Πώς να διαχειρίζεστε τις επαφές στο Google Workspace (G Suite)

Τι είναι οι Επαφές Google;

Οι Επαφές Google είναι μια διαδικτυακή υπηρεσία διαχείρισης επαφών που ενσωματώνεται στο Gmail, το Ημερολόγιο, την αποθήκευση στο cloud και άλλες εφαρμογές της Google. Συγχρονίζει τις επαφές σε όλες τις συσκευές, καθιστώντας εύκολη την αποθήκευση, την οργάνωση και την πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τους ανθρώπους με τους οποίους επικοινωνείτε. Οι επαφές μπορούν να περιλαμβάνουν βασικές λεπτομέρειες όπως ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου, αλλά μπορούν επίσης να αποθηκεύουν προηγμένες πληροφορίες όπως φυσικές διευθύνσεις, χώρους εργασίας, τμήματα ή τίτλους εργασίας.

Πού βρίσκονται οι Επαφές στο Google Workspace;

Μπορείτε να βρείτε τις επαφές σας στο Google Workspace (πρώην G Suite) με διάφορους τρόπους:

Ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησης Chrome, κάντε κλικ στο κουμπί με τις 9 τελείες (εικονίδιο Google Apps) και επιλέξτε Επαφές.
Ή απλά πηγαίνετε στη διεύθυνση contacts.google.com.

Πώς να βρείτε επαφές στο Google Workspace στο Android;

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επαφές σας στο Google Workspace σε κινητές συσκευές Android. Το Google Workspace σας επιτρέπει να μεταφέρετε επαφές σε άλλες εφαρμογές στο smartphone σας και να επωφεληθείτε πλήρως από μια ενιαία βάση δεδομένων επαφών.

Η πρόσβαση στις επαφές του Google Workspace σε συσκευές Android είναι απλή. Ανοίξτε το Επαφές app, και είστε έτοιμοι!

Πώς να βρείτε επαφές στο Google Workspace στο iOS;

Στις συσκευές iOS, η εύρεση επαφών περιλαμβάνει μερικά επιπλέον βήματα:

Ανοίξτε την εφαρμογή "Επαφές".
Πατήστε "Ομάδες" στην επάνω αριστερή γωνία.
Επιλέξτε την "Παγκόσμια λίστα διευθύνσεων" και επιλέξτε την επαφή σας.

Πώς να προσθέσετε επαφές στον χώρο εργασίας Google (Gmail, G Suite);

Για να δημιουργήσετε μια νέα επαφή, βρείτε το Δημιουργία επαφής εισάγετε τα στοιχεία του προσώπου ή της εταιρείας και αποθηκεύστε.

Πώς να προσθέσετε αυτόματα επαφές στο Google Workspace;

Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη δημιουργία επαφών:

Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις Gmail.
Κάτω από το Γενικά, ενεργοποιήστε το Δημιουργία επαφών για αυτόματη συμπλήρωση επιλογή.

Πώς να διαχειρίζεστε επαφές στο Google Workspace (Gmail, G Suite);

Μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε, να αφαιρέσετε ή να διαγράψετε επαφές στο λογαριασμό σας στο Google Workspace, είτε αυτές έχουν προστεθεί μέσω Android, iOS ή υπολογιστή.

Πώς να επεξεργαστείτε τις επαφές στο Google Workspace;

Για να επεξεργαστείτε μια επαφή, ακολουθήστε αυτά τα τέσσερα απλά βήματα:

Επιλέξτε την επιθυμητή επαφή.
Βρείτε το Επεξεργασία κουμπί.
Κάντε τις αλλαγές.
Αποθήκευση.

Πώς να μοιράζομαι επαφές στο Google Workspace (Gmail, G Suite);

Δυστυχώς, το Google Workspace δεν επιτρέπει την κοινή χρήση επαφών από προεπιλογή. Για να μοιραστείτε επαφές, πρέπει να εγκαταστήσετε Shared Contacts Manager. Μόλις εγκατασταθεί, μπορείτε να μοιραστείτε επαφές χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο.

