Πώς να εξαγάγετε και να μοιραστείτε επαφές στη νέα έκδοση του Microsoft Outlook 365

Η κοινή χρήση των επαφών σας με την ομάδα σας θα πρέπει να είναι πανεύκολη. Δεν χρειάζεται να είναι καθόλου πρόβλημα. Είναι το είδος του πράγματος που θα πρέπει απλά να λειτουργεί, ανεξάρτητα από τη συσκευή ή το λειτουργικό σύστημα στο οποίο βρίσκεστε. Αλλά, φυσικά, η ζωή δεν είναι τόσο απλή, και αν είστε χρήστης του Microsoft Office 365, πιθανώς το γνωρίζετε πολύ καλά αυτό.

Εάν χρησιμοποιείτε τα Windows 11 και την τελευταία έκδοση του Microsoft Office 365, η εύχρηστη λειτουργία που σας επέτρεπε να μοιράζεστε μεμονωμένες επαφές ή λίστες επαφών έχει εξαφανιστεί. Έχει αφαιρεθεί, αφήνοντας ένα μονοπάτι απογοήτευσης για όσους αναβάθμισαν στο Office 365. Από τον Ιανουάριο του 2025, τίποτα δεν έχει αλλάξει. Η λειτουργία κοινής χρήσης εξακολουθεί να λείπει, αν και είναι ζωντανή και καλά σε παλαιότερες εκδόσεις του Office.

Για να προστεθεί η προσβολή στον τραυματισμό, αν προσπαθήσετε να υποβαθμίσετε σε μια προηγούμενη έκδοση του Office, η Microsoft θέλει να μάθει το λόγο. Και όταν εξηγείτε ότι δεν μπορείτε πλέον να μοιράζεστε επαφές, σας απαντούν με ένα χρήσιμο μήνυμα που σας ενημερώνει ότι αυτό δεν είναι δυνατό στη νέα έκδοση του Microsoft 365. Σε αυτό το σημείο, η λέξη "έκπληξη" μπορεί να μην το καλύπτει καν.

Λοιπόν, τι μπορείτε να κάνετε τώρα; Σήμερα, θα αναλύσουμε τις υπόλοιπες επιλογές για την κοινή χρήση επαφών της Microsoft, είτε χρησιμοποιείτε τη νέα έκδοση του Office στα Windows είτε στο macOS. Ας δούμε τι έχει απομείνει στην εργαλειοθήκη.

Πώς να εξαγάγετε και να μοιραστείτε το φάκελο επαφών του Outlook

Η λειτουργία εξαγωγής είναι η πρώτη και πιο προφανής επιλογή. Δεν είναι ακριβώς η αγαπημένη κανενός, και μάλλον δεν ήταν ποτέ. Είναι δυσκίνητη, καθόλου φιλική προς το χρήστη και γεμάτη μειονεκτήματα. Αλλά στον κόσμο του νέου Office, είναι μία από τις τελευταίες επιλογές που στέκονται όρθιες. Οπότε, δείτε πώς μπορείτε να δουλέψετε με αυτό:

1. Συνδεθείτε στο Λογαριασμός γραφείου και κάντε κλικ στη γραμμή εφαρμογών στο αριστερό μενού.
2. Επιλέξτε Άνθρωποι από τις διαθέσιμες επιλογές.
3. Κάντε κλικ στο Όλες οι λίστες επαφών και επιλέξτε αυτό που χρειάζεστε.
4. Στο επάνω μενού, επιλέξτε Διαχείριση επαφών και κάντε κλικ στο Εξαγωγή.

Αυτό θα δημιουργήσει ένα αρχείο CSV, το οποίο θα πρέπει να αποθηκεύσετε είτε στον υπολογιστή σας είτε σε έναν εξωτερικό δίσκο. Μόλις αποκτήσετε το αρχείο, ακολουθούν τα επόμενα βήματά σας:

• Στείλτε το με email στους συναδέλφους σας.
• Ανεβάστε το στο Google Sheets και μοιραστείτε το με την ομάδα σας. Αυτό λειτουργεί καλύτερα αν όλοι στον οργανισμό σας χρησιμοποιούν λογαριασμούς Google, κάτι που δεν συμβαίνει πάντα.

