So exportieren und teilen Sie Kontakte in der neuen Version von Microsoft Outlook 365

Die gemeinsame Nutzung Ihrer Kontakte mit Ihrem Team sollte kinderleicht sein. Es muss überhaupt kein Problem sein. Es sollte einfach funktionieren, egal mit welchem Gerät oder Betriebssystem Sie arbeiten. Aber natürlich ist das Leben nicht so einfach, und wenn Sie ein Microsoft Office 365-Nutzer sind, wissen Sie das wahrscheinlich nur zu gut.

Wenn Sie Windows 11 und die neueste Version von Microsoft Office 365 verwenden, ist die praktische Funktion, mit der Sie einzelne Kontakte oder Kontaktlisten freigeben konnten, verschwunden. Sie wurde entfernt und hinterlässt eine eine Spur der Frustration für diejenigen, die ein Upgrade auf Office 365 durchgeführt haben. Ab Januar 2025 hat sich nichts geändert. Die Freigabefunktion fehlt nach wie vor, obwohl sie in älteren Office-Versionen sehr wohl vorhanden ist.

Wenn Sie versuchen, ein Downgrade auf eine frühere Version von Office vorzunehmen, will Microsoft wissen, warum. Und wenn Sie erklären, dass Sie keine Kontakte mehr freigeben können, antwortet man Ihnen mit einer hilfreichen Nachricht, dass dies in der neuen Version von Microsoft 365 nicht möglich ist. An diesem Punkt ist "Überraschung" vielleicht nicht einmal ausreichend.

Was können Sie jetzt eigentlich tun? Heute werden wir die verbleibenden Optionen für die Freigabe von Microsoft-Kontakten aufschlüsseln, unabhängig davon, ob Sie die neue Version von Office unter Windows oder macOS verwenden. Schauen wir uns an, was in der Toolbox übrig ist.

Exportieren und Freigeben von Outlook-Kontaktordnern

Die Exportfunktion ist die erste und offensichtlichste Wahl. Sie ist nicht gerade jedermanns Favorit, und das war sie wahrscheinlich nie. Sie ist klobig, alles andere als benutzerfreundlich und mit vielen Nachteilen behaftet. Aber in der Welt des neuen Office ist es eine der letzten Optionen, die noch zur Verfügung stehen. Hier erfahren Sie also, wie Sie damit arbeiten können:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Bürokonto und klicken Sie auf die App-Leiste im linken Menü.
2. Wählen Sie Menschen aus den verfügbaren Optionen.
3. Klicken Sie auf Alle Kontaktlisten und suchen Sie sich das aus, was Sie brauchen.
4. Wählen Sie im oberen Menü Verwalten von Kontakten und klicken Sie Exportieren.

Dadurch wird eine CSV-Datei erzeugt, die Sie entweder auf Ihrem Computer oder auf einem externen Laufwerk speichern müssen. Sobald Sie die Datei haben, sind hier die nächsten Schritte:

• Schicken Sie es per E-Mail an Ihre Kollegen.
• Laden Sie sie in Google Sheets hoch und teilen Sie sie mit Ihrem Team. Dies funktioniert am besten, wenn alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Google-Konten verwenden, was nicht immer der Fall ist.

Auch wenn diese Methode nicht gerade mit Preisen für Bequemlichkeit ausgezeichnet wird, ist sie dennoch eine Option.

Zurücksetzen auf eine ältere Version von Microsoft Office 365: Lohnt es sich?

Wenn Sie die verlorene Funktion zum Teilen von Kontakten wiederherstellen möchten, müssen Sie zu einer früheren Version von Microsoft Office 365 zurückkehren. Aber seien Sie gewappnet - das ist nicht gerade eine Ein-Klick-Lösung. 

Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Version von Office Sie derzeit verwenden, und die Version identifizieren, die die gemeinsame Nutzung von Kontakten noch unterstützt (höchstwahrscheinlich eine Version, die im Januar 2024 herausgegeben wurde). Dann müssen Sie eine Reihe von technischen Schritten durchführen, um die Umstellung vorzunehmen. Vergessen Sie auch nicht, die automatischen Updates zu deaktivieren, wenn Sie nicht wieder da landen wollen, wo Sie angefangen haben.

Um mögliche Fallstricke zu vermeiden, ist es am besten, sich an Die offiziellen Anweisungen von Microsoft und befolgen Sie sie buchstabengetreu. Dieser Prozess ist nichts für schwache Nerven, aber wenn die gemeinsame Nutzung von Kontakten für Sie ein Muss ist, ist er eine Überlegung wert.

Synchronisierung und Freigabe von Office 365-Kontakten mit Shared Contacts Manager

Wenn keine dieser Methoden bei Ihnen funktioniert, sollten Sie nicht gleich frustriert sein. Die Situation ist nicht toll, aber auch nicht hoffnungslos. Es gibt immer eine bessere Option - und in diesem Fall könnten die Apps von Drittanbietern Ihre Rettung sein.

Shared Contacts Manager ist ein leichtes und benutzerfreundliches Werkzeug zur Verwaltung und Freigabe von Kontakten. Vor allem aber bietet sie das, was Microsoft Ihnen weggenommen hat. Mit der App sind alle Ihre Kontakte übersichtlich in einer einfachen Oberfläche organisiert, die Ihnen die volle Kontrolle gibt. Sie können Kontakte in Listen sortieren, benutzerdefinierte Gruppen für bestimmte Teammitglieder erstellen und Kontakte mit jedem teilen, ohne dass es irgendwelche Hindernisse gibt.

Darüber hinaus können Sie personalisierte Zugriffsebenen festlegen. Entscheiden Sie, wer Ihre Kontaktlisten einsehen und wer sie aktualisieren darf. Und dank der automatischen Synchronisierung bleibt Ihre Kontaktdatenbank stets aktuell und sicher. Alle Aktualisierungen sind sofort für alle sichtbar, für die Sie die Kontakte freigegeben haben.

Klingt das wie die Traumlösung für die gemeinsame Nutzung Ihrer Outlook 365-Kontakte? Probieren Sie Shared Contacts Manager aus und überzeugen Sie sich selbst. Es könnte genau das sein, wonach Sie suchen.

Hinweis: Sie benötigen ein Google-Konto, um die Anwendung zu nutzen.