Så här ändrar du din primära arbetsytedomän (måste läsas före övergången)

När du tror att du behöver ändra en primär Workspace-domän är det bäst att du försäkrar dig om att det är exakt vad du behöver göra. Skulle du kanske behöva lägga till en sekundär domän?

Ofta innehåller Google Cloud-tjänster mycket företagsdata, e-postkonton, alias och kontakter synkroniseras till flera enheter och Gmail-adressen är ett registreringskonto för flera tjänster som en del av tvåvägsverifiering.

När du ändrar den primära domänen i Workspace för en större organisation kan det vara bra att anlita professionella företag som är utbildade för detta och har oändliga checklistor för att se till att överföringen går smidigt. Annars kan du utlösa en hel lavin av förlorade data, bli utestängd från prenumerationer och få en avbruten försäljningsprocess.

Om du är ett mindre företag med bara några få e-postmeddelanden, eller om din IT-chef är ganska skicklig på att utföra bytet till en ny primär domän i din Google Workspace, ger vi dig en fullständig DIY-guide nedan. Hoppa direkt till algoritmen här.

Vad är en Primary Workspace Domain?

Den primära Google Workspace-domänen är domännamnet, se t.ex. www.mycompany.com, som ett företag använder för att skapa sitt företagskonto på Google Cloud Services. 

Ett Google Workspace-konto är ett företagskonto, och det antyder att ett domännamn används under registreringsprocessen. Det är möjligt att hantera flera domännamn i ett Workspace-konto, men det är bara ett som används för att registrera sig för tjänsten, och det är det som kallas primär domän.

Varför ändra din primära arbetsytas domän

Skälen till Workspace change domain är vanligtvis ett av dessa:

1. Ett företag genomgår en omprofilering, byter namn och följaktligen också domännamn.
2. Ett företag går i konkurs men vissa delar fungerar fortfarande, men företaget måste ändå skaffa en ny domän i stället för den gamla med ett skamfilat rykte.
3. Ett företag kan genomgå en fusions- och förvärvsprocess.
4. Ett företag kan ha en helt ny verksamhet.

Kan en primär domän ändras? Inte riktigt. Låt oss se reglerna.

Kan du ändra någon primär domän i Workspace?

Nej, vissa konton kan inte flyttas bort från sina gamla primära domäner. Dessa är inte berättigade till överföring:

1. Om du köpte ditt primära domännamn i samband med registreringen av kontot.
2. Om du använder en gratis provperiod.
3. Konton köpta för Google Domäner.
4. Konton med overifierade primära domäner. Du måste slutföra en verifieringsprocess och vänta på att den synkroniseras i upp till 24 timmar, och först då kan du göra ett namnbyte.

Om ditt företag inte är något av ovanstående kan du börja med processen. Men innan du gör det, låt oss gå igenom de saker som kan gå fel under skiftet, bara för att se till att entreprenörer ägnar vederbörlig uppmärksamhet åt denna komplexa tekniska uppgift.

"Uppdraget "Ändra primär domän" för Google Workspace gick snett

Som med många andra projekt för övergång till ny teknik är det här projektet kantat av faror vid varje klick. Företag som tagit lätt på uppdraget har drabbats av dessa negativa konsekvenser:

1. Förlust av e-postkorrespondens.
2. Förlust av kritisk företagsdata.
3. Att bli utelåst från konton där de använde e-postadresser kopplade till den primära domänen för autentisering och inte kunde komma in på dem.
4. Förlust av åtkomst till Googles webbplatser och respektive intäktsgenererande aktiviteter.
5. Oförmåga att använda e-postinkorgar för utgående och inkommande affärskorrespondens.

De viktigaste lärdomarna? Om du kan nöja dig med att lägga till en ny domän som sekundär domän eller skapa ett alias, betrakta denna mildare ändring som en mindre kritisk förändring. Om du verkligen behöver en ny primär domän, överväg att anlita en professionell för uppdraget för större projekt med hundratals e-postmeddelanden. 

Känner du dig tillräckligt säker på dina tekniska färdigheter och redo att göra det själv? Det här är algoritmen.

Så här ändrar du din primära domän i Google Workspace (endast för Workspace-administratörer)

Det här är en komplex process i flera steg, så vi delar upp den i olika steg:

Fas 1. Förberedelse

Se till att du har åtkomst till administratörspanelerna för domänvärden eller domänåterförsäljaren så att du kan justera domäninställningarna vid behov.

Se till att du informerar ditt team om vilka åtgärder som krävs från deras sida för en sömlös och oavbruten övergång till en ny domän. Google föreslår dessa exempel på meddelanden beroende på om du behåller en gammal domän vid sidan av eller inte.

Fas 2. Skapa en ny domän i ditt Google Workspace-konto

1. Logga in på din Google Admin-konsol på https://admin.google.com/
2. Välj Domäner.
3. Klicka på Hantera domäner och Lägg till en domän.
4. Skriv in det nya domännamnet: "mynewdomain.com."
5. Välj Sekundär domän, då Lägg till och starta verifiering.

Fas 3. Utför överföring av en sekundär domän till en primär roll

1. Från Google Admin Console går du till Meny.
2. Välj Domäner.
3. Välj Ändra primär domän.
4. Skriv in det domännamn som du behöver göra till primärt
5. Spara.

Fas 4. Uppföljning och felsökning

Det finns många andra aktiviteter som du måste utföra beroende på Google Workspace-konto, antal alias, e-postmeddelanden, data på Google Cloud och så vidare.

Några av de viktigaste uppgifterna att ta hänsyn till och följa upp är följande:

• Du måste byta namn på alla dina användare och grupper (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) om du tar bort det gamla primära kontot.
• Bestäm och genomför den bästa åtgärden för ditt fall: gör dig av med den gamla domänen, gör den sekundär eller gör om den till ett alias.
• Uppdatera inställningarna för ditt Google Workspace-konto så att alla ekonomiska och tekniska meddelanden skickas till din nya e-postadress.
• Se om någon av dina befintliga appar som köpts på Marketplace behöver installeras om till en ny e-postdomän.

Arbetsyta Ändra primär domän: Mission Possible

Även om användargränssnittet i adminsektionen i Google Workspace är ganska intuitivt är det viktigt att känna till några av de största utmaningarna med att flytta ditt företag till en ny primär domän - särskilt för större företag.

Genom att behandla detta tekniska projekt lättvindigt riskerar företag att drabbas av både reversibla och irreversibla problem, vilket leder till olika grader av ekonomisk skada och skada på anseendet.

När du vet att du av goda skäl vill göra dig av med den gamla primära domänen och att det inte är ett alternativ att skapa ett alias eller en sekundär domän, ska du se till att göra en fullständig inventering av dina inställningar och kommunicera ändringarna till teamet. Den här processen är ett naturligt steg i affärsutvecklingen och Google Workspace-funktionerna har utvecklats för att möjliggöra den här övergången på ett smidigt sätt.