Comment changer le domaine de votre espace de travail principal (à lire absolument avant la transition)

Lorsque vous pensez devoir changer un domaine primaire de l'espace de travail, vous devez vous assurer que c'est exactement ce que vous devez faire. Pourriez-vous ajouter un domaine secondaire ?

Les services Google Cloud contiennent souvent de nombreuses données professionnelles, les comptes de messagerie, les alias et les contacts sont synchronisés sur plusieurs appareils, et l'adresse Gmail sert de compte d'inscription à plusieurs services dans le cadre de la vérification bidirectionnelle.

Lorsque vous changez le domaine principal dans Workspace pour une organisation plus importante, vous pouvez faire appel à des sociétés professionnelles formées à cet effet et disposant de listes de contrôle interminables pour garantir un transfert en douceur. Dans le cas contraire, vous risquez de déclencher une avalanche de pertes de données, d'être bloqué au niveau des abonnements et d'avoir un processus de vente interrompu.

Si vous êtes une petite entreprise ne disposant que de quelques courriels, ou si votre responsable informatique est plutôt compétent pour effectuer le changement de domaine primaire dans votre espace de travail Google, nous vous proposons un guide de bricolage complet ci-dessous. Accédez directement à l'algorithme ici.

Qu'est-ce qu'un domaine d'espace de travail primaire ?

Le domaine principal de l'espace de travail Google est le nom de domaine, par exemple, www.mycompany.comLe nom de l'entreprise est le nom de l'utilisateur, qu'une entreprise utilise pour créer son compte d'entreprise sur Google Cloud Services. 

Un compte Google Workspace est un compte professionnel, et il suggère l'utilisation d'un nom de domaine lors de la procédure d'enregistrement. Bien qu'il soit possible de gérer plusieurs noms de domaine au sein d'un même compte Workspace, un seul est utilisé lors de l'inscription au service, et c'est celui que l'on appelle un domaine primaire.

Pourquoi changer le domaine de l'espace de travail principal ?

Les raisons du changement de domaine de l'espace de travail sont généralement l'une d'entre elles :

1. Une entreprise change de marque, de nom et donc de nom de domaine.
2. Une entreprise fait faillite, mais certaines parties restent fonctionnelles, et elle doit pourtant obtenir un nouveau domaine au lieu de l'ancien, dont la réputation est entachée.
3. Une entreprise peut faire l'objet d'un processus de fusion et d'acquisition.
4. Une entreprise peut se lancer dans une toute nouvelle activité.

Peut-on modifier un domaine primaire ? Pas vraiment. Voyons les règles.

Pouvez-vous modifier n'importe quel domaine primaire dans l'espace de travail ?

Non, certains comptes ne peuvent pas être transférés en dehors de leur ancien domaine principal. Ces comptes ne peuvent pas être transférés :

1. Si vous avez acheté votre nom de domaine principal au moment de l'enregistrement du compte.
2. Si vous utilisez une version d'essai gratuite.
3. Comptes achetés à Domaines de Google.
4. Les comptes dont le domaine principal n'a pas été vérifié. Vous devrez effectuer une procédure de vérification et attendre la synchronisation pendant 24 heures, après quoi vous pourrez procéder à un échange de noms.

Si votre entreprise ne correspond à aucune de ces catégories, vous pouvez commencer le processus. Mais avant d'en arriver là, passons en revue les problèmes qui peuvent survenir au cours du changement de poste, afin de s'assurer que les entrepreneurs accordent toute l'attention nécessaire à cette tâche technique complexe.

"Mission de modification du domaine primaire de l'espace de travail de Google" qui a mal tourné

Comme de nombreux projets de transition vers de nouvelles technologies, celui-ci comporte des dangers à chaque clic. Les entreprises qui ont pris la mission à la légère sont confrontées à ces résultats négatifs :

1. Perte de la correspondance électronique.
2. Perte de données critiques de l'entreprise.
3. Les utilisateurs se sont vus refuser l'accès à des comptes pour lesquels ils utilisaient les adresses électroniques liées au domaine principal à des fins d'authentification, et ils n'ont pas pu y accéder.
4. Perte d'accès aux sites de Google et aux activités génératrices de revenus correspondantes.
5. Incapacité d'utiliser les boîtes aux lettres électroniques pour la correspondance professionnelle entrante et sortante.

