Πώς να ρυθμίσετε και να διαχειριστείτε την εξουσιοδότηση στο Gmail

Whether you are using a free email account or a paid-for Google Workspace, you can set up delegation in Gmail, granting another person the right to read, reply, or delete your messages. Naturally, this feature is more used for corporate purposes, as private Gmail accounts usually contain sensitive data that people prefer to keep to themselves.

Στις επιχειρήσεις, η ευκολία του να απαντούν άλλοι άνθρωποι για λογαριασμό κάποιου έχει μεγάλη ζήτηση. Χρησιμοποιείται συχνά στα τμήματα πωλήσεων και υποστήριξης, καθώς και για την ανάθεση ορισμένων καθηκόντων ρουτίνας στην αλληλογραφία σε έναν προσωπικό βοηθό ενός ανώτερου διευθυντή. 

Σύμφωνα με την Zippia, υπάρχουν σχεδόν 40,8 χιλιάδες προσωπικούς βοηθούς μόνο στις ΗΠΑ. Είναι σύνηθες για τους διευθυντές να βασίζονται στους βοηθούς τους για να χειρίζονται τα μηνύματα ρουτίνας, να διαχειρίζονται τα ανεπιθύμητα μηνύματα, να προγραμματίζουν συναντήσεις και να αναθέτουν καθήκοντα προσθέτοντας έναν άλλο χρήστη στο Gmail για ευκολότερη διαχείριση της ροής εργασιών.

Οι πωλητές έχουν παραδοσιακά τον προσωπικό τους λογαριασμό και κοινή πρόσβαση σε ένα γενικό sales@companyXYZ.com λογαριασμό. Με τον μέσο πωλητή να ξοδεύει σχετικά με το 20% του χρόνου τους γράφοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτή η λειτουργία βοηθά στην έγκαιρη επεξεργασία των εισερχόμενων leads, ανεξάρτητα από τα ατομικά χρονοδιαγράμματα, τις ημέρες ανάπαυσης ή τις διακοπές. Άλλα στατιστικά στοιχεία μετατροπής πωλήσεων αποδεικνύουν πόσο κρίσιμος είναι ένας τέτοιος γρήγορος χρόνος απόκρισης: σύμφωνα με την έρευνα της Inside Sales, 35-50% των πωλήσεων καταλήγουν σε μια εταιρεία που απάντησε πρώτα σε μια εμπορική έρευνα.

Τι είναι η εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στο Gmail;

Εντεταλμένη πρόσβαση στο Gmail is a series of technical activities in your Gmail account that grant permission for another Gmail account to access your inbox and perform limited operations on your behalf. One Gmail account can have as many as 1000 configured accounts with delegated access. However, the general recommendation is that only up to 40 users can concurrently access a delegated inbox at a time.

✅  Delegated access to Gmail enables a delegate to perform the following activities on behalf of the delegator:

• Διαβάστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Γράψτε μηνύματα
• Διαγραφή emails
• Αρχειοθέτηση μηνυμάτων
• Χρήση ετικετών για την τμηματοποίηση μηνυμάτων
• Ταξινόμηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κανόνες και φίλτρα

❌ Ωστόσο, η εξουσιοδότηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν επιτρέπει αυτές τις δραστηριότητες:

• Χρήση της λειτουργίας συνομιλίας για την ανταλλαγή μηνυμάτων συνομιλίας για λογαριασμό άλλου λογαριασμού
• Διαγραφή του λογαριασμού 
• Αλλαγή κωδικού πρόσβασης για το λογαριασμό με εξουσιοδοτημένη πρόσβαση

Γνωρίζει ο παραλήπτης ποιος έστειλε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένας εκπρόσωπος του Gmail ή ένας ιδιοκτήτης λογαριασμού; Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Google Workspace, ο διαχειριστής του εταιρικού λογαριασμού μπορεί να ελέγξει τον τρόπο με τον οποίο ένα μήνυμα που αποστέλλεται εκ μέρους του αρχικού ιδιοκτήτη του γραμματοκιβωτίου εμφανίζεται στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη: έχοντας και τις δύο διευθύνσεις ή μόνο τη διεύθυνση του ιδιοκτήτη του λογαριασμού. Έτσι, αν απαντήσετε από ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο πωλήσεων, πληροφοριών ή υποστήριξης και η γραμμή απάντησης ορίζει: από: john@example.com για λογαριασμό της mary@example.com. Μπορείτε να ζητήσετε από τον διαχειριστή του Google Workspace να αλλάξει τις ρυθμίσεις και να μην καθορίσετε καθόλου το email του αντιπροσώπου.

