Como configurar e gerir a delegação no Gmail

Quer esteja a utilizar uma conta de e-mail gratuita ou um Google Workspace pago, pode configurar a delegação no Gmail, concedendo a outra pessoa o direito de ler, responder ou eliminar as suas mensagens. 

Naturalmente, esta funcionalidade é mais utilizada para fins empresariais, uma vez que as contas privadas do Gmail contêm normalmente dados sensíveis que as pessoas preferem guardar para si próprias.

Nos negócios, a conveniência de ter outras pessoas a responder em nome de alguém é muito procurada. Mais frequentemente, é utilizado nos departamentos de vendas e de apoio, bem como para delegar algumas das tarefas de correspondência de rotina a um assistente pessoal de um gestor sénior. 

Segundo a Zippia, existem cerca de 40,8 mil assistentes pessoais só nos EUA. Não é invulgar que um gestor espere que o seu assistente responda a e-mails de rotina, trate de spam, marque reuniões nos seus calendários e adicione um delegado ao Gmail para permitir a transferência destas actividades.

Tradicionalmente, os vendedores têm a sua conta pessoal e acesso partilhado a uma conta geral sales@companyXYZ.com conta. Dado que um vendedor médio gasta cerca de um quinto [21%] do seu tempo de trabalho a escrever e-mails, esta capacidade permite o processamento atempado dos contactos recebidos, independentemente dos horários individuais, dias de descanso e férias. 

Outras estatísticas de conversão de vendas comprovam a importância de um tempo de resposta tão rápido: de acordo com a investigação da Inside Sales, 35-50% das vendas acabam numa empresa que respondeu primeiro a um inquérito comercial.

O que é o Acesso Delegado no Gmail?

Acesso delegado ao Gmail é uma série de actividades técnicas na sua conta Gmail que concedem permissão a outra conta Gmail para aceder à sua caixa de entrada e efetuar operações limitadas em seu nome. 

Delegação do Gmail em números:

• Uma conta Gmail pode ter até 1000 contas configuradas com acesso delegado.
• No entanto, a recomendação geral é que apenas 40 utilizadores, no máximo, possam aceder em simultâneo uma caixa de entrada delegada de cada vez.

O que um delegado do Gmail pode e não pode fazer em nome do delegante:

O acesso delegado ao Gmail permite que um delegado execute estas actividades em nome do delegante:

• Ler e-mails
• Escrever mensagens
• Eliminar mensagens de correio eletrónico
• Arquivar mensagens
• Utilizar etiquetas para segmentar mensagens
• Ordenar mensagens de correio eletrónico com regras e filtros

A delegação de correio eletrónico, no entanto, não permite estas actividades:

• Utilizar a funcionalidade de conversação para trocar mensagens de conversação em nome de outra conta
• Eliminar a conta 
• Alterar uma palavra-passe para a conta com acesso delegado

O destinatário sabe quem enviou uma mensagem de correio eletrónico, um delegado do Gmail ou um proprietário de conta?

Se a sua empresa utiliza o Google Workspace, o administrador da conta empresarial pode controlar a forma como uma mensagem enviada em nome do proprietário original da caixa de entrada aparece na caixa de correio do destinatário: com ambos os endereços ou apenas com o endereço do proprietário da conta.

Assim, se responder a partir de uma caixa de entrada partilhada de vendas/informação/suporte e a linha de resposta especificar:

De: john@example.com em nome de mary@example.com 

Pode pedir ao administrador do Google Workspace para alterar as definições e não especificar o e-mail do delegado.

Como configurar a delegação do Gmail: Um guia passo a passo

1. Abrir o Gmail num PC. A versão móvel da aplicação Gmail não permite esta funcionalidade.
2. Toque no botão Engrenagem ícone no canto superior direito para ver o menu pendente
3. Escolher Definições no menu pendente
4. Selecionar o Contas entre o friso de separadores na parte superior da interface da aplicação Definições
5. Na parte esquerda do ecrã, encontre a opção Conceder acesso à sua conta linha e clique na ligação azul na coluna da direita para Adicionar outra conta.
   
6. Nesta altura, aparece uma janela pop-up para introduzir o endereço de correio eletrónico da pessoa a quem pretende delegar o acesso.
7. Clique no botão Seguinte botão.
   
