Cara Menggunakan Beberapa Domain di Google Workspace

Mengelola beberapa domain dalam satu akun Google Workspace sering kali menjadi hal yang wajib dilakukan oleh bisnis yang beroperasi di berbagai merek, layanan, atau lokasi geografis. Fitur ini menawarkan fleksibilitas kepada perusahaan untuk menyatukan operasi mereka, menyederhanakan administrasi, dan mempertahankan branding yang konsisten di berbagai domain web-semua itu dilakukan dengan tetap menjaga manajemen tetap terpusat dan mudah. Saat membahas domain Google Workspace, penting untuk memahami perbedaan antara domain primer, sekunder, dan alias.

Jika Anda ingin memperluas penyiapan Google Workspace, lihat video di bawah ini untuk mengetahui panduan langkah demi langkah tentang cara menambahkan domain sekunder ke akun yang sudah ada.

Pengguna dapat menambahkan domain mereka sendiri sebagai domain sekunder atau alias untuk mengelola bisnis atau tujuan yang berbeda, seperti kampanye pemasaran atau pendaftaran acara, serta merinci fitur dan batasan spesifik yang terkait dengan jenis domain ini. Dengan dukungan multi-domain dari Google Workspace, perusahaan mendapatkan alat yang ampuh untuk mengkonsolidasikan alamat email, akun pengguna, dan saluran komunikasi. Penyiapan ini memungkinkan pengaturan yang efisien tanpa perlu repot mengelola sistem terpisah untuk setiap domain. Selain itu, untuk bisnis yang perlu berbagi informasi kontak di seluruh domain, alat bantu seperti Shared Contacts Manager menyediakan solusi berbagi kontak yang penting, memungkinkan berbagai tim untuk tetap terhubung.

Apa yang dimaksud dengan Dukungan Multi-Domain di Google Workspace?

Dukungan multi-domain di Google Workspace memungkinkan perusahaan untuk mengelola beberapa domain dalam satu akun Workspace. Daripada membuat akun terpisah atau berpindah-pindah sistem, perusahaan dapat mengkonsolidasikan semuanya - mulai dari email hingga akses pengguna - dalam satu lingkungan terpusat. Hal ini sangat berguna bagi organisasi yang mengoperasikan berbagai merek, layanan, atau cabang geografis di bawah payung yang sama.

Dengan dukungan multi-domain, bisnis dapat mempertahankan domain utama, yang biasanya merupakan domain merek utama, sekaligus menambahkan satu atau beberapa domain sekunder. Setiap domain dapat diatur agar memiliki alamat email dan akun pengguna yang unik, sehingga memudahkan karyawan untuk bekerja di bawah nama merek atau departemen yang berbeda tanpa perlu memiliki akun Google Workspace yang terpisah. Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan alamat email khusus yang sesuai dengan setiap merek atau divisi, seperti sales@brand1.com dan support@brand2.comsemua di bawah satu akun Workspace.

Gambaran Umum Domain Primer dan Sekunder

Di Google Workspace, setiap penyiapan multi-domain dimulai dengan domain utama. Domain ini biasanya merupakan domain utama yang terkait dengan organisasi dan digunakan untuk akses administratif. Domain sekunder kemudian ditambahkan untuk memperluas fungsionalitas di seluruh domain tambahan.

Domain Utama: Ini adalah domain utama organisasi dan biasanya mewakili merek induk. Domain ini berfungsi sebagai domain administratif inti, dan sering kali menjadi tempat sebagian besar akun administratif dan pengaturan pusat dikelola. Alamat email domain utama sangat penting karena fitur dan informasi penting tertentu, seperti nama dan logo organisasi, ditautkan secara eksklusif ke domain utama ini.

Domain Sekunder: Ini adalah domain tambahan milik organisasi. Domain sekunder bisa memiliki akun pengguna dan email terpisah yang unik untuk setiap domain. Namun, mereka dikelola di bawah akun Workspace yang sama, yang berarti administrator domain primer memiliki kontrol penuh atas semua domain sekunder.

