Gmailで委任を設定・管理する方法

無料のメールアカウントを使っていても、有料のGoogle Workspaceを使っていても、Gmailで委任を設定し、他の人に自分のメッセージを読んだり、返信したり、削除したりする権利を与えることができる。 

Gmailの個人アカウントには通常、内密にしたい機密データが含まれているからだ。

ビジネスでは、誰かに代わって他の人が返信するという利便性が非常に求められている。最も頻繁に利用されているのは、営業部門やサポート部門、また上級管理職の個人秘書に定型的な通信業務の一部を任せる場合などだ。 

ジッピアによると、その数およそ 40.8千ドル 米国だけでも、パーソナル・アシスタントが存在する。管理職がアシスタントに、日常的な電子メールへの対応、スパムの処理、カレンダーの会議予約などを期待し、Gmailに代理人を追加してこれらの活動を移管できるようにすることは珍しくない。

営業担当者は伝統的に個人アカウントを持っており、一般的なアクセス権を共有している。 sales@companyXYZ.com アカウント平均的な営業マンが、その5分の1程度を費やしていることを考えると [21%] この機能により、個人のスケジュールや休息日、休暇に関係なく、受信したリードをタイムリーに処理することができる。 

インサイド・セールスの調査によると、このような迅速な対応がいかに重要であるかは、セールスコンバージョンの統計でも証明されている、 35-50% のセールスは、最初に商業的な問い合わせに答えた企業に行き着く。

Gmailの委任アクセスとは？

Gmailへのアクセス権限委譲 とは、お客様のGmailアカウントにおいて、他のGmailアカウントがお客様の受信トレイにアクセスし、お客様に代わって限定的な操作を実行することを許可する一連の技術的アクティビティです。 

数字で見るGmail代表団：

• 1つのGmailアカウントには 1000アカウント アクセス権を委譲された。
• しかし、一般的な推奨は、最大40人のユーザーまでである。 同時アクセス 一度に委任された受信トレイ。

Gmailデリゲートがデリゲーターに代わってできること、できないこと：

✅ Gmailへのアクセスを委任すると、委任者に代わってこれらの活動を行うことができます：

• メールを読む
• メッセージを書く
• 電子メールの削除
• アーカイブメッセージ
• ラベルを使ってメッセージをセグメント化する
• ルールとフィルターでメールをソート

❌ しかし、電子メールの委任では、このような活動はできない：

• チャット機能を使用して、他のアカウントの代わりにチャットメッセージを交換すること。
• アカウントを削除する 
• 権限を委譲されたアカウントのパスワードを変更する

受信者は、誰がメールを送ったのか、Gmailの代表者なのか、アカウントの所有者なのかを知っていますか？

企業でGoogle Workspaceを使用している場合、企業アカウントの管理者は、受信トレイの所有者に代わって送信されたメッセージが受信者のメールボックスにどのように表示されるかを制御することができます。

そのため、共有の営業/情報/サポートの受信トレイから返信する場合、返信行には次のように指定されています：

からだ： john@example.com を代表して mary@example.com 

Google Workspaceの管理者に設定を変更してもらい、委任者のメールを一切指定しないようにすることができます。

Gmailの委任を設定する方法：ステップバイステップガイド

1. PCでGmailを開く。モバイル版のGmailアプリケーションでは、この機能は使用できません。
2. をタップする。 ギア アイコン 右上のドロップダウンメニューをご覧ください。
3. 選ぶ 設定 ドロップダウンメニューの
4. を選択する。 アカウント タブをクリックします。
5. 画面左の アカウントへのアクセスを許可する の行を横切り、右カラムの青いリンクをクリックしてください。 別のアカウントを追加する.
   
