Come esportare e condividere i contatti nella nuova versione di Microsoft Outlook 365

Condividere i contatti con il proprio team dovrebbe essere facile come una torta. Non deve essere un problema. È una cosa che dovrebbe funzionare, indipendentemente dal dispositivo o dal sistema operativo utilizzato. Ma, naturalmente, la vita non è così semplice e se siete utenti di Microsoft Office 365, probabilmente lo sapete fin troppo bene.

Se utilizzate Windows 11 e l'ultima versione di Microsoft Office 365, la comoda funzione che permetteva di condividere singoli contatti o elenchi di contatti è stata eliminata. È stata rimossa, lasciando un Una scia di frustrazione per chi ha effettuato l'aggiornamento a Office 365. A partire dal gennaio 2025, non è cambiato nulla. La funzione di condivisione è ancora assente, sebbene sia viva e vegeta nelle versioni precedenti di Office.

Come se non bastasse, se si cerca di passare a una versione precedente di Office, Microsoft vuole sapere perché. E quando si spiega che non è più possibile condividere i contatti, si risponde con un utile messaggio che informa che non è possibile nella nuova versione di Microsoft 365. A questo punto, "sorpresa" potrebbe anche non bastare.

Quindi, cosa si può fare ora? Oggi analizzeremo le opzioni rimanenti per la condivisione dei contatti Microsoft, sia che si utilizzi la nuova versione di Office su Windows o macOS. Vediamo cosa rimane nella cassetta degli attrezzi.

Come esportare e condividere la cartella dei contatti di Outlook

La funzione di esportazione è la prima e più ovvia scelta. Non è esattamente la preferita di tutti e probabilmente non lo è mai stata. È scomoda, tutt'altro che facile da usare e piena di inconvenienti. Ma nel mondo del nuovo Office è una delle ultime opzioni disponibili. Ecco quindi come lavorarci:

1. Accedere al proprio sito Conto ufficio e fare clic sulla barra delle applicazioni nel menu di sinistra.
2. Selezionare Persone dalle opzioni disponibili.
3. Fare clic su Tutti gli elenchi di contatti e scegliere quello di cui si ha bisogno.
4. Nel menu superiore, selezionare Gestione dei contatti e fare clic su Esportazione.

Questo genererà un file CSV, che dovrà essere salvato sul computer o su un'unità esterna. Una volta ottenuto il file, ecco i passi successivi:

• Inviatelo via e-mail ai vostri colleghi.
• Caricatela su Google Sheets e condividetela con il vostro team. Questo funziona meglio se tutti i membri dell'organizzazione utilizzano un account Google, cosa che non sempre accade.

Quindi, anche se questo metodo non vince esattamente nessun premio per la convenienza, è comunque un'opzione.

Ritorno a una versione precedente di Microsoft Office 365: Ne vale la pena?

Se siete decisi a riavere la funzione di condivisione dei contatti perduta, dovrete tornare a una versione precedente di Microsoft Office 365. Ma tenetevi forte: non è esattamente una soluzione che si risolve in un clic. Ma tenetevi forte: non è esattamente una soluzione che si risolve in un clic. 

Innanzitutto, è necessario capire quale versione di Office si sta utilizzando e identificare la versione specifica che supporta ancora la condivisione dei contatti (molto probabilmente una versione rilasciata nel gennaio 2024). Successivamente, sarà necessario completare una serie di passaggi tecnici per effettuare il passaggio. Inoltre, non dimenticate di disattivare gli aggiornamenti automatici, se non volete ritrovarvi al punto di partenza.

Per evitare possibili insidie, è meglio attenersi a Istruzioni ufficiali di Microsoft e seguirli alla lettera. Questo processo non è adatto ai deboli di cuore, ma se la condivisione dei contatti è un must per voi, vale la pena prenderlo in considerazione.

Sincronizzazione e condivisione dei contatti di Office 365 con Shared Contacts Manager

Se nessuno di questi metodi funziona per voi, non sentitevi ancora frustrati. La situazione non è delle migliori, ma non è affatto disperata. C'è sempre un'opzione migliore e in questo caso le app di terze parti potrebbero essere la vostra salvezza.

Shared Contacts Manager è un dispositivo leggero e di facile utilizzo. strumento per la gestione e la condivisione dei contatti. Soprattutto, offre ciò che Microsoft vi ha tolto. Con l'applicazione, tutti i contatti sono organizzati in modo ordinato in un'unica semplice interfaccia, che offre il pieno controllo. È possibile ordinare i contatti in elenchi, creare gruppi personalizzati per specifici membri del team e condividere i contatti con chiunque senza alcun ostacolo.

Inoltre, è possibile impostare livelli di accesso personalizzati. Decidete chi può visualizzare i vostri elenchi di contatti e chi può aggiornarli. Inoltre, grazie alla sincronizzazione automatica, il database dei contatti rimane aggiornato e sicuro. Tutti gli aggiornamenti sono immediatamente visibili a tutti coloro con cui avete condiviso i contatti.

Vi sembra la soluzione ideale per condividere i contatti di Outlook 365? Provate Shared Contacts Manager e verificate voi stessi. Potrebbe essere proprio quello che state cercando.

Nota: per utilizzare l'applicazione è necessario un account Google.