Come utilizzare più domini in Google Workspace

La gestione di più domini all'interno di un unico account Google Workspace è spesso un'operazione indispensabile per le aziende che operano con diversi marchi, servizi o località geografiche. Questa funzione offre alle aziende la flessibilità di unificare le operazioni, semplificare l'amministrazione e mantenere un branding coerente su più domini web, il tutto mantenendo la gestione centralizzata e semplice. Quando si parla di domini Google Workspace, è importante capire la distinzione tra domini primari, secondari e alias.

Se state cercando di espandere la vostra configurazione di Google Workspace, guardate il video qui sotto per una guida passo passo su come aggiungere un dominio secondario al vostro account esistente.

Gli utenti possono aggiungere il proprio dominio come dominio secondario o alias per gestire attività o scopi diversi, come campagne di marketing o registrazioni di eventi, dettagliando anche le caratteristiche e le limitazioni specifiche associate a questi tipi di dominio. Con il supporto multidominio di Google Workspace, le aziende ottengono un potente strumento per consolidare gli indirizzi e-mail, gli account utente e i canali di comunicazione. Questa configurazione consente un'organizzazione efficiente senza il fastidio di gestire sistemi separati per ogni dominio. Inoltre, per le aziende che hanno bisogno di condividere le informazioni di contatto tra i vari domini, strumenti come Shared Contacts Manager forniscono soluzioni essenziali per la condivisione dei contatti, consentendo ai vari team di rimanere in contatto.

Che cos'è il supporto multidominio in Google Workspace?

Il supporto multidominio in Google Workspace consente alle aziende di gestire più domini con un unico account Workspace. Invece di creare account separati o di passare da un sistema all'altro, le aziende possono consolidare tutto, dalla posta elettronica all'accesso degli utenti, in un unico ambiente centralizzato. Questo è incredibilmente utile per le organizzazioni che gestiscono più marchi, servizi o filiali geografiche sotto lo stesso ombrello.

Con il supporto multidominio, le aziende possono mantenere sia il dominio primario, di solito quello del marchio principale, sia aggiungere uno o più domini secondari. Ogni dominio può essere impostato in modo da avere indirizzi e-mail e account utente unici, rendendo più semplice per i dipendenti lavorare con nomi di marchi o dipartimenti diversi senza bisogno di account Google Workspace separati. Questa flessibilità consente alle aziende di fornire indirizzi e-mail personalizzati che si adattino a ciascun marchio o divisione, come ad esempio sales@brand1.com e support@brand2.comtutti sotto un unico account Workspace.

Panoramica dei domini primari e secondari

In Google Workspace, ogni configurazione multidominio inizia con un dominio primario. Si tratta in genere del dominio principale associato all'organizzazione e utilizzato per l'accesso amministrativo. I domini secondari vengono poi aggiunti per espandere le funzionalità su altri domini.

Dominio primario: È il dominio principale dell'organizzazione e di solito rappresenta il marchio madre. Serve come dominio amministrativo principale e spesso è il luogo in cui vengono gestiti la maggior parte degli account amministrativi e le impostazioni centrali. L'indirizzo e-mail del dominio principale è fondamentale perché alcune caratteristiche e informazioni essenziali, come il nome e il logo dell'organizzazione, sono collegate esclusivamente a questo dominio principale.

Domini secondari: Si tratta di domini aggiuntivi che appartengono all'organizzazione. I domini secondari possono avere account utente separati ed e-mail uniche per ciascun dominio. Tuttavia, sono gestiti dallo stesso account Workspace, il che significa che gli amministratori del dominio primario hanno il pieno controllo su tutti i domini secondari.

I ruoli dei domini primari e secondari aiutano le aziende a mantenere le operazioni organizzate, con ogni marchio o filiale che ha la propria identità pur rimanendo parte dell'organizzazione generale.

Differenze tra alias e domini secondari

Una domanda comune tra le aziende che creano più domini è se usare gli alias di dominio o aggiungere un dominio secondario. Entrambe le opzioni estendono le funzionalità di Google Workspace, ma hanno scopi diversi.

Alias di dominio: Un alias di dominio è un nome di dominio aggiuntivo che inoltra al dominio principale. Ad esempio, info@brand1.com può avere un indirizzo alias info@brand2.com, dove le e-mail inviate a entrambi gli indirizzi finiscono nella stessa casella di posta. Gli alias di dominio funzionano bene quando si desidera che più indirizzi e-mail puntino allo stesso utente senza dover gestire account separati.

I messaggi dell'indirizzo alias vengono ricevuti automaticamente nella posta in arrivo dell'utente. Per verificarlo, inviate un messaggio da un altro account all'indirizzo alias e verificate che arrivi. In caso contrario, è necessario verificare le impostazioni del dominio.

