Πώς να αλλάξετε τον πρωτεύοντα τομέα του χώρου εργασίας σας (πρέπει να το διαβάσετε πριν από τη μετάβαση)

Όταν αναρωτιέστε πώς να αλλάξετε τον πρωτεύοντα τομέα Workspace, καλύτερα να βεβαιωθείτε ότι αυτό ακριβώς πρέπει να κάνετε. Μήπως θα μπορούσατε να προσθέσετε έναν δευτερεύοντα τομέα;

Συχνά οι υπηρεσίες Google Cloud μεταφέρουν πολλά επιχειρηματικά δεδομένα, οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ψευδώνυμα και οι επαφές συγχρονίζονται σε πολλαπλές συσκευές και η διεύθυνση Gmail είναι ένας λογαριασμός εγγραφής για πολλαπλές υπηρεσίες στο πλαίσιο της αμφίδρομης επαλήθευσης.

Όταν αλλάζετε τον πρωτεύοντα τομέα στο Workspace για έναν μεγαλύτερο οργανισμό, ίσως θελήσετε να απευθυνθείτε σε επαγγελματικές εταιρείες που έχουν εκπαιδευτεί για να το κάνουν και διαθέτουν ατελείωτες λίστες ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι η μεταφορά είναι ομαλή. Διαφορετικά, μπορεί να προκαλέσετε μια ολόκληρη χιονοστιβάδα χαμένων δεδομένων, να κλειδώσετε τις συνδρομές και να έχετε μια διακοπείσα διαδικασία πωλήσεων.

Εάν είστε μια μικρότερη εταιρεία με λίγα μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν ο διαχειριστής πληροφορικής σας είναι μάλλον εξειδικευμένος στην πραγματοποίηση της αλλαγής σε ένα νέο πρωτεύον domain στο Google Workspace σας, σας παρέχουμε έναν πλήρη οδηγό DIY παρακάτω. Πηγαίνετε κατευθείαν στον αλγόριθμο εδώ.

Τι είναι ένας πρωτογενής τομέας χώρου εργασίας;

Ο πρωτογενής τομέας του Google Workspace είναι το όνομα τομέα, π.χ., www.mycompany.com, που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για να δημιουργήσει τον εταιρικό της λογαριασμό στις υπηρεσίες Google Cloud Services. 

Ο λογαριασμός Google Workspace είναι ένας επιχειρηματικός λογαριασμός και προτείνει τη χρήση ενός ονόματος τομέα κατά τη διαδικασία εγγραφής. Ενώ είναι δυνατή η διαχείριση πολλών ονομάτων τομέα μέσα σε έναν λογαριασμό Workspace, μόνο ένα χρησιμοποιείται για την εγγραφή στην υπηρεσία και είναι αυτό που ονομάζεται πρωτογενής τομέας.

Γιατί να αλλάξετε τον κύριο τομέα του χώρου εργασίας σας

Οι λόγοι για την αλλαγή του τομέα Workspace είναι συνήθως ένας από αυτούς:

1. Μια εταιρεία κάνει rebranding, αλλάζει το όνομά της και, κατά συνέπεια, και το όνομα τομέα.
2. Μια εταιρεία πτωχεύει, αλλά ορισμένα τμήματα παραμένουν λειτουργικά, αλλά χρειάζεται να αποκτήσει ένα νέο τομέα αντί για τον παλιό με τη βεβαρημένη φήμη.
3. Μια εταιρεία μπορεί να περάσει από διαδικασία συγχώνευσης και εξαγοράς.
4. Μια εταιρεία μπορεί να έχει ένα νέο εγχείρημα συνολικά.

Μπορεί να τροποποιηθεί οποιοσδήποτε πρωτογενής τομέας; Όχι ακριβώς. Ας δούμε τους κανόνες.

Μπορείτε να αλλάξετε οποιονδήποτε πρωτεύοντα τομέα στο Workspace;

Όχι, ορισμένοι λογαριασμοί δεν μπορούν να μετακινηθούν από τους παλαιούς κύριους τομείς τους. Αυτοί δεν είναι επιλέξιμοι για μεταφορά:

1. Εάν αγοράσατε το κύριο όνομα τομέα κατά την εγγραφή του λογαριασμού σας.
2. Εάν χρησιμοποιείτε μια δωρεάν δοκιμή.
3. Λογαριασμοί που αγοράστηκαν σε Τομείς Google.
4. Λογαριασμοί με μη επαληθευμένους πρωτεύοντες τομείς. Θα πρέπει να ολοκληρώσετε μια διαδικασία επαλήθευσης και να περιμένετε το συγχρονισμό για έως και 24 ώρες και μόνο τότε θα μπορέσετε να κάνετε ανταλλαγή ονόματος.

