Η εργασία σε ένα υπολογιστικό φύλλο συχνά περιλαμβάνει τη συνεργασία με άλλους, όπως συμπαίκτες, συμμαθητές ή φίλους. Το Google Sheets διευκολύνει την κοινή χρήση της εργασίας σας, επιτρέποντας σε όλους να συνεισφέρουν και να παραμένουν ενημερωμένοι. Από τον προγραμματισμό έργων έως την οργάνωση εκδηλώσεων ή την επεξεργασία αριθμών, είναι ένα εργαλείο που απλοποιεί τις ομαδικές προσπάθειες και επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργάζονται το αρχείο συνεργατικά. Για να κάνετε τη διαχείριση της πρόσβασης ακόμα πιο εύκολη, το Shared Contacts Manager μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να μοιραστείτε τις επαφές σας στο Google, ώστε να συμπεριλαμβάνονται πάντα τα σωστά άτομα και να είναι πάντα ενημερωμένα.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξουμε όλους τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να μοιράζεστε τα Φύλλα Google, να προσαρμόζετε τα δικαιώματα ανάλογα με τις ανάγκες σας και ακόμη και να συνεργάζεστε με άτομα που δεν έχουν λογαριασμό Google. Ας μάθουμε όλα τα μυστικά και ας κάνουμε την ομαδική εργασία χωρίς προβλήματα.
Γιατί να μοιραστείτε ένα φύλλο Google;
Ο διαμοιρασμός ενός φύλλου Google είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους συνεργασίας σε ένα φύλλο εργασίας με άλλους. Αντί να στέλνετε τα αρχεία με email μπρος-πίσω ή να αγωνίζεστε να παρακολουθείτε τις ενημερώσεις, όλοι μπορούν να εργάζονται στο ίδιο αρχείο την ίδια στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν χαμένες επεξεργασίες, δεν υπάρχουν ξεπερασμένες εκδόσεις και δεν υπάρχει σύγχυση.
Το Google Sheets κυκλοφόρησε το 2006, και οι λειτουργίες κοινής χρήσης αποτελούν βασικό μέρος του εργαλείου από την αρχή. Με την πάροδο των ετών, η Google έχει επεκτείνει τη λειτουργικότητά του για όλα τα προϊόντα, όπως Έγγραφα Google και φύλλα. Με την πάροδο του χρόνου προστέθηκαν νέες επιλογές όπως η επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο, οι λεπτομερείς έλεγχοι δικαιωμάτων και η δυνατότητα κοινής χρήσης με χρήστες που δεν ανήκουν στην Google. Αυτές οι ενημερώσεις το κατέστησαν ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία για ομαδική εργασία, με πάνω από 3 δισεκατομμύρια χρήστες του Google Workspace παγκοσμίως επωφελούμενοι από χαρακτηριστικά όπως τα κοινά φύλλα.
Στις επιχειρήσεις, οι επιλογές κοινής χρήσης στο Google Sheets είναι ιδανικές για ομάδες που διαχειρίζονται προϋπολογισμούς, παρακολουθούν έργα ή αναλύουν δεδομένα. Εκπαιδευτικοί και μαθητές μπορούν να χρησιμοποιούν κοινόχρηστα φύλλα για τη συλλογή εργασιών, την παρακολούθηση της προόδου ή τον σχεδιασμό ομαδικών εργασιών. Ακόμη και για προσωπική χρήση, όπως ο σχεδιασμός ενός γάμου ή η διαχείριση των εξόδων του νοικοκυριού, η κοινή χρήση ενός φύλλου Google διατηρεί όλους στην ίδια σελίδα και βοηθά στην ομαλή διεξαγωγή των πραγμάτων.
Η συνεργασία γίνεται ταχύτερη, απλούστερη και πιο οργανωμένη όταν χρησιμοποιείτε το Google Sheets για να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε.
Πώς να μοιράζεστε λογιστικά φύλλα Google: Επεξήγηση όλων των επιλογών κοινής χρήσης
Το Google Sheets διευκολύνει τη συνεργασία με διάφορες και ευέλικτες επιλογές κοινής χρήσης. Ανεξάρτητα από το αν εργάζεστε με μερικά μέλη της οικογένειας, αν μοιράζεστε ένα έγγραφο με μια μεγαλύτερη ομάδα ή αν παρέχετε πρόσβαση μέσω ενός συνδέσμου, όλα γίνονται με λίγα μόνο κλικ.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το κουμπί κοινής χρήσης
Αυτό το κουμπί είναι το σημείο εκκίνησης για να δώσετε σε άλλους πρόσβαση στο λογιστικό σας φύλλο. Ακούστε πώς λειτουργεί:
- Στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου Google, αναζητήστε το μπλε Μοιραστείτε το κουμπί. Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε τις επιλογές κοινής χρήσης.
- Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης. Στο αναδυόμενο παράθυρο, θα δείτε ένα πεδίο με την ένδειξη Προσθήκη ατόμων, ομάδων και συμβάντων ημερολογίου. Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε. Μπορείτε να προσθέσετε όσες διευθύνσεις χρειάζεστε.
- Ορισμός δικαιωμάτων. Δίπλα σε κάθε email, επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης:
- Πρόγραμμα προβολής: μπορεί μόνο να δει το έγγραφο.
- Σχολιαστής: μπορούν να βλέπουν και να αφήνουν σχόλια.
- Εκδότης: μπορούν να προβάλλουν, να σχολιάζουν και να κάνουν αλλαγές.
Θυμηθείτε, μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε τα δικαιώματα, να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, να προσθέσετε νέους συνεργάτες ή να τους αφαιρέσετε από το φύλλο εργασίας σας.
4. Στείλτε την πρόσκληση. Αφού ρυθμιστούν όλα, κάντε κλικ στο Στείλτε. Τα επιλεγμένα άτομα θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο προς το λογιστικό φύλλο και τα δικαιώματα που έχετε εκχωρήσει. Δεν είναι απαραίτητο, αλλά μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα μήνυμα στην επαφή σας με επιπλέον λεπτομέρειες ή διευκρινίσεις.
Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλύτερα για κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες, όταν θέλετε να ελέγξετε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί, να σχολιάσει ή να δει το αρχείο.
Πώς να μοιραστείτε φύλλα Google χρησιμοποιώντας έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης
Εάν πρέπει να μοιραστείτε το λογιστικό σας φύλλο με μια μεγαλύτερη ομάδα ή δεν έχετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων, η δημιουργία ενός ειδικού συνδέσμου είναι μια εξαιρετική επιλογή:
- Ανοίξτε το μενού κοινής χρήσης κάνοντας κλικ στο Μοιραστείτε το κουμπί. Κάτω από το Γενική πρόσβαση, θα δείτε την επιλογή να αντιγράψετε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο.
- Πριν από την κοινή χρήση του συνδέσμου, ορίστε το επίπεδο πρόσβασης:
- Οποιοσδήποτε με το σύνδεσμο - "Viewer": Επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν μόνο το λογιστικό φύλλο.
- Οποιοσδήποτε με το σύνδεσμο - "Commenter": Επιτρέπει στους χρήστες να αφήνουν σχόλια, αλλά όχι να κάνουν αλλαγές.
- Οποιοσδήποτε με το σύνδεσμο - "Editor": Δίνει πλήρη πρόσβαση στην επεξεργασία σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο.
Υπάρχουν επίσης δύο πρόσθετες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μοιραστείτε το αρχείο σας: περιορισμένη και γενική πρόσβαση. Αν επιλέξετε Περιορισμένη, μόνο τα επιλεγμένα άτομα που έχετε προσκαλέσει μπορούν να χρησιμοποιήσουν το σύνδεσμο. Όποιος έχει τον σύνδεσμο, ωστόσο, ανοίγει την πρόσβαση σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο, ακόμη και αν δεν είναι χρήστης της Google.
3. Μοιραστείτε τον σύνδεσμο προς το αρχείο: Αντιγράψτε τον σύνδεσμο και στείλτε τον μέσω email, εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων ή όπου αλλού χρειάζεται.
Αυτός ο τρόπος λειτουργεί για την κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων με ομάδες, εξωτερικούς συνεργάτες ή οποιονδήποτε χωρίς λογαριασμό Google. Με αυτές τις επιλογές, η κοινή χρήση των Φύλλων Google είναι ευέλικτη και ασφαλής, επιτρέποντάς σας να αποφασίσετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο σας και τι μπορεί να κάνει με αυτό.
Ρυθμίσεις κοινής χρήσης για προχωρημένους
Το Google Sheets προσφέρει προηγμένες διαμορφώσεις κοινής χρήσης που έχουν σχεδιαστεί για να χειρίζονται διάφορα σενάρια συνεργασίας. Από την παροχή πρόσβασης σε χρήστες που δεν ανήκουν στην Google έως την προσαρμογή των ρυθμίσεων απορρήτου για συγκεκριμένους ρόλους, αυτές οι επιλογές σας επιτρέπουν να μοιράζεστε τα αρχεία σας με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα, διατηρώντας παράλληλα τον έλεγχο των ευαίσθητων πληροφοριών.