Domini secondari: A differenza degli alias, i domini secondari operano in modo indipendente all'interno dell'ambiente Workspace. Ogni dominio secondario ha il suo set di utenti, indirizzi e-mail e account. Questa configurazione è perfetta per le aziende che desiderano un marchio e una gestione degli utenti distinti per ciascun dominio, pur mantenendo un controllo amministrativo centrale.

La scelta tra alias di dominio e domini secondari dipende dalle esigenze della vostra organizzazione. Se si gestiscono diversi marchi con identità distinte, l'aggiunta di un dominio secondario ha senso. Allo stesso tempo, gli alias di dominio sono efficaci per le configurazioni più semplici che richiedono solo indirizzi e-mail alternativi all'interno dello stesso marchio.

Il supporto multidominio in Google Workspace offre alle organizzazioni la flessibilità di strutturare la posta elettronica, il branding e l'accesso degli utenti in base alle loro esigenze specifiche, il tutto in un unico sistema efficiente. Questo aiuta le aziende di tutte le dimensioni a operare su più domini senza la complessità di gestire account separati.

Come impostare più domini in Google Workspace

L'impostazione di più domini in Google Workspace è generalmente un processo semplice, ma ci sono alcune cose specifiche da sapere. Ecco una guida passo passo per iniziare, dall'aggiunta di nuovi domini alla configurazione delle impostazioni per una corretta gestione dei domini multipli.

È possibile aggiungere un proprio dominio come dominio secondario o alias per gestire attività o scopi diversi, come campagne di marketing o registrazioni di eventi, all'interno del proprio account Google Workspace o Cloud Identity.

Come aggiungere un dominio secondario all'account Google Workspace

Aggiungere un dominio secondario significa stabilire e-mail e utenti separati per ciascun dominio all'interno dello stesso ambiente Google Workspace. L'utilizzo di un account Cloud Identity consente di aggiungere domini secondari o alias, offrendo vantaggi organizzativi e funzionalità specifiche per la gestione di più aziende o marchi attraverso questo servizio. Seguite questi passaggi per aggiungere un dominio secondario al vostro account:

1. Accedere al proprio sito Console amministrativa di Google utilizzando un account con privilegi di amministratore.
2. Nella dashboard della Console amministrativa, selezionare il menu Domini e fare clic su Aggiungere un dominio.
3. Scegliere l'opzione per aggiungere Un dominio secondario o Dominio alias utentea seconda che si voglia creare un dominio completamente separato o un alias che punti a quello principale.
4. Digitare il nome che si desidera aggiungere come dominio secondario.
5. Fare clic su Aggiungere il dominio e avviare la verifica. Seguite le istruzioni, che in genere prevedono l'aggiunta di un record TXT di verifica alle impostazioni DNS del vostro dominio.

Una volta completata la verifica, Google Workspace confermerà l'aggiunta del nuovo dominio e sarà possibile gestire utenti, indirizzi e-mail e altre impostazioni all'interno dell'account principale di Workspace.

Configurazione delle impostazioni e-mail per più domini

L'impostazione corretta della posta elettronica garantisce una comunicazione fluida in ogni dominio. Ecco come configurare la posta elettronica in Google Workspace:

1. Creare indirizzi e-mail unici. Per ogni nuovo utente, è possibile impostare gli indirizzi e-mail utilizzando il dominio primario o secondario. Ad esempio, un dipendente può avere name@mybrand1.com e name@mybrand2.com e-mail collegate al loro profilo.
2. Impostare il routing delle e-mail. Per semplificare l'instradamento delle e-mail, configurare le regole di instradamento per indirizzare i messaggi alle caselle di posta corrette in base al dominio. Ciò è utile se si desidera che le e-mail specifiche inviate a un dominio vengano inoltrate a un altro o se si utilizzano degli alias.
3. Impostare firme di posta elettronica specifiche per il dominio. Per mantenere il branding coerente, utilizzate firme e-mail personalizzate. In questo modo, gli utenti possono avere firme e dettagli di contatto distinti per ogni marchio che rappresentano.
4. Test della funzionalità delle e-mail. Inviare e-mail di prova tra i domini e all'esterno per verificare se tutte le impostazioni di instradamento, ricezione e firma delle e-mail funzionano come previsto.

L'indirizzo e-mail del dominio primario è fondamentale in quanto collega le funzionalità e le informazioni essenziali, come il nome e il logo dell'organizzazione, esclusivamente al dominio primario. Gli utenti possono inviare e ricevere e-mail sia dal dominio primario che da quello secondario, ma l'accesso e la creazione di file sono limitati all'indirizzo e-mail primario.

