Cómo utilizar varios dominios en Google Workspace

La gestión de varios dominios dentro de una única cuenta de Google Workspace suele ser una operación imprescindible para las empresas que operan con diferentes marcas, servicios o ubicaciones geográficas. Esta función ofrece a las empresas la flexibilidad de unificar sus operaciones, simplificar la administración y mantener una imagen de marca coherente en varios dominios web, a la vez que se centraliza y simplifica la gestión. Al hablar de los dominios de Google Workspace, es importante comprender las diferencias entre dominios principales, secundarios y de alias.

Si deseas ampliar tu configuración de Google Workspace, consulta el vídeo que aparece a continuación para obtener una guía paso a paso sobre cómo añadir un dominio secundario a tu cuenta existente.

Los usuarios pueden añadir su propio dominio como dominio secundario o alias para gestionar diferentes negocios o propósitos, como campañas de marketing o inscripciones a eventos, a la vez que detallan las características y limitaciones específicas asociadas a estos tipos de dominio. Con la compatibilidad multidominio de Google Workspace, las empresas obtienen una potente herramienta para consolidar direcciones de correo electrónico, cuentas de usuario y canales de comunicación. Esta configuración permite una organización eficaz sin la molestia de gestionar sistemas independientes para cada dominio. Además, para las empresas que necesitan compartir información de contacto entre dominios, herramientas como Shared Contacts Manager proporcionan soluciones esenciales para compartir contactos, permitiendo que varios equipos permanezcan conectados.

¿Qué es la compatibilidad multidominio en Google Workspace?

La compatibilidad multidominio de Google Workspace permite a las empresas gestionar varios dominios bajo una única cuenta de Workspace. En lugar de crear cuentas separadas o cambiar entre diferentes sistemas, las empresas pueden consolidar todo, desde el correo electrónico hasta el acceso de los usuarios, en un entorno centralizado. Esto resulta increíblemente útil para las organizaciones que gestionan varias marcas, servicios o sucursales geográficas bajo el mismo paraguas.

Con la compatibilidad multidominio, las empresas pueden mantener su dominio principal, que suele ser el de la marca principal, al tiempo que añaden uno o varios dominios secundarios. Cada dominio se puede configurar para que tenga sus propias direcciones de correo electrónico y cuentas de usuario, lo que facilita que los empleados trabajen bajo diferentes marcas o departamentos sin necesidad de tener cuentas de Google Workspace independientes. Esta flexibilidad permite a las empresas proporcionar direcciones de correo electrónico personalizadas que se adapten a cada marca o división, como por ejemplo sales@brand1.com y support@brand2.comtodo bajo una única cuenta de espacio de trabajo.

Visión general de los dominios primario y secundario

En Google Workspace, toda configuración multidominio comienza con un dominio principal. Este suele ser el dominio principal asociado a la organización y se utiliza para el acceso administrativo. A continuación, se añaden dominios secundarios para ampliar la funcionalidad a dominios adicionales.

Dominio principal: Es el dominio principal de la organización y suele representar la marca matriz. Sirve como dominio administrativo principal y suele ser donde se gestionan la mayoría de las cuentas administrativas y los ajustes centrales. La dirección de correo electrónico del dominio principal es vital, ya que ciertas características e información esenciales, como el nombre y el logotipo de la organización, están vinculadas exclusivamente a este dominio principal.

Dominios secundarios: Son dominios adicionales que pertenecen a la organización. Los dominios secundarios pueden tener cuentas de usuario independientes y correos electrónicos exclusivos para cada dominio. Sin embargo, se gestionan bajo la misma cuenta de Workspace, lo que significa que los administradores del dominio principal tienen control total sobre todos los dominios secundarios.

Las funciones de los dominios primarios y secundarios ayudan a las empresas a mantener organizadas sus operaciones, de forma que cada marca o sucursal tenga su propia identidad sin dejar de formar parte de la organización general.

Diferencias entre alias y dominios secundarios

Una pregunta habitual entre las empresas que configuran varios dominios es si deben utilizar alias de dominio o añadir un dominio secundario. Aunque ambas opciones amplían las capacidades de Google Workspace, tienen propósitos diferentes.

Alias de dominio: Un alias de dominio es un nombre de dominio adicional que reenvía al dominio principal. Por ejemplo, info@brand1.com podría tener una dirección de alias en info@brand2.com, donde los correos electrónicos enviados a cualquiera de las dos direcciones llegan a la misma bandeja de entrada. Los alias de dominio funcionan bien cuando se desea que varias direcciones de correo electrónico apunten al mismo usuario sin tener que gestionar cuentas separadas.