Peran domain primer dan sekunder membantu bisnis menjaga operasi tetap teratur, dengan setiap merek atau cabang memiliki identitasnya sendiri namun tetap menjadi bagian dari organisasi secara keseluruhan.

Perbedaan Antara Nama Domain dan Domain Sekunder

Pertanyaan umum di kalangan bisnis yang menyiapkan beberapa domain adalah apakah mereka harus menggunakan alias domain atau menambahkan domain sekunder. Meskipun kedua opsi tersebut memperluas kemampuan Google Workspace, namun keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

Alias Domain: Alias domain adalah nama domain tambahan yang diteruskan ke domain utama. Sebagai contoh, info@brand1.com dapat memiliki alamat alias di info@brand2.com, di mana email yang dikirim ke salah satu alamat tersebut masuk ke kotak masuk yang sama. Alias domain berfungsi dengan baik ketika Anda ingin beberapa alamat email diarahkan ke pengguna yang sama tanpa mengelola akun yang terpisah.

Pesan alamat alias secara otomatis diterima di kotak masuk pengguna. Untuk mengujinya, kirim pesan dari akun yang berbeda ke alamat alias dan periksa apakah pesan tersebut diterima. Jika tidak, selesaikan masalah dengan memverifikasi pengaturan domain.

Domain Sekunder: Tidak seperti alias, domain sekunder beroperasi secara independen di dalam lingkungan Workspace. Setiap domain sekunder memiliki kumpulan pengguna, alamat email, dan akun. Penyiapan ini sangat cocok untuk perusahaan yang menginginkan branding dan manajemen pengguna yang berbeda untuk setiap domain dengan tetap mempertahankan kontrol administratif pusat.

Memilih antara alias domain dan domain sekunder tergantung pada kebutuhan organisasi Anda. Jika Anda mengelola beberapa merek dengan identitas yang berbeda, menambahkan domain sekunder adalah hal yang masuk akal. Di saat yang sama, alias domain efektif untuk pengaturan yang lebih sederhana yang hanya memerlukan alamat email alternatif dalam merek yang sama.

Dukungan multi-domain di Google Workspace memberikan fleksibilitas kepada organisasi untuk menyusun email, branding, dan akses pengguna sesuai dengan kebutuhan unik mereka, semuanya dalam satu sistem yang efisien. Hal ini membantu perusahaan dengan berbagai ukuran untuk beroperasi di berbagai domain tanpa kerumitan dalam mengelola akun yang terpisah.

Cara Menyiapkan Beberapa Domain di Google Workspace

Menyiapkan beberapa domain di Google Workspace pada umumnya merupakan proses yang sederhana, namun ada beberapa hal spesifik yang harus Anda ketahui. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai, mulai dari menambahkan domain baru hingga mengonfigurasi setelan untuk manajemen multi-domain yang benar.

Anda dapat menambahkan domain Anda sendiri sebagai domain sekunder atau alias untuk mengelola bisnis atau tujuan yang berbeda, seperti kampanye pemasaran atau pendaftaran acara, di dalam akun Google Workspace atau Cloud Identity.

Cara Menambahkan Domain Sekunder ke Akun Google Workspace Anda

Menambahkan domain sekunder berarti Anda membuat email dan pengguna terpisah untuk setiap domain dalam lingkungan Google Workspace yang sama. Menggunakan akun Cloud Identity memungkinkan Anda menambahkan domain sekunder atau alias, yang memberikan manfaat organisasi dan fungsi khusus untuk mengelola beberapa bisnis atau merek melalui layanan ini. Ikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan domain sekunder ke akun Anda:

1. Masuk ke akun Konsol Admin Google menggunakan akun dengan hak istimewa administrator.
2. Di dasbor Konsol Admin, pilih menu Domain, lalu klik Tambahkan domain.
3. Pilih opsi untuk menambahkan Domain sekunder atau Pengguna alias domaintergantung pada apakah Anda ingin menyiapkan domain yang benar-benar terpisah atau alias yang mengarah ke domain utama Anda.
4. Ketik nama yang ingin Anda tambahkan sebagai domain sekunder.
5. Klik pada Tambahkan domain dan mulai verifikasi. Ikuti petunjuknya, yang biasanya melibatkan penambahan catatan TXT verifikasi ke pengaturan DNS domain Anda.