6. この時点で、アクセス権を委譲したい人のEメールアドレスを入力するポップアップウィンドウが表示されます。
7. をクリックする。 次のページ ボタンをクリックする。
   
8. ポップアップ通知ウィンドウが表示され、指定したアカウントにGmailアカウントへのアクセスを許可するかどうかを尋ねます。をクリックします。 アクセスを許可する電子メールを送信する。
9. 招待された代表者は、自分の受信トレイに移動し、以下から送信されるメールに記載されているリンクをクリックして、共有受信トレイへの招待を承諾する必要があります。 delegation-noreply@google.com.メールの件名は同じようなものだ：

ユーザーXYZからXYZアカウントへのアクセスが許可されました。

招待された側は、招待の有効期限が切れるまで、1週間以内に招待を受け入れることができます。ユーザーは、許可が有効になるまで24時間以内でなければなりません。

ドメインのメール委任を有効にする方法（ワークスペース管理者向け）

ワークスペースの管理者は、企業ユーザーがGmailアカウントへのアクセスを委任できるように、管理パネルで設定を調整する必要がある。また、受信者がレスポンスに両方のメールアドレスを表示するか、アカウント所有者のメールのみを表示するかのパラメータを設定することもできる。

企業ユーザーが電子メールへのアクセスを委譲できるようにするアルゴリズム

これは、Google Workspaceの管理者レベルのアカウントを持つ人向けのガイドです：

1. ログイン Google管理コンソール https://admin.google.com/。
2. 管理コンソールのホーム画面で アプリ.
3. 選択 Googleワークスペース.
4. 選ぶ Gメール。
5. クリック ユーザー設定。
6. 選択 郵便委任状。
7. の横のマーク ☑️ をチェックする。 ユーザーが自分のメールボックスへのアクセスをドメイン内の他のユーザーに委譲できるようにする。.
   
8. この時点で、管理者は以下のオプションを選択することで、受信者が片方のアドレスだけを見るか、アカウント所有者と代理人の両方のアドレスを見るかを選択できます。 受信者に表示される送信者情報.
9. クリック セーブ.
10. 同期には最大24時間かかる。
    

あなたのドメインの企業アカウントは、グループや個人にアクセスを委譲することができるようになりましたので、上記の10ステップを実行した後、企業設定のこの変更についてすべてアドバイスすることができます。また、この記事の最初のセクションにある、Gmailアカウントを委譲する方法を共有することもできます。

企業ユーザーからGmailの権限委譲を解除する

ワークスペースの管理者アクセス権を持つ人が、企業ユーザーのGmailアカウントの委任権を削除するには、上記の手順をすべて実行しますが、手順7でチェックボックスをオフにします： 

Google管理コンソール - Apps - Google Workspace - Gmail - ユーザー設定 - メールの委任 - Googleのワークスペース アンチェック ユーザーが自分のメールボックスへのアクセスをドメイン内の他のユーザーに委譲できるようにする。 セーブ.

管理コンソールから委任機能を無効にすると、企業ユーザーは共有受信トレイにアクセスできなくなり、Gmailアカウントの個人利用に制限されることを忘れないでください。

Gmailでの委任管理：よくある問題とテクニック

Gmailの委任状追加」機能を扱う際には、いくつかの技術的なアドバイスを思い出してください：

1. 代理人があなたのアカウントにアクセスできない

アカウント設定に "次回サインイン時にパスワードの変更を要求する "という項目があります。新しいアカウントを持つ人にメールへのアクセスを委任した場合、またはパスワードがリセットされた場合、その人があなたのアカウントに入ろうとすると、この設定がエラーを引き起こす可能性があります。アクセスの問題を避けるために、この機能を無効にしてください。

2. 複数のユーザーにアクセスを委任しているが、アカウントにアクセスできない。

1つの共有受信箱に同時にアクセスできるユーザーの最大数は40人です。しかし、これらの代表者の場所、彼らが行っている作業の種類、受信トレイでの作業中に彼らが必要とする計算能力によっては、システムはこのアカウントへのアクセスを一時的に拒否し、しばらくの間ロックダウンすることがあります。
Gmailで電子メールを委任する方法に関するこれらの簡単なヒントを使用すると、企業は営業、カスタマーサポート、および管理チームのためのビジネス対応で中断されない作業を確保することができます。