Πώς να μοιραστείτε ένα λογιστικό φύλλο με χρήστες που δεν είναι χρήστες της Google
Μπορείτε να μοιραστείτε ένα φύλλο Google ακόμα και με άτομα που δεν έχουν λογαριασμό Gmail. Η κοινή χρήση με χρήστες που δεν ανήκουν στο Google είναι μια πρακτική επιλογή για εξωτερικούς συνεργάτες, πελάτες ή οποιονδήποτε δεν έχει λογαριασμό Google. Καταργεί τα όρια και καθιστά δυνατή τη συνεργασία για όλους.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό:
- Χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης
Δημιουργήστε έναν σύνδεσμο κάνοντας κλικ στο μπλε Μοιραστείτε το και επιλέγοντας Οποιοσδήποτε με το σύνδεσμο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει το επιθυμητό επίπεδο δικαιωμάτων - προβολή, σχολιασμός ή επεξεργασία. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες που δεν ανήκουν στην Google να έχουν πρόσβαση στο φύλλο χωρίς να χρειάζεται να συνδεθούν.
2. Στείλτε ένα αντίγραφο του αρχείου
Αν πιστεύετε ότι η κοινοποίηση ενός συνδέσμου δεν θα λειτουργήσει για εσάς, μπορείτε να στείλετε ένα αντίγραφο του αρχείου. Ανοίξτε το φύλλο, μεταβείτε στο Αρχείο > Λήψη, και επιλέξτε μια μορφή όπως Excel ή PDF. Μοιραστείτε αυτό το αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων πλατφορμών.
Περιορισμός της πρόσβασης και ρυθμίσεις απορρήτου
Η διαχείριση της πρόσβασης και του απορρήτου είναι πάντα σημαντική, πόσο μάλλον όταν μοιράζεστε ευαίσθητες πληροφορίες. Το Google Sheets σας επιτρέπει να προσαρμόζετε τα επίπεδα πρόσβασης και να κάνετε αλλαγές στο αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε όταν ή αν αυτές καθίστανται απαραίτητες:
1. Ορισμός επιπέδων πρόσβασης
Όταν μοιράζεστε το φύλλο σας, αναθέστε ρόλους για να ελέγχετε τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες:
- Πρόγραμμα προβολής: Μπορεί μόνο να δει τα δεδομένα χωρίς να κάνει αλλαγές.
- Σχολιαστής: Μπορεί να βλέπει και να αφήνει σχόλια χωρίς επεξεργασία.
- Εκδότης: Έχει πλήρη πρόσβαση για να κάνει αλλαγές.
2. Περιορισμός πρόσβασης
Από προεπιλογή, μόνο τα άτομα που προσκαλείτε ή με τα οποία μοιράζεστε έναν σύνδεσμο μπορούν να έχουν πρόσβαση στο φύλλο. Για περισσότερο έλεγχο, χρησιμοποιήστε Περιορισμένα το μοίρασμα στο Αποκτήστε σύνδεσμο τμήμα.
3. Ανάκληση δικαιωμάτων
Για να αφαιρέσετε την πρόσβαση:
- Ανοίξτε το Μοιραστείτε το στην επάνω δεξιά γωνία.
- Κάτω από το Άτομα με πρόσβαση, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομα ενός ατόμου.
- Επιλέξτε Αφαίρεση πρόσβασης.
Αυτές οι λειτουργίες σας βοηθούν να προστατεύσετε τα δεδομένα σας, ενώ παράλληλα δίνουν πρόσβαση στα κατάλληλα άτομα για να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται το λογιστικό σας φύλλο.
Κοινή χρήση φύλλων Google στο Google Workspace
Το Google Workspace ανεβάζει τη συνεργασία με το Google Sheets στο επόμενο επίπεδο, προσφέροντας εργαλεία σχεδιασμένα για ομαλή και απροβλημάτιστη ομαδική εργασία σε επαγγελματικά περιβάλλοντα. Αυτά τα χαρακτηριστικά καθιστούν το Google Sheets ένα ισχυρό εργαλείο για οργανισμούς, προωθώντας τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο και βοηθώντας όλους να παραμένουν συνδεδεμένοι.
Κοινή χρήση εντός του χώρου εργασίας
Οι ομάδες που χρησιμοποιούν μπορούν εύκολα να μοιράζονται φύλλα για να προχωρούν τα έργα. Δεδομένου ότι η διαχείριση των λογαριασμών Workspace γίνεται στο πλαίσιο ενός οργανισμού, οι επιλογές κοινής χρήσης είναι ιδανικές για εσωτερική συνεργασία.
- Απλοποιημένες ρυθμίσεις κοινής χρήσης
Η Google σας επιτρέπει να μοιραστείτε ένα φύλλο Google με οποιονδήποτε στον οργανισμό σας χρησιμοποιώντας το Προσθήκη ατόμων, ομάδων και συμβάντων ημερολογίου στο μενού κοινής χρήσης. Απλώς πληκτρολογήστε ένα όνομα ή ένα email, ορίστε έναν ρόλο (θεατής, σχολιαστής ή συντάκτης) και κάντε κλικ στο κουμπί αποστολή για να μοιραστείτε το αρχείο.
2. Κοινή χρήση συγκεκριμένου τομέα
Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση μόνο σε όσους ανήκουν στον τομέα του οργανισμού σας, προσθέτοντας μεγαλύτερη ασφάλεια. Αυτό είναι κυρίως χρήσιμο για ευαίσθητα κοινά δεδομένα, όπως προϋπολογισμοί, χρονοδιαγράμματα ομάδων ή αναφορές έργων.
3. Ενσωμάτωση Team Drive
Τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε κοινόχρηστους δίσκους είναι αυτόματα προσβάσιμα στα μέλη της ομάδας με βάση τα δικαιώματα που τους έχουν εκχωρηθεί, εξαλείφοντας την ανάγκη επανειλημμένης επαναχρησιμοποίησης αρχείων.
Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο
Το Google Workspace βελτιώνει τη συνεργασία με λειτουργίες που κάνουν την ομαδική εργασία πιο ομαλή, πιο ποικιλόμορφη και πιο αποτελεσματική:
Συνομιλία στο Google Sheets: χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη λειτουργία συνομιλίας για να συζητήσετε αλλαγές ή να μοιραστείτε ιδέες απευθείας μέσα στο φύλλο. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο συνομιλίας στην επάνω δεξιά γωνία για να ανοίξετε μια ομαδική συνομιλία με όλους όσους εργάζονται αυτή τη στιγμή στο αρχείο.
Πίνακας ελέγχου δραστηριοτήτων: ο πίνακας δραστηριοτήτων παρέχει πληροφορίες για τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείται το φύλλο σας. Μπορείτε να δείτε ποιος έχει δει το αρχείο, να παρακολουθείτε τις πρόσφατες επεξεργασίες και να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα συνεργασίας. Αυτό βοηθά τις ομάδες να παραμένουν ενημερωμένες και ευθυγραμμισμένες σχετικά με τις ενημερώσεις του έργου.
Πώς να μοιραστείτε συγκεκριμένα φύλλα ή δεδομένα
Μερικές φορές, δεν θέλετε να μοιραστείτε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, αλλά μόνο ένα συγκεκριμένο φύλλο ή ένα μέρος των δεδομένων. Το Google Sheets παρέχει επιλογές που σας επιτρέπουν να μοιραστείτε μόνο ό,τι είναι απαραίτητο.
Κοινή χρήση ενός ξεχωριστού φύλλου
Το Google Sheets δεν επιτρέπει την άμεση κοινή χρήση μεμονωμένων καρτελών μέσα σε ένα αρχείο, αλλά μπορείτε να το παρακάμψετε:
1. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του ειδικού φύλλου
2. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου που θέλετε να μοιραστείτε.
3. Επιλέξτε Αντιγραφή σε > Νέο λογιστικό φύλλο για να δημιουργήσετε ένα αυτόνομο αρχείο.
4. Ανοίξτε το νέο αρχείο και χρησιμοποιήστε το κουμπί κοινής χρήσης για να μοιραστείτε το αρχείο με άλλους.
2. Περιορισμός της πρόσβασης σε άλλα φύλλα
Αν η δημιουργία αντιγράφου σας φαίνεται πολύ δύσκολη, μπορείτε να αποκρύψετε άλλα φύλλα για να περιορίσετε την ορατότητα. Κάντε δεξί κλικ στις καρτέλες των φύλλων που θέλετε να αποκρύψετε και επιλέξτε Απόκρυψη φύλλου. Αν και αυτό δεν εμποδίζει εντελώς την πρόσβαση, κρατάει τα μη σχετικά δεδομένα εκτός οπτικού πεδίου.
Κοινή χρήση συγκεκριμένων δεδομένων
Αν θέλετε να μοιραστείτε μόνο ένα τμήμα ενός φύλλου, μπορείτε να το κάνετε με δύο τρόπους:
1. Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων σε νέο αρχείο
- Επισημάνετε τα δεδομένα που θέλετε να μοιραστείτε.
- Αντιγράψτε το (Ctrl+C ή Command+C) και επικολλήστε το σε ένα νέο φύλλο Google.
- Μοιραστείτε το νέο αρχείο με τα απαραίτητα άτομα.
2. Χρησιμοποιήστε φίλτρα για να μοιραστείτε απόψεις
- Εφαρμόστε ένα φίλτρο στα δεδομένα, εμφανίζοντας μόνο τις σχετικές γραμμές ή στήλες.
- Μοιραστείτε το φιλτραρισμένο φύλλο, ώστε οι παραλήπτες να μπορούν να δουν μόνο τα δεδομένα όπως εμφανίζονται.
3. Λήψη επιλεγμένων δεδομένων
- Επισημάνετε τα δεδομένα και μεταβείτε στο Αρχείο > Λήψη για να το εξάγετε ως Excel, CSV ή PDF.
- Στείλτε το αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων πλατφορμών.
Η κοινή χρήση συγκεκριμένων φύλλων ή τμημάτων δεδομένων διασφαλίζει ότι οι συνεργάτες βλέπουν μόνο ό,τι είναι σχετικό, βοηθώντας στη διατήρηση της εστίασης και της ιδιωτικότητας.
Μοιραστείτε επαφές Google και συνεργαστείτε ακόμα πιο έξυπνα
Η συνεργασία στα φύλλα Google είναι μέρος της καθημερινής εργασίας, αλλά η πραγματική ομαδική εργασία δεν σταματά στα λογιστικά φύλλα. Πόσο συχνά βρίσκετε τον εαυτό σας να χρειάζεται να μοιραστείτε πληροφορίες επικοινωνίας με την ομάδα ή τους πελάτες σας για να συντονίσετε εργασίες, να παρακολουθήσετε στοιχεία ενεργειών ή να κρατήσετε όλους ενήμερους; Το πιθανότερο είναι ότι συμβαίνει πιο συχνά από ό,τι νομίζετε, και ίσως διαβάζετε αυτό το άρθρο αυτή τη στιγμή προσπαθώντας να βρείτε πώς να μοιραστείτε τα λογιστικά φύλλα επαφών σας με τους συναδέλφους σας.
Άλλο παράδειγμα: έχετε μοιραστεί ένα καλά σχεδιασμένο φύλλο Google με προθεσμίες έργου, αναθέσεις εργασιών ή δεδομένα πελατών. Τι συμβαίνει όμως όταν τα μέλη της ομάδας δεν έχουν πρόσβαση στις σχετικές επαφές; Η συνεργασία σταματά και εσείς μένετε να παίζετε τον μεσάζοντα. Σε αυτό το σημείο μπορεί να βοηθήσει το Shared Contacts Manager. Σας επιτρέπει να μοιράζεστε και να διαχειρίζεστε τις επαφές σας στο Google με την ίδια ευκολία που μοιράζεστε ένα φύλλο Google.
Το Shared Contacts Manager παρέχει σε κάθε μέλος της ομάδας σας πρόσβαση στις πληροφορίες επικοινωνίας που χρειάζονται με βάση τα επαγγελματικά τους καθήκοντα ή άλλους εταιρικούς στόχους. Με την κοινή χρήση των επαφών, μπορείτε να εξαλείψετε το περιττό πηγαινέλα και να βελτιώσετε την επικοινωνία σε ολόκληρο τον οργανισμό σας - όχι μόνο για τα λογιστικά φύλλα, αλλά για όλα όσα κάνουν τη συνεργασία επιτυχημένη.
Θέλετε να πάτε την ομαδική σας εργασία στο επόμενο επίπεδο; Δοκιμάστε το Shared Contacts Manager δωρεάν για 14 ημέρες και δοκιμάστε πώς η κοινή χρήση των επαφών μπορεί να είναι εξίσου εύκολη - και τόσο ισχυρή - όπως η κοινή χρήση των φύλλων Google.
Greek 
English 
Spanish 
Portuguese 
French 
Italian 
Swedish 
German 
Korean 
Japanese 
Danish 
Turkish 
Finnish 
Indonesian 
Polish