Cara Mengubah Domain Ruang Kerja Utama Anda (harus dibaca sebelum transisi)

Saat Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengubah domain Workspace utama Anda, Anda sebaiknya memastikan bahwa inilah yang perlu Anda lakukan. Bisakah Anda melakukannya dengan menambahkan domain sekunder?

Sering kali layanan Google Cloud membawa banyak data bisnis, akun email, alias, dan kontak disinkronkan ke beberapa perangkat, dan alamat Gmail merupakan akun pendaftaran untuk beberapa layanan sebagai bagian dari verifikasi 2 arah.

Ketika Anda mengubah domain utama di Workspace untuk organisasi yang lebih besar, Anda mungkin ingin merujuk pada perusahaan profesional yang terlatih untuk melakukannya dan memiliki daftar periksa yang tak ada habisnya untuk memastikan transfer berjalan lancar. Jika tidak, Anda bisa memicu longsoran data yang hilang, tidak bisa berlangganan, dan proses penjualan terganggu.

Jika Anda merupakan perusahaan kecil dengan jumlah email yang sedikit, atau jika manajer TI Anda cukup terampil dalam melakukan peralihan ke domain utama baru di Google Workspace, kami menyediakan panduan DIY lengkap untuk Anda di bawah ini. Langsung ke algoritme di sini.

Apa yang Dimaksud dengan Domain Ruang Kerja Utama?

Domain Google Workspace Utama adalah nama domain, misalnya, www.mycompany.comyang digunakan perusahaan untuk membuat akun perusahaan di Google Cloud Services. 

Akun Google Workspace adalah akun bisnis, dan menyarankan nama domain yang digunakan selama proses pendaftaran. Meskipun Anda dapat mengelola beberapa nama domain di dalam satu akun Workspace, namun hanya satu nama domain yang digunakan untuk mendaftar ke layanan ini, dan nama domain itulah yang disebut akun domain utama.

Mengapa Mengubah Domain Ruang Kerja Utama Anda

Alasan perubahan domain Ruang Kerja biasanya adalah salah satu dari ini:

1. Sebuah perusahaan melakukan rebranding, mengubah namanya, dan akibatnya juga nama domain.
2. Sebuah perusahaan mengalami kebangkrutan namun beberapa bagian tetap berfungsi, namun perlu mendapatkan domain baru sebagai pengganti domain lama yang reputasinya sudah tercemar.
3. Sebuah perusahaan dapat melalui proses merger dan akuisisi.
4. Sebuah perusahaan mungkin memiliki usaha baru sama sekali.

Dapatkah domain utama dimodifikasi? Tidak juga. Mari kita lihat aturannya.

Dapatkah Anda Mengubah Domain Utama di Ruang Kerja?

Tidak, beberapa akun tidak dapat dipindahkan dari domain utama lama. Akun-akun tersebut tidak memenuhi syarat untuk ditransfer:

1. Jika Anda membeli nama domain utama pada saat pendaftaran akun.
2. Jika Anda menggunakan uji coba gratis.
3. Akun yang dibeli di Domain Google.
4. Akun dengan domain utama yang belum diverifikasi. Anda harus menyelesaikan proses verifikasi, dan menunggu proses tersebut tersinkronisasi hingga 24 jam, dan setelah itu Anda baru bisa melakukan pertukaran nama.

Jika bisnis Anda tidak termasuk salah satu dari yang disebutkan di atas, Anda dapat memulai prosesnya. Namun sebelum Anda memulainya, mari kita bahas hal-hal yang mungkin terjadi selama proses tersebut, hanya untuk memastikan para pengusaha memperhatikan tugas teknis yang rumit ini.

"Misi Google Workspace Ubah Domain Utama "Misi yang Salah

Seperti halnya banyak proyek transisi teknologi baru, proyek ini penuh dengan bahaya di setiap klik. Perusahaan yang menganggap enteng misi ini akan menghadapi hasil negatif ini:

1. Hilangnya korespondensi email.
2. Hilangnya data penting perusahaan.
3. Terkunci dari akun yang menggunakan alamat email yang dilampirkan ke domain utama untuk otentikasi dan tidak dapat masuk ke akun tersebut.
4. Hilangnya akses ke situs Google dan aktivitas yang menghasilkan pendapatan.
5. Ketidakmampuan untuk menggunakan kotak masuk email untuk korespondensi bisnis keluar dan masuk.

Pembelajaran utamanya? Jika Anda bisa melakukannya dengan menambahkan domain baru sebagai domain sekunder atau membuat alias, pertimbangkan perubahan yang lebih ringan ini sebagai perubahan yang tidak terlalu penting. Jika Anda memang perlu memiliki domain utama baru, pertimbangkan untuk mempekerjakan seorang profesional untuk proyek yang lebih besar dengan ratusan email. 