Los mensajes de las direcciones alias se reciben automáticamente en la bandeja de entrada del usuario. Para comprobarlo, envíe un mensaje desde una cuenta diferente a la dirección de alias y compruebe si llega. Si no es así, solucione el problema verificando la configuración del dominio.

Dominios secundarios: A diferencia de los alias, los dominios secundarios funcionan de forma independiente en el entorno del Espacio de Trabajo. Cada dominio secundario tiene su propio conjunto de usuarios, direcciones de correo electrónico y cuentas. Esta configuración es perfecta para empresas que desean una marca y una gestión de usuarios distintas para cada dominio, al tiempo que mantienen el control administrativo central.

La elección entre alias de dominio y dominios secundarios depende de las necesidades de su organización. Si gestionas varias marcas con identidades distintas, añadir un dominio secundario tiene sentido. Al mismo tiempo, los alias de dominio son eficaces para configuraciones más sencillas que solo requieren direcciones de correo electrónico alternativas dentro de la misma marca.

La compatibilidad multidominio de Google Workspace proporciona a las organizaciones la flexibilidad necesaria para estructurar el correo electrónico, la marca y el acceso de los usuarios en función de sus necesidades específicas, todo ello bajo un único sistema eficaz. Esto ayuda a las empresas de todos los tamaños a operar a través de numerosos dominios sin la complejidad de gestionar cuentas separadas.

Cómo configurar varios dominios en Google Workspace

Por lo general, la configuración de varios dominios en Google Workspace es un proceso sencillo, aunque hay algunas cosas específicas que debes saber. Aquí tienes una guía paso a paso para empezar, desde la adición de nuevos dominios hasta la configuración de los ajustes para una correcta gestión multidominio.

Puedes añadir tu propio dominio como dominio secundario o alias para gestionar diferentes negocios o propósitos, como campañas de marketing o inscripciones a eventos, dentro de tu cuenta de Google Workspace o Cloud Identity.

Cómo añadir un dominio secundario a tu cuenta de Google Workspace

Añadir un dominio secundario significa establecer correos electrónicos y usuarios independientes para cada dominio dentro del mismo entorno de Google Workspace. El uso de una cuenta de Cloud Identity permite añadir dominios secundarios o alias, lo que proporciona ventajas organizativas y funcionalidades específicas para la gestión de varias empresas o marcas a través de este servicio. Sigue estos pasos para añadir un dominio secundario a tu cuenta:

1. Conéctese a su Consola de administración de Google utilizando una cuenta con privilegios de administrador.
2. En el panel de Admin Console, seleccione el menú Dominios y haga clic en Añade un dominio.
3. Elija la opción para añadir Un dominio secundario o Dominio de alias de usuariodependiendo de si desea crear un dominio completamente independiente o un alias que apunte al dominio principal.
4. Escriba el nombre que desea añadir como dominio secundario.
5. Haga clic en Añada el dominio e inicie la verificación. Siga las instrucciones, que normalmente implican añadir un registro TXT de verificación a la configuración DNS de su dominio.

Una vez completada la verificación, Google Workspace confirmará la adición del nuevo dominio y podrás gestionar usuarios, direcciones de correo electrónico y otros ajustes dentro de tu cuenta principal de Workspace.

Configuración del correo electrónico para varios dominios

Configurar correctamente el correo electrónico garantiza una comunicación fluida en todos los dominios. A continuación te explicamos cómo configurar el correo electrónico en Google Workspace:

1. Crear direcciones de correo electrónico únicas. Para cada nuevo usuario, puede configurar direcciones de correo electrónico utilizando el dominio primario o secundario. Por ejemplo, un empleado podría tener name@mybrand1.com y name@mybrand2.com correos electrónicos vinculados a su perfil.
2. Configurar el enrutamiento del correo electrónico. Para simplificar el enrutamiento del correo electrónico, configure reglas de enrutamiento para dirigir los mensajes a las bandejas de entrada correctas en función del dominio. Esto resulta útil si desea que mensajes específicos enviados a un dominio se reenvíen a otro o si utiliza alias.
3. Establecer firmas de correo electrónico específicas del dominio. Para mantener la coherencia de la marca, utiliza firmas de correo electrónico personalizadas. De este modo, los usuarios pueden tener firmas y datos de contacto distintos para cada marca a la que representan.
4. Probar la funcionalidad del correo electrónico. Envíe correos electrónicos de prueba entre dominios y externamente para comprobar si todas las configuraciones de enrutamiento, recepción y firma de correo electrónico funcionan como se espera.

