Como alterar o domínio do espaço de trabalho primário (leitura obrigatória antes da transição)

Quando pensa que precisa de alterar um domínio primário do Workspace, é melhor certificar-se de que é exatamente isso que precisa de fazer. Talvez seja melhor adicionar um domínio secundário?

Muitas vezes, os serviços Google Cloud transportam muitos dados empresariais, as contas de correio eletrónico, os pseudónimos e os contactos são sincronizados em vários dispositivos e o endereço Gmail é uma conta de registo para vários serviços como parte da verificação bidirecional.

Quando altera o domínio principal no Workspace para uma organização de maior dimensão, pode querer recorrer a empresas profissionais com formação para o fazer e com listas de verificação intermináveis para garantir que a transferência é efectuada sem problemas. Caso contrário, pode desencadear uma avalanche de dados perdidos, ficar sem subscrições e ter um processo de vendas interrompido.

Se for uma empresa mais pequena, com apenas alguns e-mails, ou se o seu gestor de TI for bastante competente para efetuar a mudança para um novo domínio primário no seu Google Workspace, fornecemos-lhe um guia de bricolage completo abaixo. Ir diretamente para o algoritmo aqui.

O que é um domínio de espaço de trabalho primário?

O domínio principal do Google Workspace é o nome do domínio, Por exemplo, www.mycompany.comque uma empresa utiliza para criar a sua conta empresarial nos Serviços Google Cloud. 

Uma conta do Google Workspace é uma conta empresarial e sugere a utilização de um nome de domínio durante o processo de registo. Embora seja possível gerir vários nomes de domínio numa conta do Workspace, apenas um é utilizado para se inscrever no serviço e é o que se designa por domínio principal.

Porquê alterar o domínio do espaço de trabalho primário

As razões para o domínio de alteração do espaço de trabalho são normalmente uma destas:

1. Uma empresa passa por um rebranding, muda de nome e, consequentemente, também de nome de domínio.
2. Uma empresa entra em falência, mas algumas partes permanecem funcionais, mas precisa de obter um novo domínio em vez do antigo com uma reputação manchada.
3. Uma empresa pode passar por um processo de fusão e aquisição.
4. Uma empresa pode ter um novo empreendimento.

Qualquer domínio primário pode ser modificado? De facto, não. Vejamos as regras.

É possível alterar qualquer domínio primário no espaço de trabalho?

Não, algumas contas não podem ser transferidas para fora dos seus antigos domínios principais. Estas não são elegíveis para transferência:

1. Se comprou o seu nome de domínio principal no momento do registo da conta.
2. Se estiver a utilizar uma avaliação gratuita.
3. Contas adquiridas em Domínios Google.
4. Contas com domínios primários não verificados. Terá de concluir um processo de verificação e aguardar a sincronização durante um período máximo de 24 horas, e só então poderá efetuar uma troca de nomes.

Se o seu negócio não se enquadra em nenhuma das situações anteriores, pode começar com o processo. Mas, antes de o fazer, vamos analisar os aspectos que podem correr mal durante a mudança, só para garantir que os empresários prestam a devida atenção a esta tarefa técnica complexa.

"A missão "Alterar domínio primário" do Google Workspace correu mal

Tal como acontece com muitos projectos de transição para novas tecnologias, este está repleto de perigos a cada clique. As empresas que assumiram a missão de ânimo leve enfrentam estes resultados negativos:

1. Perda de correspondência por correio eletrónico.
2. Perda de dados críticos da empresa.
3. Bloqueio de contas em que se utilizavam os endereços de correio eletrónico associados ao domínio principal para autenticação e impossibilidade de aceder às mesmas.
4. Perda de acesso aos sítios Google e às respectivas actividades geradoras de receitas.
5. Incapacidade de utilizar as caixas de correio eletrónico para correspondência comercial de entrada e de saída.

As principais lições? Se puder adicionar um novo domínio como secundário ou criar um alias, considere esta alteração mais ligeira como uma mudança menos crítica. Se precisar de ter um novo domínio primário, considere contratar um profissional para a missão em projectos maiores com centenas de e-mails. 

Sente-se suficientemente confiante nas suas competências tecnológicas e está pronto para fazer bricolage? Este é o algoritmo.

Como alterar o domínio principal no Google Workspace (apenas para administradores do Workspace)

Trata-se de um processo complexo, com várias etapas, pelo que o dividiremos em fases:

Fase 1. Preparação

Certifique-se de que pode aceder aos painéis de administração do anfitrião do domínio ou do revendedor de domínios para ajustar as definições do domínio quando necessário.

Certifique-se de que informa a sua equipa sobre as acções necessárias para uma mudança ininterrupta e sem problemas para um novo domínio. O Google sugere o seguinte exemplos de notificações dependendo do facto de manter ou não um domínio antigo ao lado.

Fase 2. Criar um novo domínio na sua conta do Google Workspace

1. Inicie sessão na consola de administração do Google em https://admin.google.com/
2. Selecionar Domínios.
3. Clicar Gerir domínios e Adicionar um domínio.
4. Introduza o novo nome de domínio: "mynewdomain.com."
5. Selecionar Domínio secundário, então Adicionar e iniciar a verificação.

Fase 3. Efetuar a transferência de um domínio secundário para uma função primária

1. Na Consola de administração do Google, aceda a Menu.
2. Selecionar Domínios.
3. Selecionar Alterar o domínio primário.
4. Introduza o nome de domínio que pretende tornar primário
5. Guardar.

Fase 4. Acompanhamento e resolução de problemas

Há muitas outras actividades que terá de realizar, dependendo da conta do Google Workspace, do número de aliases, dos e-mails, dos dados no Google Cloud, etc.

Algumas das principais informações a ter em conta e a acompanhar são

• Terá de mudar o nome de todos os seus utilizadores e grupos (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) se estiver a remover a conta primária antiga.
• Decida e execute a melhor ação para o seu caso: livrar-se do domínio antigo, torná-lo secundário ou transformá-lo num alias.
• Actualize as definições da sua conta do Google Workspace para que todas as notificações financeiras e técnicas cheguem ao seu novo e-mail.
• Veja se alguma das suas aplicações adquiridas no marketplace precisa de ser reinstalada num novo domínio de correio eletrónico.

Mudança de espaço de trabalho Domínio primário: Missão Possível

Embora a experiência do utilizador da secção de administração do Google Workspace seja bastante intuitiva, é fundamental conhecer alguns dos principais desafios da transferência da sua empresa para um novo domínio principal, especialmente para as empresas de maior dimensão.

Ao tratar este projeto técnico com ligeireza, as empresas correm o risco de enfrentar problemas reversíveis e irreversíveis, que conduzem a vários graus de prejuízos financeiros e de reputação.

Quando souber que pretende livrar-se do antigo domínio principal por razões sólidas e que a criação de um alias ou de um domínio secundário não é uma opção para si, certifique-se de que efectua um inventário completo das suas definições e comunica as alterações à equipa. Este processo é um passo natural da progressão do negócio e as capacidades do Google Workspace foram preparadas para permitir esta mudança sem problemas.