti jakaa arkkeja, jotta projektit etenevät. Koska Workspace-tilejä hallinnoidaan organisaation sisällä, jakamisvaihtoehdot sopivat erinomaisesti sisäiseen yhteistyöhön.

1. Yksinkertaistetut jakamisasetukset

Googlen avulla voit jakaa Google Sheet -taulukon kenelle tahansa organisaatiossasi käyttämällä työkalua Lisää henkilöitä, ryhmiä ja kalenteritapahtumia jakamisvalikossa. Kirjoita nimi tai sähköpostiosoite, määritä rooli (katsoja, kommentoija tai toimittaja) ja jaa tiedosto napsauttamalla Lähetä.

2. Toimialuekohtainen jakaminen

Voit rajoittaa pääsyn vain organisaatiosi toimialueeseen kuuluviin henkilöihin, mikä lisää turvallisuutta. Tämä on hyödyllistä ensisijaisesti arkaluonteisten jaettujen tietojen, kuten budjettien, tiimien aikataulujen tai projektiraporttien osalta.

3. Team Drive -integraatio

Jaettuihin asemiin tallennetut tiedostot ovat automaattisesti tiimin jäsenten käytettävissä heille myönnettyjen oikeuksien perusteella, jolloin tiedostoja ei tarvitse jakaa toistuvasti uudelleen.

Yhteistyö reaaliajassa

Google Workspace parantaa yhteistyötä ominaisuuksilla, jotka tekevät tiimityöstä sujuvampaa, monipuolisempaa ja tehokkaampaa:

Keskustelu Google Sheetsissä: käytä sisäänrakennettua chat-toimintoa keskustellaksesi muutoksista tai jakaaksesi ideoita suoraan arkissa. Napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa chat-kuvaketta voit avata ryhmäkeskustelun kaikkien tiedoston parissa työskentelevien kanssa.

Toiminnan kojelauta: toiminnan kojelauta antaa tietoa siitä, miten arkkiasi käytetään. Näet, kuka on katsonut tiedostoa, voit seurata viimeisimpiä muokkauksia ja seurata yhteistyöaktiviteetteja. Tämä auttaa tiimejä pysymään ajan tasalla ja linjassa projektin päivityksistä.

Tietyn arkin tai datan jakaminen

Joskus et halua jakaa koko laskentataulukkoa, vaan vain tietyn taulukon tai osan tiedoista. Google Sheets tarjoaa vaihtoehtoja, joiden avulla voit jakaa vain välttämättömät tiedot.

Erillisen arkin jakaminen

Google Sheets ei salli yksittäisten välilehtien suoraa jakamista tiedoston sisällä, mutta tämän voi kiertää:

1. Tee kopio erityislehdestä

2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sen arkin välilehteä, jonka haluat jakaa.

3. Valitse Kopioi osoitteeseen > Uusi laskentataulukko luodaksesi itsenäisen tiedoston.

4. Avaa uusi tiedosto ja jaa tiedosto muiden kanssa jakopainikkeella.

2. Rajoita pääsyä muille lehdille

Jos kopion tekeminen kuulostaa liian vaivalloiselta, voit piilottaa muita arkkeja näkyvyyden rajoittamiseksi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella niiden arkkien välilehtiä, jotka haluat piilottaa, ja valitse sitten Piilota arkki. Vaikka tämä ei estä pääsyä kokonaan, se pitää epäolennaiset tiedot poissa näkyvistä.

Erityisten tietojen jakaminen

Jos haluat jakaa vain osan arkista, voit tehdä sen parilla eri tavalla:

1. Kopioi ja liitä tiedot uuteen tiedostoon

• Korosta tiedot, jotka haluat jakaa.
• Kopioi se (Ctrl+C tai Command+C) ja liitä se uuteen Google Sheetiin.
• Jaa uusi tiedosto tarvittaville henkilöille.

2. Käytä suodattimia näkemysten jakamiseen

• Soveltaa suodatinta tietoihin, jolloin näytetään vain asiaankuuluvat rivit tai sarakkeet.
• Jaa suodatettu arkki niin, että vastaanottajat voivat tarkastella vain näytettyjä tietoja.

3. Lataa valitut tiedot

• Korosta tiedot ja siirry kohtaan Tiedosto > Lataa viedäksesi sen Excel-, CSV- tai PDF-muodossa.
• Lähetä tiedosto sähköpostitse tai muilla alustoilla.

Tietojen tai tietojen osien jakaminen varmistaa, että yhteistyökumppanit näkevät vain olennaiset tiedot, mikä auttaa säilyttämään keskittymisen ja yksityisyyden.

Jaa Google-yhteystietoja ja tee yhteistyötä entistäkin älykkäämmin

Yhteistyö Google Sheets -taulukoissa on osa jokapäiväistä työtä, mutta todellinen tiimityöskentely ei lopu taulukkolaskentaan. Kuinka usein joudut jakamaan yhteystietoja tiimisi tai asiakkaidesi kanssa koordinoidaksesi tehtäviä, seurataksesi toimintakohteita tai pitämään kaikki ajan tasalla? Todennäköisesti useammin kuin uskotkaan, ja saatat jopa lukea tätä artikkelia juuri nyt yrittäessäsi selvittää, miten voit jakaa yhteystietolaskentataulukot työtovereidesi kanssa.

Toinen esimerkki: olet jakanut hyvin laaditun Google Sheet -taulukon, jossa on projektin määräaikoja, työtehtäviä tai asiakastietoja. Mutta mitä tapahtuu, jos tiimin jäsenillä ei ole pääsyä asiaankuuluviin yhteystietoihin? Yhteistyö pysähtyy, ja sinä jäät välikädeksi. Tässä Shared Contacts Manager voi auttaa. Sen avulla voit jakaa ja hallita Google-yhteystietojasi yhtä helposti kuin Google Sheet -taulukkoa.

Shared Contacts Manager tarjoaa kaikille tiimisi jäsenille pääsyn yhteystietoihin, joita he tarvitsevat työtehtäviensä tai muiden yrityksen tavoitteidensa perusteella. Jakamalla yhteystietoja voit poistaa tarpeettoman edestakaisen yhteydenpidon ja parantaa viestintää koko organisaatiossasi - ei vain taulukkolaskennan osalta, vaan kaiken sen osalta, mikä tekee yhteistyöstä onnistunutta.

Haluatko viedä tiimityön seuraavalle tasolle? Kokeile Shared Contacts Manager:tä ilmaiseksi 14 päivän ajan ja koe, miten yhteystietojen jakaminen voi olla yhtä helppoa - ja tehokasta - kuin Google Sheetsin jakaminen.