Yhteystietojen vieminen ja jakaminen Microsoft Outlook 365:n uudessa versiossa

Yhteystietojesi jakamisen tiimisi kanssa pitäisi olla helppoa kuin mikä. Sen ei tarvitse olla lainkaan ongelma. Sen pitäisi vain toimia, olipa käytössäsi mikä tahansa laite tai käyttöjärjestelmä. Mutta elämä ei tietenkään ole niin yksinkertaista, ja jos olet Microsoft Office 365:n käyttäjä, tiedät tämän luultavasti liiankin hyvin.

Jos käytät Windows 11:tä ja Microsoft Office 365:n uusinta versiota, kätevä ominaisuus, jonka avulla voit jakaa yksittäisiä yhteystietoja tai yhteystietoluetteloita, on poissa. Se on poistettu, ja jäljelle jää turhautumisen polku niille, jotka ovat päivittäneet Office 365:een.. Tammikuussa 2025 mikään ei ole muuttunut. Jakamistoiminto puuttuu edelleen, vaikka se elää ja voi hyvin vanhemmissa Office-versioissa.

Kaiken kukkuraksi, jos yrität vaihtaa aiempaan Office-versioon, Microsoft haluaa tietää, miksi. Ja kun selität, ettet voi enää jakaa yhteystietoja, he vastaavat avuliaalla viestillä, jossa kerrotaan, että se ei ole mahdollista Microsoft 365:n uudessa versiossa. Tässä vaiheessa "yllätys" ei ehkä edes kata sitä.

Mitä voit tehdä nyt? Tänään esittelemme loput vaihtoehdot Microsoftin yhteystietojen jakamiseen, käytitpä sitten uutta Office-versiota Windowsissa tai macOS:ssä. Katsotaanpa, mitä työkalupakissa on jäljellä.

Miten viedä ja jakaa Outlookin yhteystietokansio

Vientitoiminto on ensimmäinen ja ilmeisin valinta. Se ei ole kenenkään suosikki, eikä se luultavasti ole koskaan ollutkaan. Se on kömpelö, kaikkea muuta kuin käyttäjäystävällinen ja täynnä haittapuolia. Uuden Officen maailmassa se on kuitenkin yksi viimeisistä vaihtoehdoista. Näin voit työskennellä sen kanssa:

1. Kirjaudu sisään Toimistotili ja napsauta vasemmanpuoleisessa valikossa olevaa sovelluspalkkia.
2. Valitse Ihmiset käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
3. Klikkaa Kaikki yhteystietoluettelot ja valitse tarvitsemasi.
4. Valitse ylävalikosta Hallitse yhteystietoja ja klikkaa Vie.

Tämä luo CSV-tiedoston, joka sinun on tallennettava joko tietokoneellesi tai ulkoiselle asemalle. Kun olet saanut tiedoston, seuraavat vaiheet ovat seuraavat:

• Lähetä se sähköpostitse kollegoillesi.
• Lataa se Google Sheetsiin ja jaa se tiimisi kanssa. Tämä toimii parhaiten, jos kaikki organisaatiossasi käyttävät Google-tiliä, mikä ei aina ole mahdollista.

Vaikka tämä menetelmä ei varsinaisesti voita mitään mukavuuspalkintoja, se on silti yksi vaihtoehto.

Microsoft Office 365:n vanhempaan versioon palaaminen: Kannattaako se?

Jos haluat saada kadonneen yhteystietojen jakamisominaisuuden takaisin, sinun on palattava aiempaan Microsoft Office 365 -versioon. Mutta varautukaa - se ei ole mikään yhden napsautuksen korjaus. 

Ensin sinun on selvitettävä, mitä Office-versiota käytät tällä hetkellä, ja tunnistettava tietty versio, joka vielä tukee yhteystietojen jakamista (todennäköisesti tammikuussa 2024 julkaistu versio). Sitten sinun on suoritettava joukko teknisiä vaiheita, jotta voit vaihtaa. Älä myöskään unohda poistaa automaattisia päivityksiä käytöstä, ellet halua päätyä takaisin sinne, mistä aloitit.

Mahdollisten sudenkuoppien välttämiseksi on parasta noudattaa seuraavia ohjeita Microsoftin viralliset ohjeet ja noudata niitä kirjaimellisesti. Tämä prosessi ei ole heikkohermoisille, mutta jos yhteyksien jakaminen on sinulle välttämätöntä, sitä kannattaa harkita.

Synkronoi ja jaa Office 365 -yhteystietoja Shared Contacts Manager:n kanssa

Jos mikään näistä menetelmistä ei toimi, älä turhaudu vielä. Tilanne ei ole loistava, mutta ei suinkaan toivoton. Aina löytyy parempi vaihtoehto - ja tässä tapauksessa kolmannen osapuolen sovellukset saattavat olla pelastava apu.

Shared Contacts Manager on kevyt ja käyttäjäystävällinen työkalu yhteystietojen hallintaan ja jakamiseen. Tärkeintä on, että se tarjoaa sen, minkä Microsoft on vienyt sinulta. Sovelluksen avulla kaikki yhteystietosi on järjestetty siististi yhteen yksinkertaiseen käyttöliittymään, joka antaa sinulle täyden hallinnan. Voit lajitella yhteystietoja luetteloihin, luoda mukautettuja ryhmiä tietyille tiimin jäsenille ja jakaa yhteystietoja kenelle tahansa ilman esteitä.

Lisäksi voit asettaa henkilökohtaisia käyttöoikeustasoja. Päätä, kuka saa tarkastella yhteystietoluetteloitasi ja kuka voi päivittää niitä. Lisäksi automaattisen synkronoinnin ansiosta yhteystietokantasi pysyy ajan tasalla ja turvassa. Kaikki päivitykset näkyvät välittömästi kaikille, joiden kanssa olet jakanut yhteystietoja.

Kuulostaa unelmaratkaisulta Outlook 365 -yhteystietojen jakamiseen? Kokeile Shared Contacts Manager:tä ja katso itse. Se saattaa olla juuri sitä, mitä etsit.

Huomautus: Tarvitset Google-tilin sovelluksen käyttöä varten.