Merasa cukup percaya diri dengan keterampilan teknologi Anda dan siap untuk melakukan DIY? Ini adalah algoritmanya.

Cara Mengubah Domain Utama Anda di Google Workspace (khusus admin Workspace)

Ini adalah proses yang kompleks dan multi-langkah, jadi kami akan memecahnya menjadi beberapa tahap:

Tahap 1. Persiapan

Pastikan Anda dapat mengakses panel admin host domain atau reseller domain untuk mengubah pengaturan domain bila diperlukan.

Pastikan Anda memberikan pengarahan kepada tim Anda tentang tindakan yang diperlukan dari pihak mereka agar peralihan ke domain baru berjalan lancar tanpa gangguan. Google menyarankan hal berikut ini pemberitahuan sampel tergantung pada apakah Anda menyimpan domain lama atau tidak.

Tahap 2. Buat Domain Baru di Akun Google Workspace Anda

1. Masuk ke konsol Admin Google Anda di https://admin.google.com/
2. Pilih Domain.
3. Klik Mengelola domain dan Menambahkan domain.
4. Ketik nama domain baru: "mynewdomain.com."
5. Pilih Domain Sekunderlalu Tambahkan dan mulai verifikasi.

Fase 3. Melakukan Transfer Domain Sekunder ke Peran Utama

1. Dari Konsol Admin Google, buka Menu.
2. Pilih Domain.
3. Pilih Ubah Domain Utama.
4. Ketik nama domain yang akan Anda jadikan sebagai nama domain utama
5. Simpan.

Tahap 4. Tindak Lanjut & Pemecahan Masalah

Ada banyak aktivitas lain yang harus Anda lakukan tergantung pada akun Google Workspace, jumlah alias, email, data di Google Cloud, dan sebagainya.

Beberapa informasi penting yang perlu diperhatikan dan ditindaklanjuti adalah:

• Anda harus mengganti nama semua pengguna dan grup Anda (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) jika Anda menghapus akun utama yang lama.
• Tentukan dan lakukan tindakan terbaik untuk kasus Anda: menyingkirkan domain lama, menjadikannya domain sekunder, atau mengubahnya menjadi alias.
• Perbarui pengaturan akun Google Workspace Anda agar semua notifikasi keuangan dan teknis masuk ke email baru Anda.
• Lihat apakah ada aplikasi yang dibeli di marketplace yang perlu diinstal ulang ke email domain baru.

Ruang Kerja Ubah Domain Utama: Mission Possible

Meskipun UX bagian Admin Google Workspace cukup intuitif, namun mengetahui beberapa tantangan utama dalam memindahkan bisnis Anda ke domain utama yang baru sangatlah penting-terutama bagi perusahaan besar.

Dengan memperlakukan proyek teknis ini dengan enteng, perusahaan berisiko menghadapi masalah yang dapat dipulihkan dan tidak dapat dipulihkan, yang mengarah pada berbagai tingkat kerusakan finansial dan reputasi.

Setelah Anda mengetahui bahwa Anda ingin menyingkirkan domain utama lama karena alasan yang kuat dan membuat alias atau domain sekunder bukanlah pilihan yang tepat bagi Anda, pastikan untuk melakukan inventaris lengkap pengaturan Anda dan mengomunikasikan perubahan kepada tim. Proses ini merupakan langkah alami dari perkembangan bisnis dan kemampuan Google Workspace telah ditingkatkan untuk memungkinkan perubahan ini berjalan dengan lancar.

Kelola Pembagian Kontak Selama Transisi Domain Ruang Kerja Anda

Ketika mengubah domain Workspace utama Anda, mempertahankan kolaborasi yang sedang berjalan sangatlah penting, terutama ketika bisnis Anda mengandalkan informasi kontak bersama. Transisi seperti ini sering kali berdampak pada Kontak bersama Google Workspaceyang dapat mengganggu komunikasi dengan klien, mitra, dan tim.

Di sinilah Shared Contacts Manager menjadi aset tak ternilai bagi perangkat Anda. Ini memungkinkan Anda dengan mudah berbagi daftar kontak dengan tim Anda, apa pun perubahan domainnya. Shared Contacts Manager akan membantu semua orang tetap terhubung terlepas dari perubahan yang Anda lakukan: penggabungan departemen, melakukan rebranding, atau berkolaborasi dengan mitra eksternal. Anda bisa menetapkan tingkat akses tertentu - seperti izin hanya-lihat atau edit - sehingga Anda bisa tetap memegang kendali sekaligus memungkinkan kolaborasi yang efisien.

Dengan mengintegrasikan Shared Contacts Manager ke dalam alur kerja Anda, Anda akan menyederhanakan tugas yang rumit dalam mengelola kontak di seluruh domain, memastikan saluran komunikasi Anda tidak terganggu selama dan setelah transisi.