Jak zmienić główną domenę obszaru roboczego (lektura obowiązkowa przed przejściem)

Jeśli uważasz, że musisz zmienić podstawową domenę Workspace, lepiej upewnij się, że jest to dokładnie to, co musisz zrobić. Może przydałoby się dodać dodatkową domenę?

Często usługi Google Cloud zawierają wiele danych biznesowych, konta e-mail, aliasy i kontakty są synchronizowane z wieloma urządzeniami, a adres Gmail jest kontem rejestracyjnym dla wielu usług w ramach weryfikacji dwukierunkowej.

W przypadku zmiany domeny głównej w Workspace dla większej organizacji, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm przeszkolonych w tym zakresie i posiadających niekończące się listy kontrolne, aby upewnić się, że transfer przebiega sprawnie. W przeciwnym razie możesz wywołać całą lawinę utraconych danych, zostać zablokowany w subskrypcjach i mieć przerwany proces sprzedaży.

Jeśli jesteś mniejszą firmą z zaledwie kilkoma e-mailami lub jeśli Twój menedżer IT jest raczej wykwalifikowany w przeprowadzaniu przełączania na nową domenę podstawową w Google Workspace, poniżej przedstawiamy pełny przewodnik dla majsterkowiczów. [Przejdź bezpośrednio do algorytmu tutaj].

Co to jest domena głównej przestrzeni roboczej?

Główna domena Google Workspace to nazwa domeny [np. www.mycompany.com], której firma używa do utworzenia konta firmowego w Google Cloud Services. 

Konto Google Workspace jest kontem biznesowym i sugeruje, że nazwa domeny jest używana podczas procesu rejestracji. Chociaż możliwe jest zarządzanie kilkoma nazwami domen na jednym koncie Workspace, tylko jedna jest używana do rejestracji w usłudze i jest to ta, która nazywa się domena podstawowa.

Dlaczego warto zmienić domenę głównej przestrzeni roboczej?

Powody zmiany domeny Workspace są zazwyczaj jednym z nich:

1. Firma przechodzi rebranding, zmienia nazwę, a w konsekwencji także nazwę domeny.
2. Firma przechodzi przez bankructwo, ale niektóre jej części nadal funkcjonują, a mimo to musi uzyskać nową domenę zamiast starej o skażonej reputacji.
3. Spółka może przejść przez proces fuzji i przejęcia.
4. Firma może mieć zupełnie nowe przedsięwzięcie.

Czy można zmodyfikować dowolną domenę podstawową? Nie do końca. Zobaczmy zasady.

Czy można zmienić dowolną domenę główną w Workspace?

Nie, niektóre konta nie będą mogły zostać przeniesione ze starych domen głównych. Nie kwalifikują się one do transferu:

1. Jeśli główna nazwa domeny została zakupiona podczas rejestracji konta.
2. Jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji próbnej.
3. Rachunki zakupione w Domeny Google.
4. Konta z niezweryfikowanymi domenami podstawowymi. Będziesz musiał ukończyć proces weryfikacji i poczekać na synchronizację do 24 godzin, a dopiero potem będziesz mógł dokonać zamiany nazwy.

Jeśli Twoja firma nie jest żadną z powyższych, możesz rozpocząć ten proces. Zanim jednak do tego przejdziesz, przejrzyjmy rzeczy, które mogą pójść nie tak podczas zmiany, aby upewnić się, że przedsiębiorcy zwracają należytą uwagę na to złożone zadanie techniczne.

"Misja "Google Workspace Change Primary Domain" zakończyła się niepowodzeniem

Podobnie jak w przypadku wielu projektów związanych z przejściem na nowe technologie, ten jest pełen niebezpieczeństw na każdym kroku. Firmy, które potraktowały tę misję po macoszemu, muszą stawić czoła tym negatywnym skutkom:

1. Utrata korespondencji e-mail
2. Utrata krytycznych danych firmy.
3. Zablokowanie kont, w których do uwierzytelniania używano adresów e-mail powiązanych z domeną podstawową i niemożność uzyskania do nich dostępu.
4. Utrata dostępu do witryn Google i odpowiednich działań generujących przychody.
5. Niezdolność do korzystania ze skrzynek e-mail dla wychodzącej i przychodzącej korespondencji biznesowej.