8. Aparecerá uma janela de notificação pop-up a perguntar se pretende realmente conceder acesso à sua conta Gmail à conta especificada. Clique em Enviar correio eletrónico para conceder acesso.
9. O delegado convidado tem de ir à sua caixa de entrada e aceitar o convite para a caixa de entrada partilhada, clicando na ligação numa mensagem de correio eletrónico enviada por delegation-noreply@google.com. A mensagem de correio eletrónico terá um assunto semelhante:

O utilizador XYZ concedeu-lhe acesso à sua conta XYZ - aceitar ou recusar?

O convidado tem uma semana para aceitar o convite antes de este expirar. Os utilizadores devem aguardar até 24 horas para que a autorização entre em vigor.

Como habilitar a delegação de email para o seu domínio (para administradores do Workspace)

Os administradores do espaço de trabalho têm de ajustar as definições no painel de administração para que os utilizadores empresariais possam delegar o acesso às suas contas Gmail. Também podem definir parâmetros para que um destinatário veja ambos os endereços de correio eletrónico na resposta ou apenas o correio eletrónico do proprietário da conta.

Um algoritmo que permite aos utilizadores empresariais delegarem o acesso ao correio eletrónico

Este é um guia para pessoas com contas de nível de administrador no Google Workspace:

1. Iniciar sessão no seu Consola de administração do Google neste link https://admin.google.com/.
2. Na página inicial da consola de administração, clique em Aplicações.
3. Selecionar Espaço de trabalho Google.
4. Escolher Gmail.
5. Clicar Definições do utilizador.
6. Selecionar Delegação de correio.
7. Verificar a marca ☑️ junto a Permitir que os utilizadores deleguem o acesso à sua caixa de correio a outros utilizadores no domínio.
   
8. Neste ponto, um administrador pode escolher se um destinatário vê apenas um endereço ou ambos os endereços - o do proprietário da conta e o do delegado - seleccionando uma opção respectiva em a informação do remetente mostrada ao destinatário.
9. Clicar Guardar.
10. Aguarde até 24 horas para que a sincronização seja efectuada.
    

Agora, as contas empresariais do seu domínio podem delegar o acesso a grupos e indivíduos, pelo que pode informar todos sobre esta alteração nas definições empresariais depois de seguir os 10 passos acima. Também pode partilhar as instruções da primeira secção deste artigo sobre como delegar uma conta do Gmail.

Remover os direitos de delegação do Gmail dos utilizadores empresariais

Para remover os direitos de delegação da conta Gmail para utilizadores empresariais, uma pessoa com direitos de acesso de administrador do Workspace deve executar todos os passos acima, mas desmarcar a caixa no passo 7: 

Consola de administração do Google - Apps - Google Workspace - Gmail - Definições do utilizador - Delegação de correio - NÃO VERIFICAR Permitir que os utilizadores deleguem o acesso à sua caixa de correio a outros utilizadores no domínio Guardar.

Lembre-se de que, se desativar a funcionalidade de delegação a partir de uma consola de administração, os seus utilizadores empresariais não terão acesso a caixas de entrada partilhadas, mas ficarão limitados à utilização individual das suas contas Gmail.

Gerir delegados no Gmail: Problemas comuns e aspectos técnicos

Ao lidar com a funcionalidade "Gmail add delegate", lembre-se de alguns dos conselhos técnicos:

1. O delegado tem problemas em aceder à sua conta

Existe um campo nas definições da sua conta que diz "Exigir que o utilizador altere a palavra-passe no próximo início de sessão". Se delegar o acesso ao seu correio eletrónico a alguém com uma nova conta ou se a sua palavra-passe tiver sido redefinida entretanto, esta definição pode desencadear um erro quando essa pessoa tentar entrar na sua conta. Certifique-se de que desactiva esta funcionalidade para evitar quaisquer problemas de acesso.

2. Delegou o acesso a vários utilizadores e não consegue aceder à conta

O número máximo de utilizadores que podem aceder simultaneamente a uma caixa de entrada partilhada é 40. Mas dependendo das localizações destes delegados, do tipo de trabalho que estão a fazer e da capacidade de computação de que necessitam durante o seu trabalho na caixa de entrada, o sistema pode negar temporariamente o acesso a esta conta, bloqueando-a durante algum tempo.
Estas dicas simples sobre como delegar correio eletrónico no Gmail permitem às empresas assegurar um trabalho ininterrupto com correspondência comercial para as equipas de vendas, apoio ao cliente e administração.