Cómo cambiar el dominio principal de su espacio de trabajo (lectura obligada antes de la transición)

Cuando pienses que necesitas cambiar un dominio primario de Workspace, asegúrate de que es exactamente lo que necesitas hacer. ¿Te vendría bien añadir un dominio secundario?

A menudo, los servicios de Google Cloud contienen muchos datos empresariales, las cuentas de correo electrónico, los alias y los contactos se sincronizan con varios dispositivos, y la dirección de Gmail es una cuenta de registro para varios servicios como parte de la verificación bidireccional.

Cuando cambie el dominio principal en Workspace para una organización más grande, es posible que desee recurrir a empresas profesionales capacitadas para hacerlo y que dispongan de listas de comprobación interminables para asegurarse de que la transferencia se realiza sin problemas. De lo contrario, puedes desencadenar toda una avalancha de datos perdidos, quedarte sin suscripciones y tener un proceso de ventas interrumpido.

Si tu empresa es más pequeña y solo tiene unos pocos correos electrónicos, o si tu administrador de TI es bastante hábil a la hora de realizar el cambio a un nuevo dominio principal en tu espacio de trabajo de Google, a continuación te ofrecemos una guía completa de bricolaje. [Salta directamente al algoritmo aquí].

¿Qué es un dominio de espacio de trabajo primario?

El dominio principal de Google Workspace es el nombre de dominio [por ejemplo, www.mycompany.com], que una empresa utiliza para crear su cuenta corporativa en Google Cloud Services. 

Una cuenta de Google Workspace es una cuenta de empresa, y sugiere que se utilice un nombre de dominio durante el proceso de registro. Aunque es posible gestionar varios nombres de dominio dentro de una misma cuenta de Workspace, solo se utiliza uno para darse de alta en el servicio y es el que se denomina dominio principal.

Por qué cambiar el dominio principal de su espacio de trabajo

Las razones del dominio de cambio del espacio de trabajo suelen ser una de éstas:

1. Una empresa cambia de marca, de nombre y, en consecuencia, también de dominio.
2. Una empresa entra en quiebra pero algunas partes siguen funcionando, pero necesita obtener un nuevo dominio en lugar del antiguo con una reputación manchada.
3. Una empresa puede pasar por un proceso de fusión y adquisición.
4. Una empresa puede emprender una nueva aventura.

¿Puede modificarse cualquier dominio primario? La verdad es que no. Veamos las normas.

¿Se puede cambiar cualquier dominio principal en el espacio de trabajo?

No, algunas cuentas no podrán trasladarse de sus antiguos dominios primarios. Estas no son elegibles para la transferencia:

1. Si compró su nombre de dominio principal en el momento de registrar la cuenta.
2. Si utiliza una versión de prueba gratuita.
3. Cuentas adquiridas en Google Dominios.
4. Cuentas con dominios primarios no verificados. Deberá completar un proceso de verificación y esperar a que se sincronice durante un máximo de 24 horas, y solo entonces podrá realizar un cambio de nombre.

Si su empresa no es ninguna de las anteriores, puede empezar con el proceso. Pero antes de ponerte a ello, repasemos las cosas que pueden ir mal durante el cambio, solo para asegurarnos de que los empresarios prestan la debida atención a esta compleja tarea técnica.

"La misión "Cambiar dominio principal" de Google Workspace sale mal

Como ocurre con muchos proyectos de transición a nuevas tecnologías, éste está plagado de peligros en cada clic. Las empresas que se tomaron la misión a la ligera se enfrentan a estos resultados negativos:

1. Pérdida de correspondencia electrónica
2. Pérdida de datos críticos de la empresa.
3. Bloqueo de cuentas en las que se utilizaban las direcciones de correo electrónico asociadas al dominio principal para la autenticación e imposibilidad de acceder a ellas.
4. Pérdida de acceso a los sitios de Google y a las respectivas actividades generadoras de ingresos.
5. Incapacidad para utilizar los buzones de correo electrónico para la correspondencia comercial saliente y entrante.

