Como exportar e partilhar contactos na nova versão do Microsoft Outlook 365

Partilhar os seus contactos com a sua equipa deveria ser tão fácil como uma torta. Não tem de ser um problema de todo. É o tipo de coisa que deveria simplesmente funcionar, independentemente do dispositivo ou sistema operativo em que se encontra. Mas, como é óbvio, a vida não é assim tão simples e, se é um utilizador do Microsoft Office 365, provavelmente sabe isso muito bem.

Se estiver a utilizar o Windows 11 e a versão mais recente do Microsoft Office 365, a funcionalidade útil que lhe permitia partilhar contactos individuais ou listas de contactos desapareceu. Foi removida, deixando uma rasto de frustração para quem actualizou para o Office 365. A partir de janeiro de 2025, nada mudou. A funcionalidade de partilha ainda não existe, embora esteja bem viva nas versões mais antigas do Office.

Para piorar a situação, se tentar fazer o downgrade para uma versão anterior do Office, a Microsoft quer saber porquê. E quando explica que já não pode partilhar contactos, respondem com uma mensagem útil informando-o de que não é possível na nova versão do Microsoft 365. Nesta altura, "surpresa" pode nem sequer ser suficiente.

Então, o que pode realmente fazer agora? Hoje, vamos analisar as restantes opções para partilhar contactos Microsoft, quer esteja a utilizar a nova versão do Office no Windows ou no macOS. Vamos ver o que resta na caixa de ferramentas.

Como exportar e partilhar a pasta de contactos do Outlook

A função de exportação é a primeira e mais óbvia escolha. Não é exatamente a favorita de ninguém, e provavelmente nunca foi. É desajeitada, longe de ser fácil de utilizar e cheia de desvantagens. Mas no mundo do novo Office, é uma das últimas opções existentes. Por isso, eis como trabalhar com ele:

1. Inicie sessão no seu Conta do escritório e clique na barra de aplicações no menu do lado esquerdo.
2. Selecionar Pessoas entre as opções disponíveis.
3. Clique em Todas as listas de contactos e escolher o que precisa.
4. No menu superior, selecione Gerir contactos e clique em Exportação.

Isto irá gerar um ficheiro CSV, que terá de guardar no seu computador ou numa unidade externa. Depois de ter o ficheiro, eis os passos seguintes:

• Envie-o por correio eletrónico aos seus colegas.
• Carregue-o para o Google Sheets e partilhe-o com a sua equipa. Isto funciona melhor se todos na sua organização utilizarem contas Google, o que nem sempre é o caso.

Assim, embora este método não ganhe exatamente nenhum prémio pela sua conveniência, não deixa de ser uma opção.

Reverter para uma versão mais antiga do Microsoft Office 365 ou Outlook: Vale a pena?

Se estiver determinado a recuperar a funcionalidade de partilha de contactos perdida, terá de reverter para uma versão anterior do Microsoft Office 365. Mas prepare-se - não é exatamente uma solução de um clique. 

Primeiro, terá de descobrir qual a versão do Office que está a utilizar atualmente e identificar a versão específica que ainda suporta a partilha de contactos (muito provavelmente uma versão emitida em janeiro de 2024). Depois, terá de concluir uma série de passos técnicos para efetuar a mudança. Além disso, não se esqueça de desativar as actualizações automáticas, a menos que queira voltar ao ponto de partida.

Para evitar possíveis armadilhas, é melhor ater-se a Instruções oficiais da Microsoft e segui-los à risca. Este processo não é para os fracos de coração, mas se a partilha de contactos for uma necessidade para si, vale a pena considerá-lo.

Sincronizar e partilhar contactos do Office 365 e do Outlook com o Shared Contacts Manager

Se nenhum destes métodos funcionar para si, não fique frustrado. A situação não é óptima, mas está longe de ser desesperante. Há sempre uma opção melhor - e, neste caso, as aplicações de terceiros podem ser a sua salvação.

O Shared Contacts Manager é um aparelho leve e de fácil utilização ferramenta para gerir e partilhar contactos. Mais importante ainda, oferece o que a Microsoft lhe retirou. Com a aplicação, todos os seus contactos são organizados de forma clara numa interface simples, dando-lhe controlo total. Pode ordenar os contactos em listas, criar grupos personalizados para membros específicos da equipa e partilhar contactos com qualquer pessoa sem quaisquer obstáculos.

Além disso, pode definir níveis de acesso personalizados. Decida quem pode ver as suas listas de contactos e quem as pode atualizar. Além disso, com a sincronização automática, a sua base de dados de contactos mantém-se actualizada e segura. Todas as actualizações são imediatamente visíveis para todas as pessoas com quem partilhou os contactos.

Parece ser a solução de sonho para partilhar os seus contactos do Outlook 365? Experimente o Shared Contacts Manager e veja por si próprio. Pode ser exatamente o que procura.

Nota: É necessária uma conta Google para utilizar a aplicação.