Come aggiungere nuovi account utente a domini primari o secondari

Con i domini multipli in Google Workspace, è possibile assegnare gli utenti a domini specifici o fornire loro l'accesso a più domini secondo le necessità. Ecco come fare:

1. Aggiungere nuovi utenti al dominio appropriato: Quando si crea un nuovo utente, selezionare il dominio che si desidera assegnare al suo account scegliendo dall'elenco di tutti i domini disponibili. In questo modo, il loro indirizzo e-mail corrisponderà al dominio corretto. È anche possibile aggiungere utenti direttamente dal menu Gestione dei domini facendo clic sulla finestra Aggiungi utenti pulsante.
   

Nella finestra successiva, inserire le informazioni relative a un nuovo utente, come il nome, l'e-mail principale e il dominio a cui l'utente deve appartenere. Fare clic su Aggiungi un nuovo utente per continuare.

È importante stampare o copiare da qualche parte i dati di accesso di questo utente per ulteriori riferimenti. In alternativa, è possibile inviare all'utente le istruzioni di accesso. Fare clic su Fatto per completare il processo.

2. Consentire l'accesso a più domini per utenti specifici: Per i dipendenti che hanno bisogno di accedere alle e-mail o alle risorse di più domini, è possibile creare più indirizzi e-mail per ogni dominio o assegnare degli alias. Questo può essere utile per i dipendenti coinvolti in funzioni trasversali al marchio, come la gestione o l'IT.

3. Organizzare gli utenti in gruppi specifici per il dominio: Per unificare la comunicazione, creare gruppi di utenti per ogni dominio (ad esempio, marketing@mybrand1.com o support@mybrand2.com). Questo aiuta i reparti a rimanere organizzati per marchio, consentendo di inviare e-mail e comunicazioni di gruppo efficienti all'interno dell'area di lavoro.

Vantaggi dell'utilizzo di più domini in Google Workspace

L'utilizzo di più domini all'interno di Google Workspace offre numerosi vantaggi alle aziende, in particolare a quelle che gestiscono più marchi, divisioni o sedi geografiche. Semplifica l'amministrazione, migliora la gestione del marchio e supporta un'esperienza utente coesa tra le diverse parti dell'organizzazione. Un account Cloud Identity consente agli utenti di aggiungere domini secondari o alias, offrendo notevoli vantaggi organizzativi e funzionalità specifiche per la gestione di più aziende o marchi attraverso questo servizio. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

Gestione del marchio e professionalità migliorate

Uno dei maggiori vantaggi del supporto multidominio di Google Workspace è la possibilità di mantenere identità separate per ogni marchio o divisione, pur mantenendo tutto gestito sotto un unico account. Questa struttura consente alle organizzazioni di assegnare e-mail e nomi di dominio unici che riflettono l'identità di ciascun marchio, aumentando la professionalità e l'allineamento del marchio. Inoltre, i domini alias utente consentono di avere più indirizzi e-mail senza costi aggiuntivi per utente. Questa può essere un'ottima soluzione per i singoli o per i piccoli team che gestiscono diversi progetti collaterali o marchi.

Ad esempio, un'azienda con due marchi, ad esempio, mybranda.com e mybrandb.com-può impostare support@mybranda.com e support@mybrandb.com come indirizzi e-mail separati per ciascun team, aiutando i clienti a riconoscere rapidamente e a fidarsi delle comunicazioni provenienti dal marchio corretto. Questo livello di personalizzazione aiuta le aziende a proiettare un'immagine professionale e a garantire che tutte le comunicazioni siano in linea con il tono e la voce di ciascun marchio.

Gestione IT semplificata per più sedi o servizi

Per le organizzazioni con una struttura complessa, come quelle con numerosi uffici, divisioni di servizio o sedi geografiche, il supporto multidominio di Google Workspace offre un modo centralizzato per gestire le esigenze IT in tutti i settori. Con un unico account Google Workspace, gli amministratori possono controllare le autorizzazioni degli utenti, i controlli di accesso e le impostazioni degli account per ogni dominio, risparmiando tempo e risorse.

Se i membri del team riscontrano problemi nella ricezione dei messaggi inoltrati al loro indirizzo alias, devono rivolgersi all'host del dominio. L'host del dominio può aiutare a verificare la corretta impostazione della verifica del dominio e dei record MX, che sono fondamentali per la funzionalità della posta elettronica.

Questo approccio centralizzato alla gestione dell'IT è molto vantaggioso per le aziende globali, in quanto le aiuta a impostare le politiche, a monitorare le attività e a gestire i protocolli di sicurezza in modo coerente su tutti i domini. Inoltre, il supporto multidominio elimina la necessità di gestire account o piattaforme separate per ciascun marchio. Facilita l'amministrazione dei team IT e riduce il rischio di errori.