Πώς να διαγράψετε επαφές στο Google Workspace;

Για να διαγράψετε μια επαφή, ακολουθήστε τρία απλά βήματα:

Επιλέξτε την επιθυμητή επαφή.
Βρείτε το Διαγραφή κουμπί.
Αποθήκευση.

Προηγμένη διαχείριση επαφών στο χώρο εργασίας Google (Gmail, G Suite)

Πώς να παρακολουθείτε τις επαφές που αγνοούν τα email σας;

Για να μάθετε αν ο παραλήπτης έχει διαβάσει το σημαντικό σας μήνυμα, μπορείτε να ζητήσετε επιβεβαίωση ανάγνωσης πριν το στείλετε. Πώς να το κάνετε;

Μόλις δημιουργηθεί το μήνυμα, βρείτε το αίτημα επιβεβαίωσης ανάγνωσης στις πρόσθετες επιλογές αποστολής - ναι, είναι τόσο απλό.

Πώς να αφαιρέσετε διπλές επαφές στο Google Workspace;

Μπορείτε να επιλέξετε χειροκίνητα τα αντίγραφα από τη λίστα επαφών, να ανοίξετε ένα πρόσθετο μενού (με τη μορφή τριών τελειών) και να πατήσετε Διαγραφή.

Εάν προσθέσετε κατά λάθος το ίδιο άτομο περισσότερες από μία φορές, μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα συγχωνεύοντας τις επαφές. (Σημειώστε ότι μόνο επαφές από τον ίδιο λογαριασμό μπορούν να συγχωνευθούν, όχι ξεχωριστές).

Ανοίξτε το Επαφές app.
Επιλέξτε το λογαριασμό με τα αντίγραφα.
Κάντε κλικ στο Επιδιόρθωση & διαχείριση και επιλέξτε Συγχώνευση & διόρθωση.

Εισαγωγή και εξαγωγή επαφών στο Google Workspace (Gmail, G Suite)

Δυστυχώς, η μεταφορά δεδομένων στο Google Workspace και η εισαγωγή και εξαγωγή των επαφών σας δεν είναι τόσο εύκολη. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία μετανάστευσης δεδομένων για να πραγματοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες. Ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε τις λεπτομέρειες είναι να ελέγξετε τον επίσημο ιστότοπο της Google από τη διεύθυνση ακολουθώντας αυτόν τον σύνδεσμο.

Ενημέρωση ή εκκαθάριση επαφών Google Workspace (Gmail, G Suite) σε iPhone ή iPad

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Google Workspace σε μια συσκευή iOS: iPhone ή iPad. Εάν η συσκευή σας ανήκει σε οργανισμό, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για βοήθεια. Για προσωπικές συσκευές, μπορείτε να διαχειριστείτε τις επαφές σας ακολουθώντας βήμα προς βήμα εγχειρίδιο.

Τροποποίηση ή αφαίρεση επαφών Google Workspace (Gmail, G Suite) στο Android

Για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια επαφή, πρέπει να ανοίξετε Επαφές Google, επιλέξτε την επαφή που θέλετε και στη συνέχεια είτε Επεξεργασία επαφής και πατήστε Αποθήκευση ή επιλέξτε το Διαγραφή επιλογή. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να διαγράψετε πολλές καταχωρίσεις ταυτόχρονα, τσεκάροντας τα κουτάκια δίπλα τους και μόνο στη συνέχεια πατώντας το κουμπί διαγραφής.

5 συμβουλές για να διαχειρίζεστε τις επαφές του χώρου εργασίας Google (Gmail, G Suite) σαν επαγγελματίας

Η ταχύτητα διαχείρισης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των εισερχόμενων μηνυμάτων και η εύρεση των σωστών ατόμων μεταξύ των επαφών σας σε αυτή την ψηφιακή εποχή επηρεάζει άμεσα τον ρυθμό εργασίας σας. Γι' αυτό θα σας δώσουμε συμβουλές για την καλύτερη διαχείριση των επαφών σας στο Google Workspace.

1. Βελτιώστε το χειρισμό των email σας.