La dirección de correo electrónico del dominio primario es crucial, ya que vincula características e información esenciales, como el nombre y el logotipo de la organización, exclusivamente al dominio primario. Los usuarios pueden enviar y recibir correos electrónicos tanto del dominio primario como del secundario, pero el inicio de sesión y la creación de archivos están restringidos a la dirección de correo electrónico primaria.

Cómo añadir nuevas cuentas de usuario a dominios primarios o secundarios

Con varios dominios en Google Workspace, puedes asignar usuarios a dominios específicos o proporcionarles acceso a varios dominios según sea necesario. A continuación te explicamos cómo:

1. Añadir nuevos usuarios al dominio correspondiente: Al crear un nuevo usuario, seleccione el dominio que desea asignar a su cuenta en la lista de dominios disponibles. De este modo, su dirección de correo electrónico se alineará con el dominio correcto. También puede añadir usuarios directamente desde el Gestionar dominios haciendo clic en el botón Añadir usuarios botón.
   

En la siguiente ventana, rellene la información sobre un nuevo usuario, como su nombre, correo electrónico principal y el dominio al que debe pertenecer este usuario. Haga clic en Añadir nuevo usuario para continuar.

Es importante imprimir o copiar en algún sitio los datos de acceso de este usuario para futuras consultas. También puede enviar las instrucciones de inicio de sesión al usuario. Haga clic en Hecho para completar el proceso.

2. Permitir el acceso multidominio a determinados usuarios: Para los empleados que necesiten acceder a correos electrónicos o recursos en varios dominios, puedes crear varias direcciones de correo electrónico en cada dominio o asignar alias. Esto puede ser útil para los empleados que participan en funciones multimarca, como gestión o TI.

3. Organizar a los usuarios en grupos específicos de dominio: Para unificar la comunicación, cree grupos de usuarios para cada dominio (p. ej, marketing@mybrand1.com o support@mybrand2.com). Esto ayuda a los departamentos a mantenerse organizados por marca, lo que permite una comunicación y unos correos electrónicos de grupo eficientes dentro del Espacio de trabajo.

Ventajas de utilizar varios dominios en Google Workspace

El uso de varios dominios en Google Workspace ofrece numerosas ventajas a las empresas, especialmente a aquellas que operan con varias marcas, divisiones o ubicaciones geográficas. Simplifica la administración, mejora la gestión de la marca y favorece una experiencia de usuario cohesiva en las distintas partes de la organización. Una cuenta de Cloud Identity permite a los usuarios añadir dominios secundarios o alias, lo que ofrece importantes ventajas organizativas y funcionalidades específicas para la gestión de varias empresas o marcas a través de este servicio. Estas son algunas de las principales ventajas:

Mayor profesionalidad y gestión de la marca

Una de las mayores ventajas de la compatibilidad multidominio de Google Workspace es la posibilidad de mantener identidades independientes para cada marca o división, al tiempo que todo se gestiona bajo una misma cuenta. Esta estructura permite a las organizaciones asignar direcciones de correo electrónico y nombres de dominio únicos que reflejen la identidad de cada marca, lo que impulsa la profesionalidad y la alineación de la marca. Además, los dominios de alias de usuario permiten múltiples direcciones de correo electrónico sin costes adicionales por usuario. Esta puede ser una gran solución para individuos o pequeños equipos que gestionan varios proyectos paralelos o marcas.

Por ejemplo, una empresa con dos marcas -digamos, mybranda.com y mybrandb.com-puede configurar support@mybranda.com y support@mybrandb.com como direcciones de correo electrónico independientes para cada equipo, lo que ayuda a los clientes a reconocer y confiar rápidamente en las comunicaciones de la marca correcta. Este nivel de personalización ayuda a las empresas a proyectar una imagen profesional y a garantizar que toda la comunicación se ajuste al tono y la voz de cada marca.

Gestión simplificada de TI para múltiples ubicaciones o servicios

Para organizaciones con una estructura compleja, como aquellas con numerosas oficinas, divisiones de servicios o ubicaciones geográficas, la compatibilidad multidominio de Google Workspace proporciona una forma centralizada de gestionar las necesidades de TI en todos los ámbitos. Con una única cuenta de Google Workspace, los administradores pueden supervisar los permisos de usuario, los controles de acceso y la configuración de cuentas de cada dominio, lo que ahorra tiempo y recursos.

Si los miembros del equipo tienen problemas para recibir mensajes reenviados a su dirección de alias, deben ponerse en contacto con el host de su dominio. El host del dominio puede ayudar a comprobar la correcta configuración de la verificación del dominio y los registros MX, que son fundamentales para la funcionalidad del correo electrónico.