Έτσι, αν και αυτή η μέθοδος δεν κερδίζει ακριβώς κανένα βραβείο ευκολίας, εξακολουθεί να είναι μια επιλογή.

Επαναφορά σε παλαιότερη έκδοση του Microsoft Office 365: Αξίζει τον κόπο;

Αν είστε αποφασισμένοι να επαναφέρετε τη χαμένη λειτουργία κοινής χρήσης επαφών, θα πρέπει να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Office 365. Αλλά κρατηθείτε - δεν πρόκειται ακριβώς για μια διόρθωση με ένα κλικ. 

Αρχικά, θα πρέπει να βρείτε ποια έκδοση του Office χρησιμοποιείτε σήμερα και να εντοπίσετε τη συγκεκριμένη έκδοση που εξακολουθεί να υποστηρίζει την κοινή χρήση επαφών (πιθανότατα μια έκδοση που εκδόθηκε τον Ιανουάριο του 2024). Στη συνέχεια, θα πρέπει να ολοκληρώσετε μια σειρά τεχνικών βημάτων για να πραγματοποιήσετε την αλλαγή. Επίσης, μην ξεχάσετε να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες ενημερώσεις, εκτός αν θέλετε να καταλήξετε πάλι από εκεί που ξεκινήσατε.

Για να αποφύγετε πιθανές παγίδες, είναι καλύτερο να επιμείνετε σε Οι επίσημες οδηγίες της Microsoft και να τις ακολουθήσετε κατά γράμμα. Αυτή η διαδικασία δεν είναι για τους αδύναμους, αλλά αν η κοινή χρήση επαφών είναι απαραίτητη για εσάς, αξίζει να το σκεφτείτε.

Συγχρονισμός και κοινή χρήση επαφών του Office 365 με το Shared Contacts Manager

Αν καμία από αυτές τις μεθόδους δεν σας βολεύει, μην απογοητεύεστε ακόμα. Η κατάσταση δεν είναι υπέροχη, αλλά απέχει πολύ από το να είναι απελπιστική. Πάντα υπάρχει μια καλύτερη επιλογή - και σε αυτή την περίπτωση, οι εφαρμογές τρίτων μπορεί να είναι η σωτήρια χάρη σας.

Το Shared Contacts Manager είναι ένα ελαφρύ και φιλικό προς το χρήστη εργαλείο διαχείρισης και κοινής χρήσης επαφών. Το πιο σημαντικό είναι ότι σας προσφέρει αυτό που σας έχει αφαιρέσει η Microsoft. Με την εφαρμογή, όλες οι επαφές σας είναι τακτοποιημένες σε ένα απλό περιβάλλον εργασίας, δίνοντάς σας πλήρη έλεγχο. Μπορείτε να ταξινομήσετε τις επαφές σε λίστες, να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ομάδες για συγκεκριμένα μέλη της ομάδας και να μοιραστείτε τις επαφές με οποιονδήποτε χωρίς εμπόδια.

Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε εξατομικευμένα επίπεδα πρόσβασης. Αποφασίστε ποιος θα βλέπει τις λίστες επαφών σας και ποιος θα μπορεί να τις ενημερώνει. Επιπλέον, με τον αυτόματο συγχρονισμό, η βάση δεδομένων επαφών σας παραμένει ενημερωμένη και ασφαλής. Οποιεσδήποτε ενημερώσεις είναι άμεσα ορατές σε όλους όσους έχετε μοιραστεί τις επαφές.

Ακούγεται σαν την ονειρεμένη λύση για την κοινή χρήση των επαφών σας στο Outlook 365; Δοκιμάστε το Shared Contacts Manager και διαπιστώστε το μόνοι σας. Ίσως είναι ακριβώς αυτό που ψάχνετε.

Σημείωση: Θα χρειαστείτε λογαριασμό Google για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή.