Jak eksportować i udostępniać kontakty w nowej wersji Microsoft Outlook 365

Udostępnianie kontaktów zespołowi powinno być proste jak bułka z masłem. Nie musi to stanowić żadnego problemu. To rodzaj rzeczy, która powinna po prostu działać, bez względu na to, z jakiego urządzenia lub systemu operacyjnego korzystasz. Ale oczywiście życie nie jest takie proste, a jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft Office 365, prawdopodobnie wiesz o tym aż za dobrze.

Jeśli korzystasz z systemu Windows 11 i najnowszej wersji pakietu Microsoft Office 365, przydatna funkcja umożliwiająca udostępnianie pojedynczych kontaktów lub list kontaktów zniknęła. Została ona usunięta, pozostawiając Ścieżka frustracji dla tych, którzy uaktualnili do Office 365. Od stycznia 2025 roku nic się nie zmieniło. Nadal brakuje funkcji udostępniania, choć jest ona dostępna w starszych wersjach pakietu Office.

Na domiar złego, jeśli spróbujesz przejść na poprzednią wersję pakietu Office, Microsoft chce wiedzieć dlaczego. A kiedy wyjaśnisz, że nie możesz już udostępniać kontaktów, odpowiedzą pomocną wiadomością informującą, że nie jest to możliwe w nowej wersji Microsoft 365. W tym momencie "zaskoczenie" może nawet tego nie obejmować.

Co właściwie można teraz zrobić? Dzisiaj omówimy pozostałe opcje udostępniania kontaktów Microsoft, niezależnie od tego, czy korzystasz z nowej wersji pakietu Office w systemie Windows, czy macOS. Zobaczmy, co pozostało w przyborniku.

Jak wyeksportować i udostępnić folder kontaktów programu Outlook

Funkcja eksportu jest pierwszym i najbardziej oczywistym wyborem. Nie jest to ulubiona funkcja nikogo i prawdopodobnie nigdy nie była. Jest niezgrabna, daleka od przyjaznej dla użytkownika i pełna wad. Ale w świecie nowego pakietu Office jest to jedna z ostatnich opcji. Oto jak z nim pracować:

1. Zaloguj się do swojego Konto biurowe i kliknij pasek aplikacji w menu po lewej stronie.
2. Wybierz Ludzie z dostępnych opcji.
3. Kliknij Wszystkie listy kontaktów i wybierz tę, której potrzebujesz.
4. W górnym menu wybierz Zarządzanie kontaktami i kliknij Eksport.

Spowoduje to wygenerowanie pliku CSV, który należy zapisać na komputerze lub dysku zewnętrznym. Po uzyskaniu pliku, oto kolejne kroki:

• Wyślij go e-mailem do swoich współpracowników.
• Prześlij go do Arkuszy Google i udostępnij swojemu zespołowi. Działa to najlepiej, jeśli wszyscy w organizacji korzystają z kont Google, co nie zawsze ma miejsce.

Tak więc, chociaż ta metoda nie zdobywa żadnych nagród za wygodę, nadal jest opcją.

Powrót do starszej wersji Microsoft Office 365: Czy warto?

Jeśli chcesz odzyskać utraconą funkcję udostępniania kontaktów, musisz przywrócić wcześniejszą wersję pakietu Microsoft Office 365. Ale przygotuj się - nie jest to naprawa jednym kliknięciem. 

Najpierw musisz dowiedzieć się, z której wersji pakietu Office obecnie korzystasz i zidentyfikować konkretną wersję, która nadal obsługuje udostępnianie kontaktów (najprawdopodobniej wersja wydana w styczniu 2024 r.). Następnie będziesz musiał wykonać szereg czynności technicznych, aby dokonać zmiany. Nie zapomnij również wyłączyć automatycznych aktualizacji, chyba że chcesz wrócić do punktu wyjścia.

Aby uniknąć możliwych pułapek, najlepiej trzymać się następujących zasad Oficjalne instrukcje firmy Microsoft i postępować zgodnie z nimi co do joty. Proces ten nie jest przeznaczony dla osób o słabym sercu, ale jeśli udostępnianie kontaktów jest dla Ciebie koniecznością, warto go rozważyć.

Synchronizacja i udostępnianie kontaktów Office 365 za pomocą Shared Contacts Manager

Jeśli żadna z tych metod nie działa, nie popadaj jeszcze we frustrację. Sytuacja nie jest świetna, ale daleka od beznadziejnej. Zawsze istnieje lepsza opcja - i w tym przypadku aplikacje innych firm mogą okazać się zbawienne.

Shared Contacts Manager to lekki i przyjazny dla użytkownika narzędzie do zarządzania i udostępniania kontaktów. Co najważniejsze, zapewnia to, co Microsoft ci odebrał. Dzięki aplikacji wszystkie kontakty są uporządkowane w jednym prostym interfejsie, co daje pełną kontrolę. Możesz sortować kontakty na listy, tworzyć niestandardowe grupy dla określonych członków zespołu i udostępniać kontakty każdemu bez żadnych przeszkód.

Ponadto można ustawić spersonalizowane poziomy dostępu. Zdecyduj, kto może przeglądać listy kontaktów i kto może je aktualizować. Dodatkowo, dzięki automatycznej synchronizacji, baza danych kontaktów pozostaje aktualna i bezpieczna. Wszelkie aktualizacje są natychmiast widoczne dla wszystkich osób, którym udostępniłeś kontakty.

Brzmi jak wymarzone rozwiązanie do udostępniania kontaktów z Outlook 365? Wypróbuj Shared Contacts Manager i przekonaj się sam. To może być dokładnie to, czego szukasz.

Uwaga: do korzystania z aplikacji wymagane jest konto Google.