Este enfoque centralizado de la gestión de TI es muy beneficioso para las empresas globales, ya que les ayuda a establecer políticas, supervisar la actividad y gestionar los protocolos de seguridad de forma coherente en todos los dominios. Además, el soporte multidominio elimina la necesidad de gestionar cuentas o plataformas independientes para cada marca. Facilita la administración a los equipos de TI y reduce el riesgo de errores.

Flexibilidad para el crecimiento y la expansión de la empresa

La función multidominio de Google Workspace también es una gran solución para las empresas que prevén un crecimiento o nuevas adquisiciones. Al permitir añadir dominios adicionales con tanta facilidad, Google Workspace proporciona a las organizaciones la flexibilidad necesaria para integrar rápidamente nuevas marcas, departamentos o mercados en su sistema actual.

Los dominios secundarios o alias pueden ayudar a las empresas a realizar una transición sin problemas durante los esfuerzos de cambio de marca o nuevas adquisiciones, creando identidades únicas para diferentes iniciativas de marketing sin la complejidad de gestionar varias cuentas.

Por ejemplo, si una empresa adquiere un nuevo negocio o lanza una nueva marca, añadir el nuevo dominio como dominio secundario es sencillo y permite acceder inmediatamente a los mismos recursos y herramientas. Esta adaptabilidad ayuda a las empresas a adaptarse y expandirse sin tener que invertir en un sistema de correo electrónico o de productividad distinto para cada nueva aventura.

Mejor comunicación y colaboración entre marcas

El uso de varios dominios dentro de Google Workspace no sólo agiliza la gestión de la marca. También fomenta la colaboración interna. Gracias a la compatibilidad con varios dominios, los empleados que trabajan con diferentes marcas pueden seguir accediendo a los recursos compartidos de Google Workspace, como Google Drive, Calendar y Meet, lo que permite un trabajo en equipo fluido y unificado.

Cada cuenta de usuario adicional incurre en costes cuando se asocia a dominios secundarios, mientras que los dominios de alias de usuario no conllevan cargos adicionales, lo que la convierte en una opción más económica para equipos pequeños o empresarios en solitario que gestionan varias marcas.

Tanto si los empleados trabajan en proyectos intermarcas como si necesitan comunicarse regularmente entre departamentos, este formato permite a los equipos colaborar eficazmente sin barreras. Al unificar los recursos y las herramientas de comunicación en una sola cuenta, las empresas pueden fomentar un entorno de trabajo colaborativo, incluso cuando los equipos están divididos por marca o ubicación.

Intercambio y gestión eficaz de contactos entre dominios

Otra ventaja muy valiosa del soporte multidominio es la posibilidad de centralizar y compartir contactos eficazmente entre dominios. Uso de Shared Contacts Manager de Google Workspace y herramientas similares, los equipos pueden compartir información de contacto importante entre dominios, lo que permite una mejor comunicación entre equipos y flujos de trabajo mucho más fluidos.

Con un sistema de contacto compartido, los miembros del equipo de distintos dominios pueden acceder a la información de los clientes, los datos de los proveedores y los contactos de los socios, todo en un mismo lugar. Así se ahorra tiempo y se evitan fallos de comunicación, ya que todos tienen acceso a la información de contacto que necesitan, independientemente del dominio al que pertenezcan.

La compatibilidad multidominio de Google Workspace racionaliza la gestión de la marca, fomenta la colaboración y permite un crecimiento flexible, lo que la convierte en una potente herramienta para organizaciones de todos los tamaños. Con una mejor imagen de marca, una administración centralizada y un uso compartido de contactos eficaz, la funcionalidad multidominio permite a las empresas maximizar su configuración de Google Workspace al tiempo que proporciona una experiencia de usuario organizada y profesional en todos los ámbitos.

Conclusión

La gestión de varios dominios en Google Workspace es un enfoque eficaz para organizaciones con diversas marcas, ubicaciones o unidades de negocio. Al consolidar todo, desde las direcciones de correo electrónico hasta los permisos de usuario, en un único sistema, las empresas pueden simplificar sus operaciones, mantener una imagen de marca coherente y facilitar la colaboración entre distintos equipos. La compatibilidad multidominio de Google Workspace ofrece una flexibilidad que los propietarios de empresas no deben subestimar.

Más allá de la simple configuración de dominios, la capacidad de aprovechar herramientas como Shared Contacts Manager mejora el intercambio de contactos y la comunicación entre dominios, y seguir las mejores prácticas -como mantener una marca coherente, organizar a los usuarios por dominio y auditar periódicamente la configuración- ayudará a su organización a maximizar las ventajas de la funcionalidad multidominio.

Para cualquier empresa, las funciones multidominio de Google Workspace ofrecen una solución potente y eficaz que favorece el crecimiento e impulsa la productividad.