Εάν η επιχείρησή σας δεν είναι καμία από τις παραπάνω, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία. Αλλά πριν φτάσετε σε αυτήν, ας δούμε τα πράγματα που μπορεί να πάνε στραβά κατά τη διάρκεια της αλλαγής, για να βεβαιωθούμε ότι οι επιχειρηματίες δίνουν τη δέουσα προσοχή σε αυτό το πολύπλοκο τεχνικό έργο.

"Η αποστολή "Αλλαγή πρωτεύοντος τομέα" του Google Workspace πήγε στραβά

Όπως συμβαίνει με πολλά έργα μετάβασης σε νέες τεχνολογίες, έτσι και αυτό κρύβει κινδύνους σε κάθε κλικ. Οι εταιρείες που πήραν την αποστολή ελαφρά τη καρδία αντιμετωπίζουν αυτά τα αρνητικά αποτελέσματα:

1. Απώλεια αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Απώλεια κρίσιμων δεδομένων της εταιρείας.
3. Κλειδωμένοι έξω από λογαριασμούς όπου χρησιμοποιούσαν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέονται με τον πρωτεύοντα τομέα για έλεγχο ταυτότητας και αδυναμία πρόσβασης σε αυτούς.
4. Απώλεια της πρόσβασης στους ιστότοπους της Google και στις αντίστοιχες δραστηριότητες που παράγουν έσοδα.
5. Αδυναμία χρήσης των εισερχομένων ηλεκτρονικών μηνυμάτων για εξερχόμενη και εισερχόμενη επαγγελματική αλληλογραφία.

Τα βασικά συμπεράσματα; Εάν μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο domain ως δευτερεύον ή να δημιουργήσετε ένα ψευδώνυμο, θεωρήστε αυτή την ηπιότερη αλλαγή ως λιγότερο κρίσιμη αλλαγή. Εάν χρειάζεστε ένα νέο πρωτεύον domain, σκεφτείτε να προσλάβετε έναν επαγγελματία για την αποστολή αυτή για μεγαλύτερα έργα με εκατοντάδες email. 

Αισθάνεστε αρκετά σίγουροι για τις τεχνολογικές σας δεξιότητες και έτοιμοι να κάνετε DIY; Αυτός είναι ο αλγόριθμος.

Πώς να αλλάξετε τον πρωτεύοντα τομέα σας στο Google Workspace (μόνο για διαχειριστές του Workspace)

Πρόκειται για μια πολύπλοκη διαδικασία πολλών βημάτων, γι' αυτό θα την αναλύσουμε σε στάδια:

Φάση 1. Προετοιμασία

Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στους πίνακες διαχείρισης του φορέα φιλοξενίας domain ή του μεταπωλητή domain για να τροποποιείτε τις ρυθμίσεις domain όταν χρειάζεται.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει την ομάδα σας σχετικά με τις ενέργειες που απαιτούνται από μέρους τους για μια απρόσκοπτη και αδιάλειπτη μετάβαση σε ένα νέο τομέα. Η Google προτείνει τα εξής δείγματα ειδοποιήσεων ανάλογα με το αν διατηρείτε έναν παλιό τομέα παράλληλα ή όχι.

Φάση 2. Δημιουργία νέου τομέα στο λογαριασμό σας Google Workspace

1. Συνδεθείτε στην κονσόλα Διαχειριστή Google στη διεύθυνση https://admin.google.com/
2. Επιλέξτε Τομείς.
3. Κάντε κλικ στο Διαχείριση τομέων και Προσθέστε έναν τομέα.
4. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα τομέα: "mynewdomain.com."
5. Επιλέξτε Δευτερεύων τομέας, τότε Προσθήκη και έναρξη επαλήθευσης.

Φάση 3. Εκτέλεση μεταφοράς δευτερεύοντος τομέα σε πρωτεύοντα ρόλο

1. Από το Google Admin Console, μεταβείτε στη διεύθυνση Μενού.
2. Επιλέξτε Τομείς.
3. Επιλέξτε Αλλαγή πρωτεύοντος τομέα.
4. Πληκτρολογήστε το όνομα τομέα που θέλετε να κάνετε πρωτεύον
5. Αποθήκευση.

Φάση 4. Παρακολούθηση & αντιμετώπιση προβλημάτων

Υπάρχουν πολλές άλλες δραστηριότητες που θα πρέπει να εκτελέσετε ανάλογα με τον λογαριασμό Google Workspace, τον αριθμό των ψευδώνυμα, τα email, τα δεδομένα στο Google Cloud κ.ο.κ.