Flessibilità per la crescita e l'espansione dell'azienda

La funzione multidominio di Google Workspace è anche un'ottima soluzione per le aziende che prevedono una crescita o nuove acquisizioni. Grazie alla possibilità di aggiungere domini supplementari in modo così semplice, Google Workspace offre alle organizzazioni la flessibilità necessaria per integrare rapidamente nuovi marchi, reparti o mercati nel sistema esistente.

I domini secondari o pseudonimi possono aiutare le aziende a passare senza problemi alle iniziative di rebranding o alle nuove acquisizioni, creando identità uniche per le diverse iniziative di marketing senza la complessità di gestire più account.

Ad esempio, se un'azienda acquisisce una nuova attività o lancia un nuovo marchio, l'aggiunta del nuovo dominio come dominio secondario è semplice e consente l'accesso immediato alle stesse risorse e agli stessi strumenti. Questa adattabilità aiuta le aziende ad adattarsi e ad espandersi senza dover investire in un sistema di posta elettronica o di produttività separato per ogni nuova impresa.

Miglioramento della comunicazione e della collaborazione tra i marchi

L'utilizzo di molti domini all'interno di Google Workspace non semplifica solo la gestione del marchio. Promuove anche la collaborazione interna. Con il supporto di più domini, i dipendenti che lavorano con marchi diversi possono comunque accedere alle risorse condivise di Google Workspace, come Google Drive, Calendar e Meet, consentendo un lavoro di squadra fluido e unificato.

Ogni account utente aggiuntivo comporta dei costi se associato a domini secondari, mentre i domini alias utente non comportano costi aggiuntivi, rendendo l'opzione più economica per i team più piccoli o per gli imprenditori singoli che gestiscono più marchi.

Se i dipendenti lavorano su progetti cross-brand o hanno bisogno di comunicare regolarmente tra i vari reparti, questo formato consente ai team di collaborare efficacemente senza barriere. Unificando le risorse e gli strumenti di comunicazione sotto un unico account, le aziende possono promuovere un ambiente di lavoro collaborativo, anche quando i team sono divisi per marchio o sede.

Condivisione e gestione efficace dei contatti tra i vari domini

Un altro vantaggio estremamente prezioso del supporto multidominio è la possibilità di centralizzare e Condividere efficacemente i contatti tra i vari domini. Utilizzo di Shared Contacts Manager di Google Workspace e strumenti simili, i team possono condividere informazioni importanti sui contatti tra i vari settori, consentendo una migliore comunicazione tra i team e flussi di lavoro molto più fluidi.

Con un sistema di contatti condiviso, i membri del team di diversi domini possono accedere alle informazioni sui clienti, ai dettagli dei fornitori e ai contatti dei partner, tutto in un unico luogo. In questo modo si risparmia tempo e si evitano errori di comunicazione, fornendo a tutti l'accesso alle informazioni di contatto di cui hanno bisogno, indipendentemente dal dominio di appartenenza.

Il supporto multidominio in Google Workspace razionalizza la gestione del marchio, favorisce la collaborazione e supporta la crescita flessibile, rendendolo uno strumento potente per le organizzazioni di tutte le dimensioni. Grazie a un migliore branding, a un'amministrazione centralizzata e a un'efficace condivisione dei contatti, la funzionalità multidominio consente alle aziende di massimizzare la configurazione di Google Workspace, offrendo al contempo un'esperienza utente organizzata e professionale.

Conclusione

La gestione di più domini all'interno di Google Workspace è un approccio efficace per le organizzazioni con diversi marchi, sedi o unità aziendali. Consolidando tutto, dagli indirizzi e-mail alle autorizzazioni degli utenti, in un unico sistema, le aziende possono semplificare le operazioni, mantenere un branding coerente e facilitare la collaborazione tra i diversi team. Il supporto multidominio di Google Workspace offre una flessibilità che non deve essere sottovalutata dagli imprenditori.

Al di là della semplice impostazione dei domini, la possibilità di utilizzare strumenti come Shared Contacts Manager migliora la condivisione dei contatti e la comunicazione tra i domini, e il rispetto delle best practice, come il mantenimento di un branding coerente, l'organizzazione degli utenti per dominio e la verifica regolare della configurazione, aiuterà l'organizzazione a massimizzare i vantaggi della funzionalità multidominio.

Per qualsiasi azienda, le funzionalità multidominio di Google Workspace offrono una soluzione potente ed efficiente che supporta la crescita e la produttività.