Πώς να ρυθμίσετε την εξουσιοδότηση του Gmail

Η εφαρμογή Gmail για κινητά δεν υποστηρίζει αυτή τη λειτουργία, επομένως τα παρακάτω βήματα αφορούν μόνο τους χρήστες επιτραπέζιων υπολογιστών.

1. Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις στο λογαριασμό σας στο Gmail και κάντε κλικ στο Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
2. Επιλέξτε το Λογαριασμοί καρτέλα
3. Προσθήκη άλλου λογαριασμού στην ενότητα "Χορήγηση πρόσβασης στο λογαριασμό σας".
4. Στο αναδυόμενο παράθυρο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στο οποίο θέλετε να εκχωρήσετε πρόσβαση και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο βήμα.
   
5. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο ειδοποίησης που θα σας ρωτήσει αν θέλετε πραγματικά να δώσετε πρόσβαση στο λογαριασμό σας Gmail στον συγκεκριμένο λογαριασμό. Κάντε κλικ στο Στείλτε email για να χορηγήσετε πρόσβαση.

Ο προσκεκλημένος αντιπρόσωπος πρέπει να μεταβεί στα εισερχόμενά του και να αποδεχθεί την πρόσκληση στα κοινά εισερχόμενα κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο που περιέχεται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται από το delegation-noreply@google.com. Ο προσκεκλημένος έχει μία εβδομάδα για να αποδεχτεί την πρόσκληση πριν αυτή λήξει. Οι χρήστες θα πρέπει να επιτρέψουν έως και 24 ώρες για να τεθεί σε ισχύ η άδεια.

Πώς να ενεργοποιήσετε την ανάθεση email για τον τομέα σας

Οι διαχειριστές του χώρου εργασίας πρέπει να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις στον πίνακα διαχείρισης, ώστε οι εταιρικοί χρήστες να μπορούν να εκχωρήσουν πρόσβαση στους λογαριασμούς τους στο Gmail. Μπορούν επίσης να ορίσουν παραμέτρους ώστε ο παραλήπτης να βλέπει και τις δύο διευθύνσεις email στην απάντηση ή μόνο το email του ιδιοκτήτη του λογαριασμού.

Ένας αλγόριθμος που επιτρέπει στους εταιρικούς χρήστες να αναθέτουν την πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Αυτός είναι ένας οδηγός για άτομα με λογαριασμούς επιπέδου διαχειριστή στο Google Workspace:

1. Συνδεθείτε στο Κονσόλα διαχειριστή Google
2. Κάντε κλικ στο Εφαρμογές.
3. Επιλέξτε Gmail στο Χώρος εργασίας Google.
4. Βρείτε το Αποστολή αλληλογραφίας στο πλαίσιο του Ρυθμίσεις χρήστη και τσεκάρετε το πλαίσιο Επιτρέψτε στους χρήστες να αναθέσουν την πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό τους σε άλλους χρήστες του τομέα. Σε αυτό το στάδιο, ο διαχειριστής μπορεί να αποφασίσει αν ο παραλήπτης θα βλέπει μόνο τη διεύθυνση του ιδιοκτήτη του λογαριασμού ή και τις διευθύνσεις του ιδιοκτήτη και του αντιπροσώπου, επιλέγοντας την κατάλληλη επιλογή στο πεδίο Πληροφορίες αποστολέα που εμφανίζονται στον παραλήπτη.
5. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση και αφήστε να περάσουν έως και 24 ώρες για να πραγματοποιηθεί ο συγχρονισμός.

Τώρα οι εταιρικοί λογαριασμοί του τομέα σας μπορούν να αναθέσουν πρόσβαση σε ομάδες και άτομα, οπότε μπορείτε να ενημερώσετε όλους για αυτή την αλλαγή στις εταιρικές ρυθμίσεις αφού ολοκληρώσετε τα 10 παραπάνω βήματα. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τις οδηγίες από την πρώτη ενότητα αυτού του άρθρου σχετικά με τον τρόπο εκχώρησης ενός λογαριασμού Gmail.