Setelah verifikasi selesai, Google Workspace akan mengonfirmasi penambahan domain baru, dan Anda akan dapat mengelola pengguna, alamat email, dan pengaturan lainnya di dalam akun Workspace utama.

Mengonfigurasi Pengaturan Email untuk Beberapa Domain

Menyiapkan pengaturan email dengan benar akan menjamin komunikasi yang lancar di setiap domain. Berikut ini cara mengonfigurasi email di Google Workspace:

1. Membuat alamat email yang unik. Untuk setiap pengguna baru, Anda bisa mengatur alamat email menggunakan domain primer atau sekunder. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat memiliki name@mybrand1.com dan name@mybrand2.com email yang ditautkan ke profil mereka.
2. Mengatur perutean email. Agar perutean email tetap sederhana, konfigurasikan aturan perutean untuk mengarahkan pesan ke kotak masuk yang benar berdasarkan domain. Hal ini berguna jika Anda ingin email tertentu yang dikirim ke satu domain diteruskan ke domain lain atau jika Anda menggunakan alias.
3. Mengatur tanda tangan email khusus domain. Untuk menjaga agar merek tetap konsisten, gunakan tanda tangan email yang disesuaikan. Dengan cara ini, pengguna dapat memiliki tanda tangan dan detail kontak yang berbeda untuk setiap merek yang mereka wakili.
4. Menguji fungsionalitas email. Kirim email uji coba antar domain dan secara eksternal untuk memeriksa apakah semua pengaturan perutean, penerimaan, dan tanda tangan email berfungsi seperti yang diharapkan.

Alamat email domain utama sangat penting karena menautkan fitur dan informasi penting, seperti nama dan logo organisasi, secara eksklusif ke domain utama. Pengguna bisa mengirim dan menerima email dari domain primer dan sekunder, namun proses masuk dan pembuatan file dibatasi pada alamat email primer.

Cara Menambahkan Akun Pengguna Baru ke Domain Primer atau Sekunder

Dengan beberapa domain di Google Workspace, Anda dapat menetapkan pengguna ke domain tertentu atau memberikan akses ke beberapa domain sesuai kebutuhan. Berikut caranya:

1. Menambahkan pengguna baru ke domain yang sesuai: Saat membuat pengguna baru, pilih domain yang ingin Anda tetapkan ke akun mereka dengan memilih dari daftar semua domain yang tersedia. Dengan cara ini, alamat email mereka akan sesuai dengan domain yang benar. Anda juga bisa menambahkan pengguna secara langsung dari halaman Mengelola domain dengan mengklik tombol Tambahkan Pengguna tombol.
   

Di jendela berikutnya, isi informasi tentang pengguna baru, seperti nama, email utama, dan domain yang harus dimiliki oleh pengguna ini. Klik Menambahkan pengguna baru untuk melanjutkan.

Penting untuk mencetak atau menyalin rincian login pengguna ini di suatu tempat untuk referensi lebih lanjut. Atau, Anda dapat mengirimkan instruksi masuk ke pengguna. Klik Selesai. untuk menyelesaikan proses tersebut.

2. Izinkan akses multi-domain untuk pengguna tertentu: Untuk karyawan yang memerlukan akses ke email atau sumber daya di beberapa domain, Anda bisa membuat beberapa alamat email di bawah setiap domain atau menetapkan alias. Hal ini mungkin berguna bagi karyawan yang terlibat dalam fungsi lintas merek, seperti manajemen atau TI.

3. Mengatur pengguna ke dalam grup khusus domain: Untuk menyatukan komunikasi, buat grup pengguna untuk setiap domain (mis, marketing@mybrand1.com atau support@mybrand2.com). Hal ini membantu departemen tetap terorganisir berdasarkan merek, sehingga memungkinkan email grup dan komunikasi yang efisien di dalam Ruang Kerja.

