Ensisijaisen työtilan verkkotunnuksen vaihtaminen (pakko lukea ennen siirtymistä)

Kun ajattelet, että sinun on vaihdettava ensisijaista Workspace-toimialuetta, sinun on parasta varmistaa, että sinun on tehtävä juuri tämä. Voisitko kenties lisätä toissijaisen verkkotunnuksen?

Usein Googlen pilvipalveluissa on paljon yritystietoja, sähköpostitilejä, peitenimiä ja yhteystietoja synkronoidaan useisiin laitteisiin, ja Gmail-osoite on kirjautumistili useisiin palveluihin osana kaksisuuntaista todentamista.

Kun vaihdat ensisijaisen verkkotunnuksen Workspacessa isommalle organisaatiolle, voit haluta käyttää ammattilaisyrityksiä, jotka on koulutettu tekemään se ja joilla on loputtomat tarkistuslistat, jotta siirto sujuisi ongelmitta. Muussa tapauksessa saatat laukaista kokonaisen tietovyöryn, jossa tietoja katoaa, tilaukset jäävät pois käytöstä ja myyntiprosessi keskeytyy.

Jos olet pienempi yritys, jossa on vain muutama sähköpostiosoite, tai jos IT-päällikkösi on melko taitava suorittamaan siirtymisen uuteen ensisijaiseen verkkotunnukseen Google Workspacessa, tarjoamme alla täydellisen DIY-oppaan. Siirry suoraan algoritmiin tästä.

Mikä on ensisijainen työtilan toimialue?

Ensisijainen Google Workspace -verkkotunnus on verkkotunnus, esim. www.mycompany.com, jota yritys käyttää luodessaan yritystilinsä Google Cloud Services -palveluihin. 

Google Workspace -tili on yritystili, ja se viittaa siihen, että rekisteröintiprosessin aikana käytetään verkkotunnusta. Vaikka yhden Workspace-tilin sisällä on mahdollista hallita useita verkkotunnuksia, palveluun rekisteröitymiseen käytetään vain yhtä, ja sitä kutsutaan nimellä ensisijainen verkkotunnus.

Miksi vaihtaa ensisijaisen työtilan toimialuetta

Syyt Workspace-verkkotunnuksen muuttamiseen ovat yleensä jokin näistä:

1. Yritys vaihtaa brändiä, vaihtaa nimeään ja näin ollen myös verkkotunnusta.
2. Yritys menee konkurssiin, mutta osa siitä on edelleen toiminnassa, mutta sen on silti hankittava uusi verkkotunnus vanhan, maineeltaan turmeltuneen verkkotunnuksen sijaan.
3. Yritys voi käydä läpi sulautumis- ja yritysostoprosessin.
4. Yrityksellä voi olla kokonaan uusi yritys.

Voiko mitä tahansa ensisijaista verkkotunnusta muuttaa? Ei oikeastaan. Katsotaanpa sääntöjä.

Voiko työtilan ensisijaista toimialuetta muuttaa?

Ei, joitakin tilejä ei voi siirtää pois vanhoilta ensisijaisilta verkkotunnuksiltaan. Näitä ei voida siirtää:

1. Jos olet ostanut ensisijaisen verkkotunnuksen tilin rekisteröinnin yhteydessä.
2. Jos käytät ilmaista kokeiluversiota.
3. Ostetut tilit Google verkkotunnukset.
4. Tilit, joiden ensisijaisia verkkotunnuksia ei ole vahvistettu. Sinun on suoritettava vahvistusprosessi ja odotettava sen synkronointia enintään 24 tuntia, ja vasta sen jälkeen voit tehdä nimenvaihdon.

Jos yrityksesi ei ole mikään edellä mainituista, voit aloittaa prosessin. Mutta ennen kuin pääset siihen, käydään läpi asiat, jotka voivat mennä pieleen siirron aikana, jotta varmistetaan, että yrittäjät kiinnittävät asianmukaista huomiota tähän monimutkaiseen tekniseen tehtävään.

"Google Workspace Change Primary Domain" -operaatio meni pieleen

Kuten monissa uuden teknologian siirtymähankkeissa, tässäkin hankkeessa on vaaroja jokaisessa napsautuksessa. Yritykset, jotka ottivat tehtävän kevyesti, joutuvat kohtaamaan nämä kielteiset seuraukset:

1. Sähköpostikirjeenvaihdon katoaminen.
2. Yrityksen kriittisten tietojen menetys.
3. Heidät on lukittu ulos tileiltä, joilla he ovat käyttäneet ensisijaiseen verkkotunnukseen liitettyjä sähköpostiosoitteita tunnistautumiseen, eivätkä he ole päässeet niihin käsiksi.
4. Pääsy Googlen sivustoille ja vastaaviin tuloja tuottaviin toimintoihin menetetään.
5. Kyvyttömyys käyttää sähköpostilaatikoita lähtevään ja saapuvaan liikekirjeenvaihtoon.