Les principaux enseignements ? Si vous pouvez vous contenter d'ajouter un nouveau domaine secondaire ou de créer un alias, considérez cette modification mineure comme un changement moins critique. Si vous avez besoin d'un nouveau domaine primaire, envisagez d'engager un professionnel pour cette mission dans le cas de projets plus importants comportant des centaines d'e-mails. 

Vous avez suffisamment confiance en vos compétences techniques et vous êtes prêt à bricoler ? Voici l'algorithme.

Comment modifier votre domaine primaire dans Google Workspace (réservé aux administrateurs de l'espace de travail)

Il s'agit d'un processus complexe, en plusieurs étapes, que nous allons donc décomposer en plusieurs phases :

Phase 1. Préparation

Assurez-vous de pouvoir accéder aux panneaux d'administration de l'hébergeur ou du revendeur du domaine pour modifier les paramètres du domaine si nécessaire.

Veillez à informer votre équipe des mesures qu'elle doit prendre pour que le transfert vers un nouveau domaine se fasse sans heurt et sans interruption. Voici ce que Google suggère exemples de notifications selon que vous conservez ou non un ancien domaine.

Phase 2. Créez un nouveau domaine dans votre compte Google Workspace

1. Connectez-vous à votre console d'administration Google à l'adresse suivante https://admin.google.com/
2. Sélectionner Domaines.
3. Cliquez sur Gérer les domaines et Ajouter un domaine.
4. Tapez le nouveau nom de domaine : "mynewdomain.com".
5. Sélectionner Domaine secondairealors Ajouter et lancer la vérification.

Phase 3. Effectuer le transfert d'un domaine secondaire vers un rôle primaire

1. Dans la console d'administration de Google, cliquez sur Menu.
2. Sélectionner Domaines.
3. Sélectionner Changer de domaine primaire.
4. Tapez le nom de domaine dont vous avez besoin pour en faire un domaine primaire
5. Économiser.

Phase 4. Suivi et dépannage

Il y a beaucoup d'autres activités à effectuer en fonction du compte Google Workspace, du nombre d'alias, d'e-mails, de données sur Google Cloud, etc.

Voici quelques-unes des informations clés à prendre en compte et à suivre :

• Vous devrez renommer tous vos utilisateurs et groupes (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) si vous supprimez l'ancien compte principal.
• Décidez et mettez en œuvre le meilleur plan d'action dans votre cas : vous débarrasser de l'ancien domaine, le rendre secondaire ou le transformer en alias.
• Mettez à jour les paramètres de votre compte Google Workspace afin que toutes les notifications financières et techniques soient envoyées à votre nouvelle adresse électronique.
• Voyez si l'une des applications que vous avez achetées sur une place de marché doit être réinstallée sur un nouveau domaine.

Changement d'espace de travail Domaine primaire : Mission possible

Bien que l'interface utilisateur de la section d'administration de Google Workspace soit plutôt intuitive, il est essentiel de connaître les principaux défis liés au transfert de votre entreprise vers un nouveau domaine principal, en particulier pour les grandes entreprises.

En traitant ce projet technique à la légère, les entreprises risquent d'être confrontées à des problèmes à la fois réversibles et irréversibles, entraînant des dommages financiers et de réputation plus ou moins importants.

Une fois que vous savez que vous souhaitez vous débarrasser de l'ancien domaine principal pour des raisons solides et que la création d'un alias ou d'un domaine secondaire n'est pas envisageable, veillez à effectuer un inventaire complet de vos paramètres et à communiquer les changements à l'équipe. Ce processus est une étape naturelle de la progression de l'entreprise et les fonctionnalités de l'espace de travail Google ont été mises en place pour permettre ce changement en toute transparence.