Najważniejsze wnioski? Jeśli możesz dodać nową domenę jako dodatkową lub utworzyć alias - rozważ tę łagodniejszą zmianę jako mniej krytyczną. Jeśli absolutnie musisz mieć nową domenę podstawową, rozważ zatrudnienie profesjonalisty do realizacji misji w przypadku większych projektów z setkami e-maili. 

Czujesz się wystarczająco pewny swoich umiejętności informatycznych i jesteś gotowy do majsterkowania? Oto algorytm.

Jak zmienić domenę główną w Workspace [tylko dla administratorów Workspace]

Jest to złożony, wieloetapowy proces, więc podzielimy go na fazy:

Faza 1. Przygotowanie.

Upewnij się, że masz dostęp do panelu administracyjnego hosta domeny lub odsprzedawcy domeny, aby w razie potrzeby dostosować ustawienia domeny.

Upewnij się, że poinformowałeś swój zespół o działaniach niezbędnych do płynnego i nieprzerwanego przejścia na nową domenę. Google sugeruje następujące działania przykładowe powiadomienia w zależności od tego, czy zachowujesz starą domenę obok, czy nie.

Etap 2. Utwórz nową domenę na swoim koncie Google Workspace

1. Zaloguj się do konsoli administratora Google pod adresem https://admin.google.com/
2. Przejdź do Menu 
3. Wybierz Konto której domenę podstawową należy przełączyć
4. Wybierz Domeny 
5. Kliknij Zarządzanie domenami
6. Wybierz Dodaj domenę
7. Wpisz nazwę nowej domeny: "mynewdomain.com".
8. Wybierz Domena drugorzędnawtedy Dodaj i rozpocznij weryfikację

Faza 3. Przeniesienie domeny dodatkowej do roli podstawowej

1. W Google Admin Console przejdź do Menu
2. Wybierz Konto której domenę podstawową należy przełączyć
3. Wybierz Domeny 
4. Kliknij Zarządzanie domenami
5. Wybierz Zmiana domeny głównej
6. Wpisz nazwę domeny, która ma być domeną podstawową.
7. Zapisz.

Faza 4. Działania następcze i rozwiązywanie problemów

Istnieje wiele innych czynności, które należy wykonać w zależności od konta Google Workspace, liczby aliasów, wiadomości e-mail, danych w chmurze Google itp.

Niektóre z kluczowych informacji, które należy wziąć pod uwagę i śledzić, są następujące:

• Będziesz musiał zmienić nazwy wszystkich użytkowników i grup [info@mycompany.com, sales@mycompany.com], jeśli pozbywasz się starego konta głównego.
• Zdecyduj i wykonaj najlepszy sposób działania w swoim przypadku: pozbycie się starej domeny, uczynienie jej drugorzędną lub przekształcenie jej w alias.
• Zaktualizuj ustawienia konta Google Workspace, aby wszystkie powiadomienia finansowe i techniczne trafiały na Twój nowy adres e-mail.
• Sprawdź, czy którakolwiek z istniejących aplikacji zakupionych w Marketplace wymaga ponownej instalacji w nowej domenie e-mail.

Workspace Change Primary Domain: Mission Possible

Chociaż interfejs użytkownika sekcji administratora Google Workspace jest dość intuicyjny, znajomość niektórych głównych wyzwań związanych z przeniesieniem firmy do nowej domeny głównej ma kluczowe znaczenie - szczególnie dla większych firm.

Lekceważąc ten projekt techniczny, firmy mogą napotkać różnego rodzaju odwracalne i nieodwracalne problemy o różnym stopniu szkód finansowych i reputacyjnych. 

Gdy już wiesz, że chcesz pozbyć się starej domeny głównej z solidnych powodów, a utworzenie aliasu lub domeny dodatkowej nie jest dla Ciebie opcją - upewnij się, że przeprowadziłeś pełną inwentaryzację ustawień i przekazałeś zmiany zespołowi. Proces ten jest naturalnym krokiem w rozwoju biznesu, a możliwości Google Workspace umożliwiły tę zmianę w najbardziej płynny sposób.