Tärkeimmät opit? Jos riittää, että lisäät uuden verkkotunnuksen toissijaiseksi verkkotunnukseksi tai luot aliaksen, pidä tätä lievempää muutosta vähemmän kriittisenä muutoksena. Jos tarvitset uuden ensisijaisen verkkotunnuksen, harkitse ammattilaisen palkkaamista tehtävään isommissa projekteissa, joissa on satoja sähköposteja. 

Tunnetko itsesi tarpeeksi varmaksi teknisistä taidoistasi ja olet valmis tekemään itse? Tämä on algoritmi.

Ensisijaisen verkkotunnuksen vaihtaminen Google Workspacessa (vain Workspacen ylläpitäjille)

Tämä on monimutkainen, monivaiheinen prosessi, joten jaamme sen vaiheisiin:

Vaihe 1. Valmistelu

Varmista, että pääset verkkotunnuksen isännän tai verkkotunnuksen jälleenmyyjän hallintapaneeleihin, jotta voit tarvittaessa säätää verkkotunnuksen asetuksia.

Varmista, että kerrot tiimillesi, mitä toimia heidän on toteutettava, jotta siirtyminen uudelle verkkotunnukselle sujuu saumattomasti ja keskeytyksettä. Google ehdottaa näitä näyteilmoitukset riippuen siitä, pidätkö vanhan verkkotunnuksen rinnalla vai et.

Vaihe 2. Luo uusi verkkotunnus Google Workspace -tilillesi.

1. Kirjaudu sisään Google Admin -konsoliin osoitteessa https://admin.google.com/
2. Valitse Verkkotunnukset.
3. Klikkaa Hallitse verkkotunnuksia ja Lisää verkkotunnus.
4. Kirjoita uusi verkkotunnus: "mynewdomain.com."
5. Valitse Toissijainen alue, niin Lisää ja aloita todentaminen.

Vaihe 3. Toissijaisen toimialueen siirtäminen ensisijaiseen rooliin

1. Siirry Google Admin Consolessa osoitteeseen Valikko.
2. Valitse Verkkotunnukset.
3. Valitse Vaihda ensisijainen verkkotunnus.
4. Kirjoita verkkotunnus, josta haluat tehdä ensisijaisen verkkotunnuksen.
5. Tallenna.

Vaihe 4. Seuranta ja vianmääritys

Sinun on suoritettava monia muita toimintoja riippuen Google Workspace -tilistä, aliasien määrästä, sähköposteista, Google Cloudissa olevista tiedoista ja niin edelleen.

Joitakin tärkeimpiä huomioon otettavia ja seurattavia tietoja ovat:

• Sinun on nimettävä kaikki käyttäjät ja ryhmät uudelleen. (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) jos poistat vanhan ensisijaisen tilin.
• Päätä ja toteuta tapaukseesi parhaiten sopiva toimintatapa: hankkiudu eroon vanhasta verkkotunnuksesta, tee siitä toissijainen tai muuta se peitenimeksi.
• Päivitä Google Workspace -tilisi asetukset niin, että kaikki taloudelliset ja tekniset ilmoitukset tulevat uuteen sähköpostiisi.
• Katso, onko jokin nykyisistä Marketplace-ohjelmista asennettava uudelleen uuteen verkkotunnussähköpostiin.

Työtilan vaihto Ensisijainen toimialue: Mission Possible

Vaikka Google Workspacen hallinto-osion käyttöliittymä on melko intuitiivinen, on erittäin tärkeää tietää joitakin tärkeimpiä haasteita, jotka liittyvät yrityksesi siirtämiseen uudelle ensisijaiselle verkkotunnukselle - erityisesti suuremmille yrityksille.

Jos yritykset suhtautuvat tähän tekniseen hankkeeseen kevyesti, ne ovat vaarassa joutua kohtaamaan sekä palautuvia että peruuttamattomia ongelmia, jotka johtavat eriasteisiin taloudellisiin ja maineeseen liittyviin vahinkoihin.

Kun tiedät, että haluat päästä eroon vanhasta ensisijaisesta verkkotunnuksesta vakaista syistä ja että aliaksen tai toissijaisen verkkotunnuksen luominen ei ole sinulle vaihtoehto, varmista, että teet täydellisen inventaarion asetuksistasi ja ilmoitat muutoksista tiimille. Tämä prosessi on luonnollinen vaihe liiketoiminnan kehityksessä, ja Google Workspace -ominaisuudet ovat tehostuneet, jotta tämä muutos olisi mahdollisimman saumaton.