Jak zmienić główną domenę obszaru roboczego (lektura obowiązkowa przed przejściem)

Jeśli zastanawiasz się, jak zmienić podstawową domenę Workspace, lepiej upewnij się, że jest to dokładnie to, co musisz zrobić. Może przydałoby się dodać dodatkową domenę?

Często usługi Google Cloud zawierają wiele danych biznesowych, konta e-mail, aliasy i kontakty są synchronizowane z wieloma urządzeniami, a adres Gmail jest kontem rejestracyjnym dla wielu usług w ramach weryfikacji dwukierunkowej.

W przypadku zmiany domeny głównej w Workspace dla większej organizacji, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm przeszkolonych w tym zakresie i posiadających niekończące się listy kontrolne, aby upewnić się, że transfer przebiega sprawnie. W przeciwnym razie możesz wywołać całą lawinę utraconych danych, zostać zablokowany w subskrypcjach i mieć przerwany proces sprzedaży.

Jeśli jesteś mniejszą firmą z zaledwie kilkoma e-mailami lub jeśli Twój menedżer IT jest raczej wykwalifikowany w przeprowadzaniu przełączania na nową domenę podstawową w Google Workspace, poniżej przedstawiamy pełny przewodnik dla majsterkowiczów. Przejdź bezpośrednio do algorytmu tutaj.

Co to jest domena głównej przestrzeni roboczej?

Główna domena Google Workspace jest nazwą domeny, np. www.mycompany.comktórego firma używa do utworzenia konta firmowego w Google Cloud Services. 

Konto Google Workspace jest kontem biznesowym i sugeruje, że nazwa domeny jest używana podczas procesu rejestracji. Chociaż możliwe jest zarządzanie kilkoma nazwami domen na jednym koncie Workspace, tylko jedna jest używana do rejestracji w usłudze i jest to ta, która nazywa się domena podstawowa.

Dlaczego warto zmienić domenę głównej przestrzeni roboczej?

Powody zmiany domeny Workspace są zazwyczaj jednym z nich:

1. Firma przechodzi rebranding, zmienia nazwę, a w konsekwencji także nazwę domeny.
2. Firma przechodzi przez bankructwo, ale niektóre jej części nadal funkcjonują, a mimo to musi uzyskać nową domenę zamiast starej o skażonej reputacji.
3. Spółka może przejść przez proces fuzji i przejęcia.
4. Firma może mieć zupełnie nowe przedsięwzięcie.

Czy można zmodyfikować dowolną domenę podstawową? Nie do końca. Zobaczmy zasady.

Czy można zmienić dowolną domenę podstawową w Workspace?

Nie, niektórych kont nie można przenieść ze starych domen głównych. Nie kwalifikują się one do przeniesienia:

1. Jeśli główna nazwa domeny została zakupiona podczas rejestracji konta.
2. Jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji próbnej.
3. Rachunki zakupione w Domeny Google.
4. Konta z niezweryfikowanymi domenami podstawowymi. Będziesz musiał ukończyć proces weryfikacji i poczekać na synchronizację do 24 godzin, a dopiero potem będziesz mógł dokonać zamiany nazwy.

Jeśli Twoja firma nie jest żadną z powyższych, możesz rozpocząć ten proces. Zanim jednak do tego przejdziesz, przejrzyjmy rzeczy, które mogą pójść nie tak podczas zmiany, aby upewnić się, że przedsiębiorcy zwracają należytą uwagę na to złożone zadanie techniczne.

"Misja "Google Workspace Change Primary Domain" zakończyła się niepowodzeniem

Podobnie jak w przypadku wielu projektów związanych z przejściem na nowe technologie, ten jest pełen niebezpieczeństw na każdym kroku. Firmy, które potraktowały tę misję po macoszemu, muszą stawić czoła tym negatywnym skutkom:

1. Utrata korespondencji e-mail.
2. Utrata krytycznych danych firmy.
3. Zablokowanie kont, w których do uwierzytelniania używano adresów e-mail powiązanych z domeną podstawową i niemożność uzyskania do nich dostępu.
4. Utrata dostępu do witryn Google i odpowiednich działań generujących przychody.
5. Niezdolność do korzystania ze skrzynek e-mail dla wychodzącej i przychodzącej korespondencji biznesowej.

Najważniejsze wnioski? Jeśli możesz dodać nową domenę jako dodatkową lub utworzyć alias, rozważ tę łagodniejszą zmianę jako mniej krytyczną. Jeśli musisz mieć nową domenę podstawową, rozważ zatrudnienie profesjonalisty do tego zadania w przypadku większych projektów z setkami e-maili. 