Πώς το κάνετε αυτό; Είναι απλό, με μερικές μικρές συμβουλές:

να ταξινομείτε τα μηνύματά σας (από προεπιλογή, η google ταξινομεί με βάση την ημερομηνία), δίνοντας προτεραιότητα στα πιο σημαντικά μηνύματα
εξατομικεύστε τα φίλτρα των μηνυμάτων σας,
συγχωνεύστε τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας,

2. Βελτιστοποίηση των εγγράφων Google

Η βελτιστοποίηση του χώρου όπου συγκεντρώνονται σημαντικά πράγματα όπως αρχεία κειμένου, έγγραφα και λογιστικά φύλλα είναι ζωτικής σημασίας. Πώς προσαρμόζετε τα Έγγραφα Google και πώς βελτιώνετε την παραγωγικότητά σας;

Χρησιμοποιήστε το Εξερευνήστε το για να αναζητήσετε πληροφορίες χωρίς να εγκαταλείψετε το έγγραφό σας.

2. Επεξεργασία εικόνων απευθείας στο Έγγραφα Google.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα από το Drive, τις Φωτογραφίες ή την Κάμερα, να τη μεταφορτώσετε από έναν υπολογιστή ή να κάνετε αναζήτηση στο διαδίκτυο μέσα από τα Έγγραφα Google.

Αφού επιλέξετε μια εικόνα και την επικολλήσετε στο έγγραφό σας, μπορείτε να κάνετε επεξεργασίες κάνοντας δεξί κλικ στην ίδια την εικόνα.

3. Χρήση μακροεντολών

Microsoft Excel δεν είναι η μόνη που μπορεί να βοηθήσει με την αυτοματοποίηση. Βρείτε μερικά διαδικτυακά σεμινάρια σχετικά με τις μακροεντολές, διαβάστε το εγχειρίδιο και θα πετύχετε!

4. Χρήση πρόσθετων και επεκτάσεων

Το κύριο χαρακτηριστικό της μηχανής Chrome είναι η δυνατότητα ανάπτυξης και εγκατάστασης επεκτάσεων. Αν από το Google Workspace, το Gmail, τα Έγγραφα Google ή τα Υπολογιστικά Φύλλα λείπει κάτι, μπορείτε να οπτικοποιήσετε αυτό το χαρακτηριστικό - πιθανότατα το έχετε ήδη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να βρείτε και να εγκαταστήσετε αυτή την επέκταση.

Επεκτάσεις για το πρόγραμμα περιήγησης Chrome μπορείτε να βρείτε εδώ και add-ons για το Google Workspace μπορείτε να βρείτε παρακάτω αυτός ο σύνδεσμος.

5. Απελευθερώστε όλες τις δυνατότητες του Ημερολογίου Google

Τι διαχωρίζει έναν επιτυχημένο άνθρωπο από έναν μέσο άνθρωπο; Πολλά πράγματα, αλλά ένα από αυτά είναι η σωστή χρήση του Ημερολογίου σας. Για έναν επαγγελματία, το Ημερολόγιο δεν είναι απλώς ένας τρόπος να προσδιορίζει την ημερομηνία. Το Ημερολόγιο είναι ένα χρονοδιάγραμμα και ένα σκαλοπάτι στη σκάλα σας. Δημιουργήστε λίστες εργασιών, καθήκοντα και υπενθυμίσεις, προσθέστε άτομα στο Ημερολόγιό σας και τότε η σκάλα σας θα σας βοηθήσει να ανεβείτε σε οποιοδήποτε ύψος.

4. Καλύτερες εφαρμογές για τη διαχείριση επαφών στο Google Workspace (Gmail, G Suite)

Το Google Workspace Marketplace περιέχει πολλά πρόσθετα διαχείρισης εργασιών που μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητα και να σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε περισσότερες εργασίες πιο αποτελεσματικά.

Συγχρονισμός επαφών του Salesforce με το Google από το cloudHQ

Η επέκταση του Salesforce σας επιτρέπει να αντιγράφετε τις επαφές του Salesforce στις συσκευές σας καθώς και στο email σας.

Με την επέκταση, μπορείτε να βρείτε εύκολα πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες σας στην πλατφόρμα Salesforce, και με την αυτόματη συμπλήρωση του Gmail, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο.

