Jak skonfigurować i zarządzać delegowaniem zadań w Gmailu?

Niezależnie od tego, czy korzystasz z darmowego konta e-mail, czy płatnego Google Workspace, możesz skonfigurować delegowanie w Gmailu, przyznając innej osobie prawo do czytania, odpowiadania lub usuwania Twoich wiadomości. 

Oczywiście funkcja ta jest częściej wykorzystywana do celów korporacyjnych, ponieważ prywatne konta Gmail zwykle zawierają poufne dane, które ludzie wolą zachować dla siebie.

W biznesie wygoda polegająca na tym, że inne osoby odpowiadają w czyimś imieniu, jest bardzo pożądana. Najczęściej jest to wykorzystywane w działach sprzedaży i wsparcia, a także do delegowania niektórych rutynowych obowiązków korespondencyjnych osobistemu asystentowi kierownika wyższego szczebla. 

Według Zippia, istnieje prawie 40,8 tys. osobistych asystentów w samych Stanach Zjednoczonych. Nierzadko zdarza się, że menedżer oczekuje, że jego asystent odpowie na rutynowe wiadomości e-mail, zajmie się spamem, zarezerwuje spotkania w swoich kalendarzach i doda delegata do Gmaila, aby umożliwić przeniesienie tych działań.

Sprzedawcy tradycyjnie mają swoje konto osobiste i współdzielony dostęp do konta ogólnego. sales@companyXYZ.com konto. Biorąc pod uwagę, że przeciętny sprzedawca spędza około jednej piątej swojego czasu na pracy. [21%] Ta możliwość umożliwia terminowe przetwarzanie przychodzących leadów, niezależnie od indywidualnych harmonogramów, dni odpoczynku i urlopów. 

Inne statystyki konwersji sprzedaży dowodzą, jak krytyczny jest taki szybki czas reakcji: według badań Inside Sales, 35-50% sprzedaży trafia do firmy, która jako pierwsza odpowiedziała na zapytanie handlowe.

Czym jest dostęp delegowany w Gmailu?

Delegowany dostęp do Gmaila to szereg działań technicznych na koncie Gmail, które umożliwiają innemu kontu Gmail dostęp do skrzynki odbiorczej i wykonywanie ograniczonych operacji w imieniu użytkownika. 

Delegacja Gmaila w liczbach:

• Jedno konto Gmail może mieć nawet 1000 skonfigurowanych kont z delegowanym dostępem.
• Jednak ogólne zalecenie jest takie, że tylko do 40 użytkowników może jednoczesny dostęp delegowaną skrzynkę odbiorczą naraz.

Co delegat Gmaila może, a czego nie może robić w imieniu osoby delegującej:

Delegowany dostęp do Gmaila umożliwia delegatowi wykonywanie tych czynności w imieniu delegata:

• Czytaj e-maile
• Pisanie wiadomości
• Usuwanie wiadomości e-mail
• Archiwum wiadomości
• Używaj etykiet do segmentowania wiadomości
• Sortowanie wiadomości e-mail za pomocą reguł i filtrów

Delegowanie wiadomości e-mail nie pozwala jednak na takie działania:

• Korzystanie z funkcji czatu w celu wymiany wiadomości na czacie w imieniu innego konta
• Usuń konto 
• Zmiana hasła dla konta z delegowanym dostępem

Czy odbiorca wie, kto wysłał wiadomość e-mail, delegat Gmaila czy właściciel konta?

Jeśli Twoja firma korzysta z Google Workspace, administrator konta firmowego może kontrolować, w jaki sposób wiadomość wysłana w imieniu pierwotnego właściciela skrzynki odbiorczej pojawia się w skrzynce odbiorcy: mając oba adresy lub tylko adres właściciela konta.

Jeśli więc odpowiadasz ze współdzielonej skrzynki odbiorczej sprzedaży/informacji/wsparcia, a wiersz odpowiedzi określa:

Od: john@example.com w imieniu mary@example.com 

Możesz poprosić administratora Google Workspace o zmianę ustawień i nie podawanie adresu e-mail delegata.

Jak skonfigurować delegowanie Gmaila: Przewodnik krok po kroku

1. Otwórz aplikację Gmail na komputerze. Mobilna wersja aplikacji Gmail nie umożliwia korzystania z tej funkcji.
2. Stuknij przycisk Przekładnia ikona w prawym górnym rogu, aby wyświetlić menu rozwijane
3. Wybierz Ustawienia w menu rozwijanym
4. Wybierz Konta na wstążce zakładek w górnej części interfejsu aplikacji Ustawienia
5. W lewej części ekranu znajdź pozycję Przyznanie dostępu do konta i kliknij niebieski link w prawej kolumnie, aby przejść do Dodaj inne konto.
   
6. W tym momencie pojawi się wyskakujące okienko, w którym należy wprowadzić adres e-mail osoby, której ma zostać przydzielony dostęp.
7. Kliknij przycisk Następny przycisk.
   