¿Cuáles son las principales conclusiones? Si puedes arreglártelas añadiendo un nuevo dominio como secundario o creando un alias, considera esta alteración más leve como un cambio menos crítico. Si es absolutamente necesario tener un nuevo dominio primario, considera contratar a un profesional para la misión para proyectos más grandes con cientos de correos electrónicos. 

¿Confías en tus conocimientos de informática y estás listo para el bricolaje? Este es el algoritmo.

Cómo cambiar el dominio principal en el espacio de trabajo [sólo para administradores del espacio de trabajo].

Se trata de un proceso complejo de varios pasos, así que lo dividiremos en fases:

Fase 1. Preparación.

Asegúrate de que puedes acceder a los paneles de administración del host de dominio o del revendedor de dominios para modificar la configuración del dominio cuando sea necesario.

Asegúrese de informar a su equipo sobre las medidas necesarias para que el cambio a un nuevo dominio se realice sin interrupciones. Google sugiere lo siguiente ejemplos de notificaciones dependiendo de si se mantiene un dominio antiguo junto o no.

Fase 2. Crear un nuevo dominio en su cuenta de Google Workspace

1. Accede a tu consola de administración de Google en https://admin.google.com/
2. Ir a Menú 
3. Elija el Cuenta cuyo dominio principal necesita cambiar
4. Seleccione Dominios 
5. Haga clic en Gestionar dominios
6. Seleccione Añadir un dominio
7. Escriba el nuevo nombre de dominio: "minuevodominio.com"
8. Seleccione Dominio secundarioentonces Añadir e iniciar la verificación

Fase 3. Realizar la transferencia de un dominio secundario a un rol primario

1. Desde Google Admin Console, accede a Menú
2. Elija el Cuenta cuyo dominio principal necesita cambiar
3. Seleccione Dominios 
4. Haga clic en Gestionar dominios
5. Seleccione Cambiar dominio principal
6. Escriba el nombre de dominio que desea convertir en principal
7. Ahorra.

Fase 4. Seguimiento y resolución de problemas

Hay muchas otras actividades que tendrás que realizar en función de la cuenta de Google Workspace, el número de alias, los correos electrónicos, los datos en Google Cloud, etc.

Algunos de los datos clave que hay que tener en cuenta y seguir son:

• Tendrás que cambiar el nombre de todos tus usuarios y grupos [info@mycompany.com, sales@mycompany.com] si vas a deshacerte de la antigua cuenta principal.
• Decide y ejecuta el mejor curso de acción para tu caso: deshacerte del antiguo dominio, hacerlo secundario o convertirlo en un alias.
• Actualiza la configuración de tu cuenta de Google Workspace para que todas las notificaciones financieras y técnicas lleguen a tu nueva dirección de correo electrónico.
• Comprueba si es necesario reinstalar alguna de las aplicaciones adquiridas en el mercado en un nuevo dominio de correo electrónico.

Espacio de trabajo Cambiar dominio primario: Misión posible

Aunque la interfaz de usuario de la sección de administración de Google Workspace es bastante intuitiva, es fundamental que conozcas algunos de los principales retos que plantea la transferencia de tu empresa a un nuevo dominio principal, especialmente para las grandes empresas.

Cuando se trata este proyecto técnico a la ligera, las empresas pueden encontrarse con todo tipo de problemas reversibles e irreversibles con diversos grados de daños financieros y de reputación. 

Una vez que sepas que quieres deshacerte del antiguo dominio principal por razones sólidas y que crear un alias o uno secundario no es la opción para ti, asegúrate de realizar un inventario completo de tu configuración y comunicar los cambios al equipo. Este proceso es un paso natural de la progresión empresarial y las capacidades de Google Workspace han dado un paso adelante para permitir este cambio de la forma más fluida.