ZoomInfo ReachOut: B2B Contact & Company Info

Η επέκταση ZoomInfo σας επιτρέπει να λαμβάνετε πληροφορίες για την εταιρεία σε οποιονδήποτε ιστότοπο. Με αυτή την επέκταση, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες επικοινωνίας, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο και email, χωρίς να σπαταλάτε χρόνο ανοίγοντας καρτέλες.

Θα μπορείτε επίσης να εξάγετε αποτελέσματα σε προγράμματα όπως το Salesforce, το Outreach, το Hubspot, το Pardot, το ZoomInfo Engage και το Gmail σας.

Η επέκταση ReachOut Chrome σας εξοικονομεί χρόνο, επιτρέποντάς σας να προσθέσετε στοιχεία της εταιρείας και επαφές με μερικά μόνο κλικ.

Κοινόχρηστες επαφές

Έχετε κουραστεί να υπαγορεύετε σε γνωστούς ή συναδέλφους σας αριθμούς τηλεφώνων, ονόματα και ονόματα οργανισμών των αντισυμβαλλομένων, συνεργατών και συναδέλφων σας από άλλα τμήματα; Η επέκταση Κοινόχρηστες επαφές λύνει όλα αυτά τα προβλήματα.

Πλεονεκτήματα της χρήσης Κοινόχρηστων επαφών:

Συνδυάστε επαφές σε τυποποιημένες λίστες.
Βελτιωμένη διαχείριση επαφών.
Δυνατότητα κοινής χρήσης επαφών με την οικογένεια, τους φίλους και τους συναδέλφους.
Δημιουργία κοινών λιστών επαφών.

FAQ

Εάν ένας από τους υπαλλήλους σας παραιτηθεί, πώς μπορώ να τον αφαιρέσω από το Google Workspace;

Το πρώτο βήμα είναι να συνδεθείτε στο Χώρος εργασίας Google.
Στη συνέχεια, ανοίξτε το μενού και επιλέξτε την επιλογή "Email".
Στη συνέχεια, στην περιοχή "Προσθήκη ή αφαίρεση ατόμων από το Google Workspace", βρείτε το κατάλληλο άτομο και κάντε κλικ στο κουμπί με το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.

Αλλά προσέξτε: σε 20 ημέρες, η επαφή θα χαθεί για πάντα και δεν θα μπορείτε να την επαναφέρετε.

Η διαγραφή των επαφών θα διαγράψει τα μηνύματα;

Όχι, οι επαφές σας στο Google Workspace και η αλληλογραφία σας στο Gmail είναι τεχνικά διαφορετικές, οπότε η αλληλογραφία σας είναι ασφαλής ακόμη και μετά τη διαγραφή μιας επαφής.

Πώς μπορείτε να ελέγξετε αν οι επαφές είναι συγχρονισμένες με το Google;

Για να συγχρονίσετε τις επαφές του smartphone σας με τα δεδομένα στο Google Cloud, πρέπει να ενεργοποιήσετε τον αυτόματο συγχρονισμό στις ρυθμίσεις του smartphone σας.

Διαφορετικά μοντέλα smartphone μπορεί να έχουν διαφορετικές ρυθμίσεις, αλλά συνήθως, μπορούμε να βρούμε τον αυτόματο συγχρονισμό μέσω Ρυθμίσεις → Google → Ρυθμίσεις για τις εφαρμογές Google Apps → Συγχρονισμός επαφών.

Πώς να διαγράψετε όλα τα email στην εφαρμογή Google Workspace;

Χάρη στη λειτουργία μαζικής επεξεργασίας μηνυμάτων, μπορείτε να διαγράψετε πολλά μηνύματα ταυτόχρονα, τσεκάροντας το πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά.

Επίσης, κάνοντας κλικ στο επάνω πλαίσιο στα αριστερά και ενεργοποιώντας το μενού περιβάλλοντος, μπορείτε να επιλέξετε όλα τα μηνύματα από τον τρέχοντα φάκελο. Για να διαγράψετε απολύτως όλα τα μηνύματα, πρέπει να βρείτε το Όλα τα μηνύματα αλληλογραφίας φάκελο, επιλέξτε όλα τα μηνύματα και επιλέξτε το Διαγραφή επιλογή.