Manfaat Menggunakan Beberapa Domain di Google Workspace

Menggunakan beberapa domain dalam Google Workspace memberikan banyak keuntungan bagi bisnis, terutama bagi bisnis yang memiliki banyak merek, divisi, atau lokasi geografis. Hal ini menyederhanakan administrasi, meningkatkan manajemen merek, dan mendukung pengalaman pengguna yang kohesif di berbagai bagian organisasi. Akun Cloud Identity memungkinkan pengguna untuk menambahkan domain sekunder atau alias, yang menawarkan manfaat organisasi yang signifikan dan fungsi khusus untuk mengelola beberapa bisnis atau merek melalui layanan ini. Berikut ini beberapa manfaat utamanya:

Manajemen Merek dan Profesionalisme yang Ditingkatkan

Salah satu manfaat terbesar dari dukungan multi-domain Google Workspace adalah kemampuan untuk mempertahankan identitas terpisah untuk setiap merek atau divisi sekaligus menjaga semuanya tetap terkelola dalam satu akun. Struktur ini memungkinkan organisasi untuk menetapkan email dan nama domain unik yang mencerminkan identitas masing-masing merek, sehingga meningkatkan profesionalisme dan keselarasan merek. Selain itu, domain alias pengguna memungkinkan beberapa alamat email tanpa biaya tambahan per pengguna. Ini bisa menjadi solusi tepat bagi individu atau tim kecil yang menangani berbagai proyek sampingan atau merek.

Misalnya, sebuah perusahaan dengan dua merek-katakanlah, mybranda.com dan mybrandb.com-dapat mengatur support@mybranda.com dan support@mybrandb.com sebagai alamat email terpisah untuk setiap tim, sehingga membantu pelanggan dengan cepat mengenali dan mempercayai komunikasi dari merek yang benar. Tingkat penyesuaian ini membantu bisnis memproyeksikan citra profesional dan memastikan bahwa semua komunikasi selaras dengan nada dan suara masing-masing merek.

Manajemen TI yang Disederhanakan untuk Beberapa Lokasi atau Layanan

Untuk organisasi dengan struktur yang kompleks-seperti organisasi yang memiliki banyak kantor, divisi layanan, atau lokasi geografis-dukungan multi-domain Google Workspace menyediakan cara terpusat untuk mengelola kebutuhan TI secara menyeluruh. Dengan satu akun Google Workspace, administrator dapat mengawasi izin pengguna, kontrol akses, dan pengaturan akun untuk setiap domain, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

Jika anggota tim mengalami masalah dalam menerima pesan yang diteruskan ke alamat alias mereka, mereka harus menghubungi host domain. Host domain dapat membantu memeriksa pengaturan verifikasi domain dan catatan MX yang benar, yang sangat penting untuk fungsionalitas email.

Pendekatan terpusat untuk manajemen TI ini sangat bermanfaat bagi perusahaan global, karena membantu mereka menetapkan kebijakan, memantau aktivitas, dan mengelola protokol keamanan secara konsisten di semua domain. Selain itu, dukungan multi-domain menghilangkan kebutuhan untuk mengelola akun atau platform terpisah untuk setiap merek. Hal ini memudahkan administrasi untuk tim TI dan mengurangi risiko kesalahan.

Fleksibilitas untuk Pertumbuhan dan Ekspansi Bisnis

Fitur multi-domain Google Workspace juga merupakan solusi yang tepat bagi perusahaan yang mengantisipasi pertumbuhan atau akuisisi baru. Dengan memungkinkan penambahan domain dengan mudah, Google Workspace memberikan fleksibilitas bagi organisasi untuk mengintegrasikan merek, departemen, atau pasar baru ke dalam sistem yang sudah ada dengan cepat.

Domain sekunder atau alias dapat membantu bisnis bertransisi dengan lancar selama upaya rebranding atau akuisisi baru, menciptakan identitas unik untuk inisiatif pemasaran yang berbeda tanpa kerumitan mengelola banyak akun.