8. Pojawi się wyskakujące okno powiadomienia z pytaniem, czy naprawdę chcesz przyznać dostęp do swojego konta Gmail określonemu kontu. Kliknij Wyślij wiadomość e-mail, aby przyznać dostęp.
9. Zaproszony delegat musi przejść do swojej skrzynki odbiorczej i zaakceptować zaproszenie do współdzielonej skrzynki odbiorczej, klikając link w wiadomości e-mail wysłanej od delegation-noreply@google.com. Wiadomość e-mail będzie miała podobny temat:

Użytkownik XYZ przyznał ci dostęp do swojego konta XYZ - zaakceptować czy odrzucić?

Osoba zaproszona ma tydzień na zaakceptowanie zaproszenia przed jego wygaśnięciem. Użytkownicy powinni odczekać do 24 godzin, aby pozwolenie zaczęło obowiązywać.

Jak włączyć delegowanie poczty e-mail dla domeny (dla administratorów Workspace)

Administratorzy Workspace muszą dostosować ustawienia w panelu administracyjnym, aby użytkownicy korporacyjni mogli delegować dostęp do swoich kont Gmail. Mogą również ustawić parametry tak, aby odbiorca widział oba adresy e-mail w odpowiedzi lub tylko adres e-mail właściciela konta.

Algorytm umożliwiający użytkownikom korporacyjnym delegowanie dostępu do poczty e-mail

Jest to przewodnik dla osób posiadających konta administratora w Google Workspace:

1. Zaloguj się do swojego Konsola administracyjna Google pod tym linkiem https://admin.google.com/.
2. Na stronie głównej konsoli administratora kliknij przycisk Aplikacje.
3. Wybierz Google Workspace.
4. Wybierz Gmail.
5. Kliknij Ustawienia użytkownika.
6. Wybierz Delegacja pocztowa.
7. Zaznacz pole ☑️ obok Umożliwienie użytkownikom delegowania dostępu do ich skrzynek pocztowych innym użytkownikom w domenie..
   
8. W tym momencie administrator może wybrać, czy odbiorca widzi tylko jeden adres, czy oba adresy - właściciela konta i delegata, wybierając odpowiednią opcję w sekcji informacje o nadawcy wyświetlane odbiorcy.
9. Kliknij Zapisz.
10. Synchronizacja może potrwać do 24 godzin.
    

Teraz konta firmowe w domenie mogą delegować dostęp do grup i osób, więc możesz poinformować wszystkich o tej zmianie w ustawieniach firmowych po wykonaniu powyższych 10 kroków. Możesz również udostępnić instrukcje z pierwszej sekcji tego artykułu na temat delegowania konta Gmail.

Usunięcie uprawnień do delegowania Gmaila od użytkowników korporacyjnych

Aby usunąć uprawnienia do delegowania kont Gmail dla użytkowników korporacyjnych, osoba z uprawnieniami administratora Workspace powinna wykonać wszystkie powyższe kroki, ale odznaczyć pole w kroku 7: 

Konsola administratora Google - Aplikacje - Przestrzeń robocza Google - Gmail - Ustawienia użytkownika - Delegowanie poczty - Google Workspace. UNCHECK Zezwalanie użytkownikom na delegowanie dostępu do ich skrzynek pocztowych innym użytkownikom w domenie - Zapisz.

Pamiętaj, że jeśli wyłączysz funkcję delegowania z konsoli administratora, użytkownicy korporacyjni nie będą mieli dostępu do współdzielonych skrzynek odbiorczych, ale będą ograniczeni do indywidualnego korzystania ze swoich kont Gmail.

Zarządzanie delegatami w Gmailu: Najczęstsze problemy i kwestie techniczne

Podczas korzystania z funkcji "Dodaj delegata w Gmailu" należy pamiętać o niektórych poradach technicznych:

1. Delegat ma problemy z dostępem do konta użytkownika

W ustawieniach konta znajduje się pole "Wymagaj od użytkownika zmiany hasła przy następnym logowaniu". Jeśli delegujesz dostęp do swojej poczty komuś z nowym kontem lub Twoje hasło zostało w międzyczasie zresetowane, to ustawienie może wywołać błąd podczas próby wejścia na Twoje konto. Upewnij się, że wyłączyłeś tę funkcję, aby uniknąć problemów z dostępem.

2. Przekazałeś dostęp wielu użytkownikom i nie możesz uzyskać dostępu do konta.

Maksymalna liczba użytkowników, którzy mogą jednocześnie uzyskać dostęp do jednej współdzielonej skrzynki odbiorczej, wynosi 40. Jednak w zależności od lokalizacji tych delegatów, rodzaju wykonywanej przez nich pracy i mocy obliczeniowej, której potrzebują podczas pracy w skrzynce odbiorczej, system może tymczasowo odmówić dostępu do tego konta, blokując je na jakiś czas.
Te proste wskazówki dotyczące delegowania poczty e-mail w Gmailu pozwalają firmom zapewnić nieprzerwaną pracę z korespondencją biznesową dla zespołów sprzedaży, obsługi klienta i administracji.