Czujesz się wystarczająco pewny swoich umiejętności technicznych i jesteś gotowy do majsterkowania? Oto algorytm.

Jak zmienić domenę główną w Google Workspace (tylko dla administratorów Workspace)

Jest to złożony, wieloetapowy proces, więc podzielimy go na etapy:

Faza 1. Przygotowanie

Upewnij się, że masz dostęp do panelu administracyjnego hosta domeny lub odsprzedawcy domeny, aby w razie potrzeby dostosować ustawienia domeny.

Upewnij się, że poinformowałeś swój zespół o działaniach niezbędnych do płynnego i nieprzerwanego przejścia na nową domenę. Google sugeruje następujące działania przykładowe powiadomienia w zależności od tego, czy zachowujesz starą domenę obok, czy nie.

Etap 2. Utwórz nową domenę na swoim koncie Google Workspace

1. Zaloguj się do konsoli administratora Google pod adresem https://admin.google.com/
2. Wybierz Domeny.
3. Kliknij Zarządzanie domenami oraz Dodaj domenę.
4. Wpisz nową nazwę domeny: "mynewdomain.com".
5. Wybierz Domena drugorzędnawtedy Dodaj i rozpocznij weryfikację.

Faza 3. Przeniesienie domeny dodatkowej do roli podstawowej

1. W Google Admin Console przejdź do Menu.
2. Wybierz Domeny.
3. Wybierz Zmiana domeny głównej.
4. Wpisz nazwę domeny, która ma być domeną podstawową.
5. Zapisz.

Faza 4. Działania następcze i rozwiązywanie problemów

Istnieje wiele innych czynności, które należy wykonać w zależności od konta Google Workspace, liczby aliasów, wiadomości e-mail, danych w chmurze Google itp.

Niektóre z kluczowych informacji, które należy wziąć pod uwagę i śledzić, są następujące:

• Będziesz musiał zmienić nazwy wszystkich użytkowników i grup (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) jeśli usuwasz stare konto podstawowe.
• Zdecyduj i wykonaj najlepszy sposób działania w swoim przypadku: pozbycie się starej domeny, uczynienie jej drugorzędną lub przekształcenie jej w alias.
• Zaktualizuj ustawienia konta Google Workspace, aby wszystkie powiadomienia finansowe i techniczne trafiały na Twój nowy adres e-mail.
• Sprawdź, czy którakolwiek z istniejących aplikacji zakupionych w Marketplace wymaga ponownej instalacji w nowej domenie e-mail.

Workspace Change Primary Domain: Mission Possible

Chociaż interfejs użytkownika sekcji administratora Google Workspace jest dość intuicyjny, znajomość niektórych głównych wyzwań związanych z przeniesieniem firmy do nowej domeny głównej ma kluczowe znaczenie - szczególnie dla większych firm.

Lekceważąc ten projekt techniczny, firmy ryzykują zarówno odwracalne, jak i nieodwracalne problemy, prowadzące do różnego stopnia szkód finansowych i reputacyjnych.

Gdy już wiesz, że chcesz pozbyć się starej domeny głównej z solidnych powodów, a utworzenie aliasu lub domeny dodatkowej nie jest dla Ciebie opcją, upewnij się, że przeprowadziłeś pełną inwentaryzację ustawień i przekazałeś zmiany zespołowi. Proces ten jest naturalnym krokiem w rozwoju biznesu, a możliwości Google Workspace umożliwiły tę zmianę w najbardziej płynny sposób.

Zarządzanie udostępnianiem kontaktów podczas zmiany domeny przestrzeni roboczej

Podczas zmiany podstawowej domeny Workspace utrzymanie bieżącej współpracy ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy firma opiera się na współdzielonych informacjach kontaktowych. Takie przejście często wpływa na Kontakty udostępnione w Google Workspaceco może zakłócić komunikację z klientami, partnerami i zespołami.

W tym miejscu Shared Contacts Manager staje się nieocenionym atutem zestawu narzędzi. Pozwala łatwo udostępniać listy kontaktów zespołowi, bez względu na zmiany domeny. Shared Contacts Manager pomoże wszystkim pozostać w kontakcie niezależnie od wprowadzanych zmian: łączenia działów, pracy nad rebrandingiem lub współpracy z partnerami zewnętrznymi. Możesz przypisać określone poziomy dostępu - takie jak uprawnienia tylko do przeglądania lub edycji - aby zachować kontrolę, umożliwiając jednocześnie efektywną współpracę.

Integrując Shared Contacts Manager z przepływem pracy, uprościsz złożone zadanie zarządzania kontaktami w różnych domenach, zapewniając, że kanały komunikacji pozostaną niezakłócone podczas i po przejściu.