Πώς να απενεργοποιήσετε την εξουσιοδότηση του Gmail για εταιρικούς χρήστες

Για να καταργήσετε τα δικαιώματα ανάθεσης λογαριασμού Gmail για εταιρικούς χρήστες, ένα άτομο με δικαιώματα πρόσβασης διαχειριστή Workspace θα πρέπει να εκτελέσει όλα τα παραπάνω βήματα, αλλά να καταργήσει την επιλογή του πλαισίου στο βήμα 4: Κονσόλα διαχειριστή Google - Εφαρμογές - Χώρος εργασίας Google - Gmail - Ρυθμίσεις χρήστη - Μεταβίβαση αλληλογραφίας - UNCHECK Επιτρέψτε στους χρήστες να αναθέσουν την πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό τους σε άλλους χρήστες του τομέα - Αποθήκευση.

Θυμηθείτε, αν απενεργοποιήσετε τη λειτουργία ανάθεσης από μια κονσόλα διαχείρισης, οι εταιρικοί χρήστες σας δεν θα έχουν πρόσβαση σε κοινόχρηστα εισερχόμενα, αλλά θα περιορίζονται στην ατομική χρήση των λογαριασμών τους στο Gmail.

Διαχείριση αντιπροσώπων στο Gmail: Gmail: Συνήθη ζητήματα & τεχνικές λεπτομέρειες

Όταν ασχολείστε με τη λειτουργία "Gmail add delegate", θυμηθείτε ορισμένες τεχνικές συμβουλές:

1. Ο αντιπρόσωπος έχει προβλήματα πρόσβασης στο λογαριασμό σας

Στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, υπάρχει μια επιλογή με την ένδειξη "Απαιτήστε από τον χρήστη να αλλάξει τον κωδικό πρόσβασης κατά την επόμενη είσοδο." Αν έχετε αναθέσει την πρόσβαση σε κάποιον με νέο λογαριασμό ή αν ο κωδικός πρόσβασής σας έχει πρόσφατα επαναφερθεί, αυτή η ρύθμιση μπορεί να προκαλέσει σφάλμα όταν προσπαθεί να συνδεθεί. Για να αποφύγετε προβλήματα πρόσβασης, φροντίστε να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή.

2. Έχετε εκχωρήσει πρόσβαση σε πολλούς χρήστες και δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο λογαριασμό

How to Share Contacts in Gmail: Set Up Sharing Settings and Delegate Access

Ο μέγιστος αριθμός χρηστών που μπορούν να έχουν ταυτόχρονη πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο είναι 40. Όμως, ανάλογα με τις τοποθεσίες αυτών των αντιπροσώπων, το είδος της εργασίας που εκτελούν και την υπολογιστική χωρητικότητα που χρειάζονται κατά τη διάρκεια της εργασίας τους στο γραμματοκιβώτιο, το σύστημα μπορεί να αρνηθεί προσωρινά την πρόσβαση σε αυτόν τον λογαριασμό, κλειδώνοντάς τον για κάποιο χρονικό διάστημα.

Αυτές οι απλές συμβουλές για το πώς να αναθέσετε την αποστολή email στο Gmail επιτρέπουν στις εταιρείες να διασφαλίζουν την απρόσκοπτη εργασία με την επιχειρηματική αλληλογραφία για τις ομάδες πωλήσεων, υποστήριξης πελατών και διοίκησης.

Delegating tasks in Gmail, such as managing emails, is a common practice in businesses. Gmail delegation is a great help in workflows when it’s used to allow an assistant to reply to messages on your behalf or manage a shared inbox. But email delegation is only part of the collaboration puzzle, and this is “not the one size fits all” kind of situation. What happens when team members also need access to shared contact lists? That’s where the ability to share contacts in Gmail becomes absolutely necessary.

Shared Contacts Manager bridges this gap, offering a quick and convenient way to centralize and share contact information across teams. Unlike spreadsheets or manual exports, Shared Contacts Manager integrates with your Google Workspace, enabling instant updates and controlled access. Just as you can delegate emails in Gmail, you can grant colleagues permission to view, edit, or manage specific contact lists and even your entire account. Anyone on your team – from personal assistants to sales reps – can get the most accurate and up-to-date contact data they need to perform their roles efficiently.

By combining Gmail delegation with shared contact management, businesses can benefit from a higher level of teamwork, smooth communication, quick responses, and better organization across departments.