Misalnya, jika perusahaan mengakuisisi bisnis baru atau meluncurkan merek baru, menambahkan domain baru sebagai domain sekunder sangatlah mudah dan memungkinkan akses langsung ke sumber daya dan alat yang sama. Kemampuan beradaptasi ini membantu bisnis beradaptasi dan berkembang tanpa perlu berinvestasi pada email atau sistem produktivitas yang terpisah untuk setiap usaha baru.

Peningkatan Komunikasi dan Kolaborasi Lintas Merek

Menggunakan banyak domain di dalam Google Workspace tidak hanya merampingkan manajemen merek. Hal ini juga mendorong kolaborasi internal. Dengan dukungan multi-domain, karyawan yang bekerja di bawah brand yang berbeda tetap dapat mengakses sumber daya Google Workspace bersama, seperti Google Drive, Kalender, dan Meet, sehingga memungkinkan kerja tim yang lancar dan terpadu.

Setiap akun pengguna tambahan akan dikenakan biaya jika dikaitkan dengan domain sekunder, sedangkan domain alias pengguna tidak menimbulkan biaya tambahan, sehingga menjadi pilihan yang lebih ekonomis untuk tim yang lebih kecil atau pengusaha tunggal yang mengelola banyak merek.

Baik karyawan yang mengerjakan proyek lintas merek atau perlu berkomunikasi secara teratur di seluruh departemen, format ini memungkinkan tim berkolaborasi secara efektif tanpa hambatan. Dengan menyatukan sumber daya dan alat komunikasi di bawah satu akun, bisnis dapat menumbuhkan lingkungan kerja yang kolaboratif, bahkan ketika tim dibagi berdasarkan merek atau lokasi.

Berbagi dan Manajemen Kontak yang Efektif di Seluruh Domain

Manfaat lain yang sangat berharga dari dukungan multi-domain adalah kemampuan untuk memusatkan dan berbagi kontak secara efektif di seluruh domain. Menggunakan Shared Contacts Manager Google Workspace aplikasi dan alat bantu serupa, tim dapat berbagi informasi kontak penting antar domain, sehingga memungkinkan komunikasi antar-tim yang lebih baik dan alur kerja yang lebih lancar.

Dengan sistem kontak bersama, anggota tim dari domain yang berbeda bisa mengakses informasi klien, detail vendor, dan kontak mitra, semuanya di satu tempat. Sistem ini menghemat waktu dan mencegah miskomunikasi, sehingga semua orang dapat mengakses informasi kontak yang mereka butuhkan, apa pun domainnya.

Dukungan multi-domain di Google Workspace merasionalisasi manajemen merek, mendorong kolaborasi, dan mendukung pertumbuhan yang fleksibel, sehingga menjadikannya alat yang ampuh untuk organisasi dengan berbagai ukuran. Dengan branding yang lebih baik, administrasi terpusat, dan berbagi kontak yang efektif, fungsionalitas multi-domain memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan penyiapan Google Workspace sekaligus memberikan pengalaman pengguna yang terorganisir dan profesional secara menyeluruh.

Kesimpulan

Mengelola beberapa domain di dalam Google Workspace merupakan pendekatan yang ampuh untuk organisasi dengan beragam merek, lokasi, atau unit bisnis. Dengan mengkonsolidasikan semuanya, mulai dari alamat email hingga izin pengguna di bawah satu sistem, bisnis dapat menyederhanakan operasi mereka, mempertahankan merek yang konsisten, dan memfasilitasi kolaborasi di berbagai tim. Dukungan multi-domain Google Workspace menawarkan fleksibilitas yang tidak boleh diremehkan oleh pemilik bisnis.

Lebih dari sekadar menyiapkan domain, kemampuan untuk memanfaatkan alat bantu seperti Shared Contacts Manager meningkatkan berbagi kontak dan komunikasi di seluruh domain, dan mengikuti praktik terbaik-seperti mempertahankan branding yang konsisten, mengatur pengguna berdasarkan domain, dan mengaudit penyiapan Anda secara teratur-akan membantu organisasi Anda memaksimalkan manfaat fungsionalitas multi-domain.

Untuk bisnis apa pun, kemampuan multi-domain Google Workspace memberikan solusi yang tangguh dan efisien yang mendukung pertumbuhan dan mendorong produktivitas.