Μερικές από τις βασικές πληροφορίες που πρέπει να λάβετε υπόψη και να παρακολουθήσετε είναι:

• Θα πρέπει να μετονομάσετε όλους τους χρήστες και τις ομάδες σας. (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) εάν καταργείτε τον παλιό κύριο λογαριασμό.
• Αποφασίστε και εκτελέστε την καλύτερη πορεία δράσης για την περίπτωσή σας: απαλλαγείτε από τον παλιό τομέα, κάντε τον δευτερεύοντα ή μετατρέψτε τον σε ψευδώνυμο.
• Ενημερώστε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας Google Workspace, ώστε όλες οι οικονομικές και τεχνικές ειδοποιήσεις να φτάνουν στο νέο σας email.
• Δείτε αν κάποια από τις υπάρχουσες εφαρμογές που αγοράσατε από το marketplace πρέπει να επανεγκατασταθεί σε ένα νέο email τομέα.

Αλλαγή χώρου εργασίας Πρωτογενής τομέας: Πιθανή Αποστολή

Παρόλο που το UX της ενότητας Διαχειριστής του Google Workspace είναι μάλλον διαισθητικό, η γνώση ορισμένων από τις κύριες προκλήσεις της μεταφοράς της επιχείρησής σας σε ένα νέο κύριο τομέα είναι ζωτικής σημασίας - ειδικά για τις μεγαλύτερες εταιρείες.

Αντιμετωπίζοντας ελαφρά τη καρδία αυτό το τεχνικό έργο, οι εταιρείες κινδυνεύουν να αντιμετωπίσουν τόσο αναστρέψιμα όσο και μη αναστρέψιμα προβλήματα, οδηγώντας σε ποικίλους βαθμούς οικονομικής ζημίας και ζημίας της φήμης τους.

Μόλις διαπιστώσετε ότι θέλετε να απαλλαγείτε από τον παλιό κύριο τομέα για σοβαρούς λόγους και ότι η δημιουργία ενός ψευδώνυμου ή δευτερεύοντος τομέα δεν αποτελεί επιλογή για εσάς, φροντίστε να πραγματοποιήσετε πλήρη απογραφή των ρυθμίσεών σας και να κοινοποιήσετε τις αλλαγές στην ομάδα. Αυτή η διαδικασία είναι ένα φυσικό βήμα της επιχειρηματικής εξέλιξης και οι δυνατότητες του Google Workspace έχουν αναλάβει να επιτρέψουν αυτή τη μετατόπιση με τον πιο απρόσκοπτο τρόπο.

Διαχείριση της κοινής χρήσης επαφών κατά τη μετάβαση στο χώρο εργασίας σας

Όταν αλλάζετε τον κύριο τομέα του Workspace, η διατήρηση της τρέχουσας συνεργασίας είναι ζωτικής σημασίας, ειδικά όταν η επιχείρησή σας βασίζεται σε κοινές πληροφορίες επαφών. Μια τέτοια μετάβαση συχνά επηρεάζει Κοινόχρηστες επαφές του Google Workspace, γεγονός που μπορεί να διαταράξει την επικοινωνία με πελάτες, συνεργάτες και ομάδες.

Σε αυτό το σημείο το Shared Contacts Manager γίνεται ένα ανεκτίμητο πλεονέκτημα στη συλλογή εργαλείων σας. Σας επιτρέπει να μοιράζεστε εύκολα λίστες επαφών με την ομάδα σας, ανεξάρτητα από τις αλλαγές στον τομέα. Το Shared Contacts Manager θα βοηθήσει όλους να παραμείνουν συνδεδεμένοι ανεξάρτητα από τις αλλαγές που κάνετε: συγχώνευση τμημάτων, εργασία σε ένα rebranding ή συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες. Μπορείτε να εκχωρήσετε συγκεκριμένα επίπεδα πρόσβασης - όπως δικαιώματα μόνο προβολής ή επεξεργασίας - ώστε να διατηρείτε τον έλεγχο, επιτρέποντας παράλληλα την αποτελεσματική συνεργασία.

Ενσωματώνοντας το Shared Contacts Manager στη ροή εργασίας σας, θα απλοποιήσετε το πολύπλοκο έργο της διαχείρισης επαφών σε διάφορους τομείς, διασφαλίζοντας ότι τα κανάλια επικοινωνίας σας θα παραμείνουν αδιάλειπτα κατά τη διάρκεια και μετά τη μετάβαση.